恒大地产全国性材料物资采购供应管理制度.doc

全国性材料物资采购供应管理制度第一章 总 则一、全国性材料物资定义：由集团统一招标、签订年度合同,广州恒大材料设备有限公司(以下简称材料设备公司）或地区公司负责采购供应的材料物资.二、材料设备公司及地区公司主要负责全国性材料物资采购供应工作。三、地区公司工程部负责材料的申报、验收、使用管理，并确定各施工单位进度款申报周期内材料的使用量。各工程部必须根据工程建设量至少设置一名专职材料管理人员，由其负责建立健全计划申报台帐及材料使用台帐,以及材料款支付及扣款的对账工作。四、地区公司工程技术部负责本公司材料计划的审核，材料配送、质量及台帐的监督检查考核工作，并协调解决地区公司内部材料管理方面问题.五、地区公司预决算部负责施工单位所用全国性材料物资款核算工作，在工程进度审核及结算审核时对接收和使用的材料数量、金额进行核算.六、地区公司合同管理部负责材料款扣除审核及合同履约监督维权取证工作。七、集团财务中心、地区公司财务部负责全国性材料物资财务核算及款项代付代扣工作。八、集团管理中心负责全国性材料物资配送监督管理及地区公司材料计划审批工作。第二章全国性材料物资采购供应方式一、由材料设备公司统一采购供应给施工单位的材料：人造砂岩、外墙砖、仿石砖、仿古砖、涂料、水泥瓦（含西瓦)、卫浴五金、洁具（含陶瓷、龙头）、抛光砖、瓷片、开关面板插座、墙纸、吸顶灯(含筒灯）、园林灯具、水晶灯、橱柜、入户门、户内门、门锁五金、木地板、阳台栏杆、铁艺门及围墙栏杆、室内铝合金飘窗台栏杆、电线电缆(含高压电缆）、PVC及PPR等管材管件、分集水器、酒店及会所地毯、酒店电子锁、防水材料、户内配电箱、给水阀门、弱电箱箱体、钢塑复合管及管件、地弹簧、排气扇、淋浴间隔。二、由材料设备公司统一采购供应给地区公司或酒店集团的材料物资：厨房电器、对讲机、智能化产品(含停车收费系统、监控系统、可视对讲系统、数字硬盘录像机）、楼盘电瓶车、酒店会所物资（含乒乓球桌及挡板、钢琴、桌球台、健身器材、休闲沙发按摩床及技师凳、酒店电视机、浴室防水电视、电话机、清洁设备、保险箱、客房冰箱、电脑电视一体机、客房布草、餐饮布草、骨瓷、强化瓷、自助餐设备、厨房小型设备、不锈钢餐具、水晶器皿、客房一次性用品、宴会家具、酒店家具、客房床具、客房服务用品、客房落地灯及台灯、服务车类、酒店系统管理软件、水会管理软件、办公家具)、电脑、安全帽、保安装备、广告伞、制服、公共区配电柜、垃圾桶及园林座椅、金银器、不锈钢制品、厨房用品、大堂服务用品、货架系列、公共区垃圾桶、体育器材、标识标牌、清洁剂、印刷品、纸巾类、户外家具、维修工具、员工宿舍家具、员工宿舍床上用品、员工工鞋、系统管理软件、粮油、烟酒、贵重干货。三、由集团签订年度框架协议、地区公司负责签订合同并采购供应的材料设备:小型中央空调、空调机组、风机盘管、发电机组、电梯、变频供水设备、铝合金门窗、变压器、高低压开关柜、低压母线槽、高尔夫草坪设备、视频会议系统、屋村巴士。四、全国性材料物资增减的管理:材料类别的增减由管理中心负责报集团总裁审批；因设计原因、产品的更新换代及产品优化不增加成本的由设计院或园林集团负责报集团主管领导审批，增加成本的须报董事局分管领导审批。五、由材料设备公司统一采购供应的材料物资,不允许地区公司采购供应;因特殊情况需地区公司采购供应的,须经主管材料供应的集团副总裁审批同意后方可采购供应。第三章 全国性材料物资样板管理一、归档原始样板：须由供货单位、材料设备公司、设计院或园林集团、招投标中心四方签名或盖章确认,仅封存一套于材料设备公司。二、验收原始样板:须由供货单位、材料设备公司、设计院或园林集团三方签名或盖章确认,由材料设备公司负责发放。原则上验收原始样板于封存后3天内下发、新项目材料进场20天前下发，地区公司每个项目各1套（由工程部签收），总工室1套，材料设备公司驻地配送质检部各1套，设计院或园林集团1套,供货单位1套。三、验收原始样板可采用实物、实物小样、图片资料等形式.四、所有材料物资样板须登记造册,由使用部门自行管理。