物流部门及各岗位工作职责[1].doc

岗位、编制（共 5人）部 长1储运信息中心单据录入1总部仓库和唐王仓库库管兼前台查询1工业北路仓库库管2工 作 职 责1、负责公司产品的配送工作。2、做好产品包装，减少产品破损率.3、服务周到，礼貌待客，树立公司形象。4、加强仓储管理，推行“5S”标准。5、做好产品退货、换货服务。6、加强市场调研，选择合适的第三方物流公司,合理控制成本。7、做好公司相关产品资料的发送及登记工作。8、完成公司交办的其他事务。物流部工作职责附表一物流部部长岗位职责岗位名称部长职位层级公司中层管理分管部门物流部直接上级总裁直接下属数据录入员、前台咨询员、仓管职位概要 全面负责三株酵本草工业北路仓库、唐王仓库、山大北路仓库的管理和整体运行，全面负责仓储和运输工作。岗 位 职 责1、认真贯彻公司的规章制度，树立高度的责任感、忠于职守，廉洁奉公，热爱本职工作;2、对各仓库进行合理规划，对各仓库进行合理的储存和运输管理;3、在各个仓库推行5S管理 ；4、对各级仓管员的工作进行职责分工，工作指导、监督检查、绩效考评；5、狠抓各商品库的捡货、复核、理货等具体工作，保证出货的准确率；6、对工作制度和工作程序的执行情况进行监督检查。对出入库操作进行审核；7、对仓库的实物负责,组织仓库的月度盘点，保证账实相符。对临近过期的产品进行定期预警；8、搜集运输市场信息,选择合适的物流公司，对物流公司的运输服务进行考评，确保发货及时、运输便捷、客户投诉率低;9、优化配送路线，降低物流成本，跟踪运输信息;10、对成品的周转率进行分析，对合理控制库存提出建议，对滞销产品和不良品提出处理建议；11、负责制定和修改本部门的规章制度并监督执行情况；12、与相关部门的协调沟通工作。附表二信息录入员岗位职责岗位名称信息录入员职位层级职员直接上级物流部长直接下属职位概要协助物流部长做好数据、信息录入工作岗 位 职 责一、采购管理1、采购计划的拟定，根据历数数据和市场部、企划部、客服部提出的物料和商品需求,拟定采购计划，录入速达的采购订单，打印出来，提交有关领导审批。2、采购计划的审批：采购订单经申请部门、财务部、集团总裁签字审批。3、采购计划的执行:审批后的订单转给采购员王志强。王志强分别将订单传递给上海的董之文、医药公司的毕玉春，以及其他供货商.4、采购验收;如果是生态美以及福尔的产品,直接由仓库验收数量即可,如果是企划部的宣传物料，由企划部负责进行质量验收。5、采购入库：验收合格的商品或宣传物料,如果曾经录入过“采购订单；必须将“采购订单”转成“采购开单“,如果没有录入过采购订单，可以直接通过“采购开单录入速达系统。6、对正常周转的商品要制定合理的安全储备量，并设置在速达系统内，低于安全储备量时，系统会自动提示。7、监督采购采购周期的执行情况:如果已经通过了采购订单录入速达系统的话,可以监督每一批订单的执行情况，将超过采购周期而迟迟未到的订单信息,倒出表格发给采购员王志强。8、特殊业务流程。以下特殊业务需要特殊处理:一是上海生态美代酵本草直发给药店.除了通过以上审批流程外，一定要及时向发货方(上海生态美）索取发货单，要向收货方(药店）索要收货确认信息.因为没有通过我方的仓库进行周转,千万不能把这种业务漏记。二是将货物直发货给生态美的直营店，这种情况千万不要把生态美直营店的收货人混同一名会员进行销售开单，客户一定要选择“上海生态美化妆品”，收货地址和收货人填写直营店的地址和店长。这种业务要即时将发货信息通知上海生态美，并取得对方的盖章回传，这种业务由于没有通过生态美的仓库核算，也容易被上海生态美的财务所忽略。9、采购单据的装订整理,比照财务的凭证装订办法，要做到易于索引和查询。如果工作仍不满负荷，要可以帮助销售环节进行销售开单。10、供应商信息对接：上海总会计师董之文,上海财务部长刘玉燕,上海大库王敏成,医药公司的毕玉春.二、销售管理1、从网上商城的“物流待发货订单”查询客户订单。将订单通过“销售开单录入速达系统。2、如果客户下了订单，而我公司各仓库都没货怎么办呢？