项目沟通管理的重要性.doc

项目沟通管理的重要性黄崇亮3110507872011年4月27日摘要：在项目早期创建一个沟通管理计划，并与干系人一起评审，可以防止或减少以后的沟通问题。例如，同一业主单位系统集成项目群经理王二小，将从沟通管理计划中获得巨大的利益。由于其中几个项目可能拥有一些相同的干系人，因此编制一个协调的沟通计划甚至更为重要。关键词：沟通、计划 王二小与向他汇报的项目经理们进行过几次正式的和非正式的讨论。他与他们以及项目实施助理翠花一起为该项目编制了一个沟通计划。然而，他还是不能确定发送信息和管理所有不可避免的变化的最佳方法。他还想给项目经理制订统一的编制计划和跟踪执行的方法，又不扼杀他们的创造性和自主性。翠花建议他们考虑使用一些新的网络产品，使一些重要的项目信息及时更新，保持同步。尽管王二小对网络了解的很多，但是他不是使用IT改善沟通过程的专家。事实上，这也是为什么他要翠花做他的助手的部分原因。他们能够编制一个灵活而且容易使用的沟通程序吗?由于每周都有更多的项目将纳入这个项目群中，所以，时间是决定性的因素。1、项目沟通管理的重要性许多专家都认为对任何项目特别是IT项目的成功，威胁最大的是沟通的失败。与IT项目成功有关的最重要的四个因素是：主管层的支持、用户参与、有经验的项目经理和清晰的业务目标。所有这些因素都依赖项目经理和团队具有良好的沟通能力，特别是与非IT人员。信息技术领域在不断变化，这些变化产生了大量的技术行话。当计算机专业人士与非计算机人士进行沟通时，技术行话常常使问题变得越发复杂，把非专业人士搞得没有头绪。尽管当今使用计算机的人越来越多，但是随着技术进步，用户与开发者之间的差距也越来越大。当然，并不是所有计算机专业人员都不善于沟通，任何领域的人员都可以提高自己的沟通能力。此外，我们的教育体制注重培养信息技术毕业生的技术技能，而不重视培养他们的沟通与社交技能。大多数与IT相关的学位课都有许多技术要求，但很少有沟通(听，说，写)、心理学、社会学和人文科学方面的课程。人们常常认为学习这些“软技能”是很容易的，但它们是非常重要的技能，人们同样需要学习和发展这些技能。许多研究表明，信息技术专业人士需要这些软技能，它们和其他技能同等重要甚至更重要。当你在运作IT项目时，不可能把技术技能与这些软技能完全分开。为了使项目成功，项目的每个成员都需要这两类技能，而且这两类技能都应该通过正规教育和在职培训得到不断提高。一篇发表在信息系统教育杂志上的文章，就专业人员沟通技能重要性表述了如下结论：基于这项研究结果，我们可以得出一些一般性的结论。第一，显然信息系统专业人员要参加大量的口头沟通活动，这些活动本质上是非正式的、持续时间短而且每次的人数都不多。第二，我们可以推断大部分的沟通实际上是口头的，但是有时候辅以笔记、图表或计算机输出。第三，很显然人们希望同伴在谈话过程中仔细地听，对问题做出恰当的反应。第四，所有的信息系统专业人员必须意识到他们有时必须参加某种非正式的公开演讲。第五，很显然，信息系统专业人员为了在现在的职位上获得成功，以及提升到更高的职位，就必须可以进行有效的沟通。平均起来，我们的被调查者似乎在他们的信息系统事业中都有过从低职位向高职位提升的经历，他们认为对于职位提升更重要的是口头表达能力，而不是当前的工作。口头沟通能力似乎是职位提升的关键因素。本章将重点突出项目沟通管理的主要方面，为提高沟通管理提供一些建议，并介绍软件如何辅助项目沟通管理。项目沟通管理的目标是确保项目信息能够及时适当地生成、收集、发送、存储和部署。以下是项目沟通管理过程的四个方面： 沟通计划(communicationsplanning)包括确定干系人的信息和沟通需求，谁需要什么信息，何时需要以及如何把信息发送给他们。这个过程的输出是沟通管理计划项目管理培训 信息分发(informationdistribution)包括及时向项目中的各干系人提供所需信息。主要输出是更新组织过程资产和请求变更。 执行报告(performancereporting)包括收集并发布有关项目执行的信息，包括状态报告、过程衡量和预测。这个过程的输出是执行报告、预测、请求变更、建议纠正措施和更新组织过程资产。 管理干系人包括管理沟通，使其满足项目中各干系人的需求和期望以及解决问题。