第四章全国性材料物资采购供应合同的管理一、全国性材料物资年度购销合同的签订（一）全国性材料物资由集团常务招投标小组招标，框架协议或年度合同分别由招投标中心、材料设备公司及地区公司负责签订.(二）年度材料物资的定标须报董事局主席审批；月度价格上浮的须报董事局主席审批、月度价格下浮的由主管材料的集团公司副总裁审批，并均须签订补充协议。(三）年度合同须报集团总裁审批。（四)年度合同需签补充协议的报集团公司主管副总裁审批。二、三方协议及供货合同的签订(一)地区公司在签订施工合同时，须列出该项目所需的全国性材料物资明细。(二)材料设备公司在签订供货合同时，须列明产品代码和类别.（三)地区公司在签订施工合同时，须同时签订三方协议及供货合同.材料设备公司于每月10日前将未签订“三方协议和供货合同 施工单位的名单提交集团财务中心，财务中心必须停止该单位的工程进度款，直至其签订为止。(四)三方协议及供货合同由材料设备公司自行审批。三、合同文本的管理:档案中心、财务部存档合同原件各壹份.第五章 全国性材料物资计划管理一、材料计划种类:年度材料计划、三月材料计划、月度实际用料计划。二、计划模板的编制：（一）设计院、园林集团和材料设备公司共同下发全国性材料物资使用手册及全国性材料物资统一标准表,并注明材料编码、品名、规格型号、使用位置.（二）材料设备公司下发全国性材料物资计划模板，仅包含设计已选用的规格型号.三、材料计划申报、审批流程:(一）年度材料计划：由材料设备公司负责编制，在集团年度工程开发建设计划或重大节点计划下发后15天内编制完毕。（二)三月材料计划：由地区公司工程部负责编制,于每月12日前提交工程技术部;工程技术部于每月15日前完成审核后提交集团管理中心;集团管理中心每月20日前完成审批后提交材料设备公司；材料设备公司于每月25日前整理汇总后提交供货单位备料。（三）月度实际用料计划:由地区公司工程部编制下月计划并于每月1日前提交工程技术部；工程技术部于每月3日前完成审核并经主管工程公司领导审批后提交集团管理中心；集团管理中心于每月5日前完成审批后提交材料设备公司；材料设备公司于每月10日前下发下月订单至供货单位。(四)施工单位尚未确定或三方协议未签订的，地区公司可以工程部名义申报材料。第六章全国性材料物资库存管理一、各类材料物资原则上均须库存，并建立台帐、定期盘点。二、仓库及库存量的设置:每个城市须设立仓库，原则上各仓库备洋房10套1000标准、5套2000标准样板房材料用量，有别墅盘的地区A型别墅备2套，B、C型别墅备4套板房用量；厂家库存量原则上不少于年度材料测算量的10和三月材料计划第1个月需求用量相比的较大值。三、库存材料物资的补仓规定：原则上材料物资出仓后须及时补仓.第七章 全国性材料物资配送管理一、材料分批进场管理（一）交楼大批量材料计划可分批进场。（二）根据工程实际进度需要，工程部组织施工单位、驻地配送质检部人员讨论后，出具材料分批进场方案,经地区公司工程技术部、主管工程公司领导审核及管理中心现场负责人审批后，于每月15日前提交材料设备公司。（三）已申报的材料计划要求到货时间与现场工程进度需求明显不符的,材料设备公司可根据工程实际进度安排材料进场，并提请管理中心现场负责人批准后执行。但因此影响现场工程进度的,经管理中心现场负责人签字确认后，对材料设备公司进行处罚。二、卸货管理（一）材料物资到达现场4个小时前，材料设备公司驻地配送质检部项目负责人通知工程部项目经理及管理中心现场负责人；物资到施工现场后，材料设备公司仓管员及质检员通知工程部监理工程师及管理中心现场负责人；工程部监理工程师必须在30分钟内到达施工现场，组织施工单位开始卸货,要求6个小时内将材料物资卸完,并完成工地收货单的签字确认工作；否则,材料设备公司将问题立即告知管理中心。（二）由于地区公司原因造成规定时间不能卸货,材料设备公司有权自行组织卸货，由此产生的一切费用由地区公司承担,费用由地区公司财务部在其帐户中直接划扣给材料设备公司。（三)材料设备公司驻地配送质检部编制卸货台账,每月月底提交管理中心.