采购管理流程手册.doc

目录第一部分概述11前提说明12负责部门和职责23采购管理运作分类3第二部分业务流程51采购申请及授权51.1流程图51.2管理方法51.3流程描述62供应商选择82.1流程图82.2管理方法92.3流程描述103采购133.1流程图133.2管理方法143.3流程描述154收货与记录174.1流程图上海部分174.2管理方法194.3流程描述20附件24采购申请单24采购审批权限表26供应商信息收集表27授权供应商清单28供应商选择比较表29订单汇总表30供应商评估记录31供应商考核报告32采购订单33采购检查单34领用单35负责部门和职责部门负责人员职责共同职责全公司各部门全公司职工 规范采购程序，建立、健全采购的内部控制； 为公司节约采购成本，最大限度防止舞弊行为。特殊职责计财部费用会计 预算控制 从供应商处直接获得发票并对数量、金额进行复核 编制与采购相关的会计分录 编制与采购相关的凭证 依协议及时付款给供应商计财部会计经理 预算控制 复核并批准所有付款凭证行政部采购员 根据采购申请规定联系供应商并询价，拟定综合成本最低的供应商 向供应商发订单并进行订单管理 维护供应商资料库和采购业务资料行政部行政部总经理 审批采购申请单和订单使用部门部门总经理 控制部门采购预算 审核、批准部门采购申请单和付款申请单使用部门行政员 汇总部门采购申请 及时取得本部门财务信息，协助进行预算控制采购管理运作分类采购管理的运作可分为：控制环境运作分类具体工作控制程序 经营管理的观念、方法和风格 组织结构 权限和责任分派 监控方法 内部审计 人事政策和实务采购申请及授权 采购申请与批准 文献设计和记录 独立复核 授权 预算管理供应商选择 供应商授权 文献设计和记录 资料管理和接触控制 独立复核 授权 确认供应商 资料管理和接触控制 独立复核 授权 供应商再评估 文献设计和记录 资料管理和接触控制 独立复核 职责分工采购 编制采购订单 文献设计和记录 资料管理和接触控制 独立复核 出具采购订单 资料管理和接触控制 独立复核 授权控制环境运作分类具体工作控制程序收货并记录 验收货品 文献设计和记录 资料管理和接触控制 职责分工 独立复核 确认采购 文献设计和记录 资料管理和接触控制 独立复核 会计系统 付款 独立复核 职责分工 授权 会计系统 1 采购申请及授权 1.1 流程图使用部门计财部管理层 采购申请与批准使用人部门秘书部门经理费用会计相应授权人口头提出申请1填制采购申请单2汇总采购申请3审批4预算复核5审批61.2 管理方法管理原则 采购申请必须根据预算得到部门经理的批准。 使用部门必须专设行政员与财务部门沟通并进行预算控制。 计财部必须复核每一份采购申请以保证预算控制的有效性。 公司应当设立审批的权限级别并严格遵守。管理部门使用部门秘书、计财部费用会计管理文献采购申请及授权流程中涉及以下文献:文献名称相关环节填制人复核人参考编号采购申请单填制采购申请单使用部门员工使用部门总经理、管理层附件1采购审批权限表审批采购申请单行政部管理层附件21.3 流程描述1.3.1 采购申请与批准重要环节描述负责部门口头提出申请1 使用部门员工（申请人）根据平常经营活动需要产生购买意向，向部门经理征询口头意见。 在得到部门经理的口头许可后，申请人将采购信息告知部门秘书，由部门秘书统一进行采购申请单的填制。使用部门员工填制采购申请单2 为了保证采购申请单的信息完整性和准确性，采购申请单由部门秘书统一填写。 部门秘书从申请人处获取采购需求后，填写正式的采购申请单。具体写明项目名称、项目编号、购货型号和数量。采购申请单一式两份，一份由使用部门留存，一份由行政部留存。 申请人检查部门秘书填写的采购申请单，确认后在申请人栏内签字确认。采购申请单 附件1 使用部门秘书汇总采购申请3 部门秘书对采购申请进行预算控制，填写采购申请单上的预算情况信息，并在预算初检栏内签字。 对于固定资产和其他超过人民币2,000元的大额采购，部门秘书必须检查该项采购是否在本年度部门费用预算内，并在采购申请单上注明。若超过预算，则在部门经理审批后，取得公司相应授权人批准，否则该采购申请将被退回。 对于低值易耗品等小额采购，部门秘书负责每月进行汇总，并检查累计采购金额（本月采购申请金额 + 以前月份采购金额）是否在本年度部门费用预算内。若超过预算，则必须在部门经理审批后，取得公司公司相应授权人批准，否则该采购申请将被退回。使用部门秘书审批 4 部门秘书对采购申请进行预算控制之后，由申请人直接主管和使用部门经理进行审核，假如采购申请合理，则在采购申请单上签字，否则退回申请。使用部门秘书复核预算 5 计财部费用会计对预算进行复核。 费用会计检查部门年度预算是否和存档的公司预算是否相符，已用预算是否和会计记录相符，以及部门可用预算的计算准确性。 预算复核后，根据公司的采购审批权限表将采购申请送交相应授权人审批。