职位说明书编写指引(工作职责描述动词词典).doc

职位说明书编写指引
1. 目的
职位说明书是企业日常管理的基础工具，作为人员的培训、招聘、晋升、薪酬、考核等工作的重要参考依据,写好职位说明书是各级主管必备的基础技能之一。本指引旨在帮助编写人员规范、准确地编写职位说明书。
2. 职责
该职位的直接上级及部门负责人是职位说明书编写的主要责任人；人力资源部负责确定职位编号、职位等级，并对职位说明书的格式规范负责。
3. 编写流程
编写职位说明书建议按以下步骤进行：
3.1. 梳理本部门职位，画出本部门组织结构图，列出本部门职位清单；
3.2. 任职者或其上级按职位说明书标准模板进行编制，由本部门负责人审核，提交至人力资源部，由人力资源部审核其格式、内容是否规范、准确，并填写职位编号,报总裁办审批.涉及到大幅度的职位调整时，应由人力资源部组织跨部门的评审.
如下表所示：
编制
审核
审批
任职者
部门直接主管/人力资源部
总裁办
该职位直接主管
4. 具体内容填写说明
¨ 职位名称：目前可先填写当前使用的职务名称，通常是“限定词+名词”的形式，如:“生产部部长”，以后由人力资源部统一规范。
¨ 所属部门：指仅低于公司一级的单位，如:人力资源部、生产部、工程部等。对于副总经理及以上职位的“所属部门”统一填写“公司”。
¨ 职位编号：由人力资源部统一编定,职位说明书编写者不需填写。
¨ 编制者：实际编写人员,一般为该职位的任职者或直接主管，也可由部门负责人指定人员编写.
¨ 审核者：部门经理或该职位的直接上级。
[注］ 对于部门经理及以上职位，其“审核者”为相应的（副）总监、(副）总裁；其他职位,其“审核者"为部门经理，如人力资源部经理，质检部经理等。
¨ 职位目的：用简单的语言介绍该职位设立目的和意义,特别是该职位对公司独一无二的价值贡献。具体讲主要包括：“依据什么开展工作，通过做什么工作，达成什么结果”，或“负责什么工作，达到什么目的”。
¨ 主要工作联系
为了有效开展本职工作，需要与企业内外哪些部门/职位进行联系（包括沟通、协调及协作），联系的内容和目的有哪些。
² 对内联系对象：填写相应的部门或职位；
² 对外联系对象:填写相应的部门科室。
¨ 管理幅度：部门及管辖人员的数量，按当前的数据.仅需有下属的管理职位填写，无下属的职位不需填写.
¨ 职位关系:只填写职位名称，不填写任职者姓名.
² 直接上级职位：指在行政上直接管理本职位的上级职位，本职位直接向其汇报工作。
² 专业上级职位:指在专业上指导本职位工作的上级职位,如研发部/技术科的检测人员，其直接上级是研发主管、专业上级是质检主管.
² 直接下属职位:指直接向本职位汇报工作的下级职位。
¨ 责任与贡献：
² 工作模块：一般来说，“工作模块"是对某几项工作的概括，尽量具体而有针对性，就如我们提供的模板中那样.不要将工作划分成“日常工作”之类的笼统而无针对性的说法。
u 模块的顺序：按重要到次要
u 模块内的职责的顺序：一般先写策略、计划类的职责，之后按流程顺序（时间的先后顺序)描述该模块的职责
u 行政管理职责:对于部门管理者职责，通常将其行政管理如对内外的协调、人力资源管理、财务管理、组织气氛等集合在一个模块中，统称为“部门管理”，并统一放在最后一个模块（特殊地，这里不表示该模块的职责最不重要）。下表供参考,撰写者可以根据职位的具体情况作相应修改。

部门管理
1、负责部门资产的有效使用与管理，控制并有效利用本部门费用预算
2、负责部门内员工工作目标设定、过程辅导、绩效评估、绩效诊断和改进、激励、培训等人员管理工作,并负责接班人培养
3、协调好部门之间的配合和关系；依据业务需要,组织本部门力量为其他部门提供专业服务与专业培训
4、依据公司制度规定或公司领导授权，协调相关政府主管部门、行业协会的业务关系
5、执行公司和上级领导布置的其他工作任务

² 每一条职责的编写
u 每一条职责(特别是管理职责）都应尽量说明“根据什么，负责/做(动词）什么，达成什么结果"。
在“根据什么”中会涉及上游部门或员工对“我本人”职责的支持，也是本职位工作的“前提”.
“负责/做什么”就是本职位的具体工作内容。
“达成什么结果”就是该职责所应该创造的价值,也是为了明确自身的工作目标。
u “领导交办的其他事宜”及“例外工作"
鉴于职位角色中都有“上级指令执行者”这一角色，每一位员工都应该有类似的责任,这一条职责统一不写。
在“工作模块”一栏中，也不要写“例外工作”。如果你确实觉得某些工作无法明确归类，那么可以写“其他”.