这个过程的输出是解决的问题、批准的请求变更和纠正措施，并且更新组织过程资产和项目管理计划2、沟通计划对于项目来说，沟通是如此重要，因此每个项目都应该有一个沟通管理计划(communications managementplanning)-指导项目沟通的文件。这个计划应该是整体项目管理计划(项目管理计划将在第4章项目综合管理中阐述)的一部分。沟通管理计划的类型随项目的需求而变化，但是应该准备一些典型计划的书面形式。例如，对一些小的项目来说，沟通管理在第3章中的企业内部网项目已描述。沟通管理计划是项目合同的一部分，沟通管理计划包括以下项：干系人沟通需求用于沟通的信息，包括格式、内容和各部分细节谁接收信息，谁产生信息传送信息的建议方法和技术项目管理培训沟通频率增加解决问题的过程用于更新沟通管理计划的修订过程常用术语表知道什么信息分发给哪些干系人是很重要的。通过分析干系人的沟通，你能避免浪费时间和金钱去创建或发送一些不必要的信息。项目组织结构图是识别内在干系人的出发点。此外还必须考虑项目组织外的关键干系人，如客户、客户的高层管理和分包商等。提供了一个干系人沟通分析的实例，从中可以看出哪些干系人能获得哪种书面信息。注意，这种分析包括的信息如信息的联系人、交付信息的时间及指定的信息格式。你可以建立一个类似的表来表示哪些干系人应出席哪些项目会议。在这些表中包含注释部分常常是一个很好的想法，用来记录与每个干系人、文件和会议等有关的特殊考虑或者细节。让干系人评审和批准所有的与干系人沟通的分析材料能确保这些信息的正确性和实用性。许多项目没有足够的关于沟通的初始信息。项目经理、高层管理和项目团队成员设想利用现有的沟通渠道来传播项目信息就足够了。使用现有的沟通渠道的问题在于各个组(和其他干系人)都有不同的沟通需求。在项目早期创建一个沟通供应链管理计划，并与干系人一起评审，可以防止或减少以后的沟通问题。如果组织运行许多项目，在处理项目沟通问题时保持一致性有助于组织的平稳运行。一致的沟通有助于组织改善项目沟通，特别是包含许多小项目的项目群。例如，开篇案例中的海底通信项目群经理王小二，将从沟通管理计划中获得巨大的利益。这个计划由他下属的所有项目经理帮助编制并遵循。由于其中几个项目可能拥有一些相同的干系人，因此编制一个协调的沟通计划甚至更为重要。例如，如果客户收到王小二公司的状态报告，而这些报告与从该公司内其他相关项目收到的报告格式完全不同，那么他们就会怀疑王小二公司管理大项目的能力。与基本的项目沟通内容有关的信息可从工作分解结构(WBS)中获得。事实上，许多WBS包括项目沟通的一部分内容以确保关键信息的报告是项目的可交付成果之一。如果报告中基本信息是工作分解结构定义的一项活动，那么清楚地了解什么样的项目信息要报告、什么时候报告、如何报告以及由谁负责创建这些报告等就变得尤为重要。参考文献：信息系统教育杂志 3、通过活动，使学生养成博览群书的好习惯。B比率分析法和比较分析法不能测算出各因素的影响程度。C采用约当产量比例法，分配原材料费用与分配加工费用所用的完工率都是一致的。C采用直接分配法分配辅助生产费用时，应考虑各辅助生产车间之间相互提供产品或劳务的情况。错 C产品的实际生产成本包括废品损失和停工损失。C成本报表是对外报告的会计报表。C成本分析的首要程序是发现问题、分析原因。C成本会计的对象是指成本核算。C成本计算的辅助方法一般应与基本方法结合使用而不单独使用。C成本计算方法中的最基本的方法是分步法。XD当车间生产多种产品时，“废品损失”、“停工损失”的借方余额，月末均直接记入该产品的产品成本 中。D定额法是为了简化成本计算而采用的一种成本计算方法。F“废品损失”账户月末没有余额。F废品损失是指在生产过程中发现和入库后发现的不可修复废品的生产成本和可修复废品的修复费用。F分步法的一个重要特点是各步骤之间要进行成本结转。()G各月末在产品数量变化不大的产品，可不计算月末在产品成本。错G工资费用就是成本项目。()G归集在基本生产车间的制造费用最后均应分配计入产品成本中。对J计算计时工资费用，应以考勤记录中的工作时间记录为依据。()J简化的分批法就是不计算在产品成本的分批法。()J简化分批法是不分批计算在产品成本的方法。对 J加班加点工资既可能是直接计人费用，又可能是间接计人费用。J接生产工艺过程的特点，工业企业的生产可分为大量生产、成批生产和单件生产三种，XK可修复废品是指技术上可以修复使用的废品。