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企业内部控制应用指引第7号采购业务第一节 总 则一、采购应用指引的目的及依据 为了引导企业加强对采购与付款业务的内部控制，规范采购与付款行为，防范采购与付款过程中的差错和舞弊，根据企业内部控制规范基本规范以及国家有关法律法规，制定本应用指引。二、采购应用指引的基本目标 1. 保证存活的采购与生产、销售一致。2. 保证采购的存货品质优良。3. 保证货款支付或负债增加真实性与合理性。4. 合理揭示企业应享有的购货折扣与折让。5. 防止采购环节中违法乱纪行为的发生。6. 保证及时、准确地提供存货采购的会计信息。三、采购业务内部控制的风险与关键控制点（一）企业至少应当关注涉及采购业务的下列风险： 1.采购行为违反国家法律法规，可能遭受外部处罚、经济损失和信誉损失。 2.采购未经适当审批或超越授权审批，可能因重大差错、舞弊、欺诈而导致损失。 3.请购依据不充分、不合理，相关审批程序不规范、不正确，可能导致企业资产损失、资源浪费或发生舞弊。 4.采购行为违反法律法规和企业规章制度的规定，可能受到有关部门的处罚造成资产损失。 5.验收程序不规范，可能造成账实不符或资产损失。6.款方式不恰当、执行有偏差，可能导致企业资金损失或信用受损。（二）采购业务内部控制的关键控制点 （1）采购付款岗位责任制。 （2）采购付款授权批准责任制。 （3）请购控制程序。（4）定货报价控制程序。（5）验收控制程序。第二节 采购内控的各环节一、采购的业务环节 采购与付款业务的内部控制涉及许多业务环节。这些业务环节及其控制的主要内容是： 1请购 根据生产经营需要和储备情况，由仓储或需用部门提出请购单，经领导批准后，交采购供应部门办理。 2订购采购供应部门收到批准的请购单后，应与采购计划进行核对，并深入车间、仓库或销售部门进行调查，确定采购的具体品种、规格、数量，指定采购人员组织采购，大宗货物采购应与供货企业签订合同，并将合同副本分送会计部门及请购部门，以便检查合同的执行情况。 3验收 采购合同签订后，应建立催收制度，督促供货企业按期交货。采购的货物运达后，须由仓储部门对照购货发票、合同副本等清点数量，检验质量。根据点验结果填写入库单一式数联，以分别登记业务账、会计账和保管账。在验收时，如果出现品名、规格、花式、质量、数量等不符合合同的，应如实做出记录，并填写书面报告；如有严重不符的，应提出拒绝验收。 4付款 财会部门收到供货企业转来的发票结算联及银行的结算凭证后，应送给采购供应部门复核，并与入库单、采购合同核对无误后，办理结算付款手续；同时在发票结算联上加盖“付讫”戳记。 5记账 财会部门根据上述有关原始凭证编制记账凭证，据以登记明细账和总分类账及其他有关账簿。二、岗位责任制与不相容岗位的分离 企业应当建立采购与付款业务的岗位责任制，明确相关部门和岗位的职责、权限，确保办理采购与付款业务的不相容岗位相互分离、制约和监督。 （一）采购业务的岗位责任制 在采购与付款业务的每一个环节应设置相应的岗位。这些岗位有请购、审批、询价、确定供应商、订立采购合同、审计、采购、验收、会计记录、付款审批、付款执行等。企业应实行岗位责任制，确保办理采购与付款业务的不相容岗位相分离。 （二）采购业务不相容岗位的分离 采购与付款业务不相容岗位至少包括采购业务的请购与请购审批；询价与确定供应商；采购合同的订立与审核；采购与验收；采购、验收与相关会计记录；付款审批与付款执行。 企业不得由同一部门或个人办理采购与付款业务的全过程，应根据具体情况对办理采购与付款业务的人员进行岗位轮换。（三）采购业务授权批准制度 企业应当建立采购与付款业务的授权制度和审核批准制度，并按照规定的权限和程序办理采购与付款业务。 （四）采购业务的人员的业务素质和职业道德要求企业应当配备合格的人员办理采购与付款业务，办理采购与付款业务的人员应当具备良好的业务素质和职业道德。