收据使用管理细则.doc

收据及收款登记本使用管理细则

一、目
规范工作流程，提高工作效率，减少收款风险，保证资金安全。
二、合用范围
本规定合用于我司（含我司下属分子企业）。
三、收据管理细则
（一）收据使用一般规则
1、收据是表明收据开出者收到多种业务款项货币凭证。
2、收据一式四联（存根联、交客户联、财务记账联、经手人留存联）且必须连号，编号应能体现收据所属年份，如“07000001”；年度终止，尚未使用收据应所有作废。
3、每本收据有效有效期为一种月（即一种自然月份）。无论收据与否整本用完，到期必须进行更换。
4、财务部和各业务办事处设收据管理员岗位负责收据平常管理。
5、收据使用人仅限财务出纳员和业务收款员，财务部和办事处收据管理员不得开出收据或将收据转借他人使用。
6、财务部负责收据印刷、盖章、保管和收发；负责督促各办事处准时进行收据清查更换；负责收据使用平常监查；负责收据使用过程中出现问题处理。
（二）、收款收据使用与管理
1、收据发放和缴回
1.1财务部发放，办事处领用收据。第一次领用，由办事处经理核定，办事处收据管理员提出收据领用申请（包括每月收据使用量及指定收据使用人），经主管副总经理审批后报财务部立案。财务部收据管理员按审批后申请数量向各办事处发放收据。后来每月财务部直接按上期数为办事处更换收据，若需增长收据数量和收据使用人，办事处收据管理员须再次提出书面申请并请主管副总经理审批。
1.2财务部收据管理员只针对办事处收据管理员办理收据发放、收回手续。在办理收据发放、收回手续时，双方均应在《收据领用、缴回签收单》上签字并注明日期。在领用收据时，办事处收据管理员将《收据领用、缴回签收单》一并带走供当批收据发放、收回时签字使用。
1.3办事处发放，收款人领用收据。办事处收据管理员领取新收据后应及时将其发放至被授权收据使用人手中，在发放、回收收据时，双方均应在《收据领用、缴回签收单》上签字并注明日期。办事处收据管理员应于每月末发放下月新收据，同步收回本月收据。
1.4办事处收据管理员每月10号前交上月所领取收据至企业财务部核销，当月20号后来到企业财务部领用下月收据。
2、收据使用
2.1办事处经理对其区域收据管理负责。办事处经理应总体把握其区域收据使用状况以及收据使用人状况，做到及时发现、汇报、并协助有关部门处理问题，从而减少收款风险、减少企业损失。
2.2每本收据仅限领用人使用，领用人对其领用收据及其收据违规使用产生后果负完全责任。无收据领用权业务员收款，应使用所属区域主任手中收据，紧急收款可申请使用办事处出纳员专用收据。
2.3收款人应妥善保管、规范使用收据。收据填写应严格辨别现金与非现金收款，收据一经开出即视同收到款项。在填开收据时，必须序时、逐项、如实、清晰填列。严禁涂改、挖补或撕毁收据，当期结束仍未填开或填写错误收据应写明“作废”字样并保留全套，以备查验。严禁拆分使用收据。
2.4收款人交款时对收据使用。
2.4.1业务员直接向办事处出纳员交款。出纳员查对所收款项与对应收据内容一致后，在该份收据剩余联“出纳”栏同步签字，并将收据“交款人留存联”交予交款人。
2.4.2业务员向所属区域主任（或第二人）交款。区域主任（或第二人）查对所收款项与对应收据内容一致后，在该份收据剩余联“经手人”栏同步签字，撕下“交款人留存联”交予交款人，再撕下“财务记账联”与款项一并交办事处出纳员。出纳员查对所收款项与对应收据内容一致后，填写该联收据回执栏后交予交款人。在上交财务出纳之前，不容许第三人经手款项。
2.5收据不能出现跨月收款。
2.6严禁业务员使用“白条”或任何其他收据，进行收款活动。
3、收据检查与核销
3.1规范性检查。办事处收据管理员应当先对收据进行规范性检查，包括检查收据与否缺页，填写与否规范等等。
3.2审核金额。收据管理员应当认真查对收款人开出收据金额与银行回单或《收款登记本》（已稽核）对应款项金额与否一致，无误则在收据第一联“稽核”栏签字确认。
3.3办事处收据管理员应严格按照本细则所作规定检查、审核收据，并当面指出收据违规原因及规定负责人当面填写《收据违规使用状况阐明书》。
3.4检查、审核完毕，办事处收据管理员应将当批收据及时完整上交财务部。同步，还应整顿本批次收据有关资料报财务部立案，包括《收据领用、缴回签收单》、《收据违规使用状况阐明书》等。
3.5收据审核后续事项
3.5.1财务部收据管理员复核当批收回收据和各类单据内容、签字与否完整、规范，无误则在《收据领用、缴回签收单》签字确认。
3.5.2财务部收据管理员应根据各办事处收据管理员上报当批收据使用状况，提出惩罚申请，待财务部经理同意后，在下批收据发放前对有关负责人进行惩罚。
3.5.3财务部收据管理员应将缴回收据按批次、序号连同所有有关资料整顿归档。
4、其他事项
