行政管理制度(修改版).doc

目 录1、办公设备管理。.12、印章管理制度。13、文档的管理.。.。.24、日常文件监控制度.65、管理例会制度。76、管理例会制度.。87、办公会议制度。108、人员招聘、录用流程.。129、节日布置工作规程。12物业公司行政管理制度一办公设备（固定资产)管理制度一、目的为保障公司财产保养，规范内部管理，特制定本制度。二、 适用范围本制度适用本物业公司各部门。三、 内容3。1管理处购置的各项固定资产、低值易耗品,包括各种维修和服务用的工具、器具、电脑、复印机、打印机、传真机、对讲机、会议桌椅等.3.2办公设备的使用应遵守先公后私，先急后援，先客户后自己，能节约不浪费的原则。3。3所有办公设备指定专人负责管理，要求负责人具备基本的设备操作及保养常识.日清查，如发现缺失及时报领导.四、 使用保管责任4。1各部门所有的办公设施由各使用人或各部门负责人负责保管，如有遗失或损坏,由其负责人或作用人予以赔偿或修复.4.2仓库所有办公设施及库存物品、货架、安全、卫生由仓管员负责.4.3工程部负责对工具、器具、公共设施设备及对公共设施设备的保养、维护、维修等，由其工程部使用人和负责人全面负责。4。4办公室内办公桌椅、电话、文件柜、传真机、复印机、饮水机、电脑、打印机等由其使用人或专人具体负责。4.5消防监控中心及各栋大堂等所有公共设备，由其保安员负责。4.6办公设备如有损坏,使用人或其部门负责人应在第一时间向领导报告，以便及时维修。4.7采购部联系专业技术人员对损坏设备维修前，负责人监督其不被动用.4.8财务部人员及仓管员需对公司固定资产、低值易耗品等进行季、年盘点，按期做好固定资产核查表，报公司财务部及档案室入档。二印章管理制度一、公司公章的名称、使用范围及使用批准权限1、 公司公章是公司的行政公章,适用于以公司的名义向上级机关或领导报送的请示、报告、汇报、报表；对内、外部门发出的非普发性公文，如重要事项的通知、函件、批复、签署各种合同、协议、出具证明、介绍信及有关法律效力的证明等.2、 使用公司公章，必须经公司领导签署意见或批准.3、 公司公章,适用于各部门本身业务或内部范围使用,使用该章必须经过领导批准。二、公章管理和使用1、 公司公章及各部室的公章，均应指定专人管理。公章保管人要坚持原则，保密观念要强，未经批准，不得擅自用印.2、 公章保管人不得擅自委托他人代保管和代盖章，公章保管人因公外出或休假,应由领导另指定保管人代理保管公章。3、 印章限在规定的办公场所使用，保管人不得随意带出。保管公章要放在保险柜或有防范措施的安全地方，随用随取，用毕锁好，不得任意放置在办公台上，严防丢失。4、 他人盖章，管章人应在场监印,不得擅自离开,不得在空白凭证或便条上盖章。如遇特殊情况,需在空白纸上盖章的，必须经公司领导批准，事后需将使用的情况做出说明,或交回未使用的空白证明。5、 凡法人代表授权委托签署有限额的有关协议、合同，购置、转让或拍卖的固定资产,必须严格按照董事会决议和董事长授权权限,在既定的金额、项目范围内方可盖章.如发现不符合规定，管章人可拒绝盖章或及时向有关领导反映情况。6、 凡盖公司公章发出的文件、资料、报表、函件、合同、协议等要留底存查，如确实无法留底，则需进行登记.7、 凡使用公章需填写使用公章登记表，写明用印时间、部门、内容、数量、经办人、批准人，登记表由管章人保存备查。8、 如发现公章、空白纸盖章证明被盗失,必须及时向公司报告情况，及时追查原因。 文件档案的归档及管理三文档的管理10 归档的文件包括:11 公司与有关单位的来往信件、各种协议书、合同等。12 公司会议记录、纪要和决定(包括发布的通知、通报、任免、奖惩以及全公司的规章制度）.13 公司制订的计划、统计、预决算、工作总结。14 公司在基本业务工作中产生形成的各种图纸、图表、照片、客户（业主）资料、消防、设备运行等资料。