三、验收管理（一）全国性材料物资分为工厂、仓库、现场验收。（二)验收标准：按照全国性材料物资现场验收标准执行。1、工厂验收 1)、根据需要可安排驻厂人员验收.2)、验收要点：是否为该供货单位生产的;是否符合产品规格、型号、数量及等级等要求。2、仓库验收供货单位送货到仓库后，材料设备公司仓管、质检员各1名及供货单位代表共同按验收要求验收，合格的由材料设备公司开具进仓单，验收人员共同签名确认；不合格不得接收.3、现场验收1)、从供货单位送货到施工现场的：材料设备公司仓管、质检员各1名及供货单位代表按验收要求验收,合格的由材料设备公司开具材料设备公司收货单,验收人员共同签名确认；不合格不得接收。材料设备公司现场收货完毕后,组织工程部监理工程师及施工单位代表进行现场收货，由材料设备公司开具工地收货单，现场验收人员共同签名确认.2)、仓配到施工现场的：由材料设备公司先开具材料设备公司收货单,并将材料发送至现场，若无法及时配送，地区公司可自行提取并办理费用签证.货物至现场后由材料设备公司组织工程部监理工程师及施工单位代表收货，并开具工地收货单，现场验收人员共同签名确认.(三)材料到场验收合格后，因安装、使用不当或成品保护不力造成的产品维修问题由工程部组织材料设备公司、供货单位和施工单位召开会议，最终由工程部裁决责任划分.（四）材料设备公司、地区公司工程部共同负责全国性材料物资的品质验收，如对到货材料的品质有异议，最终由地区公司董事长裁定。（五）以工程部名义申报的材料到场后，仍未确定施工单位的，由工程部负责签收并保管;施工单位确定后,在其领用材料时，地区公司工程部应以函件形式报材料设备公司，以供发票开具；由地区公司工程部负责办理材料领用手续,材料领用单签字应齐全，并据以对施工单位扣款，同时应将材料领用单的材料设备公司财务部联提交材料设备公司.（六）施工单位已确定，但因种种原因拒绝在工地收货单上签字的，工程部应在材料到场后15天内协调施工单位签字。15天后施工单位仍未签字的，材料设备公司将单据交地区公司财务部挂账.（七）原施工单位已签收,但中途变更单位（材料没用完,新单位又不接收原材料）的或材料用于其他项目的，地区公司应在新单位进场15天内协调完毕并办妥相关手续;原施工单位退料后由新单位重新领用的,应使用红字工地收货单办理假退料手续（至少经材料管理员、项目经理、工程部经理、材料设备公司及原施工单位签字），以供财务调账。（八）因施工单位不签收等问题造成的库存材料，现场材料管理员应建立健全现场不签收甲供材料台帐；每月末地区公司材料管理员、材料设备公司配送质检部人员应共同盘点库存的甲供材料,财务部须每季度参与盘点；对于有质保期的材料，应标注有效日期;并将签字确认后的现场不签收甲供材料盘点表报管理中心及地区公司财务部. （九）地区公司负责采购的材料物资的验收管理参照上述规定执行。四、到货材料管理：（一）地区公司工程部会同合同管理部发函施工单位，要求施工单位对全国性材料物资接收提供授权委托书，明确必须由被授权人接收材料，授权委托书原件由工程部存档,复印件交材料设备公司、预决算部、财务部、合同管理部备案。（二)施工单位接收后的材料，由施工单位负保管责任。（三)若发现施工单位申报材料数量与需求量差异较大或施工单位将申购的材料用在非本公司项目的,将追究施工单位责任，情节严重的解除双方战略合作关系。五、退货调拨管理：按照全国性材料物资退货调拨及结算管理办法执行。第八章 单据管理一、单据类别：(一)进仓单一式四联:存根（结算部)、供货单位、财务部、配送质检部.（二）出仓单一式三联:存根（结算部）、财务部、配送质检部。（三）材料设备公司收货单一式四联：存根(结算部）、供货单位、财务部、配送质检部。(四）工地收货单一式六联：存根（材料设备公司结算部）、材料设备公司财务部、施工单位、地区公司财务部、地区公司预决算部、地区公司工程技术部/工程部。材料设备公司在工地收货单签字确认当天将工程部联交地区公司工程部材料管理员,并在两天内提交电子版；在每周一前将地区公司预决算部联、财务部联原件及电子版提交相关部门。二、单据印制：由材料设备公司负责印制.