采购部部门职能20110113.doc

管理模式部门职能采购部部门名称：采购部部门编制：4人所属岗位：采购经理、经理助理、采购专员部门本职：协助需求部门采购项目所需商品及日常办公用品；协助需求部门进行询价、谈判、拟定合同、到货验收、付款等与采购相关的工作；供应商管理及维护，搜集供应商信息开发新供应商。部门定位：在采购过程中辅助需求部门进行采购活动。采购活动以需求部门为主导，采购部门为辅助为原则。在采购活动中做好服务、监督、建议工作，具体决定要需求部门来确定。主要职能：1. 制定公司采购流程及规范，并在质量检查委员会的监督下在全公司推广使用；2. 协助需求部门组织采购活动，规范其采购行为；3. 供应商评估与合作关系维护；4. 与大宗商品供应商建立长效合作机制，探索新型合作关系；5. 协助需求部门获取报价等投标信息，确保公司在竞争中占领先机；6. 采购合同制定、存档及付款，及时更新付款情况，筛选执行完的合同重点跟踪；7. 采购合同录入公司ERP系统，统一公司采购商品明细，规范使用；8. 协助需求部门进行到货确认、商品入库；9. 项目毛利润评审中采购成本的估算。工作原则：1. 需求部门提出采购需求，经公司领导批准后可以采购，需求部门为主进行采购内容的选型、价格谈判、合同起草等工作，需邀请采购部门参与并配合，采购部门可有选择的参加以上工作，并需全力配合完成此次采购，需求部门拥有本次采购的决定权，并对采购内容负全责，采购部门有建议、指导及监督权，并负有相应的责任。2. 需求部门提出采购需求，经公司领导批准后可以采购，需求部门认为此采购内容不涉及关键性技术，可由采购部代为采购，两部门认可后，采购部门为主进行采购内容的选型、价格谈判、合同起草等工作，需邀请需求部门参与，需求部门可有选择的参加，并需全力配合完成此次采购，采购部门拥有本次采购的决定权，采购部门对采购内容负全责，需求部门有建议、指导及监督权，并负有相应的责任。组织机构：采购部组织机构组织机构说明：采购部经理：为采购部日常工作的管理者，制定部门管理体系协调部门内部与部门间工作，其主要职责：l 制定采购部工作流程及管理规范，并监督执行情况；l 制定本部门周期性工作计划，监督执行情况，及时反馈结果，特殊情况的要及时向上级领导请示请求帮助；l 负责对供应商的评估与管理l 负责筛选重要供应商，并建立长效合作机制，及时维护客户关系；l 定期整理公司采购合同执行情况，针对未完成合同进行重点跟踪；l 协调处理采购专员不能够完成的任务；l 及时检查采购专员ERP信息录入工作；l 对采购专员进行相应的培训及考核；l 部门过程改进的主要负责人。经理助理：协助采购部经理完成其工作，主要职责：l 协助采购经理进行项目投标前的询价备案工作；l 协助采购经理制定部门工作计划总结；l 协助采购经理做好部门内部沟通协调工作；l 其他临时性工作。硬件采购专员：硬件采购专员主要负责公司项目硬件的采购及商品信息的维护与更新。主要职责：l 协助需求部门对项目需求的硬件进行采购工作；l 以需求部门为主导，采购专员为辅助的工作方式；l 对所需商品的采购行为提出合理性建议；l 协助需求部门进行选型、谈判、拟订合同、商品到货的质量检查及商品入库；l 负责硬件采购合同的付款，及时更新付款信息与合同的执行情况；l 硬件采购信息及合同信息录入ERP系统影像及其他采购专员：影像及其他采购专员主要负责公司影像、日常办公用品、礼品的采购工作。主要职责：l 协助需求部门对项目影像、办公用品及礼品进行采购工作；l 以需求部门为主导，采购专员为辅助的工作方式；l 对所需商品的采购行为提出合理性建议；l 协助需求部门进行选型、谈判、拟订合同、商品到货的质量检查及商品入库；l 负责影像、日常办公用品及礼品等采购合同的付款，及时更新付款信息与合同的执行情况；1.1 影像、办公用品及礼品等采购信息、合同信息录入ERP系统；合同管理制度1 范围本标准规定了龙腾公司合同管理工作的管理机构、职责、合同的授权委托、洽谈、承办、会签、订阅、履行和变更、终止及争议处理和合同管理的处罚、奖励；本标准适用于龙腾公司项目建设期间的各类合同管理工作，厂内各类合同的管理，厂内所属各具法人资格的部门，参照本标准执行。2 规范性引用中华人民共和国合同法龙腾公司合同管理办法3 定义、符号、缩略语无4 职责4.1 总经理：龙腾公司经营管理的法定代表人。负责对厂内各类合同管理工作实行统一领导。以法人代表名义或授权委托他人签订各类合法合同，并对电厂负责。4.2 工程部：是发电厂建设施工安装等工程合同签订管理部门；负责签订管理基建、安装、人工技术的工程合同。4.3 经营部：是合同签订管理部门，负责管理设备、材料、物资的订购合同。4.5 合同管理部门履行以下职责：4.5.1 建立健全合同管理办法并逐步完善规范；4.5.2 参与合同的洽谈、起草、审查、签约、变更、解除以及合同的签证、公证、调解、诉讼等活动，全程跟踪和检查合同的履行质量；4.5.3 审查、登记合同对方单位代表资格及单位资质，包括营业执照、经营范围、技术装备、信誉、越区域经营许可等证件及履约能力（必要时要求对方提供担保），检查合同的履行情况；4.5.4 保管法人代表授权委托书、合同专用章，并按编号归口使用；4.5.5 建立合同管理台帐，对合同文本资料进行编号统计管理；4.5.6 组织对法规、制度的学习和贯彻执行，定期向有关领导和部门报告工作；4.5.7 在总经理领导下，做好合同管理的其他工作，4.6 工程技术部：专职合同管理员及材料、燃料供应部兼职合同管理员履行以下职责：4.6.1 在主任领导下，做好本部门负责的各项合同的管理工作，负责保管“法人授权委托书”；4.6.2 签订合同时，检查对方的有关证件，对合同文本内容依照法规进行检查，检查合同标的数量、金额、日期、地点、质量要求、安全责任、违约责任是否明确，并提出补充及修改意见。重大问题应及时向有关领导报告，提出解决方案；4.6.3 对专业对口的合同统一编号、登记、建立台帐，分类整理归档。对合同承办部门提供相关法规咨询和日常协作服务工作；4.6.4 工程技术部专职合同管理员负责收集整理各类合同，建立合同统计台帐，并负责l第 6 页 共 6 页