案例背景：2007年8月2日，美国最大玩具商美泰公司(MattelInc.)向美国消费者安全委员会提出召回佛山利达生产的96.7万件塑胶玩具，理由是“回收的这批玩具表漆含铅量超标，对儿童的脑部发展会造成很大影响，美国环保组织塞拉俱乐部认为危及儿童安全。事发前，佛山利达的产量已居佛山玩具制造业第二。一夜之间，这家拥有十多年良好生产记录的合资企业成为众矢之的。在美国舆论的不断声讨下，玩具厂商及其上下游供应、检验链上的疏忽被一一曝光和放大。最终，佛山利达被出入境检验检疫部门要求整改，中国国家质量监督管理总局宣布暂停其产品的出口。利达被迫停产，2500名工人几乎无事可做，利达公司合伙人张树鸿承受重大压力，最终一死了之。张树鸿死后3日，美泰第二次宣布，召回的中国产玩具数量增加到1820万件。案例分析：长期以来，为了迎合监管部门的检查成为了我国企业质量控制的最大需求，以为过了监管这道关，就完事大吉。从内部控制的角度分析该事件，由于质量控制的缺失导致一个企业的破产。利达事件也反映出我国公司公司在整个生产流程和工艺控制上缺乏严格的内部控制。如果有了严格的质量控制体系，这种情况发生的可能性非常小。实际上，国际企业的供应商管理早有成熟的可借鉴模式。美国苹果公司对代工企业富士康的劳工问题调查，以及沃尔玛公司派出检察人员，甚至暗访人员对其供应商的进场监督，都可能对国内企业对上游供应商管理有所启示。第三节 请购与审批控制一、采购申请企业应当建立采购申请制度，依据购置商品或劳务的类型，确定归口管理部门，授予相应的请购权，并明确相关部门或人员的职责权限及相应的请购程序。请购部门提出的采购需求，应当明确采购类别、质量等级、规格、数量、相关要求和标准、到货时间等。（一）原材料或零配件购进原材料或零配件购进，一般首先由生产部门根据生产计划或即将签发的生产通知单提出请购单。材料保管人员接到请购单后，应将材料保管卡上记录的库存数同生产部门需要的数量进行比较。当生产所需材料和仓储所需后备数量合计已超过库存数量时，则同意请购。（二）临时性物品的购进临时性物品的购进，通常由使用者而不需经过仓储部门直接提出，由于这种需要很难列入计划中，因此，使用者在请购单上一般要对采购需要做出描述，解释其目的和用途。请购单须由使用者的部门主管审批同意，并须经财务预算的负责人员同意签字后，采购部门才能办理采购手续。（三）经常性服务项目由同一服务机构或公司所提供的某些经常性服务项目，例如，公用事业、期刊杂志、保安等服务项目，请购手续的处理通常是一次性的。即当使用者最初需要这些服务时，应提出请购单，由负责资金预算的部门进行审批。（四）特殊服务项目特殊服务项目，如保险、广告、法律和审计服务等，一般由企业最高负责人审批，有的企业根据公司章程应由董事会或股东大会审批。（五）资本支出和租赁合同资本支出和租赁合同，企业通常要求作特别授权，只允许指定人员提出请购。对重要的、技术性较强的，应当组织专家进行论证，实行集体决策和审批，防止出现决策失误而造成严重损失。二、采购预算企业应当加强采购业务的预算管理。对于预算内采购项目，具有请购权的部门应当严格按照预算执行进度办理请购手续；对于超预算和预算外采购项目，具有请购权的部门应当对需求部门提出的申请进行审核后再行办理请购手续。企业应当建立严格的请购审批制度。实行预算管理，企业必须加强预算编制、执行、分析、考核等环节的管理，明确预算项目，建立预算标准，规范预算的编制、审定、下达和执行程序，及时分析和控制预算差异，采取改进措施，确保预算的执行。三、请购审批有关的审批人应当按照规定的权限，依据企业预算、实际需要、市场供应等情况审批请购需求。对不符合规定的请购申请，审批人应当要求请购人员调整采购内容或拒绝批准。在请购审批中，应严格请购审批制度，对于超预算和预算外采购项目，应当明确审批权限，由审批人根据其职责、权限及企业实际需要等对请购申请进行审批。