教务管理说明.doc

教务管理岗位职责说明
第一部分—-各类资料准备
1、 学员信息表(包含老学员信息表、潜在学员信息表、试听人员登记表)
2、 课时汇总表（时时更新数据,并在每次月初统计上月课时）
3、 每周新报名学员统计表（包含:姓名、年级、性别、生日、父母联系方式、家庭住址、公立学校、缴费日期、缴费金额、报名科目）
4、 各班级学生出勤点名表（包含：中文名、英语课英文名、联系电话、考勤记录—出勤划沟、迟到划圈、请假划叉）
5、 教师调课申请表
6、 教师更换交接表
7、 物品申领表、物品领用本
8、 续费意项调查表（结课前两个月，由教务人员面谈或电访了解家长续费意向，填写续费意向调查统计表交由老师发给学员，统计续班意向,交给校区主管)
9、 每周新续学员统计表
10、 教师教学质量评估表
11、 家长督学表、家长评分表
12、 家长邀请函
13、 结业证书
14、 积分卡(加盖学生公章)
15、 入读须知
16、 亲师沟通记录表
17、 行政沟通记录表
18、 学员入班通知书
19、 家长签到表
第二部分——开课前的教务工作
1、 班级名称
根据课程、年级、上课时间、班级的性质确定班级名称。直营校格式例如：品牌（清华优才）+学科+教师+地点+时间,例如：清华优才（英）April涧西周六上午10：00班; 合作校格式:学校+国学美术(趣）+时间+教师例如：中信一小国学美术（创)周二班郭文静
2、 教室安排
根据科目和时间段进行教室安排。现共有国文、数学、英语、美术、科学五个课程,校区共多少教室进行合理排班。具体排班工作由校区教务专员负责。
可插入课程表图
例如:
清华优才西工校区2016教室安排

星期
1教室
2教室
3教室
4教室
5教室
6教室
7教室
8教室
晚上
周二

周三

周四

周五

周六
8：00

10：00

14:00

16：30

周日
8：00

10：00

14:00

16：30

3、 班级信息的编制与发布
3.1开新班的流程
3.1。1校区教务专员确定新班名称、开班时间、开班地点、开班教室、上课老师，经主管审核后，将新班信息录入系统,上传网络宣传。
3.1.2校区教务专员将开设新班的信息传达至咨询前台.
3.1。3前台留1人负责公开课家长签到,其他人员到教室配合任课老师，负责现场咨询促使攻单.
3。1。4校区教务专员监督新班报名情况，将报名不理想的班级信息及时上报至校区主管处，校区主管酌情制定班级取消、延时或合并班级的计划，经校长审核后交教务系统管理员和前台处,更改教务管理系统、网站和前台的信息.
3.1。5校区教务专员将调整后的信息及时通知至已报名学员，并做好学员和家长的安抚工作，同时，及时调整教室安排，以便以后开设新班。
3.2续班流程
3。2。1校区教务专员负责在学员结课前两个月了解学员的续班意向，与任课老师确定续班的安排。校区主管应注意合理安排拆班和并班，确保班级人数合理化(满班）。
3。2。2校区教务专员将设续班信息传达至咨询前台和相应老师处。
4、 老师课次统计流程
4。1前台于次月初统计上月各任课老师的课时，填写课时汇总表，填写好后，交给校区教务专员。
4。2校区教务专员每半年统计一次（10月—3月、4月—9月)各任课老师所带学员的出勤情况，交财务处,以便财务计算各任课老师课时奖金。
第三部分——课中的教务工作
1、 开课的准备工作
1。1开课的物资准备
1.1。1新班开课前1-3天，校区教务专员通知任课老师领取班级学员信息表（从校宝系统中导出的班级花名册),如报名情况在开课前发生变化，由校区教务主管联系老师修改学员信息。
1。1.2上课需要的教材，校区教务专员应于开课前5天向前台(仓库管理员)申请，前台（仓库管理员）准备好教材,进行出入库登记。
1.1.3校区教务专员核对无误后,联系任课老师领取教材以及相应的积分卡，从而发放给学员.
1。1.4校区教务专员和任课老师进行开课前的教室布置，摆放好桌椅，提前检查各种硬件设施是否完好。
2、 常规工作
2。1老师考勤
每月1号,打卡机管理员导出老师考勤记录,交由考勤人员统计考勤（包含所有校区老师的考勤).
2.2学员课时统计
各校区前台于每月初，统计上月校区各班学员考勤（遇新生和老生续费,课时上加课时必须依据原票据）.
2。3通知传达
2。3.1前台负责学校放假通知、进入寒暑假上课、学校活动通知。
2。3.2每班3次公开课（开课式、其中汇报课、结业课）为任课老师准备家长邀请函。
2。3.3续班通知
在班级结束前两个月，校区教务主管需要确定班级续费活动，安排前台填写升级续班通知，交由老师发放给学员，同时,老师负责收取家长回执单.
2。4校区卫生:随时确保校区卫生的干净整洁，检查教师上完课后教室的卫生清洁，用电器及门窗的关闭，负责走廊、咨询台等公共区域的卫生清洁.
2.5 负责校区学生的安全,尤其是课前、课间、课后的学员安全,禁止在走廊中打骂嘻戏。
2。6就续班而言
2。6.1校区教务专员协同任课老师根据续费意向统计表,制定续班活动方案，促使学员续班.
2.6.2前台制定续班通知
2。6.3老师向学员及家长发放续班通知沟通续班准确信息，，老师填写续班情况统计表,校区教务专员及时监督续班报名情况,并及时报告至校区主管处，由校区主管制定取消、延时或合并开班计划，经校长审核后，交由教务系统管理员上传更新班级信息，前台负责更新前台纸制版信息.
原班班级

