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1、 行政主管高效工作手册 目 录 1.行政主管岗位说明书 2.总经理秘书岗位说明书 3.行政助理岗位说明书 4.前台接待岗位说明书 5.岗位工作计划表 6.差旅费报销单 7.会议记录表 8.定期报表发送记录 9.商务表格使用说明书 10.文件督办回告单 11.接待工作投诉处理日报表 12.会议议程表 13.会议决议实施监控表 14.会议成效分析表 15.外出申请单 16.人员、车辆出入证 17.物品出厂凭证 18.派车申请单 19.派车单 20.产品企划调
2、查分析表 21.企划表 22.企划实施表 23.员工工资登记表 24.员工工资调整表 25.印章使用申请表 26.电子文件归档流程图 27.归档文件整理流程图（纸质文件） 28.归档文件目录的格式（纸质文件） 29.档案盒格式 30.受控文件表格清单样板 31.文件更改申请表 32.制度文件评价、完善与反馈表 33.违反制度奖惩表 34.文件评价、完善与反馈报告 35.收文与发文流程图 36.文件处理单 37.文件签收单 38.文件收发登记表 39.文件发放登记单 40.文件分发单 41.文件分发/回收登记表 42.文件报废审批单 43.文件报废记
3、录表 44.文件管理归档范围和保管期限表 45.公文写作流程图 46.企业提案申请表 47.提案效果报告表 48.提案改善评分表 49.提案奖励办法表 50.员工礼仪守则 51.办公室环境管理规定 52.迎接来宾的礼仪流程图 53.送行来宾的礼仪流程图 54.企业新闻发布会活动管理说明 55.员工满意度调查表 56.员工培训需求调查表 57.员工培训反馈调查表 58.生活物资采购申请单 59.生活物资入库登记表 60.后勤物资采购审核表 61.清洁卫生检查单 62.宿舍分配申请表 63.员工住宿登记表 64.企业资产登记卡 65.企业固定资产登记表
4、 66.交通事故报告表 67.交通事故受害者情况报告表 68.交通事故调查表 69.交通事故登记表 70.交通事故损失物品报告表 71.设备设施故障修理申请表 72.设备设施故障修理回馈单 73.机器设备故障记录表 74.修护工作记录表 75.设备维护工作安排表 76.生产设备检定表 77.生产设备作业指导书 78.生产设备日常维护表 79.生产设备履历表 80.仪器设备履历表 81.设备验收报表 82.设备清单 83.设备保养卡 84.报废设备登记表 85.保安交接班登记表 86.保安人员日报表 87.车辆出入登记表 88.员工外出登记表 89.
5、物品放行条 90.访客登记表 91.消防检查季（年）巡登记表 92.消防工程维修单 93.消防维修排故报告单 94.消防产品选用登记表 95.消防巡检表 96.消防设备安全检查表 97.突发事件记录表 98.事故隐患整改通知表 99.工资调整申请书 100.员工工资表 101.员工离职移交手续清单 102.招聘计划表 103.求职人员登记表 104.面试表 105.复试表 106.新员工培训计划表 107.员工培训签到表 108.试用员工考核表 109.老员工培训计划表 110.员工绩效评估申诉表 111.员工投诉调查表 112.出勤登记表 11
6、3.员工考勤登记表 114.工时记录表 1.行政主管岗位说明书 职位名称 行政主管 职位代码 所属部门 行政部 职系 职等职级 直属上级 行政经理 薪金标准 填写日期 核准人 职位概要 负责制订和监督实施各项行政管理制度；负责按年度预算进行办公用品、办公设备的采购管理及发放管理；严格控制行政开支；及时处理好日常行政事务；为公司其他部门做好辅助工作。 岗位职责 请根据公司实际情况制定。 任 职 资 格 教育背景 u 秘书、中文、公关、行政管理等相关专业本科以上学历
7、 培训经历 u 受过管理学、管理技能开发、档案管理、会务组织和财务会计基本知识等方面的培训。 经验 u 3年以上行政管理工作经验。 技能技巧 u 较强的管理能力。 u 良好的中英文写作、口语和阅读能力。 u 熟练使用办公软件。 u 熟练使用操作办公自动化设备。 态度 u 做事客观、严谨负责、踏实、敬业。 u 工作细致认真，谨慎细心、责任心强。 u 具有很强的人际沟通协调能力，团队意识强。 工作场所 u 办公室 环境状况 u 舒适 危险性 基本无危险 直属下级 间接下级 晋升方向 转轮岗位