三、单据领用:所有单据的领用必须造册登记备查。四、单据使用:（一）供货单位送货给材料设备公司的材料物资，材料设备公司开具材料设备公司收货单,作为材料设备公司支付供货单位货款的唯一依据。（二)材料设备公司送货给施工单位或地区公司的材料物资，材料设备公司开具工地收货单,作为地区公司代付代扣货款的唯一依据。(三）进、出仓材料物资须开具进仓单、出仓单. 五、单据传递：上述单据由材料设备公司传递到各相关使用部门。第九章 盘点管理一、材料设备公司库存材料盘点管理要求：（一）材料设备公司需根据材料物资类别、品种、规格型号设立明细账，并根据已确认的进仓单每日序时登记物资入库明细账;根据出仓单每日序时登记物资出库明细账；根据材料设备公司收货单每日序时登记物资收货明细账;根据工地收货单每日序时登记物资供货明细账.(二)每月最后一天为仓库的结账日,每月12日为盘点时间,材料设备公司、地区公司财务部负责统计上个自然月材料的入库、出库及结余情况,对材料物资进行账账核对和账实核对，发现盘盈、盘亏及时查找原因，并根据集团公司的有关规定进行处理。二、材料设备公司库存材料盘点程序:(一）记账时间：每月的记账时间为上月的26日至次月的25日为1个自然月.(二）盘点时间:结账时间为每月的25日，实地盘点时间为每月的12日。（三）盘点人:材料设备公司配送质检部、地区公司财务部。（四）盘点的具体事项：1、盘点前：仓管员须将材料物资进行分类，按类别、规格型号摆放整齐，并先按账面数打印出材料物资实物盘点表；盘点时,逐一清点实物，做好账、卡、物的核对工作,清点每种物资、核对登记并编制材料物资实物盘点表；盘点后，所有现场盘点人员须在材料物资实物盘点表签名确认。对盘盈、盘亏的实物应及时查明原因并做好记录,不能马上查明原因的盘盈、盘亏,应及时注明待查原因，并在五天内完成。2、盘点期间已收到而未办妥入账手续或已办理出库手续尚未提货的材料物资，应另行分别存放，并予以标示。3、所有盘点财务都以静态盘点为原则，盘点开始后应停止材料物资的进出及移动.4、盘点使用的单据、报表内所有栏位若遇修改处，均须经所有盘点人员签字确认。(五）对盘盈、盘亏材料的处理：由材料设备公司配送质检部出具材料物资盘盈、盘亏处理意见报告,写明盘盈、盘亏的材料物资类别、规格型号、数量、金额和具体原因，并给出初步处理意见，经财务部审核后根据盘盈、盘亏的金额大小报相关领导审批，10万元以内（含10万元)的报主管材料的集团副总裁审批，超过10万元的再报总裁审批,审批后交财务部和配送质检部各一份进行账务调整。三、地区公司的库存盘点管理参照上述规定执行.第十章 结算管理一、由材料设备公司供货给施工单位，地区公司代付代扣的结算:(一)工地收货单是材料设备公司、地区公司和施工单位三方结算支付的唯一依据。（二）材料设备公司结算部根据工地收货单编制对账单,并在NC系统中生成销售发票，每月25日结账（一个结帐月为上月26日至本月25日），每月37日，完成对账单报审;每月813日，材料设备公司配送质检部根据对账单与地区公司预决算部、财务部对账，并于每月13日前将各方确认完毕的对账单提交地区公司预决算部；地区公司预决算部根据对帐单填写申请使用资金审批表，于每月15日前办完资金审批手续。（三）每月20日地区公司必须代付材料款给材料设备公司，如果地区公司每月20日不能代付材料款,地区公司财务部必须停止该公司一切款项的支付，直到该公司账目上的款项能够扣除支付材料款时,由地区公司财务部直接支付给材料设备公司材料款。（四）因特殊情况，地区公司如需暂时在当月少扣、缓扣或暂时不扣施工单位材料款时，须由地区公司董事长/总经理审批。（五）发包人指定分包工程中涉及发包人指定材料设备公司供货，结算时须转扣总包单位部分，原则上由工程总包单位提前出具授权书,授权现场施工单位（即分包单位）代表总包单位对工地收货单上相应的数量金额予以确认。特殊情况可由工程总包单位和分包单位共同在工地收货单上签字确认。授权书须由工程总包单位和分包单位双方加盖公章确认，材料设备公司统一编号管理，并在对帐单中须注明总包单位和授权书编号。