15 公司主持召开的各种专业会议形成的领导讲话、文件和会议总结纪要。16 公司各部门的发文。17 其他具有保存价值的文件材料、重要的工作经验材料.18 外单位直接发送给公司的文件.20 归档要求21 应归档的文件材料要齐全完整，使立成的案卷能正确的反映本单位各项工作活动的真实面貌，并便于查找、利用和保管.22 鉴定归档文件资料的保存价值和确定保管期限。立卷时应按照规定将永久、长期、短期保管的文件分类整理立卷。23 案卷标题（目录）要简明准确、文字简练、标点正确、书写工整，一般案卷标题以不超过50个字为宜（不得笼统的使用上级、有关部门等模糊字眼）.24 所有本公司发出文件的原稿，文件处理手续必须完备,在原稿上应公司领导人签发，盖有公司公章和写明年、月、日。25 装订前要拆除金属物，案卷文件统一按A4纸的规格进行装订（应一份份缝线装订)，对大幅面的图表应按手风琴式进行折叠，装订线外有领导重要指示的应加宽边，破损的文件应裱糊。26 全部案卷组成后,要对案卷统一排列并编写档号，然后逐卷登记,填写案卷目录.30 档案的整理与保存31 全部完结的文书，分别按所属部门、文件机密程度、整理编号和保存年限进行整理与编辑，并在文件档案目录表上登记，归档保存.32 案卷卷内文件一般不宜超过二百张，厚度不超过2公分，如超过时，则可视情况分开产卷。文件数量少不能单独立卷的，可与其他类似性质的文件组成一卷.33 来往文件组成的案卷，一般是：来往文件组成的案卷，一般是：请示和批复，批复在前，请示在后；来文和复文,复文在前,来文在后；正文和底稿，正文在前，底稿在后;主体和附件,主体在前，附件在后；结论性文件在前，分析性、专题性材料在后；转发件在前,被转件在后；正件、存本在前，附件、底稿在后；34 公司文书档案保管期限定为永久、长期、短期三种.长期为十六年至五十年,短期为十五年以下(含十五年)。35 永久保管的档案，是指反映本公司主要业务活动和基本历史面貌,对本单位、经济文化建筑和物业管理具有长远利用价值的材料的文件材料。主要包括:a公司工作中形成的重要文件。如:条例、细则、指示、决议、决定、董事会会议、年度工作计划、总结、重要的请示及其批复、报告、机构演变、人员编制、人员任免及嘉奖的文书材料以及嘉奖的文书材料以及重要声像档案（照片、录音、录像）和图片材料；b报送的有关方针政策和重要问题的请示、报告、总结等文书材料及声像图片材料。36 长期保管的档案，是指反映本公司基本业务活动，并在较长时间内具有需要查考利用价值的文件材料。主要包括：a公司工作中形成的、在相当长时间内需要查考利用的文书材料以及声像图片材料,如：各种规定、办法、比较重要的请示、报告、照片、录音磁带、录像带等；b上级机关颁发、转发的属于本公司主管业务并需要贯彻执行的重要文书材料.如对公司工作的指示、规定、颁发、批复等;c公司各部室报送的重要文件材料。37 短期保管的档案，是指在较短的时间内对本公司工作有查考利用价值的文件材料,包括：一般业务来往文书、通知、规定和批复文件。38 保存期满以及没必要保存的，经领导决定，可以销毁.机要文书一律以焚烧的方式销毁。40 档案借阅管理制度41 借阅档案（包括文件、资料）必须在“档案借出登记表”上登记，秘密级以上的档案文件须经总经理批准后方能借阅。42 案卷不许借出,只借在档案室查阅，未归档的文件及资料可借出.43 借阅期限不得超过两个星期,到期必须归还,如需再借应办理续借手续。44 借阅档案的人员必须爱护档案，不得擅自涂改、勾画、剪裁、抽取、拆散、复印，不得转借或损坏.45 借阅档案交还时，必须当面交清楚,如发现遗失或损坏的，应立即报告领导.46 外单位借阅档案，经总经理批准后方能借阅，但不能将档案带离档案室。47 外单位摘抄卷内档案，应经总经理同意，对摘抄的材料要进行审查。