8、 2.总经理秘书岗位说明书 职位名称 总经理秘书 职位代码 所属部门 行政部 职系 职等职级 直属上级 行政主管 薪金标准 填写日期 核准人 职务概况 负责文件的汇签和收发管理；协助总经理处理日常行政事务，包括会议、接待、活动、报销单的整理等工作；负责总经理和各部门主管的联络工作；整理总经理的相关文件。 岗位职责 请根据公司实际情况制定。 工作关系 与各部门联
9、系密切 直属下级 无 3.行政助理岗位说明书 职位名称 行政助理 职位代码 所属部门 行政部 职系 职等职级 直属上级 行政主管 薪金标准 填写日期 核准人 职务概况 制定和完善公司的行政管理制度，使公司的管理更加规范、合理；合理安排车辆调度；督导员工日常行为；管理办公区域和日常行政事务。 岗 位 职 责 请根据公司实际情况制定。 工作关系 各相关部门 直属下级 无 4.前台接待岗位说明书 职位名称 前台接待 职位
10、代码 所属部门 行政部 职系 职等职级 直属上级 行政主管 薪金标准 填写日期 核准人 职务概况 礼貌热情地接转电话；接待来访客户；预订票务；邮件快递；订水；完成部门经理安排的打字、复印等工作。 岗位职责 请根据公司实际情况制定。 工作关系 各部门员工、来访客户、供应商 直属下级 无 5.岗位工作计划表 制表日期： 年 月 日 工作编号 岗位名称 员工人数 制表人姓名 检查人姓名 工
11、作 内容 概要 工作时间 正常班（实际工作 小时） 加班（约 小时） 轮班制（ ） 工作程序和方法说明： 工作种类 单独作业 共同作业（ 人） 连续作业 间断作业（ 人） 工作地点 公司内外（ %） 高空（ %） 室内外（ %） 地上（ %） 车上（ %） 水上（ %） 其他 工作资源 机器设备： 其他： 附加说明： 6.差旅费报销单 出差人： 部门：
12、年 月 日 出差 日期 地 点 交通费 膳杂费 住宿费 杂费 其他 费用 合计 说明 月 日 起 止
13、 费用 总计 □人民币 □美元 万 千 佰 拾 元 角 分 整 预支 旅费 应付（支）金额 会计 核准 审核 收款 签字 7.会议记录表 会议名称 时间 地点 出席人 缺席人 主持人 记录人 会议发言记录：
14、 主持人（签名） 记录人（签名） 8.定期报表发送记录 类别：财务会计 报表名称 类别 报告提出 时间 份数 呈送部门 日报 月报 年报 现金收支表 ü ü 隔日或翌月 1日 1 副总经理 营业报告表 ü ü 隔月初日 2 自存 副总经理 损益表 ü ü 隔月15 3 自存 副总经理 总经理 ü ü ~ ~ ~ ~ ~
15、
16、 …… 9.商务表格使用说明书 机密等级： 填写日期： 年 月 日 表格名称 表格编号 联数 传递流程 各联作用说明 表格性质 □月报表 □日报表 □记录表 □联络表 □分析表 □定期报表
17、 □不定期报表 □记录卡 使用单位 印刷数量 使用年数 资料保存 期限 资料来源 及填表说明 表格审核过程 异常表示方法 10.文件督办回告单 密 级： 领导批示 （承办部门名称）______________________________ 第 页 11.接待工作投诉处理日报表 值班人 上午值班人 姓名 下午值班人 姓名 值班情况 记录人 值班情况
18、 □迟到 □早退 □缺勤 接待 流程 企业各业务部门 行政部门 客户 意见 签名 处理情况记录（包括改善情况及所遇的困难） 签名 联络 事项 备注 预定 事宜 备注 上级 指示 备注 主管 意见 备注 员工传阅签名 经理______________ 部门主管______________ 填报人_______________ 12.会议议程表 时间 月 日 时 分 地点 出席者 姓名 缺席者姓名及原因 会议安排 时 分至 时 分 第一
19、项：宣布会议开始 时 分至 时 分 第二项：领导致词 时 分至 时 分 第三项：说明议题、议案 时 分至 时 分 第四项：补充说明、报告 时 分至 时 分 第五项：讨论问题 时 分至 时 分 第六项：其他 时 分至 时 分 会间休息10分钟 时 分至 时 分 第七项：决议事项确认 时 分至 时 分 第八项：第二次讨论事项确认 时 分至 时 分 第九项：司仪（主席）散会致词 时 分至 时 分 第十项：会议结束 确认事宜