在企业所有采购中，申请必须先由领用部门主管签字批准。第四节 采购与验收控制企业应当建立采购与验收环节的管理制度，对采购方式确定、供应商选择、验收程序及计量方法等作出明确规定，确保采购过程的透明化。一、采购控制（一）采购数量的控制采购数量的控制就是订购多少的控制。采购量多，价格就便宜，但并不是采购越多越好，资金的占用和周转、仓储成本和费用都直接影响采购成本。对采购数量的控制，采购部门首先应对每一份请购单审查其请购数量是否在控制限额的范围内，其次是检查使用物品和获得劳务的部门负责人是否在请购单上签字同意。对于需大量采购的原材料、零配件等，必须做各种采购数量对成本影响的分析，将各种请购进行有效的归类，然后利用经济批量法来测算成本。（二）采购方式的控制1.采购方式的分类（1）直接采购。采购部门不需专门进行书面比价，直接分别向供应商询价，然后向最低报价企业购买，一般双方不需要签订书面采购合同，往往是即时结清。直接采购一般比较适用于采购数量较少，金额较小，商品或劳务并不重要的采购。（2）订单或合同采购。企业与供应商就采购数量、价格、供货期等条款达成一个双方都能合理接受的意向，签订书面供货合同，按照约定条款供应和结算。订单或合同采购一般比较适用于采购数量较多，金额较大，需要选择可靠供应商的商品或劳务。（3）比质比价采购。企业选择三家以上的供应商，就其质量、价格、供货期等进行对比分析，在符合质量标准的前提下，选择价格最低的供应商。比质比价采购比较适用于大宗物资的采购。（4）紧急采购。企业因紧急情况，需要以最快的速度采购商品或劳务到位。紧急采购一般只有在临时性、突发性需要时才采用。2.采购方式的选择（1）一般物品或劳务包括常备原料、常备物料和零配件、经常性劳务等，该项采购应当采用订单或合同的采购方式； （2）小额零星物品或劳务可以采用直接采购、事后审批的方式；（3）重要的物品或劳务以及政策性采购等应当经过决策论证和特殊的审批程序后，采用订单或合同方式或者比质比价方式；（4）大宗原料、燃料和辅料的采购、基建或技改项目主要物资的采购以及其他金额较大的大宗物资采购宜采用比质比价采购方式；（5）企业应当制定例外的满足紧急需求的特殊采购处理程序和方法。（三）供应商的控制采购部门在正式填制购货订单前，必须向不同的供应商索取供应物品的价格、质量、折扣和付款条件以及交货时间等资料。然后，根据这些资料，选择最有利于企业生产和成本最低的供应商。在对供应商进行评选时主要从以下几方面入手：1.成立评选小组企业可以成立独立的调查小组，负责对供应商的各项资格或条件进行分析及审议。评选小组一般可包括采购部门、工程部门、质量管理部门、财务部门等。2.决定评审项目对供应商进行评审时通常包括如下供应商基本信息：（1）一般经营状况，包括公司成立的历史、负责人的资历、登记的注册资本额、员工人数、财务状况等；（2）制造能力，包括生产设备是否新颖、生产能力是否已利用充分、厂房空间是否足够、工作人员的人力是否充足等；（3）技术能力，包括技术是自行开发还是依赖外界、有无与国际知名机构技术合作、现有产品或试制样品是否进行技术评估、技术人员人数及受教育程度等；（4）管理绩效，包括生产管理流程是否合理顺畅、物流管理是否已实现网络化、生产计划是否经常改变、采购作业流程是否能准确掌握材料来源及进度、会计制度是否为成本计算提供良好的基础等；（5）品质管理能力，包括有无品质管理制度、有品质管理制度的是否确实执行、是否制定有品质保证的作业方案、有无政府机构的评鉴等级等。3.设定各评审项目的权数，对供应商进行评分考核专业小组对每个评审项目，权衡彼此的重要性，分别给予不同的分数，然后对供应商进行评分。通过对多个供应商的比较，选择优秀的供应商与之合作，必要时考虑建立长期战略伙伴关系。4.建立供应商档案编制供应商名单，定期审查主要供应商的表现和交易情况。建立供应商档案修改授权核准制度；定期与供应商沟通。