50 文档的管理制度为进一步提高管理文档工作的质量和水平，确保文档的完整与安全，根据国家档案法和档案管理规定，特制定以下制度：51 档案管理员负责所有文件（质量文件和记录、通知、规定、总结、报告、会议纪要等）及资料（技术图纸、说明书、手册、声像制品、法规、车辆档案照片等）的存档、收集和保管，做到完整、系统、准确.5 2 任何人员借阅上述文件资料,须经公司总经理批准，登记日期、用途、经手人及归还时间.5 3 属秘密文件的要妥善保管,不准散播其内容，不准给未经领导批准的人员翻阅,不准复印,不准带离办公室。54 员工个人档案材料属秘密材料，他人无权翻阅,保管人员也不准将这些资料擅自给他人翻阅。55 文件资料等要进行合理归档，归档要注意整齐，归档前要先把资料分类，无论是按字母顺序还是按内容、按时间等形式分类，其目的都是为了查找迅速方便，因此都必须在档案目录里标明.56 要经常对文件资料进行清理归档，以免资料堆积混乱,无保存必要的材料，经有关领导批准后按程序销毁。57 应用计算机实现档案管理现代化，做到文档管理标准化、规范化和程序化，要注意对其的保密。58 对重要设备资料，应检查验收，并及时归档.59 各部室拍摄的记录各项活动的照片、声像材料、必须在活动结束后一周内整理好，注明时间、地点、来宾姓名、活动内容,交文档管理员及时归档。四日常文件控制程序一、目的对公司日常文件管理实施控制，确保文件及时处理和落实。二、 适用范围适用于与服务提供有关的法律、法规文件,合同，工程技术资料，政府主管部门、上级公司及其他有关单位发给公司文件，公司向外发出的文件及公司内部下发文件。三、 职责3。1经理：负责审批和监督有关部门处理各类文件。3.2办公室：负责制订指导收费文件和法律事务文件，负责公司所有日常文件的控制及上传下达.3.3各部门：负责本部门内外往来文件的制订、接收、发放、建档及处理。四、工作程序4.1收文管理4。1.1上级公司文件由办公室在规定时间派人领取。政府主管部门函发的文件及各部门接收的有关物业管理法令、法规的文件,统一交办公室登记,按收件呈办处理流程和收文传阅处理流程处理。4.1.2各部门的业务往来文件中,属供水、供电、供气、消防、安全、计生等方面且只对本部门管理业务产生影响的,由该部门负责人酌情处理。4。1.3下述来文无须进行登记：a。各种无机密性的出版物；b。一般性的简报、资料；c。告知性的广告；d.事务性的便函.4。2文件的处理4。2。1上级公司及政府主管部门的文件由办公室扫描登记，并按文件性质区分办件、阅件。办件由接收人填写呈办意见，通过部门负责人转有关主管领导批阅，并根据批示转相关部门，确保文件按公司领导批示及时执行。阅件由接受人直接转传阅人。4。2。2有关物业管理的法令、法规,经公司领导批示后，由办公室存档,必要时发至相关部门。4。2.3合同由相关部门登记并保存复印件，原件交办公室保存；租赁合同由经营部登记并保存原件。4。3发文管理4。3。1对外行文由各部门拟稿，部门负责人审核，并报主管领导审批或会签,经理签发，然后由办公室统一文件编号，打印、盖章后发出.4.3.2对内行文由各部门拟稿，部门负责人审核，并报经理审批或会签，然后由办公室统一文件编号，按发文呈批流程发放。4。4文件的档案管理4.4.1品质部负责接收、保存工程技术资料,并填写交接资料清单.4。4.2上级公司和政府主管部门的文件由办公室年底或年初提出销毁、立卷、归档的意见,报公司领导批准后，对不需要使用、查阅的文件填写文件销毁报告后，进行销毁，对有价值的文件装订成册并保存。4.4。3各部门保存的文件由部门负责人决定文件的立卷、归档、销毁.4.5办公室提供给客户的文件4.5。1包括通知、有关规章制度、信函等文件由物业部制订，并按流程进行审批。4。5.1.1办公室制订收费指导文件和法律事务文件，交经理审批后，由办公室加盖公司印章。4。5。1。2办公室编写日常管理文件,交主任审批,重要文件须交经理审批，由经理加盖公司印章。4.5。2文件的发放4.5。2。1一般的事务文件由物业部直接送到有关客户,填写文件/资料发放登记表并须由客户签收。