行政部工作手册-整理.doc

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行政部工作手册

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行政部工作手册

河北晟德担保有限公司行政部
二○一四年一月
目 录
第一章、企业行政概述
一、行政管理的概念和意义…………………………………………3
二、行政管理内容……………………………………………………3
第二章、行政部部门职责与权力
一、部门职责…………………………………………………………5
二、部门权利…………………………………………………………5
第三章、行政部组织架构
一、行政部门经理…………………………………………………….6
二、行政主管…………………………………………………………6
三、行政内勤…………………………………………………………8
四、行政外勤………………………………………………………..8
五、行政前台………………………………………………………..9

第一章、企业行政管理概述
一、企业行政管理的概念和意义
　　企业行政管理广义上包括行政事务管理、办公事务管理、人力资源管理、财产会计管理四个方面；狭义上指以行政部为主，负责行政事务和办公事务。具体包括相关制度的制定和执行推动、日常办公事务管理、办公物品管理、文书资料管理、会议管理、涉外事务管理，还涉及到出差、财产设备、生活福利、车辆、安全卫生等。所有工作的最终目标是通过各种规章制度和人为努力使部门之间或者关系企业之间形成密切配合的关系，使整个公司在运作过程中成为一个高速并且稳定运转的整体；用合理的成本换来员工最高的工作积极性，以提高工作效率完成公司目标发展任务。

二、行政管理的内容
　　1、会议、活动组织：
　　负责公司活动的组织、宣传、安排工作；负责公司各类会议的组织、安排、服务工作。
　　2、物品管理：
　　负责公司办公用品、低值易耗品、办公设备的采购、登记、核查管理工作；制定办公用品计划，报主任审批做好每月的分发、调配、保管工作，建全登记制度，做到帐物相符。
　　3、环境卫生：
　　负责公司环境卫生的监督管理工作。
　　4、安全保卫：
　　负责公司的安全保卫工作。制定安全防火制度，负责公司防火、防盗等安全保卫工作；安排节假日各部门员工的值班。
　　5、员工就餐：
　　负责现场食堂的监督管理工作。
　　6、证照年检：
　　负责办理公司营业执照年检、组织代码证年检。
　　7、事务工作：
　　负责交纳电费、电话费、物业费，保证公司各部室饮用水供应。
　　8、完成领导临时交办的任务
第二章、行政部部门职责与权力
一、部门职责
(一)、日常行政事务处理：
1、接听电话接待来访：接听电话要使用文明用语，语言应亲切简练、礼貌、和气，公话严禁私用，一律不得拨打信息台；对来访者要使用文明用语，热情接待，要认真倾听来访者的叙述。如未能及时有效地解决，应做好相应的记录并跟进落实。
2、文件制发及档案管理：文件制发后应将文件内容传达到应周知的相关部门和人员，并督导落实。文件制发后，应先分类整理再按要求进行归档，公司内部综合类档案原则上以半年为周期进行建档。公司档案管理的基本原则是：统一领导，分类管理；维护档案的完整与安全；便于公司和社会对档案的有效利用。
3、会议组织与纪要：公司会议组织、记录及记录归档工作。按要求安排好人员的发言顺序，发言要短小精悍，有效地利用时间，讨论实质性的问题。与会人员均应将手机设置为会议状态。
4、车辆使用及管理：提高汽车使用率，合理使用，降低能耗。公务用车，公司领导人员在市内参加各种业务活动，派车接送；到外地出差，送到火车站或机场。公司其他员工遇有紧急、重要公务或因路远等必需用车的情况时可酌情批准派车。公司组织集体活动，酌情安排用车。
5、日常制度监管：在现有的管理模式中，加大行政督导的执行力度，有效地实施行政制度及监管，及时调整管理方式、方法，建立和谐的工作氛围与高效运作的工作效率。

