技术文件管理办法.doc

*********公司

技术文件管理办法

受控状态：

发放编号：

发布日期： 实施日期：
编 制： 审 核： 　　 批 准：
1 目的
规定本公司技术文件的编制、审核、批准、更改、发放、借阅、复制、使用和保管要求，确保相关部门使用的技术文件有效性和完整性。
2 适用范围
适用于本公司工艺文件(工艺图纸和工艺作业指导卡)、设计文件(设计图纸)、外来技术标准(公司企业标准、国家和行业标准)和本公司自行编制的检验规范/规程等技术文件的管理。
3 职责
3.1 技术质量部
a) 负责内部技术文件的编制、审批、发放、归档和借阅的管理；
b) 负责外来技术文件的识别、发放和归档。
3.2 各相关部门负责技术文件的使用和保管。
4 工作程序
4.1 技术文件编制、收集和发放的管理
4.1.1 技术质量部针对产品的要求，通过策划，制定工艺规程、检验规范等技术文件，必要时组织公司有关人员参与制定。
4.1.2 技术质量部收集有关资料，作为开发产品的依据，这些资料应由公司各职能部门对其适宜性进行评审。
4.1.3本公司编制的技术文件由常务副总批准后，由技术质量部登记发放，对失效或作废的技术文件应由其一并收回，并予以集中归档。
4.1.4 任何部门及其个人对收集到的如国家标准、行业标准等外来文件，均应移交到技术质量部归档管理，对部门需经常参照执行的文件，均由技术质量部负责复印，将复印件按《文件控制程序》的要求进行控制，进行发放，防止文件误用。
4.1.5 技术文件的发放按照公司程序文件《文件控制程序》的规定执行。
4.2 技术文件的评审和批准
4.2.1 公司自行编制的技术文件由技术质量部组织本公司人员评审，必要时组织公司有关人员对其符合性进行评审。
4.2.2 技术文件经评审符合要求后，由技术质量部呈送公司常务副总批准后发放。
4.3 技术文件的更改
4.3.1 在使用中发现技术文件有差错或需进行更改，由原编制部门进行更改，若指定其它人员更改，更改实施者应取得相应的背景资料。
4.3.2 技术文件更改后，应执行本文件4.2.2条款的要求。
4.3.3 技术文件使用部门的任何人员均不得擅自更改文件，若有更改需求，应向技术质量部提出更改申请，由技术质量部确认后方可按本文件规定的要求实施更改。
4.3.4 当发现擅自更改或不执行情况，技术质量部开出《纠正措施处理单》限期进行整改，严重的应按违反公司规章进行处理，对造成损失将追究经济责任，对造成事故的移交有关方面处理。
4.4 技术文件使用的管理
4.4.1 使用部门接受发放的技术文件后应仔细检查文件的完整性，如是否有漏页等，确认无误后签名，并对技术文件进行登记造册，将其填写于《体系文件受控清单》。
4.4.1 使用部门应妥善保管发放到本部门相关人员或作业场所的技术文件，并经常检查有关人员对有关技术文件的执行、保管情况，避免其出现遗失、损坏等现象。如发现技术文件遗失、损坏，应及时报告技术质量部，由其根据需要予以补发并重新登记。
4.4.2 技术质量部在技术文件的使用过程中，实行归口划片检查的原则。即质量检验方面的技术文件由归口质量管理员对使用现场进行检查、工艺和设计技术文件由工艺和产品技术人员实施检查。
4.4.3 技术质量部在技术文件的检查过程中，如发现现场文件出现遗失、损坏且没有报告时，将按《行为规范》的有关规定进行处理。
4.4.4 作废技术文件按照《文件控制程序》关于作废文件的管理要求实施。
4.5 技术文件的归档、保存和借阅
4.5.1 技术质量部对公司所有技术文件进行收集、整理、登记、保管及办理借阅手续。
4.5.2 工艺文件、技术标准(国标、行标、企标或内控标准)、试验方法标准(国标、行标、内控标准)、设计文件通常情况下保存10年，若因特殊需要可适当延长2-3年。
4.5.3 技术文件原则上仅供本公司人员借阅使用，确因工作需要或向外部提供时，应向技术质量部报告并办理借阅的相关手续，并在规定的期限内予以归还。
4.5.4 借阅的技术文件必须保证完整与安全、不得私自拆散、涂改、换页。用毕后立即归还，由技术质量部当面检查其完好情况。
4.5.3 不得私自转借、复制或供外单位使用技术文件，一旦发现，报请公司领导处理。
4.6 本办法由技术质量部结合平时工艺执行情况一同监督实施。
5 相关文件
《文件控制程序》
合同管理制度