4。5。2.2会议通知、收费通知等涉及到多数客户的文件，可采用信箱分发或张贴方式.4。5.2。3管理工作报告等应提供给全体客户或其代表机构的文件可在开会时分发，在公布栏公布。五管 理 例 会 制 度为了进一步规范公司内部管理,促进企业经济效益的提高，根据公司法和本公司实际需要，特制定本管理例会制度。一、公司会议制度1、 公司经理每周参加集团公司办公会议。2、 公司班子会每周不定期由经理主持。经理因事不能参加，可委托经理助理主持召开。3、 特殊情况下可召开公司班子扩大会议。4、公司班子会议研究讨论的主要内容为：1） 传达贯彻上级有关指示文件，通报公司重大事项。2） 关于企业经营、发展及内部管理的重大问题。二、公司例会制度1、公司例会由经理主持，经理因事不能参加，可由经理助理主持召开。2、公司例会参加人员为经理、经理助理、各部室负责人。3、公司例会正常情况下每月第一周三上午8：30召开，特殊情况可作临时调整。4、 公司例会的主要内容是:听取各部室月工作汇报；部室之间交流工作经验,协调工作关系；研究、处理工作中出现的问题；部署下一阶段工作。5、公司例会由办公室做好记录，对公司布置的重要工作形成纪要。三、部室及班组例会制度各部室及班组应定期召开例会,了解情况，布置任务，加强沟通和协调。1、各部室负责人每月一至二次不定期主持召开各部室负责人会议；2、各班组（水电、电梯、保安）负责人每天主持召开班前会。四、专题会议1、 季度经营分析会：每季末由经理主持召开;2、 半年、全年总结会:由经理主持召开；3、 其它专题会议：由经理或副经理根据工作需要通知办公室安排召开。六办公会议制度一、 目的确保内部沟通的有效进行，完善内部沟通渠道。二、适用范围适用于公司各项会议的管理三、 会议控制要求31 会议分类3.1。1 会议分为固定性会议和非固定性会议a公司办公例会于每周固定时间召开，对象为管理人员。会议由总经理主持，由人事部召级、记录。会议内容主要传达上级有关文件、会议精神；公司重大业务及人事、制度等决策、决定;重大关系的协调、裁定；各部门提出需要研究、解决的问题以及检查每周工作完成情况；等等.b部门例会由各部门决定召开频次及时间,出席对象为部门全体或部分员工,由各部门负责人主持，内容主要为传达上级工作安排及研究、落实、检查工作。3.1。2 非固定性会议为没有固定时间间隔的会议及临时性会议.非固定性会议为临时召集的会议及无时间间隔的会议，会议内容不限，旨在解决问题、联系沟通.32 会议要求3.2.1 会前应准备事项a会议召开前，召集部门应作好会议场地的安排工作，确定议题及内容，准备好相关的会议资料及文件。对出席对象提前发出“会议通知”，以备会议出席者能安排好手头的工作。b会议出席者应准时到会并在“会议签到表”上签到，如果无法参加,应事先向会议组织者请假，未请假或未经允许而缺席、迟到者，按有关出勤考勤办法处理，缺勤者事后应及时主动阅读会议纪录，了解会议精神。c 会议需增加、延期、合并或扩大出席对象时，会议主持者商定后，由召集部门及时发出变更及扩大范围的通知。3。2.2会中应注意事项a出席会议人员应于会议前安排好工作，会议期间其他人如无特殊情况不得进入会场找人、谈事。如有来访客人或来访电话，安排适当人员做好接待记录，待会后再通知当事人处理。如遇急事必须当事人亲自接待时，应先得到会议主持者的允许，由其通知书有关人员离开会场院，并尽量不影响会议进程与发言,保持会议正常进行。b与会者要严格遵守会场纪律,尊重他人发言，充分阐明自己的观点。手机要关闭或处以振动状态,以维护会议的正常进行.c会议应坚持讲效率、开短会的原则，发言者做到言简意赅，不讲题外话，切实以解决问题、提出措施为主，使会议能起到应有的效果。d会议召集部门负责会议的记录及整理工作。3.2。3 会后应完成事项a会议结束后，记录人应将会议纪要发放到与会部门或人员手中，以便于学习及参照执行。