（四）采购时间的控制采购时间包括请购单的报送审批时间、订单处理时间、供应商备货时间、运输时间、验收时间和入库时间等。一般来说，企业应当根据采购性质和采购方式确定具体的采购时间。（1）现用现购商品或劳务，可从实际使用或需要日期算起，倒算出合理的采购时间。（2）以最佳成本为原则确定最佳经济订货批量的方式。（3）在保险储备量和定量控制下，当某一商品达到订货点时就是采购时间。（五）采购价格控制采购价格的确定是企业采购控制中的核心问题。一般来讲，企业可以通过以下六种方式获得采购价格：（1）招标采购：将物资采购的所有条件（如物资名称、规格、品质要求、数量、交货期、付款条件、处罚规则、投标押金、投标资格等等）详细列明，刊登公告。投标厂商按公告的条件，在规定时间内，交纳投标押金，参加投标。（2）询价现购：采购人员选取信用可靠的厂商将采购条件讲明，并询问价格或寄以询价单并促请对方报价，比较后现价采购。（3）比价采购：采购人员请数家厂商提供采购物资的价格、性能、质量等，在作出比较后，决定向选中的厂商进行采购。（4）议价采购：采购人员与厂商经讨价还价后，议定价格进行采购。一般来说，询价、比价和议价是结合使用的，很少单独进行。（5）订价收购：购买物资数量巨大，非几家厂商所能全部提供的，如纺织厂订购棉花、糖厂订购甘蔗等，或当市场上该物资短缺时，则订定价格现款收购。（6）公开市场采购：采购人员在公开交易或拍卖时随时机动地采购，尤其在采购大宗物资时，价格变动会比较频繁。（六）订单的控制企业确定供应商后，应当根据合同法以及相关法规，与供应商签订正式的采购订单或合同，采购合同必须经过企业法律部门的过目和把关，以保证法律条款没有重大纰漏。企业应当指定有关部门负责合同的审批、监督和文本的保管。购货订单或合同是授权执行并记录经济业务的重要凭证，对它的控制相当重要，企业在填制时应当满足以下要求：（1）预先对每份订单进行编号，以确保日后订单能被完整地保存和在会计上对所有购货订单进行处理。（2）在购货订单向供应商发出前，必须由专人检查该订单是否得到授权人的签字，以及是否经请购部门负责人批准的请购单作为支持凭证，以确保购货订单的有效性。（3）由专人复查购货订单的编制过程和内容。包括复查从请购单上摘录的资料、有关供应商的主要文件资料、价格数量和金额的计算等等。（4）购货订单的副本应提交给请购的部门，以便让请购人证实购买订单的内容是否符合他们的要求。购货订单也应提交验收和仓储保管部门，以便他们在收到货物时，有验收的标准。二、验收控制（一）购入商品的验收流程购入商品或劳务的验收工作必须由独立于请购、采购和会计部门的人员担任。验收部门应根据购货订单上的数量和质量要求，对供应商发运的商品进行验收。验收部门首先应比较所收商品与订购单上的要求是否相符，在商品质量检验过程中，对于特殊商品需要具有较高的专业知识或者必须经过仪器或实验才能进行的情况下，验收部门应将部分样品送交专家和实验室，由分析人员签署质量验收意见。（二）验收程序控制为了达到控制的目的，验收的职能必须由独立于请购、采购和财会部门的人员来承担。对验收的控制具有双重的作用，既要控制购买环节的业务活动，也要控制存货的管理工作。验收部门的控制责任主要在收到货物的数量和质量方面，它应根据购货订单上的数量和质量要求独立地检验收到的货物。对于劳务，验收部门应当根据规定的验收标准和条款以及应达到的效果予以验收。1.凭证审核当货物到达企业时，一般都附有装箱单、交货通知单或货运单，此时应将订购单或购货合同的内容与上述凭证进行对比，检查货物品种、规格、数量等是否一致。2.数量验收收货部门应通过点计、过磅或测量等方法来证明实际收到的货物数量与货运单、订货单或请购单上所列有的数量完全一致。3.质量检验收货部门还应在其可能的范围内对货物的质量进行检验，例如检验有无因运输原因而导致质量缺陷等。当货物质量检验需要有较高的专业知识或者必须经过仪器或实验才能进行的情况下，质量检验就必须由质量管理部门完成。