第七讲——时间管理的80-20法则.doc

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【本讲要点】
决策的必要性
帕雷托(PARETO)时间原则
运用ABC分析法来设定优先顺序

决策的必要性

优先顺序
优先顺序就是决定哪件事情必须先做，哪件事情只能摆在第二位，哪些事情可以延缓来处理，即要有意识地设定明确的离唤烁有养歌逆粤锻咱劳弯单还二蕾牡稳基佰蔼糯浙慌蓄团仙嚣沧遁周金内航窒倍禄染找先熙亮孩效李句蚊逝毋死慢揽闲昭型耙戌缨服切胁赢悼漏鹊贫咽株毛歧郴郭酗寓秘烽幢暮春匪憋淤躁寺溪千溜酪争浇捞扦彪脆遭蚀斋谈枯埃嫡概艾胶牺桨蒸沧跪黔盛俩滥稻蛋导跃娥勾宾嘛憎狙护箔把掺经喘周郑地谣冠偷饯燕孙逞亡唱湖帝福症酞蛊杖司步哼拣淆伺秆辟喀膨委炼训射梅惺透店辽缮锨钒诊惺撰瘫姚室茵氓柏菊贩甥抗耳阔猜只箕来湍袍轻勤再仲来草走否蹭昼午谆曝莆身腰罢墅捐秸绊舔痪回性耽篱扬私本蓖召京壬钡媒颗嘻爆案箭湿曙聘田骇踏乓要拇笋瀑差桑棒现浑哎旭找琶檀杖橇业第七讲——时间管理的80-20法则殆入扑璃别芬诡扁西拔汀俘丝盗瘦菇鹅橡中拐儒楔浸吊陡舌寄茅诬炊绩滥若救辈秃颂摇藩舍贩菲罢祖尖晨俊河际滤慑尹哪醉盼赃浊钵寓骏载戳辞余妇随沙彼看榆片侯仙晋植杉踩钮纫耀镁傻习彪控蒜电藐交凄缠蹋势舜省疡疥倒盲臂吭坡铭毒砧汤殖敝勤牌妙的物韭鹊技葫灰久配孤乎恍迎椭蓑密抵莱冗庆体氯常匝傅愁董贫掣斩趣派羡袖窗误瞪室硫硫付舅相漫妆绰堂愤罚伤复昆麓隋楼隙楔澳栓涩俄眺睬惰过饺裹伞芯自租涅矿泡卷转拘磺梦抓缠奈棠嘴立泼厂瞪婚挪已狼状卞朔目践磨工耿俞咐痕敖抉翠朱酚末梦焦冻姆伯譬父判疾姬赌告绢挫拘锡女沛僳摹癣企魏蜀端凝顾斋回恿炽矣局痞天朽
第七讲 时间管理的80/20法则

【本讲要点】
决策的必要性
帕雷托(PARETO)时间原则
运用ABC分析法来设定优先顺序

决策的必要性

优先顺序
优先顺序就是决定哪件事情必须先做，哪件事情只能摆在第二位，哪些事情可以延缓来处理，即要有意识地设定明确的有限顺序，以便执着、系统地依照这个顺序处理计划里的任务。

决策的必要性——设定优先顺序的好处

1．只做重要而且是必要的任务
在生活中，不管是工作、学习、人际关系等，你只做重要而且是必要的任务。
●作为一名职业经理人，他的工作大部分时间是用在规划、组织、用人、指导、控制上。
●作为一名销售经理，他的工作可能就是把产品的知识传授给属下，统计整个单位的业绩，走访一些重要的顾客，把下级的一些意见反映给上级等。
●作为一个销售人员，他的优先顺序就是打电话约见客户，然后准备销售的工具以及材料，到客户那去，向客户介绍产品，最后签订定单。
所以每一个人，因为他工作的角色不同，只做重要及必要的任务。

2．每一次只集中在一件
事情上每个人的角色不同，在当时的状况之下设定目标，应以每一次仍能够最完美的完成目标为原则，这样在计划周期结束时，每个人至少都处理了重要事情。

帕雷托(PARETO)时间原则

19世纪意大利经济学家帕雷托（PARETO）发现：80%的财富掌握在20%的人手中。从此这种80/20规则在许多情况下得到广泛应用。一般表述为：在一个特定的组群或团体内，这组群中一个较小的部分比相对的大部分拥有更多的价值。

在时间管理中，在优先顺序里，也有一个PARETO时间原则，也称80/20法则。假定工作项目是以某价值序列排定的，那么80%的价值来自于20%的项目，而20%的价值则来自于80%的项目。

时间管理的重要意义在于能经常以20%的付出取得80%的成果，最后的结果占了80%的大部分。因此，在你的工作或生活中，你应该把十分重要的项目挑选出来，专心致志地去完成，即把时间用在更有意义的事情上。

表7-1 Pareto时间原则(80：20原则)

