国有企业人事档案管理工作的要求分析.docx

国有企业人事档案管理工作的要求分析

韩良丽
摘 要 國有企业作为具有人事档案接收权的单位，保管着记录了内部员工的全部教育经历、从事各种工作以及参与活动的不同形式的历史记录。档案不仅是个人一生的重要凭证，还是企业处理问题、维护权益的重要依据。对于具有人事档案接收权的国有企业，档案的管理工作是重中之重。国有企业如何做好人事档案的管理工作，值得我们深入思考。
关键词 国有企业 人事档案 管理工作
国有企业作为国家出资、隶属中央管理的独立企业，具有很大的独立性和自主权，对于人事档案的管理有内部规定及制度。档案管理工作作为企业管理基础工作的重要组成部分，是维护企业自身的经济利益、合法权益以及历史真实面貌的重要工作。在档案管理工作中要注意以下几点：
一、提高档案管理人员的专业能力
国有企业由于员工众多，档案管理的任务也十分艰巨。为了提高档案管理工作的效率，就要提高档案管理人员的专业能力，在档案管理人员的选拔上要把好关。由于档案使用率不高，档案管理岗位配备的人员也较少，这些人员的基本工作就是要做好档案信息的分类整理、档案信息的反馈、档案鉴定以及保管工作。虽然档案管理工作比较简单，但是细节烦琐，因此对档案管理人员要做好培训工作。档案工作人员需要明确档案归档的范围，例如：国有企业人事档案的归档范围主要包括职工个人管理形成的文件材料，以及这些材料的电子文件、声像档案、照片文件等。管理人员要根据档案资料的不同介质将其分类归档。其次，档案管理人员要学习档案分类整理方法。近年来，国家对档案管理工作进行了一些调整。例如：第一，取消原有案卷，用“件”代替“卷”，装订过程中以“件”为单位，使用统一的规定。第二，装订的顺序有3种，包括结合具体的时间排列、按照共同属性排列、按照保管的时间排列。第三就是用案盒代替以前的案卷，这样方便人事档案的查找和保密。最后的环节就是要注意填写档案案盒的事项。档案案盒主要包括归档文件目录、备考表、案盒封面以及盒脊。诸如此类的专业知识都需要档案管理人员学习、掌握。不仅如此，档案管理人员还需要认真学习《国有企业文件材料归档办法》，在具备一般企业的档案管理知识之外，还要按照国有企业特有的要求开展档案管理工作。例如：在《国有企业文件材料归档办法》的总则中就明确提出了对档案管理人员的要求，即管理人员要保证文件材料的齐全、完整、准确和系统;管理人员要按照要求及时处理档案;管理人员如果不按照企业规定的办法开展档案管理工作，应该追究当事人和相关部门的责任。只有掌握专业的档案管理知识的档案管理人员才能做好档案管理工作，做到科学归档。
二、建立计算机辅助管理系统
信息和电子行业的发展，使电子档案为档案管理工作人员减轻了很多压力。档案的数字化以及电子化是档案管理工作的重要助力，国有企业的人事档案管理工作也应该引入电子档案服务板块，充分发挥电子档案的优势，使档案工作更好地为国有企业的发展服务。将企业内部员工的信息文件、照片制成电子文件包进行归档，归档的方式也与纸质档案归有所不同。例如：电子文件归档可以采用逻辑归档的方式，国有企业档案部门在网络上接收、控制、管理电子档案文件，通过逻辑归档的方式，保持存储格式与物理存储位置不变。在利用电子档案文件时，注意不要修改和删除。除此之外，还可以采用物理归档的方式。所谓物理归档就是将电脑上的电子档案文件统一传输到独立的或者可以脱离计算机保存的云网络载体上，统一保管在国有企业的档案部门。此方法的好处在于可以实现档案集中统一的管理，保证档案不会残缺。为了防止电子档案文件因为系统或者网络的原因丢失，还可以采用“双套制”的归档方式，既要做到物理归档，也要具有纸质档案的备份。