展会(展览)公司财务制度.doc

会计基础工作应根据财政部颁发的《会计基础工作规范》和本规定执行；
会计科目的使用及帐簿的设置，应按规定执行，不得任意更改或自行设置。
原始凭证采用收、付、转凭证，会计核算采用收付实现制。
财务管理实施细则
一、票据管理
1、收据：公司的收据由会计负责统一购买、审核和保管，跟线会计负责使用和登记，跟线会计应设立《收据使用登记本》于使用时进行登记，开具收据时必须注明客户名、金额、收款时间、款项性质、交款人和收款人等事项。收据交付给招商组使用时,应要求领用人在登记本上签名领用, 跟线会计应在登记并核对收据号码等无误后交付使用.
二、应收应付款管理
1、收入必须当日存入公司指定银行帐户，禁止挪作他用，禁止设立小金库。
2、应属本公司所有的其他收入，包括其他业务收入和营业外收入，应及时入帐，不得无故拖延入帐。
3、应收款的控制:1)应收款应坚持谁经手谁负责的原则和一展一结的原则。2）经办人和财务人员应按合同或协议的应收款日期向应付款单位催款。3）所有职员离职前，一定要审计在职期间的应收款数，办清手续后方能办理离职手续，并领取薪金和奖金。4）收取参展商费用时应要求参展商将款项汇至公司指定帐户，如参展商交纳现金，经办人必须于3天内存至公司指定帐户。
4、应付款的控制：1)采购、小票印刷、餐巾纸及购物袋等，应与供应商签订采购（供货）合同或协议。2）公司对于高于5000元的采购或付款，一般采用分批或分期的方式。3）跟线会计根据经理审批后的付款申请单付款（附表一）。
三、成本、费用支出管理
1. 每项费用支出必须审核原始凭证手续是否齐全，由经手人、证明人或使用人签字、跟线会计方可支出。
四、 财务管理
(一)财务工作管理
财务人员工作调动或离职，必须将本人所经管的会计工作全部移交给接替人员，会计人员办理交接手续必须有监交人负责监交，交接人和监交人分别在交接清单上签字后，移交人员方可调离或离职。
财务人员对不真实、不合法的原始凭证不予受理；对记载不准确、不完整的原始凭证予以退回，要求更正、补充。
财务人员发现帐簿记录与实物、款项不符时，应及时向公司经理书面报告，请求查明原因，作出及时处理。
财务人员办理会计事项必须填制或取得原始凭证，并根据审核后的原始凭证编制记帐凭证。
财务人员应当定期进行财务清查，保证帐簿记录与实物、款项相符。
财务人员应根据帐簿记录编制会计报表，上报公司经理；会计报表每月由会计编制并上报一次。
(二)现金管理
1.严格执行人民银行颁布的《现金管理暂行条例》，根据本公司实际需要，合理核实现金的库存限额，超出限额部分要及时送存银行，不得留存超额现金在公司。
2. 现金收付必须坚持收有凭、付有据、堵塞由于现金收支不清、手续不全而出现的一切漏洞。
3. 除财务部门或受财务部门委托外，任何单位或个人都不得代表公司接受现金或与其他单位办理结算业务。
4. 跟线会计在收取现金时，应仔细审核收款单据的各项内容，当面点清；应认真鉴别钞票的真伪，防止假币和错收。若发生误收假币或短款。
5. 现金收讫无误后，要在收款凭证上加盖现金收讫章并签名。
6. 办理现金付款时，会计人员应认真审查原始凭证的真实性与正确性，审查是否符合公司规定的签批手续，审核无误后填制现金付款凭证。
7. 跟线会计必须根据审核无误、审批手续齐全的付款凭证支付现金，并要求经办人员在付款凭证上签上自己的名字。
8. 支付现金后，跟线会计要在付款凭证上加盖现金付讫章并签名，并及时处理有关账务。
9. 任何部门和个人，都不得以任何理由公款私借，个人确需借款，按《借款制度》规定办理。
10. 因业务需要，在企业外部收取大量现金的，应及时向公司财务部和公司负责人汇报，并妥善处置，任何人不得随意带回。否则，发生损失由责任人赔偿。
11. 因采购地点不确定、交通不便、银行结算不便，且生产经营急需或特殊情况必须使用大额现金的，由使用部门向财务部提出申请，经财务负责人及总经理同意后，准予支付现金。
12.严禁白条抵库和任意挪用现金，跟线会计必须每日结出现金日记帐的帐面余额，并与库存现金相核对，发现不符要及时查明原因。财务对库存现金进行定期或不定期检查，以保证现金的安全和完整。公司的一切现金收付都必须有合法的原始凭证。
13. 跟线会计应建立健全现金帐目，逐笔记载现金支付；帐目应当日清月结，每日结算，帐款相符；