4.1出纳员应将收据“财务记账联”撕下作为银行回单附件交财务部会计做帐。
42若收据遗失，应在当日书面汇报（有证明需提供有关书面证明）财务部和业务总部，并由财务部登报申明作废，办事处还应及时组织人员与有关客户对帐。
4.3收款人离职时，办事处应按照程序审查其收据使用状况，审核通过，由办事处收据管理员和办事处经理在其离职申请上签字确认；未通过审核，按本细则和企业有关规定处理。
4.4支票退票。当支票发生退票，出纳员应及时告知收据管理员和有关业务员。收据管理员应督促业务员，将该支票对应收据“财务记账联”复印件交予客户确认该份收据作废，再将此件带回交区域经理签字，最终交收据管理员作为附件对该份收据进行核销。客户确认作废有效条件为：写明“款项支付未成功，此据不作收款凭证再签上与对应协议上完全一致公章或签字。
4.5收到期票。出纳员应将期票与其对应收据“财务记账联”一并保留。款项未到帐之前办事处收据管理员不得核销对应收据，但应当照常予以更换。办事处收据管理员应在备查簿进行登记，待款项到账后补核销该份收据，若该期票到期发生退票，则按支票退票程序处理。
4.6电汇一般不开收据，若确实需要，则由业务员提请出纳员，待其查明款项确已到帐后，出纳员根据到帐金额，用出纳专用收据开出。
四、《收款登记本》使用与管理
1、《收款登记本》为款项流入企业过程最原始纪录，应按照订本式账簿进行管理。《收款登记本》由财务部统一印制并加盖骑缝章，各办事处每月一本。
2、《收款登记本》由各办事处出纳员和会计共同管理。
3、收款人员交款时，应按照《收款登记本》内容，逐项、如实、清晰填列。每笔交款须有财务部接受人签字确认。
4、直接汇入企业账户款项，收款人员必须向出纳员核算并经出纳员签字确认，才能填入《收款登记本》，填写时，收款时间为该款项实际到账日。
5、出纳员在将款项缴存银行后，应及时在《收款登记本》填写缴存时间，便于稽核。若出现款项无法正常缴存银行状况，应立即告知交款人员，积极协助处理问题。
6、办事处会计负责稽核工作。办事处会计根据银行回单或银行到帐状况对应《收款登记本》进行稽核并签字。
7、每月完毕，办事处将所属区域《收款登记本》复印留底备查，原件交财务部统一归档保管。
五、罚则
1、缴回收据发生缺页不全，每份罚款500元；丢失收据，每本罚款1500元，且企业保留追究当事人后续责任权利。已开收据未能足额收回款项，且“客户留存联”未能准时取回，视同缺页。
2、填写收据和《收款登记本》不规范，第一次予以警告，第二次通报批评，第三次视情节轻重处以100-500元罚款。若其违规行为波及到本细则其他有关条款，按从重处理原则进行惩罚。
3、到期无任何合理原因拒绝交回在用收据或因未准时交回在用收据而影响其区域收据整体更换进度，第一次予以警告，第二次通报批评，第三次视情节轻重处以100-500元罚款。若其违规行为波及到本细则其他有关条款，按从重处理原则进行惩罚。
4、因收据管理不善，导致有关款项流失，除完全承担有关款项赔偿责任外，第一次罚款元，第二次罚款3000元，第三次罚款5000元并解雇。
5、蓄意虚开、套开收据，除完全承担有关款项赔偿责任外，罚款5000元并解雇，且企业保留追究其法律责任权利。
六、附录
（一）《收据管理员岗位职责》
1、总部收据管理员岗位职责。
1.1总部收据管理员由财务部总部会计兼任；
1.2负责收据印刷、盖章、保管和针对办事处收发工作；
1.3负责督促各办事处准时进行收据清查更换；
1.4负责收据使用状况平常监查；
1.5负责监督评审办事处收据管理员工作绩效；
1.6负责收据使用过程中出现多种问题处理及对违规收据使用人惩罚；
1.7负责处理财务部与办事处之间有关收据问题协调工作；
1.8准时向各办事处通报收据使用状况；
1.9负责定期向财务经理汇报收据使用管理状况。
2、办事处收据管理员岗位职责。
1.1办事处收据管理员由财务部指派；
1.2负责针对业务员收据收发和未发出及已退回收据保管工作；
1.3负责督促业务员准时进行收据更换；
1.4负责检查、审核业务员已用或在用收据；
1.5负责准时向总部收据管理员上报办事处收据使用状况；
（二）有关表格
1、《收据领用、缴回签收单》
2、《收据违规使用状况阐明书》
3、《收款登记本》

收据领换流程图：
收据由财务部收据管理员按核定数整批发放和收回
业务员
业务部收据管理员

收款——交款——缴存银行流程
业务员留下“交款人留存联”
第二人接受款项，在收据上签字，撕下该份收据“财务记账联”后将整本收据退还业务员
缴存银行
款项与对应收据
收据“交款人留存联”
出纳员查对款项，签字确认
进账失败，银行退回支票
退回单据及收据“财务记账联”复印件
客户
款项
款项或已确认作废收据复印件
退回支票及规定其确认作废收据复印件
款项与对应收据

收据
款项与对应“财务记账联”
“财务记账联”回执