在这里要注意并非是将所有的人事档案都备份，只针对人事档案中具有法律凭证的部分，并且需要确保其安全、秘密和真实性，进行双重备份。还需要注意归档时间，并不是所有的档案都是可以慢慢整理的。从档案的收集、档案的分类、档案的鉴定以及到档案放入案盒，整体流程下来不能超过3个月。特别是电子档案文件归档，分为实时归档和定期归档两个时间节点。实时归档就是将完成好的电子档案文件及时归档，不要有太长的时间间隔，以免发生数据丢失等意外。定期归档就是要按照日期归档。例如：国有企业对文件的归档工作提出了内部要求，要求指出，人事文件材料需要在新员工办理入职事项完毕后及时归档，企业内部员工外出参加上级安排的公务活动产生的文件材料应该在公务活动结束后及时归档。电子文件按照逻辑归档方式进行归档工作，物理归档与纸质归档的时间应该保持一致。不仅如此，还规定了企业内部机构变动、职工的工作岗位调动、离职之前留在相关部门或者个人手中的文件材料，都应该随时完成归档工作。在完成电子档案文件以及纸质文件的归档工作后，交接的双方必须认真核对移交的清册，并按照规定签字，移交的清册保证双方各留一份，以备日后查看。
三、保证人事档案内容真实有效，及时更新
建立人事档案制度的目的就是方便人才的管理和开发。要利用这些档案分配、调整、提升员工的工作岗位，就必须保证这些档案内容的真实有效，保证档案管理的动态化发展。档案是职员职业生涯的晴雨表。尤其是在国企单位，国企是国家经济发展的命脉，人事调动和人员调整升迁等问题关乎企业效益前途的发展，需要引起十足的重视。每个员工在就职期间的成就、工作内容、所做贡献、所犯错误都要如实地记录下来，及时录入更新，在原始电子文档中注明修改信息。这样做，一来有利于更好地配置人力资源，合理分配工作;二来如实记录员工信息，便于在员工升迁转岗时做好交接工作，保证员工的个人发展。
档案是记录一个人发展经历、工作绩效、是否有违法乱纪行为的重要文件，对于一个人的发展来说至关重要，这其中不可避免地就会出现档案造假、故意美化信息等问题。针对这些弄虚作假的情况，企业要采取一定的惩罚措施，以儆效尤。例如：人事档案在定期添加信息时，员工呈报上来的信息必须经过审查组的严格审查，尤其严筛奖项、证书等信息，保证这些信息的内容符合国家要求，可以记入个人档案。如若发现资历造假、谎报信息等情况，应依据情节严重程度给予其处分，并记入档案，这也会对其日后的升迁和工作产生一定影响。
档案管理人员要对档案信息做到保密管理，不能随意允许他人借阅查看。在录入信息时，务必仔细检查，督察组定期抽查审核，避免录入错误信息和泄露信息。档案管理越来越多地依靠信息技术和计算机数据库来保存整理，这就要求企业引进一批计算机维护管理人员，定期升级数据库的防火墙，提升保密性能，防止人员档案泄露、被不法分子利用。
创新档案管理模式。国有企业历史悠久，各个部门的工作方式承袭传统，在档案管理模式上有待创新。填写档案内容时，流于形式、内容甄别不严谨等现象时有发生。所以档案管理模式需要改革，将分散式管理模式改为板块式管理。不同小组人员负责不同工种、不同科室人员的档案，不同人员审核不同内容的档案，审核、批阅提交档案的格式、侧重内容，保证档案格式、内容无误;定期收集档案材料，专人负责不同科室;设立督察组，审核档案管理工作，定期抽检提交上来的档案质量;部门内也需要有竞争、有压力，这样才能促进档案管理科室更好地发展。
四、建立系统的人事档案归类体系，完备档案內容
人事档案在格式上大同小异，但是由于企业内不同的人事部门负责的职责不同，在档案内容管理上的侧重点也需要有所不同。不同工作类别的职员在工作性质、职业素养要求、工作规章制度、奖惩体制上都有不同，那么在记录人事档案时，由于字数和文件大小限制，记录重点应该根据工作特点做出调整。