如果客户在网上下了订单并且已经付款了，而我公司仓库里没有货,这时候只能按实际发货的品种在速达内进行“销售开单”，对于没有的货品,通过“销售订单”录入速达系统。如果仓库到货了，需要给该顾客补发货，这时候可以将“销售订单转成“销售开单”。具体操作方法详见速达操作手册第 节销售订单的应用.3、在速达服务器上将数据备份一下，将数据发给工业北路仓库，工业北路仓库收到备份数据后，通过速达帐套进行恢复，打印单据,配货、发货.附表三总部仓库和唐王仓库库管兼前台查询员职责岗位名称查询员职位层级职员直接上级物流部长直接下属职位概要 协助物流部长做好总部和唐王仓库管理工作，并负责为客户提供信息查询服务。岗 位 职 责1、负责山大路仓库和唐王仓库的商品管理。具体要求可参照工业北路仓库库管的岗位职责；2、负责前台物流查询.与客服部对接,与物流工资对接。附表四工业北路仓库管理员岗位职责岗位名称仓管员职位层级职员直接上级物流部长直接下属职位概要协助物流部长做好工业北路仓库管理工作岗 位 职 责一、入库管理1、 要加强与采购环节的沟通,即时掌握即将到达的货品，并提前安排货位.2、 对于入库的货品资料必须进行仔细清点。对于整箱的，要进行拆箱、拆包检验。3、 准确清点后才可以办理签字手续。验收签字后要即时将入库单传到储运信息中心，提请对方录入帐套。4、 所有的出入库凭单必须按时间顺序整理装订整齐，以备查阅。二、配货、验货、封箱管理1、配货要严格按程序进行规范操作，杜绝错误和疏漏发生.2、配货员将“销售出货单”打印出来后首先进行单位换算,并将换算结果填在货品后的“单位换算”栏目中。3、交换复核.审核人对单位换算的结果进行复核，审核无误后，审核人要在“销售出货单”的“审核人：”处盖章。4、配货员在配货过程中要逐项在单据上打“核对，出货完毕后，要在单据上签上自己的名字。然后将货物和单据移交给“复核封箱人5、“复核封箱人”先将周转箱编号，并将每个品项所在的箱号填写在单据的“箱号”栏目中。凡是经过仓库进行组配的商品都要进行编号；而且箱子的编号一定要连续，标注要醒目。6、用印有“收货人重要提示”的不干胶封口签贴在箱子顶部的中缝上,在封口签的“组箱核查人处”签章,并用公司专用胶带对顶部中缝进行全部密封,最后再用胶带进行“十”字型密封。7、通过以上措施,一是要保证在仓库出货环节无失误，二是要保证一旦运输途中发生被盗能够易于鉴别。三、商品出库网上信息发布通过以上流程货物就发出去了，商品发出后，要马上登录网上商城将订单信息中录入快递单号和发货人名字,点击“发货，订单转入已完成状态。四、有效发货凭证的制作与保存。仓库负责人必须规范制作、保存发货凭证,一项有效的发货凭证必须能清晰的反映以下各项要素合法的指令（签批);完整的经办人和证明人；发货方式的有效证明，比如快递面单，比如司机的车号及签字等都能作为证明。这些单据黏贴在一起，就是一份完整有效的发货凭证.要按单号每月装订在一起；并加上封面。封面上必须清楚的记载凭证的名称；单号的起止，日期的起止；本月共几本，此本的顺序号是多少；装订人等要素.该有效发货凭证保存期限为五年。五、仓库的日常管理1、闲杂人员严禁进入仓库，工作人员进入仓库严禁带包,凡是出入仓库人员,出仓时要主动接受检查。2、进入库区严禁吸烟，库区以及仓库内要保持规范整洁。3、各仓库负责人要定期对所管的商品进行盘点，发现问题及时上报财务部及相关领导；财务部派人每月对仓库进行盘点检查。4、逐步推行5S标准：整理、整顿、清扫、清洁、素养。六、必须坚持“先进先出”的发货原则。“先进先出原则是仓库发货必须坚持的原则，为了强调这项原则的重要性,集团曾专门下文给各子集团，全文如下：关于加强商品管理的规定各经营单位、部门：为加强商品管理,各仓库必须对货品进行批号管理，建立健全货品批号预警制度。生产、储运、营销整个供应链必须形成联动机制，科学、合理的进行商品储备和管理。“先进先出原则是仓库管理的首要原则，各仓库负责人必须严格执行。如有特殊情况，需要更改发货次序的，必须经申请人提出书面申请,经集团总裁签字后报董事会审批。未经正常程序审批,任何人无权调整发货次序。以上原则的直接责任人是各仓库负责人和储运负责人.