五、会计档案管理规定
企业的会计档案包括：会计凭证、会计帐簿、会计报告、审计报告、财务会计制度以及与经营管理和投资者权益有关的其他重要文件，如合同、章程、董事会会议等各种会计资料。
1.会计档案的装订：会计凭证应按月、编号顺序，每月装订成册，标明月份、季度、年，起止号数，单据张数，由会计及有关人员盖章后，由公司经理指定专人归档保存；会计报表应分月、季、年报，按时归档，有公司经理指定专人保管，并分类填制目录。
2.会计档案的保存：凡是本公司的会计凭证、会计帐簿、会计报表、会计文件和其他有保存价值的资料，均应归档；财务部应有专人负责保存会计档案，定期将财务部归档的会计资料按类别、按顺序立卷登记；会计档案的保管期分为永久保存和定期保存两类。
3.会计档案的借用：凡查阅、复制、摘录会计档案，须经会计和公司经理批准并备案登记；。
4.会计档案的销毁：根据会计档案保存期限，有会计档案管理人员提出销毁意见，经本公司经理审查批准后，有会计档案管理人员编制会计档案销毁清册，销毁时应和财务人员共同参加，并在销毁单上签名或盖章。
会计档案的移交：由于会计人员的变动或会计机构的改变等，会计档案需要移交时，必须办理移交手续，并由监交人、移交人、接收人签字或盖章。附表：会计档案的保管期限
档案名称
保管期限

一、会计凭证类

1．原始凭证、记帐凭证
15年
2．银行存款余额调节表
3年
二、会计帐簿类

1．日记帐
15年
其中现金和银行存款日记帐
25年
2．明细帐、总帐、辅助帐
15年
三、会计报表类

1．主要财务指标快报
3年
2．月、季度会计报表
15年
3．年度会计报表
永久
四、其他类

1．会计档案保管清册及销毁清册
25年
2．财务成本计划
3年
3．主要财务会计文件、合同、协议
永久

六、报销管理规定
开支类别：
1. 日常费用：主要是指正常经营发生的、且无法划入展会项目项下的费用，包括工资、福利费、水电费、电话费、交通费、维修费等。
2. 展会项目开支：是指在特定项目项下的开支，主要是展会项目的开支，包括相关差旅费、宣传费、广告费、印刷费、劳务费、材料费及其他一切从属于该展会项目下的开支。
3. 固定资产开支：主要是指价值在2000元以上、使用期限超过一年的房产、设备和家具等的购建、大修开支。大宗材料采购的审批权限、程序可参照固定资产开支。
4.. 其他开支：指需要另行规定的开支，包括临时工工资、劳务费、交际费、招待费、办公用品采购等。
借款报销手续：
借款报销单据：
⑴借款单：在先借款后报销的情况下填制。
⑵报销单：在开支完毕、取得原始发票报销时填制。
批准签字：
⑴日常费用：经办人+证明或使用人+跟线会计
⑵展会项目开支：经办人+证明人+跟线会计+总经理
⑶固定资产开支：经办人+跟线会计+实物管理部门+部门经理
⑷其他开支：经办人+证明或使用人+跟线会计
报销要求：
员工在报销时，必须根据实际借款报销情况填制相应的借款报销单据，写明费用项目和用途，如属于展会项目项下的还需要注明展会名；所有单据必须粘贴附在报销单后，于规定的报销日期报销。

(二) 报账管理
各组人员，均执行本管理办法。
一．报账应注意以下事项：
各组必须在当期展会后第一个工作日将该展余款交回跟线会计，并负责催收展览会收入欠款，展会结束后十五天内将该展所有收入,支出及招商数上报经理(可列表后电邮至经理邮箱)（附表二）,待经理确认后方可按正常报销流程报销。如确需用款，可在将款项交回后再另行借款（借款按借款管理办法执行）。
各种报销凭证必须内容清楚；还必须注明日期、用途、所属展位、组别、用款人和金额；报销费用属于不同的两个或以上的展会的必须分开报销。所有报销凭证必须做到书写工整、分类清晰及所有附单金额合计必须与报销凭证上所列金额一致。报销时需附上已上报经理的收入支出明细表方可报销；报销时如已借款，必须付上借款单，否则不予报销。报销时金额与所附的收入支出明细表不附的，需附表说明（需有经理确认）。各种报销凭证，要由经办人及证明或使用人两人以上签字，展馆费、运输费等大项开支及必需的交际费、劳务费支出必须经公司总经理签字后，方可办理报销手续。对于手续不齐或逾期上报资料的，跟线会计可拒绝其报销，并在告知报销人员原因后上报经理未报销人员名单及金额。

