采购业务操作手册.doc

采购业务操作手册采购整体流程：采购请购单采购合同采购订单采购入库单采购发票采购结算一. 采购请购单：路径：采购管理请购请购单操作说明：1. 双击请购单，点增加，输入表头的请购部门、请购人员、采购类型；2. 表体输入存货编码、数量、需求日期；3. 全部信息输入后点保存；4. 单据审核；二. 合同：路径：合同管理日常操作合同工作台操作说明：1. 双击合同工作台，点增加，选择合同类型，确定；2. 点参照，选择请购单；3. 选择要参照生单的请购单，双击Y代表此行记录已被选中，点确定；4. 请购单的信息自动带到合同的标的中，需要输入合同的信息：合同概要：合同名称、对方单位、合同签订日期、合同开始日期、合同结束日期、部门、业务员等；合同标的：含税原币金额；付款计划：收付款日期、收付比例、收付金额、结算方式；合同条款：按合同分类选择条款；大事记：手工填写a定制合同：是否加放；交货日期；产品的组成、材质、规格、颜色以及工艺等要求；包装要求；执行标准；质保期；发票类型；回票时间；其他说明；付款时间及方式。B代购合同：加工具体要求；交货日期；产品的组成、材质、规格、颜色以及工艺等要求；包装要求；其他说明；付款时间及方式。合同内容全部输入完整后点生效；系统支持输出word格式的合同，根据公司的实际业务可以选择定制或代购的word模板进行输出。选中模板点确定将显示的合同进行保存。备注：当公司的合同条款有变更时要同步变更U8系统中的合同条款内容并确认word打印模板的格式。三. 采购订单：路径：采购管理采购订货采购订单操作说明：1. 双击采购订单，点生单，选择合同；2. 选择要参照的合同，双击Y代表此行记录已被选中，点完成；3. 采购信息自动带到采购订单上，确认信息无误后保存、提交，单据自动流转到工作流的下一节点；4. 审核人收到信息提醒后双击进入到采购订单中点审核，同意，单据自动流转到工作流的下一节点；5. 最终审核人审核同意后单据自动写上最终审核人的名字；【注】：1. 点查审，可以查看审批进程表。2. 如果审批意见是不同意，可以将单据退回到发起人，发起人修改后可以点重新提交，流程继续；四. 采购入库单：路径：库存管理入库业务采购入库操作说明：1. 双击采购入库单，点生单，选择采购订单（蓝字）；2. 选择需要参照的订单，点确定；3. 订单信息自动带到入库单上，输入表头的仓库、入库类别；表体信息确认，无误后保存单据；4. 单据审核，审核后单据自动写上审核人的名字；【注】：1. 有保质期管理的存货在入库时表体要输入批号、生效日期或失效日期；批号按实物的批号填写，无批号的按批号规则自动生成，操作：右键批号生成，则按规则自动生成批号。2. 有货位管理的存货要输入货位。五. 采购发票：路径：采购管理采购发票专用采购发票/普通采购发票 操作说明：1. 双击专用采购发票或普通采购发票，点增加，生单选择入库单；2. 选择要参照的入库单后点确定，信息自动带到发票界面，填写发票号，确认其它信息无误后保存。【注】：如果是先来发票的，可以参照采购订单做采购发票，后续采购结算方法相同。六. 采购结算：路径：采购管理-采购结算手工结算操作说明：1. 双击手工结算，选单；2. 点查询后，选择要结算的发票及入库单记录，点确定；3. 入库单及发票的信息自动带到结算界面，确认无误后点结算。4. 提示：完成结算。七. 采购退货：路径：库存管理入库业务采购入库单操作说明：1. 双击采购入库单，生单选择采购订单（红字）；2. 过滤界面中的执行完未关闭的显示选择是；3. 选择订单，确定；4. 信息自动带到入库单界面，单据显示的是红字、数量显示的是负数，根据实际退货数量进行数量的修改，但是必须是负数；录入表头的仓库，其它信息确认无误后保存；5. 单据审核。八. 单据关闭： 1. 采购订单的关闭系统自动定期执行：在采购选项的其他业务控制页签中进行设置2对于特殊情况，未完成业务不再执行可以手工关闭，系统支持整单关闭和行关闭；。整单关闭：点工具栏上的，则整单单据关闭，每行的行关闭人处即可显示关闭人信息； 如果需要打开此张单据，点。 【注】：关闭后的单据不能再执行。行关闭：单击要关闭的行，点右键行关闭，即可实现单行关闭。如果后续需要打开，点行打开。九. 月末处理：9.1月末结账：路径：采购管理月末结账操作说明：1. 双击月末结账，点结账，提示（见截图）的是否关闭订单，选择否；2. 结账成功后，已结账月份的是否结账显示是9.2取消结账：路径：采购管理月末结账 操作说明：1. 双击月末结账，点取消结账；2. 取消成功后，被取消的月份对应的是否结账显示否。合同管理制度1 范围本标准规定了龙腾公司合同管理工作的管理机构、职责、合同的授权委托、洽谈、承办、会签、订阅、履行和变更、终止及争议处理和合同管理的处罚、奖励；本标准适用于龙腾公司项目建设期间的各类合同管理工作，厂内各类合同的管理，厂内所属各具法人资格的部门，参照本标准执行。2 规范性引用中华人民共和国合同法龙腾公司合同管理办法3 定义、符号、缩略语无4 职责4.1 总经理：龙腾公司经营管理的法定代表人。负责对厂内各类合同管理工作实行统一领导。以法人代表名义或授权委托他人签订各类合法合同，并对电厂负责。4.2 工程部：是发电厂建设施工安装等工程合同签订管理部门；负责签订管理基建、安装、人工技术的工程合同。4.3 经营部：是合同签订管理部门，负责管理设备、材料、物资的订购合同。4.5 合同管理部门履行以下职责：4.5.1 建立健全合同管理办法并逐步完善规范；4.5.2 参与合同的洽谈、起草、审查、签约、变更、解除以及合同的签证、公证、调解、诉讼等活动，全程跟踪和检查合同的履行质量；4.5.3 审查、登记合同对方单位代表资格及单位资质，包括营业执照、经营范围、技术装备、信誉、越区域经营许可等证件及履约能力（必要时要求对方提供担保），检查合同的履行情况；4.5.4 保管法人代表授权委托书、合同专用章，并按编号归口使用；4.5.5 建立合同管理台帐，对合同文本资料进行编号统计管理；4.5.6 组织对法规、制度的学习和贯彻执行，定期向有关领导和部门报告工作；4.5.7 在总经理领导下，做好合同管理的其他工作，4.6 工程技术部：专职合同管理员及材料、燃料供应部兼职合同管理员履行以下职责：4.6.1 在主任领导下，做好本部门负责的各项合同的管理工作，负责保管“法人授权委托书”；4.6.2 签订合同时，检查对方的有关证件，对合同文本内容依照法规进行检查，检查合同标的数量、金额、日期、地点、质量要求、安全责任、违约责任是否明确，并提出补充及修改意见。重大问题应及时向有关领导报告，提出解决方案；4.6.3 对专业对口的合同统一编号、登记、建立台帐，分类整理归档。对合同承办部门提供相关法规咨询和日常协作服务工作；4.6.4 工程技术部专职合同管理员负责收集整理各类合同，建立合同统计台帐，并负责