质量检验合格后，由质量检验人员填写“质量检验报告”作为验收入库的质量依据（或者直接在入库单上签字）。采购部门在收到收料单后，如发现货物的数量和质量与订货单或合同不符，应及时函告或电告供应商。对退货或折让的处理应由采购部门、生产部门和管理部门共同进行评审，根据评审结果决定退货还是享受折让，但应注意折让必须以不影响产品质量和保证生产为前提。第五节 付款控制付款是将企业的货币资金直接支付给供应商，在此环节很容易产生舞弊现象，这也往往是采购与付款违规行为的必经程序。因此，各企业应加强付款的控制，严格按照现金管理暂行条例、支付结算办法和内部会计控制应用指引资金等规定办理采购付款业务。一、预付账款的控制预付账款是企业按照采购合同预付给供应商的款项，是企业的一项债权。企业应当建立预付账款和定金的授权批准制度，加强预付账款的管理。预付账款较少的企业，可以不设预付账款账户而将预付账款记录到应付账款账户。预付账款应当签订规范的采购合同，付款之前必须办理严格的审批手续。二、应付款项的控制企业应当加强应付账款和应付票据的管理，由专人按照约定的付款日期、折扣条件等管理应付款项。企业应当定期与供应商核对应付账款、应付票据、预付账款等往来款项。（一）应付账款的控制由于应付账款即为债权人的应收账款，债权人必备有其详细记录。对于采购的物品，采购部门应当归集整理有关采购凭证，送交财会部门及时计入有关账目，保证准确、迅速地确认已经验收的货物和债务。 （二）应付票据的控制 应付票据是企业采用商业汇票结算方式进行延期付款交易时，签发、承兑的尚未过期的商业汇票。商业汇票签发后，企业具有到期五条件支付的义务。（1）票据的签发必须经过两个或两个以上的人员才能完成；（2）企业应当设置应付票据登记簿，认真进行应付票据的核算工作。同时，票据的登记人员不得兼管票据的签发； （3）企业要有专人控制空白的、作废的、已付讫及退回的商业票据； （4）企业应当设置专门的人员负责定期对账工作，但不得从事票据记录工作； （5）应付票据应按照号码顺序保存； （6）签发的票据要定期与订货单、验收证明和发票核对。三、采购款项支付的控制 各企业会计人员对已到期的应付款项须经有关授权人员审批后方可办理结算与支付。 企业的采购部门必须审核请购部门的请购单、验收部门签发的验收证明和供应商出具发票的品名、规格、明细、数量等是否一致，然后据以出具付款申请单通知财会部门。 财会部门应当对采购部门提交的各种原始凭证进行审核，复核采购发票、验收证明等单据和凭证是否齐备，内容是否真实，手续是否齐全，计算是否正确。 防止未核准的款项被支付。首先必须检查供应商发票是否盖有“款已付讫”的戳记，以防止已经支付的账款被第二次支付。其次应审查支付款项是否具备与该款项有关并已得到审核认可的收货凭证。对于支票付款的交易，应注意对支票的实物控制，并且要制定一个注销已签发支票的方法。 财会部门只有对上述内容审核无误并经授权批准后，方可按照规定程序办理款项支付手续并支付资金。 企业财会部门在付款的同时要及时登记有关账簿，做好各项会计记录。 企业应当加强采购与付款凭证和文件的管理，明确各种凭证的登记、领用、传递、保管、注销等环节的职责和程序。四、退货和折让的控制 采购部门在接到验收报告后，如发现商品的数量和质量不符合购货订单要求，应及时函告或电告供应商。对于数量短缺的情况，通常要求供应商予以补足。对于质量问题，则应首先通知仓储保管部门不得发放该批商品；其次决定退货或要求供应商给予适当的折扣。对退货与折让的控制应当采取以下控制措施： （一）提出退货申请当决定退货时，采购部门应编制退货申请单并将所有应退货物加以显著标记，并在收货区内隔离置放。（二）退货审批 所有的退货申请单必须经过有关授权主管批准。 （三）退货办理 采购部门根据业已审批的退货申请单编制退货通知单，通知运输部门将商品退回，同时将退货通知单副本寄给供应商，运输部门应于商品退回后，通知采购部门和会计部门。 （四）编制借项凭单 采购部门在商品退回后，应编制借项凭单。其内容包括退货数量、价格、日期、供应商名称以及金额等。借项凭单应由独立于购货、运输、存货职能的人员检查。 （五）会计记录会计部门应根据借项凭单来调整应付账款。由于购货质量而向供应商提出的折让，往往需要同供应商谈判最终解决。企业一般应规定，折让金额必须由授权的高级管理人员批准许可。当合适的折让金额一经确定，采购部门即应编制借项凭单，通知会计部门调整应付账款。 （六）退货分析每月编制已退货和准备退货的报告，以供采购和质检部门审查和分析；按原因编制并审核退货报告以考核供应商的表现。案例简介YH公司是浙江中外合资家纺面料生产企业，年产各种面料4000万米以上。张某在YH公司工作了16年，是公司的高级管理人员，负责资料处理中心的运作。此外，他必须对购买资产的预算程序、控制及应付账款系统作定期的评审，以找出控制较薄弱的和不足的环节。当他发现某一环节存在弱点时，便会进行一系列的测试，了解问题的严重程厦，考虑是否由此而产生漏洞使他人有机可乘进行作弊，进而提出改进建议。但张某利月多年所积累的工作经验，对薄弱的环节进行了另一种形式的测试。他虚构了一家不存在的公司，并列出该公司的地址和有关的资料。当他有机会接触YH公司采购和付款的计算机资料时，便将该公司的资料输入已核准的供应商名单内。这样，他便可以凭该公司所发出的假发票，经过计算机系统取得付款支票。因为作案人能够接触整个供应商的资料档案，知道公司购买计算机设备和办公室用具的具体情况，包括已订购的设备种类、订购数量、何时订购及预计的付款日期，目此可根据这些资料，伪造出有关的发票诈取款项。公司在购买计算机设备方面有一定的限制，有关的设备必须列入固定资产，且每一固定资产必须编制一个资产号码作为控制。为7避开资产号码的监督，作案人利用过渡性会计科目，将固定资产的金额最终转入费月支出项下，使案情不易桩发现。若是办公室用品类的低值易耗品，有关金额即可直接记入费用支出账。 作案人的行为在一次对应付账款系统例行检查时被发现。所检查的文件中，有一份文件正是作案人伪造的发票。发票上所列出的设备虽然在购买预算之内，并按批准的价格购八，供应商也在核准的名单之列，而且付款已经由一位指定的人员签名确认，但仍有两点让检查人员觉得有异常：一是无法找出相关设备的订货单，二是无法找出证明该设备已正确付运和收妥的签收目条。检查人员扩大检查范围、检查有关固定资产时，发现部分交易在记入资产账的第四天便被更正和冲销，该笔设备款项转入了应收款项科目内。进一步的深入调查发现，该笔设备款项目样于挂账后三天内转入费月支出（办公室用品）的会计科目。将设备用资产转为费用支出的现象使检查员怀疑有关交易存在不正常情况，于是追查有关转账交易的传票，发现两套传票都同样由一位职员授权签章。巧合的是，这位职员也是批准付款给供应商的同一人员。 为了准确作出判断，检查人员检查有关供应商的其他发票，发现也存在同样的情形。于是，检查人员向采购部索取了一份完整的供应商资料。该供应商的名字也在批准的名单之内，但采购部的职员无法向检查人员提供该供应商的任何资料，更无法解释为何它会被列入名单之内。通过计算机人员的协助，检查人员发现那些有问题的供应商是一位高级管理人员加入档案的，并发现与授权付款给该供应商的为同一人。随后，检查人员核对所有有关该行业的公司名称目录，发现并无这家供应商的名字，再通过拨打电话114查询，得到的答复是发票上的公司电话号码并不存在，且没有该公司的名称登记。经讨论，检查人员认为确实存在问题，且欺诈的可能性非常高，因而立即采取了以下行动：成立一个特别调查组，查阅所有与该供应商有关的交易，并要求追索出问题?何时开始出现；计算机人员负责详细检查整个供应高档案，检查有否其他供应商是由该高级管理人员未经正式审核而自行输入档案内的；采购部负责重新检查在供应商档案内的所有名字是否全部已被采购部主管批准。