某某集团采供人员行为规范.doc

某某集团公司采供人员工作管理规范

工作原则
集团总部及下属子公司各级采供人员应当始终设法支持和提升采供工作的职业地位 , 并始终职业化地、无私地按下列规范行事 :
1. 在所有商业关系中，都应当保持可能的最高诚信标准；
2. 拒绝任何可被认为是不适当的商业做法 , 决不使用他们的权力
或者工作便利谋取个人私利；
3.获取和保持与时俱进的专业技术知识和最高道德行为标准 , 提高业务水平和技能 ；
4.在他们所负责的下属人员中培养可能的最高业务能力标准；
5.优化他们所能影响和所负责的资源的利用 , 以便为企业谋求最大收益；
6.遵守下列规章和精神 :
(1)法律、法规；
(2)集团公司及所在子公司员工手册及规章制度；
(3) 本部门、本工作岗位工作流程、行为规范和职业道德；

行为守则
在应用这些原则时 , 采供人员应当遵循下列行为守则 :
1. 利益申报--可能影响或被他人视为影响采供人员在履行其职责时正当性的任何个人利益都应当向他的直接上级回报并接受指示和安排。
2. 情报的保密性和准确性--在履行职责的过程中所得到的情报应当保密 , 决不用于个人私利。在履行职责的过程中所提供的情报应当诚实而清晰。
3. 竞争--与供应商的合同和商业关系的特性和持续时间可能根据具体情况而发生变化。这些应当始终确保企业的利益最大化和可持续发展应当避免那些从长远观点来看可能会妨碍实现上述目标行为。
4. 商业礼物--除了实值很小的物品比如商业日记本或日历之外,不应当接受任何商业礼物。
5. 款待--接受者不应该使自己由于接受款待而在采供决策中受到影响或被他人视为受到了影响。所接受款待的频数和规模应当公开地、慎重地进行管理。

采供工作职能
1、总则
所有的采供人员及相关人员均应以本制度为依据开展工作。集团采供总监对全体采供人员进行监督、考核和管理；集团采供部部长对集团采供部、各公司采购部各采供人员进行监督、考核和管理；公司采购部主管对本公司采供员及仓库员进行监督、考核和管理。
2、集团采供总监职能：
（1）参与企业规划目标、规章制度、重点工作计划的制定，并组织贯彻执行；
（2）根据企业经营目标制定采购战略规划，为重大采购决策提供建议和信息支持，负责集团采供战略规划的规划与制定；
（3）全面领导集团及各公司的采供管理工作及采供业务工作，组织制定集团采供相关规章制度、工作规范，监督检查工作计划执行情况；
（4）审核集团及各公司采供工作计划的制定、分解、实施及考核；
（5）完成上级领导交办的其他工作。
3、集团采供部职能：
（1）负责组织制定集团及公司的采购计划及有关采购管理的规范制度，制定采购程序、流程，负责集团规模的大宗采购业务并领导各公司采供部开展业务工作，规定采购合同范本和负责采购合同的档案管理工作；
（2）对原材料、设备及其他物料供应市场进行市场调研、现有市场分析和未来市场预测，采取有效对策，防范采购风险，降低采购成本；
（3）对现有和潜在供应商的产品的品质、价格、服务水准、信用程度、经营状况等进行收集、整理、分析和评估，建立供应商信息库进行实时监控；
（4）根据生产、广告及其他相关部门要求，保质保量按时完成集团规模的大宗采购任务并指导与协助各公司采供部门及时有效地完成公司规模的采购任务；
（5）对各公司的采购费用进行监督、监察、评估及控制，对各公司采供部门进行业务培训和业务考核；
（6）协同财务仓库管理部门对各公司原辅材料、包装材料、五金材料等各类库存资产进行有效监控，对滞用或积压材料进行子公司之间互调，降低库存成本；
（7）妥善处理和指导各公司采供部处理在采供过程中所可能产生的纠纷和矛盾，进行必要的法律诉讼时，协同法务部门处理采供诉讼案件；
（8）完成上级领导交办的其他工作。