续班班级

老师姓名

原班人数

续班人数

续班率

编号
学员姓名
续班意向
不续班原因
续班结果
1

2

3

2。7开展电话营销
前台可在老师报名日之后将班级对外报名,在续班开课前一周校区教务专员将招生不理想的班级及时报告给校区主管，校区主管安排电话营销工作。
3、 结课的准备工作
3。1结课的物资准备
3。1。1结业证书
3.1。2结业礼品
3.1.3学生期末评价表（根据各科情况具体制作）
3.2结课人员安排
3.2。1校区主管督促老师做好教学准备。
3.2。2校区教务专员督促教室管理员检查教室清洁状况,必要时进行大扫除;检查教室硬件设施是否完好可用;为家长参加结业课式准备座椅。
3。2。3校区教务专员进行家长评分工作表
评估项目
评估分数
家长评语
课前辅导

课堂教学

家庭作业的批改

与家长的沟通

对学员学习成果的反馈

意见或建议

评分表须在家长评分后立即收回并装订成册，注明班级和结课日期后交给校区教务专员；教务专员统计后交给校区主管,校区主管审核后，记录在教学质量统计表中.
第四部分-—其他教务工作
1、 特殊情况处理
1。1学员转班流程
1.1。1为保证续班质量应尽量避免转班，当学员或家长在学期中途表达出转班意向后老师应积极引导。
1。1。2若因不可抗拒因素需要转班时，任课老师续引导家长填写学生转班申请单.填写完后方可转班。
学员姓名

转班类型
同级转班_______ 换级转班 _______
转班原因

任课老师签字

换级转班的学员计算为原任课教师的生源流失，同级转班的学员计算在转入班级的学生人数中。
2、 老师调课流程
2。1老师对其任教班级的既定信息(上课时间，上课地点，任课老师)做出任何调整,应提前1周联系相关人员（校区教务专员,校区主管，代课老师）,做好交接工作并填写调课申请表(表4-1-2）
老师

日期

班级

调课事项

原班级信息
调整后信息
时间

地点

老师

调课原因

工作交接记录
代课老师签字

教务专员

主管审批

3、 老师更换流程
3.1为了避免生源流失，减少家长投诉，老师更换工作须至少提前三个月开始交接.
3。2校区教务专员在确定交接双方的老师后，召集两位老师一起商讨交接事务。
3。3交接双方老师和校区教务专员共同完成老师更换交接表。原任课老师负责填写学员的联系方式和学习情况并记录电访家长解释不能继续代课的原因.接班老师在原任课老师完成电访后，在适当的时候再电访一次家长，向家长自我介绍并关心孩子学习情况。在交接双方老师都完成电访后,教务抽取部分家长进行电访，询问意见,解释原因,表示感谢。
老师更换交接表
编号
学员姓名
联系方式
续班意向
学习情况登记
原任老师电访记录
接班老师电访记录
教务电访记录

4、 教文具管理
仓库存取东西必须在前台（仓库管理员）出签字，前台负责出入库登记。
5、 仪容仪表
校区教务主管负责监督校区员工的着装问题，发现不穿工服者进行相应的处罚。
6、 图书管理
为给学员和家长提供更好的服务，我校设有图书室,供学员和家长阅读（内部学员交押金（100元）免费阅读，外部学员除交押金(200元）外另收卡费98元/年。图书管理员负责日常借还书以及室内卫生环境。
7、根据校区实际情况，统一安排制订本校区家长沙龙、家庭教育讲座、户外展示课等,并依据活动开展情况进行时时完善,从中在每个班级中培养出2—3名铁杆家长，建立“家长委员会",扩大品牌影响力。
8、协助市场部门开展必要的市场活动.
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