例如：技术人员的人事档案内容应该侧重于记录其在技术创新上的发展和工作中应用技术作出的重大突破贡献;文职人员在档案内容中应该侧重于其办事能力和社会诚信度的记录;官员的人事档案内容中应该侧重记录其在岗期间企业效益的变化和其下发政策对企业的影响，综合衡量。此外，人事档案信息内容需要有明确的分类，比如奖项分类、绩效分类、创新技术分类，在人事调动时便于查阅检索信息。个性化、动态化的档案内容有利于增进对员工的了解，履历一目了然，能够帮助快速找出最适合岗位的人才。同时，信息内容分类也便于录入信息。
个人信息也是需要分类保存的，其中包括可查阅信息和保密信息。员工的个人履历和档案内容必须保密，但是其基本信息例如姓名、电话、工作岗位，这些内容可以放入可允许查看的范围。人事档案归类体系在现阶段的企业档案管理工作中并不完善，有待企业改进。
随着社会经济的发展，人才不断增加，国企内人员流动性也不断增强，人才引入和调动已成为企业常态。因此，人事档案管理部门的工作量急剧增加，既要保证客观公正地记录档案内容，也要保证材料交接和对接不出问题。因此档案的分类、归类工作必须做好，保证档案内容的完整和信息种类齐全。在人员流动性不断增强的情况下，有条理的分类更有助于档案的保存管理。
五、增强档案管理的服务意识，积极提供各项服务
档案管理在企业中是辅助性工作，人事档案管理部门要帮助企业发现人才、选用人才、留下人才、培育人才。人事档案管理部门要树立为企业服务的意识，日常中要加强档案工作的管理，在企业需要进行人事调整和改革时及时提供相关资料，给出建设性意见，而不是等其他部门来主动询问索要资料。
近年来国企频繁做出改革调整，合并或者拆解部门，需要人才的同时也要裁撤冗员。这时，人事档案在企业结构调整中的作用就会凸显出来，帮助企业根据每个岗位的工作需求和特点分配专业人员，充分发挥职员的特长，保证各部门各方面工作的有序进行，更好地配合协调发展，这就是人事档案管理部门存在的意义。
同时，档案管理部门对人才的培养和发展也有激励促进作用。档案管理部门为职员的调整晋升提供帮助，在企业人事调动中发挥了巨大的作用，使职员在工作中更加努力，争取在人事档案中留下浓墨重彩的一笔。人事档案管理服务于人力资源。无论在何种企业，人力资源的良好利用都是企业发展进步的长足动力。在其位谋其职，档案管理部门在人才至上的今天将发挥更加重要的作用。由于档案管理在企业中占据了重要地位，档案管理人员必须改正以往“挂闲职、不重要”的态度，致力于服务企业人力资源配置调整。
档案管理部门要有担当意识，巩固人事档案分配调整人才的工作成果。人事档案记录了国企内所有职员的各项基本信息，是选拔任用和管理监督职员的重要依据，是企业后续发展进步的重要支撑。档案管理人员应全面总结人事档案管理中的优秀做法、工作经验，系统梳理形成档案管理的新制度、硬规范，建立健全档案管理工作的长效机制，认真落实档案管理的责任。
国有企业在长期发展过程中对人事档案的接收管理已经形成自己的运作模式，并且做出了一定的成绩。虽然目前的人事档案管理还存在一些问题，但是随着日后的发展，人事档案的管理工作一定会做得更加到位。档案的管理不仅仅只是一个部门的工作，要想做好档案工作就需要全体部门的全力配合。人事档案作为员工日后的人才培养、职务晋升、干部选聘以及退休后的养老保障等方面的重要依据，更需要企业内部做好档案管理工作。
（作者单位为中电建成都建设投资有限公司）
参考文献
[1] 蒋艳红.国有企业人事档案管理存在的问题与对策[J].企业管理，2015（18）：90-91.
[2] 何静.国企人事档案管理的发展与完善[J].档案管理，2007（1）：39.
[3] 马婧.国有企业人事档案管理工作面临的困境和对策探讨[J].现代经济信息，2015（15）：90.

-全文完-