错K可修复废品是指经过修理可以使用，而不管修复费用在经济上是否合算的废品。P品种法只适用于大量大批的单步骤生产的企业。Q企业的制造费用一定要通过“制造费用”科目核算。Q企业职工的医药费、医务部门、职工浴室等部门职工的工资，均应通过“应付工资”科目核算。 S生产车间耗用的材料，全部计入“直接材料”成本项目。 S适应生产特点和管理要求，采用适当的成本计算方法，是成本核算的基础工作。()W完工产品费用等于月初在产品费用加本月生产费用减月末在产品费用。对Y“预提费用”可能出现借方余额，其性质属于资产，实际上是待摊费用。对 Y引起资产和负债同时减少的支出是费用性支出。XY以应付票据去偿付购买材料的费用，是成本性支出。XY原材料分工序一次投入与原材料在每道工序陆续投入，其完工率的计算方法是完全一致的。Y运用连环替代法进行分析，即使随意改变各构成因素的替换顺序，各因素的影响结果加总后仍等于指标的总差异，因此更换各因索替换顺序，不会影响分析的结果。()Z在产品品种规格繁多的情况下，应该采用分类法计算产品成本。对Z直接生产费用就是直接计人费用。XZ逐步结转分步法也称为计列半成品分步法。A按年度计划分配率分配制造费用，“制造费用”账户月末(可能有月末余额/可能有借方余额/可能有贷方余额/可能无月末余额)。A按年度计划分配率分配制造费用的方法适用于(季节性生产企业) 3、通过活动，使学生养成博览群书的好习惯。B比率分析法和比较分析法不能测算出各因素的影响程度。C采用约当产量比例法，分配原材料费用与分配加工费用所用的完工率都是一致的。C采用直接分配法分配辅助生产费用时，应考虑各辅助生产车间之间相互提供产品或劳务的情况。错 C产品的实际生产成本包括废品损失和停工损失。C成本报表是对外报告的会计报表。C成本分析的首要程序是发现问题、分析原因。C成本会计的对象是指成本核算。C成本计算的辅助方法一般应与基本方法结合使用而不单独使用。C成本计算方法中的最基本的方法是分步法。XD当车间生产多种产品时，“废品损失”、“停工损失”的借方余额，月末均直接记入该产品的产品成本 中。D定额法是为了简化成本计算而采用的一种成本计算方法。F“废品损失”账户月末没有余额。F废品损失是指在生产过程中发现和入库后发现的不可修复废品的生产成本和可修复废品的修复费用。F分步法的一个重要特点是各步骤之间要进行成本结转。()G各月末在产品数量变化不大的产品，可不计算月末在产品成本。错G工资费用就是成本项目。()G归集在基本生产车间的制造费用最后均应分配计入产品成本中。对J计算计时工资费用，应以考勤记录中的工作时间记录为依据。()J简化的分批法就是不计算在产品成本的分批法。()J简化分批法是不分批计算在产品成本的方法。对 J加班加点工资既可能是直接计人费用，又可能是间接计人费用。J接生产工艺过程的特点，工业企业的生产可分为大量生产、成批生产和单件生产三种，XK可修复废品是指技术上可以修复使用的废品。错K可修复废品是指经过修理可以使用，而不管修复费用在经济上是否合算的废品。P品种法只适用于大量大批的单步骤生产的企业。Q企业的制造费用一定要通过“制造费用”科目核算。Q企业职工的医药费、医务部门、职工浴室等部门职工的工资，均应通过“应付工资”科目核算。 S生产车间耗用的材料，全部计入“直接材料”成本项目。 S适应生产特点和管理要求，采用适当的成本计算方法，是成本核算的基础工作。()W完工产品费用等于月初在产品费用加本月生产费用减月末在产品费用。对Y“预提费用”可能出现借方余额，其性质属于资产，实际上是待摊费用。对 Y引起资产和负债同时减少的支出是费用性支出。XY以应付票据去偿付购买材料的费用，是成本性支出。XY原材料分工序一次投入与原材料在每道工序陆续投入，其完工率的计算方法是完全一致的。Y运用连环替代法进行分析，即使随意改变各构成因素的替换顺序，各因素的影响结果加总后仍等于指标的总差异，因此更换各因索替换顺序，不会影响分析的结果。()Z在产品品种规格繁多的情况下，应该采用分类法计算产品成本。对Z直接生产费用就是直接计人费用。XZ逐步结转分步法也称为计列半成品分步法。A按年度计划分配率分配制造费用，“制造费用”账户月末(可能有月末余额/可能有借方余额/可能有贷方余额/可能无月末余额)。A按年度计划分配率分配制造费用的方法适用于(季节性生产企业)