(二)、行政管理工作：
1、制度建立与完善：根据公司发展的实际情况，制定出合乎企业现状的规章制度，知会各部门及人员，收集合理化建议，并在企业发展中及时调整和完善，使制度更加规范和合理，提高制度的可执行性和有效性，切实可行地提高员工工作主动性和规范性。
2、部门沟通与人员协调：了解近期的工作重点、业务要点及管理方面的思想。准确理解公司领导意图、做好上情下达的工作。以主动谦虚的态度与其他部门人员充分沟通，尽可能及时了解各项业务的进展情况，并将信息及时整理反馈给公司领导，有效地协助上级推进工作。在日常的工作中，注意与其它部门和同事的协作，协调与各部门之间的关系，提高服务意识。
3、绩效考核：全面了解，评估员工工作绩效，发现优秀人才，提高公司工作效率，考核范围为公司全体员工。考核原则是通过考核全面评价员工的各项工作表现使员工了解自己的工作表现与取得报酬、待遇的关系，获得努力向上、改善工作的动力。使员工有机会参与公司管理程序，发表自己的意见。考核目的、考核对象、考核时间、考核指标体系、考核形式应相匹配。以岗位职责为主要依据，坚持上下结合，左右结合，定性与定量考核相结合。考核可采取上级评议、同级同事评议、自我鉴定、下级评议、外部客户评议等。
4、福利管理
（1）员工福利制度的制定，并经批准后实施；
（2）福利制度的研究、修订、改进等事项；
（3）福利事项的办理；
（4）福利工作总结、分析和改进；
（5）员工福利的发放；

(三)、外部沟通
1、政府职能部门沟通：作为公司与政府部门沟通的窗口，我们应以热忱态度与政府部门建立起真诚信任的关系，端正自己的位置，灵活处理。
2、合作伙伴（客户）沟通：要注意多方了解与业务相关的事务，以做到准确理解对方的意图、帮助进行有效的沟通与传达，但在处理事务时注意以公司利益为重。
3、注重礼尚往来：节日礼品、贺卡等，在重要的节日（如圣诞节、新年、春节、或重要合作伙伴客户的公司纪念日等），应在征求总经理意见之后，以礼品或贺信及时致意，维护与合作伙伴（客户）的友好关系。在业务合作中，适时提醒经理并根据经理要求为其安排与合作伙伴的定期沟通活动或轻松的就餐，与合作伙伴（客户）建立经常性的沟通。以促进彼此的了解与进一步的合作。

(四)、企业文化建设：

包括核心价值观、企业精神、企业道德、经营理念、企业VI设计（章程、简介、统一标识）、公司大事记、员工行为准则/员工手册、员工活动组织、节日福利物资组织与发放等。

(五)、外联工作
1、证照年检及资质审核
2、外部事务办理

(六)、行政后勤工作
1、物资采购与预算
2、物资管理及发放
3、管理成本控制

(七)、突发事务处理

二、部门权力
1、参与制定企业规章制度，并对执行督导和监管； 
2、督导各部门所需物资的预算和统一采购并配发；
3、公司固定资产的盘点与清查；
4、企业相关会议的组织和协调； 
5、配合人事部进行绩效考核和福利发放； 
6、车辆的使用与管理；
7、公司资质的审核与年检； 
8、北部员工的管理与解聘。

一、部门职责
　　1、各职能部门的关系协调；
　 2、建立各项规章制度并检查实施情况，促进各项工作规范化管理；
　　3、负责公司资料、信息等管理，以及宣传报道工作，沟通内外联系和上下联系；
　　4、公司会议组织、记录及记录归档工作；
　 5、公司资质电子版管理；
　　6、业务开展所需的公司资质的配备；
　　7、公司各类档案的整理、归档、保管等
8、公司宣传资料的制作。
　 9、福利管理
　　（1）员工福利制度的制定，并经批准后实施；
　　（2）福利制度的研究、修订、改进等事项；
　　（3）福利事项的办理；
　　（4）福利工作总结、分析和改进；
　　（5）员工福利的发放；
　　10、文件控制
　　（1）发文制度及行文程序的拟定和实施；
　　（2）公司文件发放；
　　（3）文件与资料登记、编号 、发行、保管、维护等；
　　（4）过期文件的处理；
　　（5）文件汇编；
　　（6）文件与资料的有效性控制。
　　11、行政开支预算的编制；
　　12、行政开支成本控制；
　　13、其他相关职责。

　二、部门权力

　　1、依照制度，对稽查中发现的问题实施处罚的权力；
　　2、依照制度，按规定程序，实施其他单位提请的处罚建议；
　　3、部门内部员工考核的权力；
　　4、部门内部员工聘任、解聘的建议权；
　　5、部门内部工作开展的自主权；
　　6、要求相关部门配合相关工作的权力；
　　7其他相关权力。