20、 备注 13.会议决议实施监控表 决议事项 部门 执行负责人 实施目标及期限 成果评价 每月执行情况监控 月 实施目标 进度监控 月 实施目标 进度监控 1 7 2 8 3 9 4 10 5 11 6 12
21、14.会议成效分析表 部门： 日期： 年 月 日 成效检查问题 效果分析 会议是否按照预期计划进行？ 会议的目的及议题是否彻底？ 会场或设备是否适合、有效？ 必要的资料是否齐全？ 会议是否按议程安排进行？ 会议是否按预定时间散会？ 全体人员是否了解主题？ 开始时，是否简要地叙述了议题的重点？ 开会时的气氛是否很热烈？ 会议讨论时，是否有偏离议题的论点？ 是否有很多生动且具有建设性的发言？ 参加人员是否有所抱怨？
22、 …… [ 记录事项 ] 15.外出申请单 部门 外出时间 申请人姓名 计划返回时间 目的地 外出理由（说明办理事项） 联系方式 审批人（签字） 时间： 年 月 日 16.人员、车辆出入证
23、 年 月 日 姓名 车型 车号 随车人数 事由 说明 车辆出入情况 入厂重量 出厂重量 载货重量 记事栏 车辆 □载货车辆 □空车 载货种类及品名 出入 记录 入厂时间 保卫人员签字 核发出入凭条 出厂时间 外来人员 入厂去向 洽谈或者 经办人签字 经理 主管 经办人 17.物品出
24、厂凭证 编号 年 月 日 兹有 先生（女士） 货运或携带（装运）下列物品请检查无误后请给予放行。 物品名称 单位 数量 签放部门：门卫室
25、 签放人： 18.派车申请单 申请日期： 年 月 日 申请单位 申请人及职称 单位主管签章 事由及前往地点 联系电话 搭车人数 共 人 申请用车 时间 自 年 月 日 时 分起 至 年 月 日 时 分止 备注 19.派车单 年 月 日 申请单位 需车时间 年 月 日 时 分 需车类型 预计返回 年 月 日 时 分 需车事由 地点 载物品名及规格 数量
26、 出入时间 年 月 日 时 分出厂 守卫签章 年 月 日 时 分入厂 主管： 科长： 申请人： 20.产品企划调查分析表 公司产品现状描述 公司产品优势分析 同行业类似产品的发展情况 公司产品的市场占有率 消费者需求调查 公司产品劣势分析 改进建议及方案 21.企划表 企划表（一） （企划名称） 提出单位： 日期： 年
27、 月 日 企划 要点 提示 企划内容 执行方法 执行人 完成期限 任务 方法 费用及资源 注意事项 问题 对策 附件资料 提出人（签字） 日期： 年 月 日 企划表（二） ×××企划书 提出单位 提出时间 年 月 日 本企业主旨 本企划目的 背景介绍及市场调查 企划内容 执行计划 步骤 条件 费用 时
28、间安排 效果预测 意外对策 实施障碍 实施困难 可替代方案 前例 成功案例 提出人（签章） 22.企划实施表 活动项目 备注 名称 目的 内容 进程安排 实施要点 预算 承办者 准备 协助 实施过程（各参与部门） 协助关联 外包关联 结果报告 检讨 23.员工工资登记表 部门： 年 月 日 员工 编号 姓名 核定工资 实发工资 底薪 技术津贴 工龄补贴 职务
29、补贴 工作补助 合计 审核人（签字）
30、记录人（签字） 24.员工工资调整表 部门 年 月 日 员工编号 姓名 底薪 技术津贴 工作补助 合计 原工资 调整后 原工资 调整后 原工资 调整后 原工资 调整后 增加率
31、 合计 25.印章使用申请表 部门： 年 月 日 用 印 事 由 用印
32、类别 行政（ ） 公司（ ） 领导名章（ ） 份数 经办人 部门负责人 批准人意见及签字 注：请在“( )”内用“√” 注明用印类别 26.电子文件归档流程图 电子文件归档流程图 著录文件信息(包括收文、发文及内部产生文件) 归档鉴定 设置分类、期限及相关信息 归档 直接进行目录输入及链接相关电子文件 对没有电子文件的归档材料进行扫描，并与相应的目录进行连接 形成归档文件目录 整理相应的纸质 移交
33、 27.归档文件整理流程图（纸质文件） 归档文件整理流程图 组织工作 文件鉴定 1． 确定整理环节 2． 注重平时积累 3． 建立制度 4． 加强指导、监督和检查 1． 原则和标准 2． 归档范围 3． 保管期限 整理与装订 1． 整理单位 2． 文件修整 3． 文件装订 分类与排列 1． 文件分类 2． 文件排列 文件的编号、编目、装盒 28.归档文件目录的格式（纸质文件） 件号 责任人 文号 题名 日期 页
