如何处理员工离职面谈沟通教学教材.doc

此文档仅供收集于网络，如有侵权请联系网站删除如何处理员工离职面谈沟通？员工离职一般是两种情形，一是员工主动离职，其二是公司主动辞退。对于HR经理而言，处理员工离职是件不轻松的事情。而处理好员工离职的面谈管理，在HR的工作中既要注意方式，也不能疏虞细节。那么，在实际工作中如何处理好这两类离职的员工的沟通工作呢？首先，我们先谈主动离职员工的沟通面谈管理工作。一般而言，员工提出离职不外乎三个方面，一是自外部因素的干扰，比如受社会价值观趋势的影响、交通环境的影响及更好的工作机会等原因；二是受企业组织内部因素的影响，比如薪资福利不佳、不满上司领导风格、缺乏升迁发展机会、工作负荷过重压力大、不受重视无法发挥才能等；三是来自个人因素，比如家庭原因、人格特质、职业属性以及个人成就动机因素。出现上述的情况，都可能产生员工离职的事情发生。当员工一旦确定要离开公司，除了依照公司标准化的离职作业程序，包括填写离职单、离职面谈、核准离职申请、业务交接、办公用品移交、监督交接、人员退保、离职生效、资料存档到整合离职原因的一系列程序之外，离职面谈是相当重要的一环。行之有效的离职面谈，可以帮助HR了解到员工离职的真正动因，帮助公司改进制度、管理、绩效等方面可能存在的不足，甚至及时留下那些并非不可抗力导致离职的核心员工。员工离职对组织会造成很多影响，一旦离职的事实发生双方也都应以开阔的胸襟坦然面对，共同找出问题症结。即使公司与员工双方无法再继续共事下去，也不应有产生伤害对方的情形发生。由于离职者的心态多半是对公司产生不满，一旦离开后可能会有诋毁公司的情形发生，对于企业形象会有很大的影响，因此做好离职管理可以预防很多不利于公司的行为发生。HR经理如何做好离职员工的面谈工作呢？可以从以下方面入手：一、 面谈前的准备工作。不要让面谈处于压抑的环境空间中，因此面谈的地点应该选择在轻松、明亮的空间里进行，包括准备有助于舒缓气氛，缓解情绪的饮料。面谈时间最好控制在20-40分钟之间。过短显得仓促，不宜于做深入的沟通，同时也可能让员工产生不被尊重的感觉；过长，可能会出现冷场的尴尬气氛。另外，离职者的个人基本资料、离职申请书、以往考核纪录表也应妥善准备，以正确掌握离职真正原因，这也可让离职者感受到面谈者对于当事人的重视程度而非衍了事。二、 面谈当中的沟通技巧员工在离职的情况下，心态通常容易走两种极端，一是满不在乎，对沟通不予以配合，敷衍了事；二是抱怨颇多，甚至出现一些情绪化的语言。所以，在沟通过程中，应该卸去彼此对立的立场与身份，建立彼此对等互信的关系，才能让沟通在适宜的气氛下进行，并获得有价值的信息，HR可以给员工倒杯茶水，以营造轻松的环境。在面谈的过程当中，应随时察言观色，设法将自己的立场与被面谈者站在同一阵线，专注倾听其所抱怨的人或事，HR的角色应该是多听少说，适当的提出问题即可。当被面谈者产生防卫的情形，应该要及时的关心他的感受，不要唐突地介入问题，更不可做任何的承诺，最重要的是要将面谈重点记录下来，便于之后的分析整理工作。善于倾听，在沟通过程中更为重要。三、 面谈之后的处置面谈结束之后，应将面谈纪录汇整，针对内容分析整理出离职真正原因，并且提出改善建议以防范类似原因再度发生。其次是关于与被解聘员工的面谈沟通。裁员，对于工作的执行者HR而言，是件有些痛苦的事情。这种看来缺乏人情味不讨好的工作，却更需要注重细节，尽可能地有效处理，既能够不影响公司的正常生产管理，又不使被裁员工产生消极负面的影响。因为公司裁员或者解聘而产生的离职面谈工作需要注意以下细节：一、 最好不要提及员工的表现过多谈及员工优秀，而现实是被裁被辞退这会让员工很压抑与不满；而言及员工工作如何不行，又容易使员工产生挫败感，所以，沟通中最好不要提起是因为员工表现的原因。特别那些与员工表现无关的裁员，只需强调基于经济不景（或公司并购，或结构调整）的客观原因才裁员，请员工不要怀疑自己的能力和表现，帮助他们正面面对；即使是因表现不好，也不要在这时候打击他，尽量宽容地说，不是你不行，而是这岗位不适合你而已。二、 不要过分保持立场化身份去辩解员工这个时候恐怕最不愿意听到的是HR告诉他，这个裁员（辞退）决定是如何正确与伟大，过多谈及此容易引起争辩，产生很糟糕的结局，即伤了个人之间的和气，又不利于员工离职后对公司可能带来的口碑与评价。三、 不要过多安慰这个时候的安慰，可能更多的是让他产生是风凉话的误会。安慰适度不宜过度。四、 不要做任何额外的承诺即便你想给予他更多的帮助，也不要在这样的场合下给予任何形式的承诺。更不要以公司的名义私自进行承诺，一旦日后无法兑现，麻烦会更大。这个时候承诺成了空头支票，会让人觉得上当受骗，以及对公司及HR产生不信任。五、 不要说个人的看法记住，你是代表公司与员工在沟通，诸如“我认为你很优秀，这次裁员（辞退）不妥”等这样的话，即便你是处于安慰的好意，也切记不能说。这容易让员工心存留下来的幻想，难以坦然接受辞退的决定，甚至与你产生纠缠；六、 不要提及其他员工不要告诉他，谁也在此次辞退（裁员）之列，以此希望他找到平衡与坦然接受是不可取的，如果裁员（辞退）计划不是公开性质的，这样的结果可能导致公司内部流言四起，影响军心。最后，这类辞退裁员的沟通面谈时间，最好控制在10-20分钟之内。把辞退的原因与决定告之清楚，即可结束沟通面谈，时间过长，反而更加影响对方的情绪。当然，个别特例，另当别论。只供学习与交流