广东电器顺德分公司采购管理流程附表单.doc

广东电器顺德分公司采购管理流程图
部门

时限
供应商
营销部
综管部
仓库
总经办
财务
由订单需求起至批准采购单发出完毕为一天
换货
发货
收款
退货
物料
采购单
采购单
采购单

营销计划
订单需求

NO
NO
NO
YES
NO
请款
退货单
采购单
议价
比价
询价
供应商调查
供应商开发

YES
NO
采购计划
请购单
YES
入库
验收
物料
查库存

批准
批准

付款
采购单

由采购单批准日起至物料入库完毕为四天
由请款批准日起至付款完毕为三十天
制定:尹郁元 2023/02/05 审核: 批准:
供应商管理流程图

供应商资讯收集

基本资料筛选

调查申请

实行调查

年度调查

评 估
不合格

合格

列入合格名列

采 购

交 货

评 审
不合格

淘汰

合格

适当之奖励

供应商管理及采购管理规定
一、制定目的：
为规范供应商管理及采购流程，有效管理供应商及保障公司营销业务的需求，特制定本规章。
二、合用范围：
本公司所有OEM成品、OEM生产所需物料采购，悉依本规章解决。
三、权责单位：
综管部负责规章制定、修改、废止之起草工作。
总经办负责本规章制定、修改、废止之核准。
四、内容：
A：供应商管理规定。
B：采购管理流程。
五、供应商管理规定：
1．供应商开发：
1．1供应商信息收集：
供应商信息收集为必须收集可为我公司提供经营所需的有效供应商信息（包含公司名称、公司地址、公司电话、经营规模、所供物品）。
1．2供应商信息筛选：
供应商信息筛选为对所有收集的供应商信息中筛先出具有相对其他供应商更适合我公司经营所需产品或物料的供应商。
1．3供应商调查：
采购部实行采购前，应对拟开发之厂商组织供应商调查工作，目的是了解供应商之各项管理能力，以拟定其可否列为合格供应商名单并填写《供应商调查表》。
评核之结果由各单位作出建议，供总经理核定是否准予成为本公司之合格供应商，并列出《合格供应商明细表》。
2．供应商调查评估：
2．1价格评估：对供应商所供应产品的价格及付款方式进行评估，能否符合我公司价格及付款条件。
2．2技术评估：评估供应商所供应产品的能否达成我公司所需物料的工艺规定。
2．3品质评估：评估供应商所供应产品的的品质能否达成我公司所需物料的品质规定。
3．供应商评审：
3．1评估项目
供应商交货实绩之评估项目及分数比例如下（满分100分）：
品质评审：40分；交期评审：25分；价格评审：15分；服务评审：15分；其他评审：5分。
3．2评分办法：
3．2．1品质评审：
由仓库依进料验收的批次合格率评分，每月进行一次；计算：进料批次合格率=（检查合格批数 /总交验批数）×100%
评分：得分 = 40×进料批次合格率
3．2．2交期评审：
由综管部依订单规定的交货日期进行评分，方式如下：
如期交货得分25分；延迟1~2日每批次扣2分；延迟3~4日每批次扣5分；延迟5~6日每批次扣10分；延迟7日以上不得分。
本项得分以0分为最低分。综管部每月将同一供应商当月各批订单交货评分进行平均，得出该月的交期评估得分。
3．2．3服务评审：
3．2．3．1抱怨解决评分
诚意改善：8分；尚能诚意改善：5分；改善诚意局限性：2分；置之不理：0分。
3．2．3．2 退货互换行动评分
由综管部对不良退货互换行动评分：按期更换 ：7分；偶尔迟延：5分；经常迟延：2分；置之不理：0分。
3．2． 4其他评审：
由综管部汇总仓库、财务或其他单位对供应商之评价、抱怨， 予以评分，满分5分。
3．3评审办法：
供应商之评估每月进行一次。
将各项得分汇入《供应商评估表》，并合计总得分。
每半年平均一次厂商得分，计算方式为：半年平均得分=每月得分总和 / 评估月数
3．4 评审分等：
供应商评估等级划分如下：
平均得分90.1~100分者为A等；平均得分80.1~90分者为B等；平均得分70.1~80分者为C等；平均得分60.1~70分者为D等；平均得分60分以下者为E等。
3．5评审解决：
A等厂商为优秀厂商，予以付款、订单、检查之优惠奖励。
B等厂商为良好厂商，由综管部提请厂商改善局限性。
C等厂商为合格厂商，由仓库、综管等部门予以必要之建议。
D等厂商为辅导厂商，由仓库、综管等部门予以建议，三个月内未能达成C等以上予以淘汰。
E等厂商为不合格厂商，予以淘汰。
被淘汰厂商如欲再向本公供货，需再通过供应商调查评估。
4．供应商奖惩：
4．1奖励方式
对优秀之供应商有下列奖励方式：
A等供应商，可优先取得交易机会。
A等供应商，可优先支付货款或缩短票期。
A等供应商，年终可获公司“优秀供应商”奖励。
4．2惩处方式
凡因供应商品质不良或交期延误而导致之损失，由供应商负责补偿。
C等、D等之供应商应接受订单减量措施。
E等供应商即予停止交易。
D等供应商三个月内未能达成C等以上供应商之标准，视同E等供应商，予以停止交易。
因上述因素停止交易之供应商，如欲恢复交易，需接受重新调查评核，并采用逐步加量之方式交易。
信誉不佳之供应商酌情作延期付款之惩处。
六、采购管理流程：
1．请购：
仓库主管依物料需要状况、库存数量、请购前置期等规定，开立《请购单》。
请购单应注明物料名称、编号、规格、数量、需求日期及注意事项。
请购单一联送交综管部，一联自存，一联交财务部。
2．采购方式：
2．1合约采购
经常OEM成品及OEM生产所需之物料，综管部应事先选定供应商，议定供应价格及交易条件，办理合约采购，以保证物料供应来源，简化采购作业。采购方法以集中采购较为有利，依定期或定量之方式进行采购。
2．2一般采购
除（2。1）之外的物料，综管部依《请购单》逐步办理采购作业。
3．采购订单：
综管部依仓库出具《请购单》编制《广东电器有限公司订购单》（必须与请购单一致）经总经理批准后进行订单下达。
采购订单必须注明所采购物品之名称、型号、数量、价格、金额、包装方式、交货时间、交货地点、交货方式、付款时间、付款方式如有特殊说明必须具体注明。
采购订单一联送交供应商，一联自存，一联交财务部，一联交与仓库。
4．采购跟催：
采购订单下达后综管部负责订单跟催使供应商于订单约定交期内按约定交货方式交货。
有任何异常情况必须与营销部门进行沟通以防影响营销运作。
因供应商品质、交期因素导致对我公司导致不利影响或损失综合管部按供应商管理规定对相关供应商进行损失索赔。
5．采购入库：
供应商按送货到仓库，仓库主管人员对供应商送货进行产品、品质、数量与采购单进行对核及检查。
如完全符合采购订单所约定条件仓库主管人员进行送货签认办理正常入仓手续开具《进仓单》。
《进仓单》一联送交供应商，一联交与综管部，一联自存，一联交财务部。
如因送货产品品质不合者必须告知综管部进行解决并开具《退货单》，《退货单》必须注明退货因素、数量、金额。
《退货单》一联送交供应商，一联交与综管部，一联自存。
6．退货：
综管部收到经仓库开退货单后综管部开具《退货单》联系供应商进行退货。
7．请款：
综管部收到仓库开具《进仓单》后，依据《进仓单》到总经理处进行请款，经总经理批准后交与财务进行货款支付。
8．货款支付：
财务于请款批准后三十天内支付货款，具货款支付方式以采购单所约定条件为准。
附件：
《供应商评估表》
《合格供应商名录》
《请购单》
《广东电器有限公司订购单》
《进仓单》
《退货单》
《损失索赔告知书》