34、数 备注 归档文件目录应单独装订成册并编制封面，封面如下图： 归档文件目录 全宗名称 年 度 保管期限 机 构 29.档案盒格式 长310mm、宽220mm、厚度20mm、30mm、40mm 档案
35、盒封面 全宗名称 ××公司行政部 盒脊 全宗号 年度 保管期限 机构 起 止 件 号 盒号 30.受控文件表格清单样板 日期： 年 月 日 序号 表格名称 表格编号 使用部门 保存期限 保存地点 1 程序文件清单 行政部 1年 行政部 2 作业指导书清单 3 受控表格清单 4 外来文件清单 5
36、文件分发/回收记录表 6 文件借阅登记表 7 部门受控文件清单 8 文件更改记录 9 会议记录表 10 管理评审计划 行政部 1年 11 管理评审报告 12 纠正与预防措施报告 13 内审计划 14 内审报告 15 内审检查表 16 岗位工作入职要求 行政部 1年 17 招聘员工申请表 18 培训计划表 19 培训记录 20 合同评审表 市场部 1年 市场部 21 联络单 22 顾客满意度调查表 23 顾客满意度调查汇总表 24
37、 顾客满意度统计图 25 合格供应商一览表 采购部 1年 采购部 26 请购单 27 供应商评估报告 28 供应商品质狀況評比表 29 供应商交货批次合格表 31.文件更改申请表 编号： 保存期限： 更改文件名 更改内容 更改原因 经办人 申请时间 批准人 批准时间 32.制度文件评价、完善与反馈表 编号：
38、 保存期限：永久 制度文件名称 评价时间 评价原因 定期 不定期 作用与意义 问题与不足 完善措施 反馈内容 33.违反制度奖惩表 记录编号： 保存期限： 性质 奖励（ ） 惩罚（ ） 时间 部门或个人 措施 原因 部门主管意见 经理
39、室意见 34.文件评价、完善与反馈报告 报告单位 文件评价情况 文件完善情况 意见与建议 35.收文与发文流程图 办理完毕 办理完毕 送主管 下载 签收 拆分 点份 信函 其他 刊物资料 文件 一份送批 其余备份 收文登记 拟办 主管批示 传阅 相关部门 文书人员 催办 平时立卷 批办 上报文件材料 主管领导 审阅同意 发文登记 编文号 盖章 上报 存档
40、 36.文件处理单 来文单位或部门 来文时间 文件标题 领导处理意见 处理结果 归档时间 37.文件签收单 来文日期 来文字号 件数 附件名称 归档日期 签收者 签收日期 文书组
41、 38.文件收发登记表 时间： 文件名称： 经 办 人： 序号 部门 通知 打印稿 电子稿
42、 39.文件发放登记单 部门/分发号 接收人签名/日期 文件序号 文件编号 文件名称
43、 40.文件分发单 序号 文件编号 文件名称 分发部门 负责人签收 日期
44、 41.文件分发/回收登记表 部门：
45、 编号： 文件编号 文件名称 版本 数量 接收人 回收人 备注 质量手册 1.0 1 文件控制程序 1.0 1 记录控制程序 1.0 1 人力资源管理控制程序 1.0 1 仪器设备设施管理控制程序 1.0 1 与客户有关的过程控制程序 1.0 1 设计和开发控制程序 1.0 1 采购控制程序 1.0 1 生产控制程序 1.0 1 产品
46、标识和可追溯性程序 1.0 1 产品防护管理程序 1.0 1 内部质量审核程序 1.0 1 品质检验控制程序 1.0 1 不合格品控制程序 1.0 1 统计技术应用程序 1.0 1 纠正和预防措施控制程序 1.0 1 42.文件报废审批单 编号：
47、 版本： 份数： 文件名称 报废原因： 申请人： 日期： 所在部门意见： 签名： 日期： 文件保管部门意见： 签名： 日期： 管理者代表意见：
48、 签名： 日期： 43.文件报废记录表 序号 文件号 文件名称 数量 报废日期 报废原因 处理人 备注
49、 44.文件管理归档范围和保管期限表 档案门类 类目名称 归档范围 保管期限 备注 文书档案 经营管理 l 经营
50、合同、协议 l 联营、合作投资方面的文件材料 l 股份制方面文件材料 l 兼并、破产方面形成的文件材料 l 工商管理执照的申报、登记、审批材料 l 资产投资经营材料 l 产权界定材料 l 计划统计材料 l 农产品收购、经营、销售计划 l 原材料、物资供应计划 l 经营管理活动材料 l 质量管理、仓库管理材料及统计 l 产品销售活动记录、销售统计 l 市场调
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