b有关部门和人员应严格执行会议纪要及决议的相关内容，于规定完成日期后的首次会议上做出完成情况的扼要汇报。c各部门例会上所布置工作的完成情况由各部门负责检查;各部门例会上所布置工作的完成情况由各部门负责检查；办公室应对其他会议上所布置的工作进行检查、监督及评价。 七人员的招聘、录用规程一、目的为员工的招聘录用工作提供准则,确保录用的员工符合规定的岗位任职资格。二、 适用范围本程序适用于除总经理外的本公司员工。三、职责31 部门领导具有本部门员工的人事第一权，根据本部门情况提出人员招聘、录用申请；由人事部协助招聘该部门所需人员;32 人事部制定招聘方案并组织实施;33 总经理具有公司人事终决权，负责审批本公司员工招聘、录用等事项。四、工作程序41 人员的招聘4.1。1 本公司各部门因工作需要，必须增加人员时，应先提出申请，填写员工增补申请表，经主管领导审核，总经理批准后，人事部方可办理招聘事宜（必要时需申请部门参加）。4。1。2 人事部与用人部门进行招聘的准备工作：a确定招聘岗位、人数、要求（包括性别、年龄范围、学历和工作经验等）,拟定招聘广告;b与相关单位联系,确定招聘方式（报刊广告、人才市场设点、网络收集人才信息等）、费用和时间。 4。1。3 应征信的处理：a应征资料经审核后，通知合格应征者带齐相关证件前来公司应试；b本次招聘结束后，对录用以外的应试者资料应保管好，以便日后备用；其余的资料可销毁.4.1。4 甄选考试：新进人员须填写应聘人员职位申请表,甄选考试分笔试和面试。4。1.5 应聘人员先笔试后面试，用人部门与人事部须将面试情况记录在应聘面试评价表（保安员则记录在保安员面试考评表）上。4。1.6 人事部将笔试、面试的结果交于总经理最后审批。4.1.7 经人事部审核、部门主管领导同意、总经理批准,并签署审批意见,通知决定录取的人员进入试用期.42 人员的录用4.2。1 录用的人员报到时须填写员工报到通知书、入职承诺书，须提交如下证件复印件或资料给人事部备案:a学历证、身份证复印件； b近3个月内半身免冠照片1张； c健康证复印件; d其他必要文件(如担保书）。 4。2.2 凡有下一列情形者,不得录用：a剥夺政治权力尚未恢复者；b品行恶劣,曾被开除者.4.2。3 新录用员工均有3个月试用期，以考核其实际工作表现和适应能力，根据员工实际工作情况可适当缩短或延长，延长时间不得超过3个月。4.2。4 试用人员因品行不良或工作成绩欠佳或无故旷工者，应随时停止试用，予以解雇，试用期未满7日者,不计工资。4。2.5 员工经录用后，如个人资料有所变化，应及时通知人事部更改人事档案.4.2。6 新进员工试用期届满前一周由人事部提供员工考核表，对其进行考核.4.2。7 人事部根据考核的不同结果，分别办理下列事项：a试用不合格者,下发未获转正通知书，办理离职手续；b试用合格者，通知其填写员工转正申请书，经领导审批后,予以转正. 八节日布置工作规程1、行政人事部须在节日前30天内提交节日布置的方案，并在部门会议上讨论。2、审批通过后,行政人事部于节前15天落实用料的采购及相关准备工作，需要时可连同其他部门共同解决。3、 行政人事部组织各部人手于以下日期前完成节日布置：圣诞节/元旦12月18日农历新年 年初一前5天国庆节 9月28日(1) 节日布置饰物由行政人事部组织各部门于以下日期后拆除：圣诞节/元旦 1月5日农历新年 年初十六国庆节 10月15日(2) 行政人事部要统计好布置物料的数量，并于节后拆除展品后对可再利用的物料，要做好盘点入库及妥善保管工作。(3) 节日布置需寻求外部专业厂家公司设计承办的，将按采购制度的有关规程执行。九制服管理制度、穿着要求1、 当值期间保持制服整洁.2、 严格按管理处规定着装，佩戴员工证，制服钮扣要齐全、扣好,不得敞开外套、卷起衣袖/ 裤脚或不扣衣领钮。3、 系领带者，要将衬衫下摆束在西裤/西裙里，有西装制服的员工必须穿着西装。4、 皮鞋保持洁净、光亮。12