4、公司采购部职能：
（1）负责日常经营所需的各类原辅材料、包装物、五金配件、办公物资及其它物资的采购；
（2）结合库存及市场供应，制定合理的采购计划；
（3）及时了解市场动态，组织建立各类供应商档案，并保持有效的沟通；
（4）负责对采购工作的人、财、物和业务工作管理、监督、协调、考核等工作，有效控制采购成本及费用；
（5）执行上级领导布置的相关工作。
5、采购员工作职责：
1) 根据部门领导安排，负责组织集团、公司所需的原辅材料、包装材料、五金材料、办公物资、建设工程等的采供工作。贯彻执行公司采购工作程序和供应商评价考核程序，努力提高自身采购业务水平。
2）负责对合格供应商资料进行整理、归档，建立合格供应商名册。
3）定期对所有合格供应商进行等级、品质、交货期、价格、服务、信用等能力的评估，确保供应渠道畅通。
4）负责对供应商进行询价、比价、议价，并将相关情况（如交货周期、日产能、最低订购量、包装要求、品质标准、价格条件等）上报主管领导。
5）市场行情的调查、动态资讯收集、整理，并汇报上报主管领导，以便及时调整采购策略。
6）工作要细，采购要精，行动要速，质量要高，服务要好。
7）负责与供应商就采购异常、退、换货、补偿事宜的处理，确保企业利益。
8）负责与供应商的沟通与联络，确保货源充足，供货质量稳定，交货时间准确。
9）实行谁采购谁负责到底原则，跟踪采购产品入库。不良品及时处理，有效控制供应商交货期。
10）负责在现有供应商基础上不断寻求、开发新的供应商，以确保物资供应资源的丰富与宽阔的选择范围。

采供工作流程
1、采购流程：
A 收到需供部门发来的采购申请单：一式两联，采购部、申请部门存档。
B 审批确认：复核人为需供部门厂长、集团部长以上级别直接负责人，涉及技术工艺或设备管理的，应有相应技术或设备负责人联署；核准人，公司业务为采购主管、集团业务为集团采供部长，集团重大业务为采供总监和集团采供部长联署。
C 询价、比价：按照采供人员职能分工或由采供主管领导指定，询价、比价一般不低于三家，情况特殊的，报采供主管领导决定。
D 审批：公司业务由采购主管审批、集团业务由集团采供部长审批，集团重大业务由采供总监审批（重大合同向集团领导请示）。
E 签订采供合同：除无需订立合同的日常零星办公用品、通用零配件、长期客户小型备品备件或少量原辅材料的采购业务外，一律订立采供合同。
F 合同复印或提交副本后，将原始合同整理装订年末存档，采购申请单应建立台账备查。

2、付款流程：
A 申请：由直接采购人员填写付款申请单。
B 审核：公司业务由采购主管审核、集团业务由集团采供部部长审核。
C 审批：公司业务由总经理审批、集团业务由采供总监审批。
D 付款：根据财务手续由财务部付款。

3、收货流程：
A: 直接购买的，由采购人员直接办理入库手续。
B:供应商负责送货或供应商代办托运的：
1）根据合同执行进程督促供货方按期交货；
2）供货方直接送货至公司的，由采购员办理入库手续。
3）合同约定为代办托运的由供货方传真提货单，采供员应通知需供单位已发货，以便需供单位提前预备；货物到达，采购人员和需供单位人员应进行入库前验货或验收； 采供员办理入库手续。
4）需安装调试后验收的设备、配件等，采购人员应配合有关方面进行调试验收工作。

4、收进项发票流程：
a. 催供货方开具发票
b. 核对开票内容
c. 记入台账
d. 将发票交财务部签收。

采购纪律
1）各需求部门应根据生产经营管理需要，本着“节约、降本”的原则申报物资需求（采购）计划，对任何乱报计划、铺张浪费甚至违规违纪提报物资需求（采购）计划的行为应提请上级领导进行严肃处理。
2）采供人员应务实工作，尽职尽责，坚持原则，秉公办事，切实维护企业的利益，保障企业采购成本的最低化、采购质量的最优化、采购效率的最快化。
3）采供人员都必须遵守公司规章制度的规定，按照规定的程序和标准采购，任何人不得私自订购和盲目进货。
4）采供人员必须做到廉洁自律，秉公办事，不谋私利。任何人不得在物资采购过程中私下收受回扣或酬金。对实际出现的回扣或酬金必须在三日之内上交。
5）采供人员必须树立服务意识，急生产经营所急，想生产经营所想，任何人不得无故积压或拖延采购及相关工作。
6）采购人员必须经常自觉学习业务知识，提高业务工作的能力，以保证及时、保质、保量地做好物资供应工作。