² 容易遗漏的职责
有时容易遗漏的职责主要是制订制度、流程或其他的规章制度。还可能包括各种参与性、协助性、支撑性的工作.
下列问题,有助于理清本人所处职位承担的职责：
n 我如何使用工作时间？（为什么样的工作而忙）
n 直属上级和间接上级部门考核我哪些工作？
n 我负责的对下级和/或其它相关业务部门的检查工作有哪些？
n 我需要对下级提供的支持、指导等工作有哪些？
n 下级找我经常是为了什么事？
n 我需要定期或不定期向上级汇报的工作有哪些?（上级把我找去通常都是为了什么事）
n 我需要填写的表格和/或报告通常有哪些？（表格和报告中反映的工作内容）
n 我通常和其他部门有怎样的业务往来？(经常为什么事打电话找什么人）
n 我通常和企业外部（政府、主管部门、用户、供应商、承包商等）有怎样的业务往来？
n 在我的职责内需要对上级和/或其它部门提供哪些方面的建议？
n 我经常或临时性地需要解决的问题有哪些?
n 我负责和/或参与制定的管理政策、制度、流程、规范等有哪些？
n 我负责和/或参与编制的规划和/或计划有哪些？
n 如果我的什么工作没有做好,其他人的工作也会受到影响？
² 各类职位的职责特点
u 高层职位特点：主要是面对公司总体目标和最终结果所承担的直接责任和该职位所专有的活动及结果。它回答“为实现公司的目标和达成的结果，要在哪些领域做哪些事？从而获得哪些最终结果"。
u 中层职位特点：主要是面对该职位目的和最终结果所需履行的必要任务和对任务结果承担的责任。它回答“为实现该职位的目的，我们有哪些必须履行的任务（非临时性）和对任务结果承担哪些责任，从而获得哪些最终结果”。
u 基层职位特点：基于流程结果的活动描述以及对流程结果的责任.
所附动词辞典供职责描述时参考。
¨ 衡量标准:是KPI（Key Performance Indicator 关键绩效指标）分解或延伸后的指标体系，可以是数量、质量、成本、时间、内外部客户反应（满意度)等，应尽量是客观的、量化的、易采集的、可操作的直观数据。可参考现行的考核指标。
¨ 任职资格：第一部分内容要求列出此职位最低需要认可的学历、专业资格、经验、知识技能要求等。素质要求参考《素质名称及含义》填写，一般填写3－5项主要素质。
素质名称及含义
成就导向（ACH）
要把工作作得更好的企图和行为。
思维能力(T）
明确事物之间的关系,用新方法/新角度看待事物。包括归纳思维、演绎思维等。
服务精神（CSO）
能设身处地为顾客（内部或外部顾客）着想、行事。
培养人才（DEV）
具有持续培养人才的行动，表明了一种帮助他人成功的倾向与意图.
监控能力（DIR）
对工作设立明确的行为或结果标准，并指派人去完成。
灵活性（FLX）
为达到最终目标，而根据条件的变化改变既定策略或放弃原定目标.
影响能力（IMP）
为特定目的，特意采用影响策略或战术，有具体行动。区别于行政命令。
信息收集（INF)
由于强烈的好奇心及渴望，通过努力去主动获取更多的信息，而不是仅仅接受眼前现成的内容。
主动性(INT)
有前瞻性,能对未来的需求和机会提前作出反应。
诚实正直(ING）
行为与价值观一致，在与自己坚信的人生信条及价值观相冲突时能坚持正义。
人际理解（IU）
在别人没有直接用语言的情况下，能知道别人在想什么、别人的内心感受怎样。
组织意识（OA）
对组织的政治和结构非常敏感,理解组织中的非成文约定。
献身组织精神（OC）
能与组织标准、需要及目标保持一致。
关系建立（RB)
工作中能主动建立人际关系。
自信（SCF）
对像是自己,敢冒险接受任务或敢于提出与上级有权势的人不同的意见。
领导能力（TL）
能领导人们有效地在一起工作,促进团队的运作。
合作精神（TL）
与他人通力合作,成为团队中的一部分，为共同的目标一起工作而不是相互竞争.
坚韧性
在艰苦条件下仍表现出乐观的态度，继续努力达成目标.
工作职责描述动词词典
动词
含义及示例
对…负责
为某个行动或决定及该行动的结果承担责任
担任
做某事、扮演某角色，实行或以明确形式行使职责。
建议
提供忠告；启发辅导。
例如：人力资源部经理可能被要求在招聘某个人员的合法性提供建议.
分配、分派
为特别的目的指派，为具体的理由安排。
例如：营销主任为具体产品的各种广告和促销活动分配不同的营销预算。
分析
将整体解剖、分开以发现其本质、比例、功能、关系等。
预测
事先感觉或意识到，预见.
