行政部门管理制度.docx

行政部门管理制度为加强公司行政部门管理，使各项管理标准化、制度化、规范化，以提升公司形象,提高工作效率，特制定本规定。行政管理制度包括办公及劳保用品管理、出差及外出打印相关规定、名片印制管理规定、会议室管理规定等。办公用品及劳保用品的管理规定公司所需办公用品由行政部统一购置，各部门按实际需要领用.办公用品只能用于办公，任何人不得移作他用或私用.所有员工对办公用品必须爱护,勤俭节约,杜绝浪费，努力降低消耗。现在就办公用品及劳保用品的管理事项做如下规定：一、办公用品分为消耗品、管理消耗品、管理品及电子办公设备四种。 1、消耗品：圆珠笔（芯）、水笔（芯）铅笔、刀、胶水、胶带、大头针、图钉、复写纸、标签、便签、橡皮、夹子等等. 2、管理消耗品：签字笔、圆珠笔、修正液、笔记本、信封、白板笔、固体胶等等。 3、管理品：剪刀、钉书器、直尺、笔筒、计算机、文件夹、档案盒、档案袋、票夹、印台等等.4、电子办公设备：U盘，录音笔，上网卡等等。电子办公设备的使用时间为一年，使用时间一年内如因人为损坏由使用人承担赔偿责任,使用时间超过一年后因正常损耗不能使用可以按照流程重新办理领用(需向行政部提交旧的电子办公设备）。5、各部门要控制和合理使用办公用品，杜绝浪费现象。管理品限人员使用,列入移交转送.如有故障和损坏，可以旧品换新品，如遗失或人为损坏将由个人或部门自购。 6、凡调出或离职人员在办理离职或交接手续时，应将所领用的办公用品(一次性消耗品除外）如数归还。有缺失的应照价赔偿，否则不予办理有关手续。7、公司新入职人员配备基本办公用品为1只签字笔和1本笔记本,如需其他办公用品自行去行政部领取。二、办公用品的采购规定：1、行政部根据每月各部门所需的办公用品，经主管领导审批后负责将办公用品购回，然后有计划地分发给各部门并填写办公用品领用登记表做好出库记录。2、除正常配给的办公用品外，若还需用其它用品时，须到行政部领取,如果需购置特殊办公用品及电子办公设备需经部门经理及分管领导审批后,行政方可采购.3、行政部负责采购、分发办公用品的人员要做好办公用品的入库、出库及领用，出库物品一定要由领取人签字。4、办公用品每月定期采购一次，各部门每月10日前（遇节假日后延）报行政部办公用品采购计划，总经理批准后采购，当月15、16日发放.各部门急需或临时性的采购需求,需各部门经理统一报办公用品采购计划，报总经理批准后,由行政部统一采购。5、劳保用品的购发，由行政人事部统一购买，并根据实际需要每月定期采购分发.出差及外出打印相关规定为了更好的为一线部门服务,提高工作效率，现在就出差及打印两项事项做如下规定：一、 出差实行分级审批制，由行政部统一订票，具体流程为：1、 各部门员工出差需填写出差申请表，先由所在部门经理及分管领导对其必要性进行审批，再由行政部订票,然后行政部将出差费用一并提交财务部审批报销.2、 公司副总出差需填写出差申请表提请公司总经理及董事长审批，再由行政部订票，然后行政部将出差费用一并提交财务部审批报销。3、 公司总经理出差需填写出差申请表提请公司董事长审批，再由行政部订票,然后行政部将出差费用一并提交财务部审批报销。4、 如因临时性出差来不及走审批流程及统一订票，请以短信方式或电话方式向上级领导申请，出差回来后补填出差申请表的审批流程。二、 外出打印由行政部统一负责,具体规定为：1、 各部门需外出打印时到行政部按照要求填写打印申请表，再由所在部门经理对其必要性及真实性进行审核签字确认，提交行政部，然后由申请人再到指定的打印店进行打印.2、 打印完成之后，申请人把打印的单据交到行政部留存，然后行政部月底统一结算费用3、 为了降低成本,杜绝产生不必要的费用，实行部门经理负责制，由部门经理对其部门人员出差必要性及外出打印真实性进行审核，并承担相应责任。名片印制管理规定一、名片印制管理规定1、名片印制时需填写印制名片申请表，由各部门经理及分管领导审批，审批后行政部根据印制名片申请表审核印制名片信息并完成印制,印制完成后再转交给申请人.2、名片上按规定只许印制公司规定的内容,包括公司全称、部门、工作职务、公司地址、电话、传真、邮编、网址、电子邮件地址等。有需要加印其它文字内容及图片需报总经理审批。3、严禁持名片办理个人私事或擅自扩大使用范围，损害公司形象。会议室管理规定1、使用会议室需在OA提前预约，如有冲突行政部可根据各会议需求安排使用。2、使用会议室时,应爱护该场所内的公用设施,保持环境卫生，用毕恢复原貌，爱护设施和设备。3、会议室内所有办公用品及设施由人事行政部固定放置，未经允许,不得擅自挪用。