采购操作程序图.doc

东莞亚元电脑科技有限公司
采购操作手册

采购操作程序图：
财务单位
生产部门
采购部门
仓库部门
销售部门
采购退货单
进仓单
物料需求分析
采购建议
询价单
请购单
销售订单
用料计划
采购发票
采购收货单
采购订单

采购付款

退货发票
出仓单

操作步骤：
1． 采购订单：
采购订单分从物料需求分析采购建议、用料计划、采购询价单、销售订单转入和手工新增五种
1.1.从物料需求分析采购建议转入：
生产部门对生产计划进行物料需求分析后会生成一个物料需求计划跟踪，点击“生产”菜单à“物料需求计划跟踪”进入物料需求计划跟踪，双击下达的计划号，进入“物料需求规划建议”，点击“采购建议”，选中需要下达采购的货品，并指定供应商，点击“下达单据”按钮下达，系统会按供应商汇总生成采购订单，双击上面的货品可以查看对应的采购订单，生成的采购订单是没有审核，用户可以对相关信息进行修改，采购订单审核后生效。
1.2.从用料计划转入：
生产部门可以根据生产任务单制定用料计划，用料计划审核后，采购部门点击“采购系统”à“采购订单”进入采购订单界面，点击“选择单据”按钮，在弹出的窗口中“选择单据类型”右侧点击选择“用料计划单”，再在下面选中需要下采购订单的单据和货品，选中后点确定，用户可以再对采购订单的内容进行修改，信息确认完后点“保存退出”即可，如果是由自己审核的,可以点击“单据操作”à“审核单据”直接审核单据。
1.3.从采购询价单转入：
采购订单也可以用前面的采购询价单转入，具体操作方法请参考上面的从用料计划转入，操作方法基本相同。
1.4.从销售订单转入：
这种用于销售的货品是直接从外面采购，不需要经过加工，具体操作方法请参考上面的从用料计划转入，操作方法基本相同。
1.5.手工新增：
这是最常用的一种采购订单，采购部门按照各部门的请购单来新增采购订单，操作方法：点击“采购系统”à“采购订单”进入采购订单界面，在单据明细中的"货品编码"或"品名"的下侧选择需要采购的货品，也可以直接输入货品编码或品名按回车键，货品选择后录入需采购的数量，点击“供应商”右侧的文本框选择采购货品的供应商，再选择送货方式和送货日期等其它相关信息，信息确认完后点“保存退出”即可，如果是由自己审核的,可以点击“单据操作”à“审核单据”直接审核单据。
2．采购订单审核
2.1.如果单据是由另外一个人来审核的,点击“采购”菜单à“审核采购单据”à“审核采购订单”,在弹出的窗口中把需要审核的单据打勾,可以进行多选和全选来成批审核,选完后确定即可。
2.2.也可以打开采购订单,点击“前单”找到需要审核的单据,再点击“单据操作”à“审核单据”来审核单据。
2.3.单据审核后不能进行修改或删除,需修改或删除的必须先对单据进行反审核后才能进行修改或删除,操作方法为:首先找到要修改或删除单据, 点击“单据操作”à“反审核单据”来反审核单据（如果有采购收货单引入采购订单必须把引入的采购收货单删掉再才能反审核）,反审核后就可以对单据进行修改或删除。
3．采购收货单：
采购收货单分按采购订单收货和直接收货两种。
3.1.按采购订单：
供应商送货过来后，点击“采购系统”à“采购收货单”进入采购收货单界面，点击“供应商”右侧的文本框选择送货的供应商，点击“选择单据”在弹出的窗口选择送货对应的的采购订单和货品，选择后点确定，用户可以对选择出来货品的数量进行修改，按供应商实际送货的数量和货品收货，一张采购订单可以分多次开采购收货单，用户还需在单据选择仓库、提货方式、付款方式等相关信息，仓库为必选项，信息确认完后点“保存退出”即可，如果是由自己审核的,可以点击“单据操作”à“审核单据”直接审核单据。
3.2.直接收货
直接收货为没有下采购订单的，直接要供应商送过来的，只需在采购收货单上选择供应商，收到什么货品和其它相关信息，不需要点击“选择单据”选择采购订单。
4．采购收货单审核
2.1.如果单据是由另外一个人来审核的,点击“采购”菜单à“审核采购单据”à“审核采购收货单”,在弹出的窗口中把需要审核的单据打勾,可以进行多选和全选来成批审核,选完后确定即可。
2.2.也可以打开采购收货单,点击“前单”找到需要审核的单据,再点击“单据操作”à“审核单据”来审核单据。采购收货单审核后，仓库根据采购收货单开进仓单。
2.3.单据审核后不能进行修改或删除,需修改或删除的必须先对单据进行反审核后才能进行修改或删除,操作方法为:首先找到要修改或删除单据, 点击“单据操作”à“反审核单据”来反审核单据（如果有采购发票或进仓单引入采购订单，必须把引入单据删掉再才能反审核）,反审核后就可以对单据进行修改或删除。
5．采购发票
采购收货单审核后点击“单据操作”à“生成采购发票”生成一张采购发票，在采购发票上点击“单据操作”à“审核单据”审核采购发票，采购发票审核后ERP的帐面数量才会增加，所以请采购收货单审核后及时生成采购发票并审核。
6．采购退货单
点击“采购系统”à“采购退货单”进入采购退货单界面，点击“供应商”右侧的文本框选择需退货的供应商，点击“选择单据”在弹出的窗口选择退货对应的的采购收货单和货品，选择后点确定，输入退货的数量，还需在单据选择仓库、送货方式等相关信息，仓库为必选项。信息确认完后点“保存退出”即可，如果是由自己审核的,可以点击“单据操作”à“审核单据”直接审核单据。采购退货单审核后，仓库根据采购退货单开出仓单。
7．采购退货发票
采购退货单审核后点击“单据操作”à“生成退货发票”生成一张退货发票，在采购发票上点击“单据操作”à“审核单据”审核退货发票，退货发票审核后ERP的帐面数量才会减少，所以请采购退货单审核后及时生成退货发票并审核。
合同管理制度

