青岛市照片归档管理规范样本.doc

青岛市档案局文件

青档字[]14号

相关印发《青岛市照片
归档和管理规范》通知

各区（市）档案局、市直各单位：
为了适应档案现代化管理需要，简化照片档案整理方法，处理多种载体形式照片大量共存造成管理难题，依据国家相关标准，结合本市实际，制订《青岛市照片归档和管理规范》（以下简称《规范》），现印发你们，望认真落实实施。在实施《规范》过程中应注意以下事项：
一、自起，本市各级机关、团体、企机关和其它社会组织均根据本《规范》要求搜集、整理、保管照片档案。各区（市）档案馆可参考实施。
二、本《规范》自印发之日起实施。《相关实施〈照片档案管理规范〉意见》（青档字[91]15号）和《青岛市机关数码照片档案管理规范（试行）》（青档字[]13号）两规范停止实施。
三、照片档案管理所需多种装具，本局将根据规范要求统一监制，以后各单位在管理照片档案时应采取本局监制标准装具。
四、实施本《规范》过程中意见和提议，请立即和本局联络。

二OO五年三月四日

青岛市照片归档和管理规范

1 范围
1.1 本规范要求了在公务活动中产生，含有保留价值照片归档、整理、保管标准和方法。
1.2 本规范适适用于青岛市机关、企机关、团体和其它社会组织；各区市档案馆参考实施。
2 定义
本规范采取下列定义：
2.1 照片档案：国家机构、社会组织或个人在社会活动中直接形成以静止摄影影像为关键反应方法有保留价值历史统计。照片档案通常包含底片、照片和说明三部分。
2.2 照片：照片包含纸质照片和数码照片。
3 归档
3.1 归档范围
3.1.1 本单位历届领导人及全体职员照片。
3.1.2 上级领导、社会著名人物来本单位检验、视察、指导工作照片。
3.1.3 本单位召开多种会议（包含工作会议、业务会议、表彰会议、代表会议）照片。
3.1.4 本单位多种工作结果照片。
3.1.5 本单位宣传报道工作照片。
3.1.6 本单位外事活动照片。
3.1.7 本单位发生多种重大事件、事故照片。
3.1.8 本单位在职能活动中主办或承接重大活动照片。
3.1.9 本单位取得多种荣誉（如奖状、锦旗、奖杯等）、礼品、纪念品、宣传品照片。
3.1.10 本单位产品、设备仪器照片。
3.1.11 统计本单位建设发展史照片。
3.1.12 本单位组织或参与其它关键活动照片。
3.2 归档时间
对含有归档价值照片，摄影者或承接部门按规范要求进行搜集、整理，自形成之日起30天内向本单位档案部门移交，并办理移交手续。
3.3 归档要求
3.3.1 对属于搜集和归档范围照片，应根据要求定时向本单位档案机构或档案工作人员归档，集中管理，任何单位或个人不得据为己有。
3.3.2 对反应同一内容若干张照片，应选择其关键照片归档。关键照片应专题鲜明、影像清楚、画面完整、未加修饰剪裁。
3.3.3 照片说明要充足表现时间、地点、人物、事由、背景、摄影者等六要素，确切地反应照片内容。
3.3.3.1 时间：事件发生或事物改变、产生时间和拍摄时间；
3.3.3.2 地点：被摄物所在具体地点；
3.3.3.3 人物：照片影像上关键人物姓名、职务、在照片中所处位置；
3.3.3.4 事由：照片影像所反应事件、事物情由；
3.3.3.5 背景对揭示照片影像专题含有一定作用背景；
3.3.3.6 摄影者：照片拍摄人。
3.3.4 照片形成部门归档时应和档案部门办理交接手续，填写《移交、接收记录表》。记录表一式两份，交接双方各保留一份。
3.3.5 使用胶片相机拍摄照片，应按标准扫描后将数码照片、纸质照片、底片一并归档；使用数码相机拍摄照片，反应关键内容应冲洗纸质照片，和数码照片一并归档，反应通常内容，可只归档数码照片。
3.3.6 数码照片归档时应统一转换为JPEG格式。
3.3.7 用数码相机直接拍摄数码照片，其像素数应在300万以上，用扫描仪对纸质照片扫描形成数码照片，其扫描光学分辨率应不低于600dpi。
3.3.8 大幅照片扫描时应依据照片大小合理分割扫描，扫描时相邻部分应最少重合10mm。
3.3.9 归档纸质照片、数码照片、底片影像应一致。
4 整理
照片档案整理应遵照有利于保持照片档案有机联络、有利于保管、有利于提供利用标准。
4.1 数码照片整理
4.1.1 分类
数码照片采取年度分类法，将数码照片按其形成年度分类。跨年度且不可分照片，应按事件结束年度归档。
4.1.2 排列
数码照片应按时间结合事由或事由结合时间次序排列。不一样事由照片按时间次序排列，同一事由数码照片应按时间或关键程度排列在一起。