第三章、行政部组织架构
行政总监
行政经理
前台接待

行政内勤
行政外联

一、岗位：行政部门总监
直接上级
总裁CEO
直接下级
行政经理
岗位职责
1、参与制定公司经营战略规划，参加总裁会议商讨公司决议。
2、根据各部门的营销发展目标、计划和年度营销预案等，做出相应物资预算，便于各部门工作开展。
3、负责日常管理工作，按时完成总裁下达的各项工作任务。
4、负责档案管理工作,建立和完善公司人事、行政、文件、储备、培训等档案的立卷、维护、管理、调阅，做好各种资料的收集、整理和立卷归档；负责各类销售原始资料的归类、整理、收集、存档的管理工作，及时编制销售统计报表和分析报告。
5、负责各部门所需物资的采购、保管、发放，协调各部门物资材料的使用和管理及监督。
6、负责员工住房安排，生活卫生保健、膳食供应及生活区防疫工作。负责员工生活区的管理和安全保卫工作。
7、负责协调、安排、组织相关会务及内部活动。
8、负责对安全保卫系统进行不定期的监控、检查。定期或不定期对企业内部安全情况组织消防演练。
9、负责对出现的事故及时上报协助进行处理。
10、负责公司内上传下达工作，确保流程化、制度化、规范化办理。

二、岗位：行政主管
直接上级
行政部门经理
直接下级
行政内勤、行政外勤、行政前台
岗位职责
1、负责主持本部的全面工作组织并督促部门人员全面完成本部职责范围内的各项工作任务；
2、贯彻落实本部岗位责任制和工作标准，加强与有关部门协作配合；
3、负责组织行政后勤、保卫工作管理制度的拟订、检查、监督和执行；
4、负责组织行政年、季、月度行政后勤、保卫工作计划。本着合理节约的原则，编制后勤用款计划，搞好行政后勤预算工作；
5、做好公司生活用房及财产管理工作。建立生活用房屋固定资产帐册、员工宿舍等用于行政后勤生活服务的财产帐册；
6、负责公司内部治安管理工作。维护内部治安秩序，搞好治安综合治理，预防犯罪和治安灾害事故的发生；
7、负责做好公司用水、电的管理工作。认真抓好水、电的计量基础管理工作，定期检查和维修计量器具，搞好电器设备和线路的保养维修工作；
8、负责组织部门人员的培训教育工作。协同人事部做好各项工作，定期开展岗位优质服务和业务竞赛评比活动；
9、有权向主管领导提议下属人选，并对其工作考核评价；
10、按时完成公司领导交办其他工作任务

三、岗位：行政内勤
直接上级
行政主管
直接下级
无
岗位职责
1、 负责做好计算机打字、复印等行政工作；
2、 负责公司办公设备的管理，计算机、传真机、签字长途电话、复印机的具体使用和登记，名片印制等工作；
3、 负责低值易耗办公用品的发放、使用登记和离职时的缴回；
4、 负责各类办公用品仓库保管，每月清点，年终盘存统计，做到入库有验收、出库有手续，保证帐实 相符；
5、 负责文件的管理和存档工作；
6、 安排公司的公共卫生、员工就餐工作；
7、 及时更新通讯录、值日表；
8、 公司电话费、水电费、物业费的缴纳工作；
9、 保管公司旗下车辆手续；
10、配合其他部门，完成直属上司交办的临时性工作；

四、岗位：行政外勤
直接上级
行政主管
直接下级
无
岗位职责
1、 参与公司会销活动的组织、执行；
2、 负责公司接待安排及会议订餐、酒店预订等；
3、 负责公司办公场所租赁、租金缴纳及相关管理；
4、 负责公司各种会议、活动的相关物品采购及设备管理；
5、 负责公司计算机、网络等办公设备及其他设备维修工作；
6、 配合其它部门做好外勤工作；
7、 完成直属上司交办的临时性工作；

五、岗位：行政前台
直接上级
行政主管
直接下级
无
岗位职责
1、 转接总机电话，收发传真、信件和报刊；
2、 及时清理大厅杂物，保证大厅环境清洁美观；
3、 协助组织公司活动；
4、 负责会议室、洽谈室日常卫生维护工作
5、 接待来访客人，并向来访客户讲解有关业务咨询；
6、 完成上级交办的其他临时性工作；

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行政部工作手册

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