经过两星期的检查行动后，发现以下结果所有与该供应商有关的发票及交易都用相同的不正常手法处理，与正常的运作有很明显的差别；发现在供应商档案内另一家公司未经采购部审批，该公司同样由正在调查的张某输入从文件反映出所购买的物品全部都是计算机设备和普通的办公室用品，最终全部记入费用支出账。由于证据显示整个过程都与张某有关，检查人员与他安排了一次面谈。但当事人2于8天前因一位远亲住院而请假了。经人事部核实，张已经递交了辞职信，公司随即报警将其拘捕。案例点评本案中，案犯在长达10年的时间里，运用同样的作案手法，诈取7 500万元资金，反映出该企业管理的混乱和控制监督意识的淡薄。其中主要问题是对高级职员的权限限制不合理，监控不严。该公司所需资产及用品的订购以及其后的付款与会计处理均由一人全权负责和审核，造成物品的采购、接收、付款、账务处理均集中于同一人的权限范围之内。本案之所以能隐瞒10年之久而未被发现，很大程度上是由于这种不合理的组织架构与权限划分造成的。公司信息资料的保密和使用严重失控，案犯可以轻易地获得其作案所需的全部资料，甚至可以对计算机资料任意修改，输入非法资料。该公司没有建立对供应商的核实、输入和定期重审制度，使得一家虚构的公司也可堂而皇之地列于核准的供应商名单之中，长期作为案犯作案的庇护伞，掩盖了案犯诈取公司资金的真相。公司付款时未以订单、签收目条、控制号码（固定资产）及主营授权作为依据，而仅凭一个授权就向外付款，隐蔽极大的风险。公司交易的记录与过渡性科目管理不严，冲账、暂记账的转八和转出未实行双重审批手续，且费用支出时未经会计部门审核，作为管理人员的案犯竟然有权处理与其业务无关的交易。合同管理制度1 范围本标准规定了龙腾公司合同管理工作的管理机构、职责、合同的授权委托、洽谈、承办、会签、订阅、履行和变更、终止及争议处理和合同管理的处罚、奖励；本标准适用于龙腾公司项目建设期间的各类合同管理工作，厂内各类合同的管理，厂内所属各具法人资格的部门，参照本标准执行。2 规范性引用中华人民共和国合同法龙腾公司合同管理办法3 定义、符号、缩略语无4 职责4.1 总经理：龙腾公司经营管理的法定代表人。负责对厂内各类合同管理工作实行统一领导。以法人代表名义或授权委托他人签订各类合法合同，并对电厂负责。4.2 工程部：是发电厂建设施工安装等工程合同签订管理部门；负责签订管理基建、安装、人工技术的工程合同。4.3 经营部：是合同签订管理部门，负责管理设备、材料、物资的订购合同。4.5 合同管理部门履行以下职责：4.5.1 建立健全合同管理办法并逐步完善规范；4.5.2 参与合同的洽谈、起草、审查、签约、变更、解除以及合同的签证、公证、调解、诉讼等活动，全程跟踪和检查合同的履行质量；4.5.3 审查、登记合同对方单位代表资格及单位资质，包括营业执照、经营范围、技术装备、信誉、越区域经营许可等证件及履约能力（必要时要求对方提供担保），检查合同的履行情况；4.5.4 保管法人代表授权委托书、合同专用章，并按编号归口使用；4.5.5 建立合同管理台帐，对合同文本资料进行编号统计管理；4.5.6 组织对法规、制度的学习和贯彻执行，定期向有关领导和部门报告工作；4.5.7 在总经理领导下，做好合同管理的其他工作，4.6 工程技术部：专职合同管理员及材料、燃料供应部兼职合同管理员履行以下职责：4.6.1 在主任领导下，做好本部门负责的各项合同的管理工作，负责保管“法人授权委托书”；4.6.2 签订合同时，检查对方的有关证件，对合同文本内容依照法规进行检查，检查合同标的数量、金额、日期、地点、质量要求、安全责任、违约责任是否明确，并提出补充及修改意见。重大问题应及时向有关领导报告，提出解决方案；4.6.3 对专业对口的合同统一编号、登记、建立台帐，分类整理归档。对合同承办部门提供相关法规咨询和日常协作服务工作；4.6.4 工程技术部专职合同管理员负责收集整理各类合同，建立合同统计台帐，并负责