4.1.3 编号
数码照片号是固定和反应每张数码照片在全宗内分类和排列次序一组字符代码。照片号格式为：全宗号—门类（类目）—年度—保管期限—张号。
全宗号：档案馆给立档单位编制代号。未给定全宗号，该项可暂空。
门类（类目）：指数码照片代号。用SP表示。
年度：数码照片所属年度。
保管期限：照片保管期限是根据片价值划定保留年限。分为长久和定时两种。保管期限划分根据《国家档案局相关机关档案保管期限要求》实施。长久照片保管期限项用“1”表示，定时照片保管期限项用“2”表示。
张号：指在同一保管期限内根据片排列从“1”开始次序编号。
4.1.4 文件命名
数码照片文件名应为：门类（类目）—年度—保管期限—张号。张号用五位阿拉伯数字，位数不足在前补“0”。如：“SP100001.Jpg”，其中第1—2位表示门类，第3—6位表示年度，第7位表示保管期限，第8—12位表示张号。
4.1.5 存放
4.1.5.1 应采取只读光盘作为数码照片保留载体。一个归档年度数码照片应存放至一张或多张光盘中，多个归档年度数码照片通常不许可存放在一张光盘中。刻制光盘时应选择“一次性写入”方法。
4.1.5.2 存放数码照片光盘后面应注明光盘全宗号、门类（类目）、年度、盘号，格式为：全宗号—门类（类目）—年度—保管期限—盘号。
全宗号：同4.1.3。
门类（类目）：同4.1.3。
年度：同4.1.3。
保管期限：同4.1.3。
盘号：指在同一全宗内光盘次序编号。
全宗号、盘号用五位阿拉伯数字，位数不足在前补“0”。
书写时应使用光盘专用书写材料，不得直接在光盘上粘贴任何标识。
4.1.5.3 每张光盘根目录下应有说明文件、著录文件、数码照片子目录。数码照片光盘应含有以下信息组织结构：
根目录
说明文件
数码照片子目录
一张数码照片
著录文件
4.1.5.3.1 说明文件
文件名：README.TXT
文件内容：相关本存放载体多种信息。应包含全宗号、门类（类目）、年度、保管期限、盘号、全宗名称、件数、套别、制作人、审核人、制作时间等。
文件格式：说明文件为字符文件。每行左边为标题，右边为说明内容，中间用冒号分开。字符代码应符合GB/T1988、GB2312和GB13000.1要求。
4.1.5.3.2 著录文件
文件名：DESCRIPT.XML
文件内容：数码照片盘内目录电子版本。该文件应使用经过档案行政管理部门认定计算机档案管理系统自动生成。
文件格式：XML文件。
4.1.5.3.3 数码照片子目录
目录名：DATA
目录内容：存放经过整理后数码照片。
4.1.5.4 刻录光盘应一式四套，套别分别为A、B、C，其中A表示封存，B表示利用，C表示异地保留。B套刻录两份，A套、B套进馆保留。暂不进馆单位可保留三套。
4.1.6 编目
4.1.6.1 光盘封面
光盘封面分正面和后面（含盒脊）。正面内容应包含全宗号、门类（类目）、年度、保管期限、盘号、全宗名称、形成时间、件数、套别、制作人、审核人、制作时间等，后面内容应包含全宗号、门类（类目）、年度、盘号、光盘种类、文件类型、责任者、制作标准、制作软件、制作设备和复制时间等。光盘封面样式见附录A。光盘封面应打印或使用符合档案要求书写材料填写。
4.1.6.1.1 全宗号：同4.1.3。。
4.1.6.1.2 门类（类目）：同4.1.3。
4.1.6.1.3 年度：同4.1.3。
4.1.6.1.4 保管期限：同4.1.3。
4.1.6.1.5 盘号：同4.1.5.2
4.1.6.1.6 全宗名称：立档单位全称或通用简称。
4.1.6.1.7 形成时间：光盘内数码照片起始年月和终止年月。起始年月和终止年月用6位阿拉伯数字表示，第1～4位表示年，第5～6位表示月。
4.1.6.1.8 套别：根据光盘套别分别填写A、B、C。
4.1.6.1.9 件数：盘内照片数量。
4.1.6.1.10 制作人：制作光盘人员姓名。
4.1.6.1.11 审核人：负责检验光盘质量人员姓名。
4.1.6.1.12 制作时间：制作光盘时间。制作时间用8位阿拉伯数字表示，第1～4位表示年，第5～6位表示月，第7～8位表示日。
4.1.6.1.13 光盘种类：填写光盘载体类型。如CD-R、DVD-ROM等。
4.1.6.1.14 文件类型：用英文字母代表电子文件类型，文本文件用T，图像文件用I，图形文件用G，影像文件用V，声音文件用A，多媒体文件用M，计算机程序用P，数据文件用D。同一光盘含有多个文件类型文件应依次填写。