（六）施工单位尚未确定或三方协议未签订的,工地收货单仍应按全国性材料物资采购供应管理制度规定对账和付款；为保证财务信息准确及对材料使用情况监督，地区公司财务应及时入账处理，暂挂：借记“原材料待处理甲供材料客商、项目辅助核算，贷记“应付账款应付材料款供应商辅助核算，并按工地收货单号登记财务部甲供材料简易台帐.地区公司财务收到施工单位领用单据后,调整账务处理：借： 预付账款-XX施工单位客商、项目辅助核算贷:原材料-待处理甲供材料客商、项目辅助核算（七)施工单位已确定,但因种种原因拒绝在工地收货单上签字的，具体结算及挂账方式参照第（六)条处理。二、材料设备公司供货给地区公司的货款结算：(一）工地收货单是材料设备公司、地区公司双方结算支付的唯一依据。（二）材料设备公司结算部根据工地收货单编制对账单,并在NC系统中生成销售发票，每月25日结账(一个结帐月为上月26日至本月25日）,每月37日，完成对账单报审；每月813日,材料设备公司配送质检部根据对账单与地区公司预决算部、财务部对账，并于每月13日前将各方确认完毕的对账单提交地区公司预决算部；地区公司预决算部根据对帐单填写申请使用资金审批表，于每月15日前办完资金审批手续。(三)每月20日前地区公司必须付材料款给材料设备公司，如果地区公司每月20日不能支付材料款，地区公司财务部必须停止该地区公司一切款项的支付，直到该地区公司账目上的款项能够支付材料款时，由地区公司财务部直接支付给材料设备公司材料款。三、材料设备公司对供货单位材料款的结算：（一)材料设备公司收货单是材料设备公司、供货单位双方结算支付的唯一依据.(二)材料设备公司每月25日与供应商结账（一个结帐月为上月26日至本月25日)；每月915日,由供货单位提供对账清单于材料设备公司结算部，双方核实并签字确认(供货单位盖公章)；每月16-20日,材料设备公司结算部根据双方确认的对账清单填写申请使用资金审批表报财务部审核,审核后按程序履行报批手续;每月2125日由材料设备公司财务部按已完成报批手续的申请使用资金审批表将材料款支付给供货单位.四、地区公司对供货单位的货款结算:(一）地区公司须按合同规定支付供货单位货款。（二)地区公司按合同应付未付而又没有提出书面的正当理由的，由材料设备公司按合同规定提交资金申请单给财务中心，财务中心核准后指令地区公司财务部直接将货款支付给供货单位。(三）款项支付后，由集团财务中心书面知会材料设备公司、地区公司各相关单位/部门。五、地区公司对施工单位的货款结算：（一)施工单位在申报进度款中必须明确当周期全国性材料物资接收量、使用量，工程部负责核实;预决算部负责按合同在当期进度款中将全国性材料物资材料款予以扣除，施工单位当月接收的全国性材料物资必须在三个月内按合同约定比例或至少80（无合同约定时）的比例扣除完毕。（二）工程结算前，由预决算部牵头组织工程部、材料设备公司、工程技术部、财务部、合同管理部进行清查对账，并按合同约定将材料款予以全部扣除。（三)材料设备公司、地区公司预决算部必须做好全国性材料物资到货台帐；地区公司工程部必须做好全国性材料物资到货、使用及退货调拨台帐，并于每月25日前提交工程技术部、合同管理部;预决算部必须做好全国性材料物资扣款台帐。每月25日前，由地区公司工程技术部牵头组织工程部、材料设备公司、预决算部、财务部、合同管理部核对上周期材料到货、退货调拨及扣款情况。（四）对地区公司自行采购供应施工单位的材料参照上述规定执行，地区公司采购部、招投标部参照材料设备公司职责划分操作。第十一章 考核规定本制度的考核:按照集团管理中心下发的考核办法执行。附件:1、三月材料计划表2、月度实际用料计划表3、订货清单4、送货通知5、材料设备公司收货单6、工地收货单7、对帐单8、材料物资实物盘点表 9、*地区卸货台账10、材料领用单11、现场不签收甲供材料台帐 12、现场不签收甲供材料盘点表13、授权委托书14、财务部甲供材料简易台帐15、全国性材料物资到货台帐16、全国性材料物资到货、使用及退货调拨台帐17、全国性材料物资扣款台帐12