1 范围
本标准规定了龙腾公司合同管理工作的管理机构、职责、合同的授权委托、洽谈、承办、会签、订阅、履行和变更、终止及争议处理和合同管理的处罚、奖励；
本标准适用于龙腾公司项目建设期间的各类合同管理工作，厂内各类合同的管理，厂内所属各具法人资格的部门，参照本标准执行。
2 规范性引用文件
《中华人民共和国合同法》
《龙腾公司合同管理办法》
3 定义、符号、缩略语
无
4 职责
4.1 总经理：龙腾公司经营管理的法定代表人。负责对厂内各类合同管理工作实行统一领导。以法人代表名义或授权委托他人签订各类合法合同，并对电厂负责。
4.2 工程部：是发电厂建设施工安装等工程合同签订管理部门；负责签订管理基建、安装、人工技术的工程合同。
4.3 经营部：是合同签订管理部门，负责管理设备、材料、物资的订购合同。
4.5 合同管理部门履行以下职责：
4.5.1 建立健全合同管理办法并逐步完善规范；
4.5.2 参与合同的洽谈、起草、审查、签约、变更、解除以及合同的签证、公证、调解、诉讼等活动，全程跟踪和检查合同的履行质量；
4.5.3 审查、登记合同对方单位代表资格及单位资质，包括营业执照、经营范围、技术装备、信誉、越区域经营许可等证件及履约能力（必要时要求对方提供担保），检查合同的履行情况；
4.5.4 保管法人代表授权委托书、合同专用章，并按编号归口使用；
4.5.5 建立合同管理台帐，对合同文本资料进行编号统计管理；
4.5.6 组织对法规、制度的学习和贯彻执行，定期向有关领导和部门报告工作；
4.5.7 在总经理领导下，做好合同管理的其他工作，
4.6 工程技术部专职合同管理员及材料、燃料供应部兼职合同管理员履行以下职责：
4.6.1 在主任领导下，做好本部门负责的各项合同的管理工作，负责保管“法人授权委托书”；
4.6.2 签订合同时，检查对方的有关证件，对合同文本内容依照法规进行检查，检查合同标的数量、金额、日期、地点、质量要求、安全责任、违约责任是否明确，并提出补充及修改意见。重大问题应及时向有关领导报告，提出解决方案；
4.6.3 对专业对口的合同统一编号、登记、建立台帐，分类整理归档。对合同承办部门提供相关法规咨询和日常协作服务工作；
4.6.4 工程技术部专职合同管理员负责收集整理各类合同，建立合同统计台帐，并负责
合同管理制度

1 范围
本标准规定了龙腾公司合同管理工作的管理机构、职责、合同的授权委托、洽谈、承办、会签、订阅、履行和变更、终止及争议处理和合同管理的处罚、奖励；
本标准适用于龙腾公司项目建设期间的各类合同管理工作，厂内各类合同的管理，厂内所属各具法人资格的部门，参照本标准执行。
2 规范性引用
《中华人民共和国合同法》
《龙腾公司合同管理办法》
3 定义、符号、缩略语
无
4 职责
4.1 总经理：龙腾公司经营管理的法定代表人。负责对厂内各类合同管理工作实行统一领导。以法人代表名义或授权委托他人签订各类合法合同，并对电厂负责。
4.2 工程部：是发电厂建设施工安装等工程合同签订管理部门；负责签订管理基建、安装、人工技术的工程合同。
4.3 经营部：是合同签订管理部门，负责管理设备、材料、物资的订购合同。
4.5 合同管理部门履行以下职责：
4.5.1 建立健全合同管理办法并逐步完善规范；
4.5.2 参与合同的洽谈、起草、审查、签约、变更、解除以及合同的签证、公证、调解、诉讼等活动，全程跟踪和检查合同的履行质量；
4.5.3 审查、登记合同对方单位代表资格及单位资质，包括营业执照、经营范围、技术装备、信誉、越区域经营许可等证件及履约能力（必要时要求对方提供担保），检查合同的履行情况；
4.5.4 保管法人代表授权委托书、合同专用章，并按编号归口使用；
4.5.5 建立合同管理台帐，对合同文本资料进行编号统计管理；
4.5.6 组织对法规、制度的学习和贯彻执行，定期向有关领导和部门报告工作；
4.5.7 在总经理领导下，做好合同管理的其他工作，
4.6 工程技术部：专职合同管理员及材料、燃料供应部兼职合同管理员履行以下职责：
4.6.1 在主任领导下，做好本部门负责的各项合同的管理工作，负责保管“法人授权委托书”；
4.6.2 签订合同时，检查对方的有关证件，对合同文本内容依照法规进行检查，检查合同标的数量、金额、日期、地点、质量要求、安全责任、违约责任是否明确，并提出补充及修改意见。重大问题应及时向有关领导报告，提出解决方案；
4.6.3 对专业对口的合同统一编号、登记、建立台帐，分类整理归档。对合同承办部门提供相关法规咨询和日常协作服务工作；
4.6.4 工程技术部专职合同管理员负责收集整理各类合同，建立合同统计台帐，并负责