1 范围
本标准规定了龙腾公司合同管理工作的管理机构、职责、合同的授权委托、洽谈、承办、会签、订阅、履行和变更、终止及争议处理和合同管理的处罚、奖励；
本标准适用于龙腾公司项目建设期间的各类合同管理工作，厂内各类合同的管理，厂内所属各具法人资格的部门，参照本标准执行。
2 规范性引用
《中华人民共和国合同法》
《龙腾公司合同管理办法》
3 定义、符号、缩略语
无
4 职责
4.1 总经理：龙腾公司经营管理的法定代表人。负责对厂内各类合同管理工作实行统一领导。以法人代表名义或授权委托他人签订各类合法合同，并对电厂负责。
4.2 工程部：是发电厂建设施工安装等工程合同签订管理部门；负责签订管理基建、安装、人工技术的工程合同。
4.3 经营部：是合同签订管理部门，负责管理设备、材料、物资的订购合同。
4.5 合同管理部门履行以下职责：
4.5.1 建立健全合同管理办法并逐步完善规范；
4.5.2 参与合同的洽谈、起草、审查、签约、变更、解除以及合同的签证、公证、调解、诉讼等活动，全程跟踪和检查合同的履行质量；
4.5.3 审查、登记合同对方单位代表资格及单位资质，包括营业执照、经营范围、技术装备、信誉、越区域经营许可等证件及履约能力（必要时要求对方提供担保），检查合同的履行情况；
4.5.4 保管法人代表授权委托书、合同专用章，并按编号归口使用；
4.5.5 建立合同管理台帐，对合同文本资料进行编号统计管理；
4.5.6 组织对法规、制度的学习和贯彻执行，定期向有关领导和部门报告工作；
4.5.7 在总经理领导下，做好合同管理的其他工作，
4.6 工程技术部：专职合同管理员及材料、燃料供应部兼职合同管理员履行以下职责：
4.6.1 在主任领导下，做好本部门负责的各项合同的管理工作，负责保管“法人授权委托书”；
4.6.2 签订合同时，检查对方的有关证件，对合同文本内容依照法规进行检查，检查合同标的数量、金额、日期、地点、质量要求、安全责任、违约责任是否明确，并提出补充及修改意见。重大问题应及时向有关领导报告，提出解决方案；
4.6.3 对专业对口的合同统一编号、登记、建立台帐，分类整理归档。对合同承办部门提供相关法规咨询和日常协作服务工作；
4.6.4 工程技术部专职合同管理员负责收集整理各类合同，建立合同统计台帐，并负责

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