（三）借款管理
借款人到财务部领取借款单。
借款人在借款单上注明借款原因、借款金额、借款用途、借款时间、还款期限、支票或现金等事项。
将填写好的借款单交给主管部门经理审核签字后交会计审核并签字。
将会计审核后的借款单交给公司经理审核并签字，若公司经理外出，由财务人员设法通知，同意后可先付款后补签。
借款人将审核完的借款单交给跟线会计，由借款人签字并领款。

（四）备用金管理
为更好的对公司款项进行管理，备用的使用对象：公司高管，招商人员等。备用金采取公司统一划入银行卡的方式发放。消费后凭正式票据及费用清单按规定程序报销后补足备用金。需使用人员至财务处领取备用金申请表（附表三），申请人在申请表人注明申请部门、申请金额、申请理由及用途、备用金保管人等事项后，申请人将申请单交给部门经理签字，再由公司经理签字后方可至会计处领取备用金。备用金实行半清算，每年农历新年前（即下半年结算时）归还所借备用金，次年年初再办理备用金借款手续。

财务人员岗位职责
跟线会计岗位规定
本规定包括现金及银行存款，收入及支出等。
本公司跟线会计根据审核后的传票，办理现金票据的支付、登记及移交；

所有支出凭证应由会计严格审核其内容与金额是否与实际相符，领款人的印鉴是否相符，如有疑问，应先查询后始能支付；
跟线会计对各种款项的支付，应将款项交给领款人本人，本公司人员不得代领；
本公司的一切支付，应以处理妥善的传票或凭证为依据，任何要求先行支付后补手续者均应予拒绝；
财务部门开具传票时应先审核原始凭证是否符合公司的规定，其次经过公司有关人员审核后方可办理支付；
财务部岗位职责细则
跟线会计岗位职责
保管公司财务印鉴和各项财务资料。
收款
严格按公司的收入管理规定办理收款业务，收款时审验人民币真伪，认真清点，不得发生少收、多收款现象；收客户款应在收据上注明“定金、展款”等字样并注明交款人姓名等，并在记账联上注明招商人员，最后在收据上加盖“现金收讫”章；收支票应注明支票号，同时将有关资料输入计算机，做到及时准确无误。
付款
严格按公司的成本费用支出管理规定和借款、报销管理规定办理付款业务。
制单与记账
根据审核后的原始凭证和会计科目的使用要求采取收、付、转的方式制单，做到字迹清楚，数字准确，摘要言简意赅，当日凭证当日制单，积压单不得超过2个工作日；
负责现金帐和银行帐的记账工作，当天的业务必须当天入帐，做到日清月结；
每日核对库存现金与现金帐余额是否相符，及时核对银行存款余额，月末编制《银行存款余额调节表》；
每展结束后应及时扎帐,结出当前现金余额并制作”现金收入支出报表”.与会计核对发生额及余额，做到帐证、帐实、帐帐相符。

会计岗位职责
保管公司各项财务资料；
记帐和报表
根据帐簿设置管理规定设置帐簿；
根据会计核算政策和会计科目使用管理规定及时进行帐务处理，登记总帐、多栏帐和二级、三级明细帐，做到帐证、帐帐、帐表相符；
根据报表管理规定每展按时编制并上报各种财务报表，如《费用明细表》、《资产负债表》、《损益表》；
审核
审核原始凭证。员工报销或借款的内容是否完整，数字计算是否准确，大小写是否一致，签章是否齐全，发票是否合法等；
审核记帐凭证。记帐凭证的编制是否以原始凭证为依据，会计科目的使用是否合理，金额是否准确，借贷方是否平衡等；
审核收据、发票和支票。收据和发票的开具是否以收到货币资金为准，是否有未交回的收据和发票，支票的开具是否正确，是否及时入帐，登记簿的记录是否齐全等；
资产管理
根据资产管理规定对公司的资产进行登记、入帐、保管、检查等管理工作，做到帐帐、帐实相符。

