行政物品管理办法.doc

行政物品管理办法
一、目的：
为加强行政后勤物品管理，节约成本，保证资源的合理分配，规范申购、验收、领用、报支、维修、报废及库存管理及盘点管理流程，特制定本管理办法。
二、适用范围：
1、本办法适用于公司总部、直营店、公司属下的分支机构可参照执行。
2、本办法所指行政物品包括：办公用品、办公设备（不列入固定资产类的）、保洁用品、接待物品等由行政部负责采购的物品。其中：
（1）办公用品类:
a.消耗品：固体胶、透明胶带、大头针、回形针、便条纸、长尾夹、订书针、光盘、油性签字笔、白板笔、荧光笔、水笔（芯）、圆珠笔（芯）、铅笔、文件袋、软抄等。
b.管制品：电话机、剪刀、美工刀、订书机、计算器、印台、文件夹/栏、笔筒等。
（2）保洁用品类：包括办公保洁、卫生用具等。
（3）接待物品类：包括客人接待用品、加盟商宿舍用品等。
（4）办公设备类：办公电脑、打印机零配件，办公设备耗材（含色带、墨盒）等；办公家具的零星采购及其配件。
三、申购：
1、办公用品申购：
申请部门填写《行政物品申购单》→申请部门经理签核→前台月汇总申购→行政主管审核→人事行政部经理批准→行政专员询价→行政主管审核选定供应商→前台定点采购。
2、办公设备和接待物品申购：
使用部门或行政专员申请→行政主管审核→人事行政部经理签核→分管副总批准→行政专员询价→行政主管确认价格→行政专员采购（部分行政物品由行政主管共同询价采购）。
3、行政物品采购询价至少选3家供应商进行同型号商品价格、质量比较，办公用品类、办公设备类选1-2家定点采购，保洁用品选1家定点采购。每半年考核供应商价格、质量、供货速度、服务态度一次，视情况给予更换供应商，力求物美价廉。
不合格品退货
四、验收、入库、领用：
通知行政主管/财务会计验收
行政物品到货

前台通知申请人领用
合格品入行政仓库

1、行政物品到货验收均由行政主管、财务会计、行政专员共同验收：规格、型号、数量、随附资料（发票、保修卡或说明书、光盘等资料），并填写《行政物品验收单》，如有不符合要求的物品及时办理调换或退货手续。
2、行政物品验收合格后入行政仓库，仓库管理员为前台，由前台通知申请人办理领用手续。
3、办公用品领用并在《办公用品个人登记卡》上签收，管制品领用时采用“以旧换新”的方式。
4、保洁用品和接待物品验收后，直接由使用人签字领用。
五、费用报支：
1、月结费用报支流程：
采购负责人与供应商核对月费用明细→月结发票核实→费用登记账薄→填写费用报销单→随附资料（发票和月结费用明细表、行政物品验收单）→按费用报销手续办理。
2、零星费用报支：
物品领用后无异常→报销前登记账薄→填写费用报销单→随附资料（发票、申购单、行政物品验收单）→按报销手续办理。
六、行政物品的维修、报废
1、维修申请：
行政物品发生损坏或使用不当发生故障时，使用人填写《物品维修/报废申请单》，写明故障事由，由部门经理审核后交到行政专员，核实情况反馈具体处理意见后，视情况呈上级领导审批后给予维修。
人事行政经理批准
维修申请人
申请部门
经理签核
行政专员维修建议及费用
行政主管审核
行政部维修
维修申请人验收

2、报废流程：
行政物品因使用时间过长引起老化或淘汰需要报废注销时，使用人应填写《物品维修/报废申请单》具体流程如下：
行政专员鉴定
行政主管复核
人事行政经理批准
申请部门分管领导审批
申请部门
经理签核
报废申请人