采购审批权限表 附件2 计财部费用会计审批 6 采购申请单必须由公司相应授权人根据采购权限表审核批准。相应授权人2 供应商选择 2.1 流程图行政部计财部管理层供应商授权采购员总经理费用会计总经理相应授权人寻找供应商1拟定授权供应商2审批322 确认供应商选择供应商4审批5审批6供应商再评估签订协议9评审供应商业绩7审批872.2 管理方法管理原则 不断发现可以提供低成本、高质量的供应商，丰富授权供应商名单。 采购员应当维护完整、实效的供应商资料并定期更新。 对于供应商的选择结果应当有具体的书面记录，并由总经理审核。 对供应商资料库实行权限控制管理。 定期对供应商业绩进行考核。管理部门行政部采购员管理文献供应商选择流程中涉及以下文献:文献名称相关环节填制人复核人参考编号供应商信息收集表发现供应商采购员行政部总经理附件3授权供应商清单拟定授权供应商采购员行政部总经理附件4供应商选择表选择供应商采购员行政部总经理、管理层附件5订单汇总表更新供应商档案采购员行政部总经理附件6供应商评估记录更新供应商档案采购员行政部总经理附件7供应商考核报告更新供应商档案采购员行政部总经理附件82.3 流程描述2.3.1 供应商授权重要环节描述负责部门寻找供应商1 采购员和公司其他员工在平常工作和生活中，应随时发现可以提供低成本、高质量商品/服务的供应商。 采购员在发现这些供应商后，应传真/电话联络供应商，规定供应商提供报价单，产品目录，公司简介、公司营业执照复印件、产品技术规格、产品质量认证书复印件等； 必要时，采购员可对供应商进行实地访问，进一步了解供应商的实力和服务质量。 采购员汇总收集的资料，填写供应商信息收集表。供应商信息收集表 附件3行政部采购员拟定授权供应商2 采购员将供应商资料存入供应商数据库。供应商资料库应注意保密，任何其别人不得接触和更改。 供应商资料库重要涉及重要信息和交易信息两部分。供应商重要信息涉及供应商名称、编号、地址、供货数量级和相应的供货价格、最小订购量、供货质量、付款条件、运送方式、交货周期和信用记录等。 采购员根据供应商的价格，质量，交货期和售后服务拟定授权供应商，建立/更新授权供应商清单。 采购员将授权供应商清单和供应商资料交行政部总经理批准。授权供应商清单 附件4行政部采购员审批3 行政部总经理复核授权供应商清单和供应商资料，并签字确认。行政部总经理2.3.2 确认供应商重要环节描述负责部门选择供应商4 采购员取得审批后的采购申请单，根据申请单的规定从授权供应商清单中可以提供需求产品/服务的供应商（假如授权供应商清单中没有可以提供需求产品/服务的供应商，必须及时寻找新的供应商）。 对于协议金额超过人民币_元的采购业务，采购员应至少在三个供应商中选择；对于协议金额超过人民币_元或协议期超过一年的采购业务，必须采用竞价投标的方式选择供应商。竞价资料做档案保存。 采购员根据价格、付款条件、质量等因素，选择适当的供应商，并在供应商选择表上具体说明不同供应商的供货价格、质量、交货时间和付款条件的比较，列明对节约的采购成本、提高的质量、节约的时间和付款期的优惠的综合评价，得出选择供应商的结果。 填写供应商选择表交行政部总经理审核。行政部采购员供应商选择表 附件5审批5 行政部总经理具体复核采购员选择供应商的程序和理由，审核采购的价格、付款条件等因素。假如采购的程序和理由合理，就在供应商审核表上签字批准，否则将供应商审核表退回。 未采用最低供应价的采购，以及未采用竞价投标的方式选择供应商的例外情况，必须注明合理的因素和解释，在行政部总经理审批之后，交由管理层总经理审核。否则，该供应商选择将不被批准。行政部总经理审批6 采购金额超过人民币_元的交易，审核未采用最低供应价的采购，以及未采用竞价投标的方式选择供应商的例外情况，必须在行政部总经理签字批准之后再由公司总经理签字批准。否则，该供应商选择将不被批准。公司总经理2.3.3 供应商再评估重要环节描述负责部门评审供应商业绩7 行政部采购员可以根据供应商供应物资、批次、数量单位、合格率及发货情况、售后服务等信息进行评估并打分，记录在供应商评估记录中。 采购员负责对其采购活动进行汇总分析。采购定单按月存档，并打印汇总表；该表同时能反映具体定单的供应商，有助于公司对供应商进行定期评估和进一步筛选。 每年结束后，行政部采购员根据供应商评估记录，生成各供应商年度考核报告，列示供应商每月的平均分，计算年度平均分，并得出考核结论。 考核结果将作为下一个年度选择供应商的一个依据，对于分数高的供应商将提高其采购额度，分数低于该类供应商平均分的供应商将取消其授权供应商资格。 供应商业绩评价标准为：到货及时率、质量合格率、违约率等。供应商年度考核报告 附件8供应商评估记录 附件7订单汇总表 附件6行政部采购员审核8 行政部总经理审批供应商考核报告。行政部总经理重要环节更新供应商档案9 行政部采购员根据考核结果，更新供应商档案。行政部采购员