付款申请单
日期： 年    月    日                         附件张数：_______
供货商

合同编号

付款事由：

总经理审批意见：

收入支出明细
所属展览会： 制表人：
日期
收入金额
支出金额
招商数
备注

备 用 金 申 请 表
计量单位：人民币/元
申请部门

申请金额
￥ （人民币大写): .
申请理由及用途

备用金保管人

保管方式

部门经理审批：

年 月 日
总经理审批：

年 月 日
合同管理制度

1 范围
本标准规定了龙腾公司合同管理工作的管理机构、职责、合同的授权委托、洽谈、承办、会签、订阅、履行和变更、终止及争议处理和合同管理的处罚、奖励；
本标准适用于龙腾公司项目建设期间的各类合同管理工作，厂内各类合同的管理，厂内所属各具法人资格的部门，参照本标准执行。
2 规范性引用文件
《中华人民共和国合同法》
《龙腾公司合同管理办法》
3 定义、符号、缩略语
无
4 职责
4.1 总经理：龙腾公司经营管理的法定代表人。负责对厂内各类合同管理工作实行统一领导。以法人代表名义或授权委托他人签订各类合法合同，并对电厂负责。
4.2 工程部：是发电厂建设施工安装等工程合同签订管理部门；负责签订管理基建、安装、人工技术的工程合同。
4.3 经营部：是合同签订管理部门，负责管理设备、材料、物资的订购合同。
4.5 合同管理部门履行以下职责：
4.5.1 建立健全合同管理办法并逐步完善规范；
4.5.2 参与合同的洽谈、起草、审查、签约、变更、解除以及合同的签证、公证、调解、诉讼等活动，全程跟踪和检查合同的履行质量；
4.5.3 审查、登记合同对方单位代表资格及单位资质，包括营业执照、经营范围、技术装备、信誉、越区域经营许可等证件及履约能力（必要时要求对方提供担保），检查合同的履行情况；
4.5.4 保管法人代表授权委托书、合同专用章，并按编号归口使用；
4.5.5 建立合同管理台帐，对合同文本资料进行编号统计管理；
4.5.6 组织对法规、制度的学习和贯彻执行定期向有关领导和部门报告工作；
4.5.7 在总经理领导下，做好合同管理的其他工作，
4.6 工程技术部：专职合同管理员及材料、燃料供应部兼职合同管理员履行以下职责：
4.6.1 在主任领导下，做好本部门负责的各项合同的管理工作，负责保管“法人授权委托书”；
4.6.2 签订合同时，检查对方的有关证件，对合同文本内容依照法规进行检查，检查合同标的数量、金额、日期、地点、质量要求、安全责任、违约责任是否明确，并提出补充及修改意见。重大问题应及时向有关领导报告，提出解决方案；
4.6.3 对专业对口的合同统一编号、登记、建立台帐，分类整理归档。对合同承办部门提供相关法规咨询和日常协作服务工作；
4.6.4 工程技术部专职合同管理员负责收集整理各类合同，建立合同统计台帐，并负责
合同管理制度

1 范围
本标准规定了龙腾公司合同管理工作的管理机构、职责、合同的授权委托、洽谈、承办、会签、订阅、履行和变更、终止及争议处理和合同管理的处罚、奖励；
本标准适用于龙腾公司项目建设期间的各类合同管理工作，厂内各类合同的管理，厂内所属各具法人资格的部门，参照本标准执行。
2 规范性引用
《中华人民共和国合同法》
《龙腾公司合同管理办法》
3 定义、符号、缩略语
无
4 职责
4.1 总经理：龙腾公司经营管理的法定代表人。负责对厂内各类合同管理工作实行统一领导。以法人代表名义或授权委托他人签订各类合法合同，并对电厂负责。
4.2 工程部：是发电厂建设施工安装等工程合同签订管理部门；负责签订管理基建、安装、人工技术的工程合同。
4.3 经营部：是合同签订管理部门，负责管理设备、材料、物资的订购合同。
4.5 合同管理部门履行以下职责：
4.5.1 建立健全合同管理办法并逐步完善规范；
4.5.2 参与合同的洽谈、起草、审查、签约、变更、解除以及合同的签证、公证、调解、诉讼等活动，全程跟踪和检查合同的履行质量；
4.5.3 审查、登记合同对方单位代表资格及单位资质，包括营业执照、经营范围、技术装备、信誉、越区域经营许可等证件及履约能力（必要时要求对方提供担保），检查合同的履行情况；
4.5.4 保管法人代表授权委托书、合同专用章，并按编号归口使用；
4.5.5 建立合同管理台帐，对合同文本资料进行编号统计管理；
4.5.6 组织对法规、制度的学习和贯彻执行，定期向有关领导和部门报告工作；
4.5.7 在总经理领导下，做好合同管理的其他工作，
4.6 工程技术部：专职合同管理员及材料、燃料供应部兼职合同管理员履行以下职责：
4.6.1 在主任领导下，做好本部门负责的各项合同的管理工作，负责保管“法人授权委托书”；
4.6.2 签订合同时，检查对方的有关证件，对合同文本内容依照法规进行检查，检查合同标的数量、金额、日期、地点、质量要求、安全责任、违约责任是否明确，并提出补充及修改意见。重大问题应及时向有关领导报告，提出解决方案；
4.6.3 对专业对口的合同统一编号、登记、建立台帐，分类整理归档。对合同承办部门提供相关法规咨询和日常协作服务工作；
4.6.4 工程技术部专职合同管理员负责收集整理各类合同，建立合同统计台帐，并负责