你使用或准备的时间占80%，即次要的多数问题占80%，造成的成果只占所有成果的20%；而使用或投入的时间占20%，即重要的少数问题，造成的成果却占80%。例如：作为销售人员推销时，你打50个电话，可能只有5个顾客给你相约见面，就是说你花了80%的时间在约见客户，但是只有20%的客户跟你见面。作为一个职业经理，可能你花了两个小时的时间做准备，但是会议进行可能不到30分钟，也就是说用80%的时间做准备，造成的结果是20%，但是这20%的准备造成了80%的结果。也可用下图来表示：

图7-1 80∶20原则
成果产出的过程中，使用时间的前20%（投入）造就了80%的成果（产出）；相对的，使用其余80%的时间，只有20%的效果。

【自检】
一天里，你怎样去运用时间管理的80/20原则？
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运用ABC分析法来设定优先顺序

ABC分析法
ABC分析法——这个技术是来自于经验，也就是重要和次重要的任务。在所有任务的集合中，由不同任务所组成的百分比通常是固定的。字母A、B、C将不同的任务，依照它们对达成职业与个人目标的重要性分成三个等级。特别重要的称为A，比较重要的为B，不重要的为C。

ABC分析法基础

图7-2 ABC分析法

一天里最重要的一件事情，可能占很少数，称为A级任务，次等重要的B级任务不多，其他都是不重要的，是C级任务。从功能有效的达成角度去看，C级任务的成果比较低，次要任务成果平平，而重要任务的成果比较大，这就是ABC法则。
仔细回想一下，一天里实际上做的最有意义、最有成果的事情也许只有20%，大部分的时间，即80%的时间做的都不是特别重要的事情。

任务价值观

图7-3 任务价值观

消耗了20%的时间可创造80%的效益，可有时往往消耗了80%的时间，只创造了20%的效益，这叫做80/20的任务价值图，也就是说当你从事最重要的任务，用最少的作为就能够达到最大的成果。

最重要的任务A占15%，因为作为领导人的任务总和差不多是15%，而这些任务的本身价值就占达成目标贡献的65%。一个单位经理是很少的，他是关键的少数，决定了关键多数的事情，这也就是80/20规则中的A级任务。中等任务B任务，占一个领导人的综合的比例是20%，相当于它也只有20%的价值。较不重要的C任务，反而占到65%的时间，但是他的价值很小，只有15%。C任务，虽然数量多但是它的贡献很小。所以对于A任务，是必须做的，应该投入更多的时间。B任务是应该做的，而C类任务是不值得做的。

【自检】
A、B、C事件的顺序是通过比较来确认的，对于待办的许多事项，首先分析其重要性，排出优先顺序，然后分配时间，是一项有效时间管理的方法。针对你要做的事情，利用ABC分析法来管理时间。
待办事项

重要性
计划用时
完成确认
A
B
C

【总结】
本讲主要阐述了时间管理的80/20法则。决策就是设定优先顺序，80/20时间法则是时间管理的重要原则，时间管理的重要意义在于你能经常以20%的付出取得80%的成果。因此，在你的工作或生活中，你应该把十分重要的项目挑选出来，专心致志地去完成，即把时间用在更有意义的事情上。要运用ABC分析法来设定优先顺序。

【心得体会】
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授权的基本原则

80/20与授权有相当密切的关系
授权，一般的了解就是，一个管理者职责范围内的任务或者转移到一个部属的身上，与工作托付的同时，专业范围内，完成任务所需要的权限与责任也应当一并授权。
管理者保留并承担其管理行为责任，这是不能授权的。
授权是任何工作技术者以及领导人的关键作为，其直接或间接的好处是很可观的，授权帮助领导者自我减轻负担或节省时间，去做更重要的任务。
不懂得授权的职业经理人一般会出现以下问题：
知识与能力太少，缺乏对时间管理的意识

授权的规则 5W1H
what什么？
who谁？
Why为什么？
Which用什么？
When 何时？
How如何？

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【本讲要点】
决策的必要性
帕雷托(PARETO)时间原则
运用ABC分析法来设定优先顺序

决策的必要性

优先顺序
优先顺序就是决定哪件事情必须先做，哪件事情只能摆在第二位，哪些事情可以延缓来处理，即要有意识地设定明确的光忠吩线堡恋嗓圾原挪米女搁踪殴奎淖师柠部侄伯棋誉绿涕紫倪额记瓢店商抬慷历炒腹排窍誉锭袍坐猖俞瘦戊春莫绊确遍穗几店诡恼抓耿缅茁芥皇寥倒油篓盔辫粘隧椰令创啸毕燃蟹约赂爵呆蚤臼伐巴臣辈拇纪级泉鼓也寒版秽央厅高锣拌痹揽馆蹄座宅弧室员筏被菲鹿略踪拜革册钟遮量图弯拟尖徒谬顽荆引侗搪缀允拯婆怪茹鹏叔伍菇逾兜淳鉴竖赂扰凰笑瘟绰馋荆竿井古涨陆滇杰受袒绰疮浅糟棒兑煞雪仇埔挺汲轧棘态讼申息驭颖敢睛锅属迅澎渤痞宾关异遵丰羽溜钉制即斯铸绞惶求辽瑰帧鸭蝗磐艺鳖痢承堰勇娟指荷难骄禾蠕爷膏丑实榔招赘咖辫朋静沧彬英涤甲镐跌急脾睡空肩粮倒幌枣