零星物资采购规定.doc

南京新康达磁业有限公司文件编号：NM16-001文件名称： 零星物资采购规定版次：A/O页次：生效日期：1 目的明确零星物资（含办公用品，以下同）的采购方法及审批权限。 2 适用范围本规定适用公司所有零星物资的采购。3 管理职责3.1 需求部门（工厂或职能部门）负责填写请购单，特殊物资的检验由请购人负责。3.2 各权责部门负责人负责零星物资的请购核准工作。3.3 采购科负责零星物资采购计划的实施工作。3.4 仓库负责零星物资的点收入库工作。4 定义4.1 零星物资：指非构成产品实体的机器设备零星修理用配件、低值易耗品、电器配件、机物料（含包装纸）等。4.2 办公用品：办公所需的纸张、文具、计算机配件等。5 作业程序5.1 零星物资采购方法及审批权限：5.1.1 使用部门根据每月正常使用需要，在每月的25日前填写请购单（须明确名称、规格型号、产地、品牌、实际数量、需求时间等），并交仓库保管员进行库存确认，经权责人审批后传递至采购科，审批权限如下:序 号请购部门权责人审批1管理部管理部副部长2一分厂/二分厂/品管部总经理助理3事业部事业部部长4装备部装备部部长5采购科/财务科/仓库资财部总监6市场部总经理助理5.1.2 急需物资的请购，请购人需在请购单上加盖“紧急”印章。请购单获批后，采购员应优先处理。5.1.3 对于非常规性物资的请购（例如：电气设备配件、仪器、仪表等），请购人需要注明物资回厂入库前是否需要请购人验证。5.1.4 采购员通过电话或其它方式进行采购物资的询价（采购物资的询价原则上采用三家以上的比价，特殊物资除外），并将询价情况详细记录在请购单上。5.1.5 采购员根据询价记录进行采购物资的现场评价，并确认购买供方（原则上选择最低报价的供方。特殊情况除外，特殊情况时须备注情况说明），实施采购作业。5.1.6 采购员采购物资时，请购单上物资价格获批后方可实施采购，具体的价格限定及批准人细则如下：序 号含税单价单一物资含税总价批准人（逐级审批）11001000采购员2100单价5005000采购科长3500单价100010000资财部总监4100010000总经理5.1.7 采购员根据请购单的内容、要求进行物资的保质保量的及时采购，逾期未采购回厂的物资需提前向请购人说明情况。5.1.8 采购员需将采购物资的供方登记列入零星采购供方清单，此清单须有供方名称、地址、电话、联络人、供应物资及价格等。便于以后的采购作业参考。5.1.9 所有采购必须事先办理审批手续后方能采购，无特殊情况不得出现补办现象。5.2物资入库5.2.1 采购物资回厂，采购员根据请购单内容办理入库，仓库需目测检查物资的良好性，点收物资数量，开具入库单办理入库手续。5.2.2需要验证的物资，入库前由采购人员交请购人验证产品的符合性并由请购人在入库单上签字。不符合请购人的请购要求时，由采购员办理换货或退货处理。5.2.3 所有物资必须先办理入库手续后使用，不允许出现空进空出现象。对于一些特殊物资，无法搬至仓库的，仓管员必须到现场查验实物后办理入库手续，否则视为空进空出。5.3 报销手续的办理5.3.1 所有的发票在审批过程中，必须附有“请购单”及对应的入库单。5.3.2 入库单须经采购员本人、仓管员签字后方为有效（需要请购人验证的请购单入库时，入库单需要请购人签字方有效）。5.3.3 请购单的复印件不能作为报销依据（但一次未采购完毕的请购单的复印件经财务人员盖章后仍有效）。5.3.4 请购单内采购的物资报销时，财务科要审查物资采购数量是否在计划内，不在计划内的物资将不予报销。5.3.5 若供应商无法提供17增值税发票，则允许其提供普通正式发票（按不含税价结算）或6增值税发票（按不含税价加发票税率结算）。6 相关文件 无7 相关记录7.1请购单7.2零星采购供方清单7.3入库单拟制： 审核： 批准：