行政和财务共同处理
财务部核销物品

七、库存盘点管理：
1、行政物品使用ERP系统管理，入库及领用由前台对行政物品进行系统实时录入。
2、行政物品每月底盘点一次，由前台、行政专员盘点，财务会计、行政主管负责监盘。
3、月盘点保证账物、账实相符，如发现不符须及时查找原因并调整账务，如因人为原因造成丢失由行政部按责任人进行分摊处罚。
八、其他管理条款：
1、行政物品员工应本着节约使用的原则，严禁员工将公司物品带出公司挪作私用。一经发现，按物品原价3倍赔偿。
2、凡属部门共用的行政物品应指定专人负责保管，做好日常的保管和维护工作，防止行政物品的损坏和丢失。
3、因责任事故造成行政物品损坏丢失的，原则上应令其赔偿。在处理赔偿时可根据具体情节、本人的态度和损坏价值核定赔偿损失价值的全部、部分或免予赔偿。
4、行政主管负责对入库行政物品原始凭证（保修证书、发票等）、领用签收、库存数量进行核对，确保帐物相符。
5、行政部每月统计各部门所领用物品的费用总额，由行政部主管对费用进行审核，根据各部门的实际情况必要时与部门主管沟通，年度费用报表供各部门年度考核用。

本管理办法由人事行政部制定、修改、实施、监督、解释，领导签发之日起执行！

人事行政部 3、通过活动，使学生养成博览群书的好习惯。
B比率分析法和比较分析法不能测算出各因素的影响程度。√
C采用约当产量比例法，分配原材料费用与分配加工费用所用的完工率都是一致的。Ｘ
C采用直接分配法分配辅助生产费用时，应考虑各辅助生产车间之间相互提供产品或劳务的情况。错
C产品的实际生产成本包括废品损失和停工损失。√
C成本报表是对外报告的会计报表。×
C成本分析的首要程序是发现问题、分析原因。×
C成本会计的对象是指成本核算。×
C成本计算的辅助方法一般应与基本方法结合使用而不单独使用。√
C成本计算方法中的最基本的方法是分步法。X
D当车间生产多种产品时，“废品损失”、“停工损失”的借方余额，月末均直接记入该产品的产品成本
中。×
D定额法是为了简化成本计算而采用的一种成本计算方法。×
F“废品损失”账户月末没有余额。√
F废品损失是指在生产过程中发现和入库后发现的不可修复废品的生产成本和可修复废品的修复费用。Ｘ
F分步法的一个重要特点是各步骤之间要进行成本结转。(√)
G各月末在产品数量变化不大的产品，可不计算月末在产品成本。错
G工资费用就是成本项目。(×)
G归集在基本生产车间的制造费用最后均应分配计入产品成本中。对
J计算计时工资费用，应以考勤记录中的工作时间记录为依据。(√)
J简化的分批法就是不计算在产品成本的分批法。(×)
J简化分批法是不分批计算在产品成本的方法。对
J加班加点工资既可能是直接计人费用，又可能是间接计人费用。√
J接生产工艺过程的特点，工业企业的生产可分为大量生产、成批生产和单件生产三种，X
K可修复废品是指技术上可以修复使用的废品。错
K可修复废品是指经过修理可以使用，而不管修复费用在经济上是否合算的废品。Ｘ
P品种法只适用于大量大批的单步骤生产的企业。×
Q企业的制造费用一定要通过“制造费用”科目核算。Ｘ
Q企业职工的医药费、医务部门、职工浴室等部门职工的工资，均应通过“应付工资”科目核算。Ｘ
S生产车间耗用的材料，全部计入“直接材料”成本项目。Ｘ
S适应生产特点和管理要求，采用适当的成本计算方法，是成本核算的基础工作。(×)
W完工产品费用等于月初在产品费用加本月生产费用减月末在产品费用。对
Y“预提费用”可能出现借方余额，其性质属于资产，实际上是待摊费用。对
Y引起资产和负债同时减少的支出是费用性支出。X
Y以应付票据去偿付购买材料的费用，是成本性支出。X
Y原材料分工序一次投入与原材料在每道工序陆续投入，其完工率的计算方法是完全一致的。Ｘ
Y运用连环替代法进行分析，即使随意改变各构成因素的替换顺序，各因素的影响结果加总后仍等于指标的总差异，因此更换各因索替换顺序，不会影响分析的结果。(×)
Z在产品品种规格繁多的情况下，应该采用分类法计算产品成本。对
Z直接生产费用就是直接计人费用。X
Z逐步结转分步法也称为计列半成品分步法。√

A按年度计划分配率分配制造费用，“制造费用”账户月末(可能有月末余额/可能有借方余额/可能有贷方余额/可能无月末余额)。
A按年度计划分配率分配制造费用的方法适用于(季节性生产企业)

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