供应商评估表
年 半年
厂商名称

厂商编号

地 址

采购材料

评鉴项目
品质评鉴
交期评鉴
价格评鉴
服务评鉴
其他
合计得分
时

间
月

月

月

月

月

月

得分总和

平均得分

评鉴等级

解决意见：
综管部经理： 仓库主管：　　　　　　　总经理：

合格供应商名录
年 月 日
序号
厂商编号
名 称
联系方式
供应材料
最后复查时间
备注

综管部经理：　　　　　　　　　　　　　　　　　　总经理：
广东电器有限公司

产 品 请 购 单
TO: 综管部

名称
规格型号
单位
数量
规定供货日期
说明

说明:
申请人: 日期: 综管部签收: 签收日期:

广东电器有限公司

广东电器有限公司订购单

订单号：

TO:

电话：

传真：
1.我司向贵公司订购如下产品，具体如下：

名称
规格型号
数量
单位
单价
金额合计
备注

合计

2. 交货方式：由贵公司送货到以下地址： 公司顺德仓库（希贵集团对面） 。
运费由 □买方 ■卖方 承担。
3. 交货期： ，请及时交货。
4. 货款支付方式_______________,货款支付时间_______________。
５．单未尽事宜，双方协商解决。
（请回签确认，24小时内不回签当默认）
制单：

审核：

批准：

年 月 日

广东电器有限公司

进 仓 单
供货方: __________公司

名称
规格型号
单位
采购单编号
采购数量
送货数量
实收数量
检查鉴定
备注

收货人:

综管部:

财务:

送货人:

广东电器有限公司

退 货 单

TO: __________公司
以下物料因:□品质 □数量过多 □其他 因素不能与采购订单所约定条件相符,是以退回贵司,详情请见下方表格所列!
名称
规格型号
单位
退货数量
采购单编号
规定供货日期
采购数量
到货日期
退货具体因素
规定补货日期

说明:
仓库: 日期: 综管部审批: 日期: 收货人: 日期:

损失索赔告知书
NO：
公司：
本公司于 年 月 日向贵公司采购之下列货品： ，因贵公司产品 □品质不良 □交期延迟，导致本公司蒙受 元的损失，兹检附：□损失计算表 份；□入库检查报告 份；□本公司客户索赔函复印本 份，连同原采购合约复印本共 份，望贵公司给予谅察补偿，其补偿金额，敬请贵公司批准。
□由其他货款中扣除
□以钞票支付

顺颂
商祺！

广东电器有限公司
综管部 年 月 日