例如:为适当激励员工，在主管决定提升下级工资时，应该对下级的反应进行预测.
评价
估计或判断某事物的数量或质量，赋予价值。
批准
正式确认或同意，同意，以言语或行动赞同或认可，签署或授权
例如：部门主管可对部门经理提交的某个下级的升职建议进行批准.
保证、确保
确信某事，承诺、担保按要求完成工作项目。
例如：人力资源经理应该保证在选择候选人时使用某些测试.
出席
在场，留在某处
审查
检查以验证正确性或是否符合要求.
例如:人事助理可审查组织的劳动力组成以保证符合法律要求.
授权
批准或许可权利转移，同意、证明权利赋予正当性
实施
在项目或研究中执行既定计划
咨询
向他人征求意见
例如:生产副厂长可咨询品质工程师以发展改进的生产技术。
加快
加快进程；促进，帮助和使容易;促成，驱使、加快速度。例如：执行秘书通过向经理主管人员说明一封信函的重要性来加快对此信函的反应。
跟进
收集任务进展各阶段信息,关注各任务的执行过程。例如：主管可跟进下级，确保所布置的任务得以完成。
制订
明确地、系统地陈述、提出。例如：广告部主管可制订出一种新的广告组合方案，在促销方面特别有效。
指导
传授、启发、教育、下令，对所需完成的工作提出方向性意见，并不需要描述如何完成这项工作。
实施，落实
按计划安排行动、确保完成既定目标。
发起
开始着手，引入,创立。
整合
汇总,统一,让事物具有同质性。
解释,诠释
阐述，说明具体内容，使别人正确理解.如人们经常要求公司律师解释一些对公司运作会产生重大影响的现存条例的修改的实际含意.
动词
含义及示例
调查
有目的的入微观察，系统检查，进行查找、搜索.
发布
正式公布或发行.如，一位部门经理会发布要求所有部门员工遵守的程序和条例规定。
维护
保持有效性.如人事部助理会被要求保存所有员工的全套和更新的个人记
促成
通过沟通达成一致性认识，促使活动完成既定目标。
协调
协助、调节，系统地组织不同下级、部门的活动或职能以达成组织目标。例如，经理必须协调部门中各专业人员的有关贡献，以完成工作项目或设计执行本地公关或广告活动。
建议
给予别人意见和指导。例如:在商议租约时，律师可向土地所有者提供建议。
委派…为代表
批准或给予某人个人的代表或代理人权利:委托另外一个或多个人来完成本人的一项或部分工作,或指定某人作为负责人以达到某一目标。
计划
指为目标而制定的行动步骤和时间表.
决定
经思索或调查后(经推理后认定)作出关于事物的结论性处理意见、看法或指示。
发展
有一定目标的活动，通过这一活动使事物某方面或几方面逐渐成长壮大。
设计、策划
制订针对某一目标的行为方案，形成书面或在大脑中规划好。
指示
向某人发布权威性指令，要求对确定目标物采取有目的行动。
成立
永久地安置、设立或组织。
评估
制定标准,通过评定或估计判定价值。
审查
检查或详细察看；仔细观察或分析；正式询问或审问以找出事实、信息或相似情况;自我反省考虑或测试；仔细考虑.
执行
落实,使之生效;根据事先规定的计划去行动（或实践）。
激励
用物质或非物质手段引导激发下级发挥最大的能力、向下级们提供动力,以达到所期望的结果。
谈判
通过交流或讨价还价与持不同观点的另一方就一项具体提案达成协议 。
观察
仔细看,认真勘察研究.
组织
将实体或观念按规则有序地结合在一起，使形成一个整体及系统化，以完成特定目标。
创立
第一次形成、设立。
监督
检查、指挥、明确负责。如一位区域销售经理负责公司某一个办事处，监督它的运作并根据自己的检验对它进行评估.
参与
作为一员参加,加入，协助，分担任务。
提交
以口头或书面方式将问题传达给特定个人或组织，要求事情得到考虑、批准或解决。
动词
含义及示例
提议
提出自己意见、建议，以供给相关人员考虑、讨论或采纳。
提供
给予他人的活动以物质或非物质的支持。
推荐
将人或事加入评述的介绍给某一方，希望能得到接受；向有意向者提出符合其需求的事物，使之具有可接纳性。
修改
对原有事物的完善、增删、补充说明或其它改变。如,一位经理反复修改助理们写一些需提交给总监批准的文件。
服务
根据协议或职责规定为他人或组织提供既定的帮助。
选择
从几种事物中选取,挑出。
调查
以全面的方法进行了解察看,仔细检查。
培训
通过技能或知识的传授与专业指导，使学习者达到既定标准.。
查证
收集证据并通过证据证明设想、真相或准确性.

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