4.1.6.1.15 责任者：光盘制作单位名称。填写制作单位全称或通用简称。
4.1.6.1.16 制作标准：制作光盘采取标准名称。如：VCD、DVD光盘应标注为VCD或DVD，CD光盘应标注为CD-DA，用CD-R光盘刻录多种电子文件应标注为ISO9660/Joliet。
4.1.6.1.17 制作软件：制作光盘文件采取软件，包含操作系统和刻录软件。
4.1.6.1.18 制作设备：制作光盘文件设备，包含计算机类型、刻录设备等。
4.1.6.1.19 复制时间：复制光盘时间。
4.1.6.2 文件目录
数码照片文件目录应逐张照片编制，应使用经过档案行政管理部门认定计算机档案管理系统进行目录编制、管理。数码照片文件目录项目包含全宗号、门类（类目）、年度、保管期限、光盘号、张号、题名、拍摄时间、备注。
4.1.6.2.1 全宗号：同4.1.3。
4.1.6.2.2 门类（类目）：同4.13。
4.1.6.2.3 年度：同4.1.3。
4.1.6.2.4 保管期限：同4.1.3。
4.1.6.2.5 盘号：同4.1.5.2。
4.1.6.2.6 张号：同4.1.3。
4.1.6.2.7 题名：题名应概括、正确反应照片基础内容，时间、地点、人物（姓名、职务、在照片上所处位置）、事由等要素要完整。
4.1.6.2.8 拍摄时间：照片拍摄时间。拍摄时间用8位阿拉伯数字表示，第1～4位表示年，第5～6位表示月，第7～8位表示日。
4.1.6.2.9 备注：注释需要补充和说明情况。如同时归档纸质照片和底片，应在备注栏注明互见号，格式为：全宗号—门类（类目）—年度—保管期限—张号。？
4.2 纸质照片整理
4.2.1 纸质照片编号
纸质照片号是固定和反应纸质照片在全宗内排列次序一组字符代码。其格式以下：全宗号—门类（类目）—年度—保管期限代码—张号。
全宗号：同4.1.3。
门类（类目）：指数码照片代号。用ZP表示。
年度：同4.1.3。
保管期限：同4.1.3。
张号：同4.1.3。
4.2.2 纸质照片号填写
纸质照片号应使用专用光盘标识笔，横排编写在纸质照片后面右下方。
4.2.3 照片袋标注
纸质照片放入照片袋内保管，一张一袋。照片袋规格为：13cm×18cm（照片袋样式见附录B）。照片袋项目填写时应使用专用光盘标识笔或打印。
4.2.3.1 纸质照片号：见4.2.1。
4.2.3.2 拍摄时间：见4.1.6.2.8。
4.2.3.3 题名：见4.1.6.2.7。
4.2.3.4 参见号：和该张纸质照片相对应数码照片编号。编号格式为：全宗号—门类（类目）—年度—保管期限—张号。
4.2.3.5 摄影者：照片拍摄人。
4.2.4 纸质照片装盒
纸质照片应按张号次序装入照片盒，并填写备考表、照片盒脊项目。不一样保管期限照片不应装入同一个盒内。照片盒封面样式见附录C。
照片盒脊项目包含：全宗号、门类（类目）、年度、保管期限、起止张号或全宗号、类目号、年度号、保管期限号、起止张号。纸质照片盒盒脊样式见附录D。其中全宗号、年度（号）、保管期限（号）、起止张号用阿拉伯数字填写，门类（类目号）项填写“ZP”。
盒内备考表项目包含：本盒情况说明、整理人、检验人、整理时间。盒内备考表应放在盒内最终位置。盒内备考表样式见附录E。其中本盒情况说明填写盒内照片缺损、补充、移出、销毁等情况。对照片装盒以后发生或发觉问题，应由相关档案管理人员填写说明，并署名、标注时间。
4.2.5 纸质照片盒排列
纸质照片盒应根据全宗号、年度、保管期限、张号次序排列，上架保留。
4.3 底片整理
4.3.1 底片放入底片袋内保管，一张一袋。底片袋应装入对应照片袋内。
4.3.2 底片袋右下角编写底片编号，格式为：年度—保管期限—纸质照片张号。
4.4 大幅纸质照片和底片整理
对于照片册放置不下大幅纸质照片和底片，可将其垫衬柔软中性偏碱性纸张后，放入专用档案袋或档案盒中，按纸质照片号次序排列。如竖直放置，应首先将照片固定在专用纸板上，再放入袋、盒中；如水平放置，照片堆放高度不宜超出 5 cm。以竖直放置为宜。
5 保管
5.1 包装物和装具
5.1.1 数码照片光盘应放在坚硬塑料包装盒（1公分厚）内竖立存放，避免挤压。不得弯折，不得堆叠存放。
5.1.2 照片袋、底片袋应使用表面略微粗糙和无光泽中性偏碱性纸制材料制作，其pH值应在7.2～9.5之间， ɑ一纤维素含量应高于87 %。
5.1.3 照片盒应采取中性偏碱性纸质材料制作，其pH值应在7.2～9.5之间，化学性能稳定，且不易产生碎屑或脱落纤维。
5.2 库房相关要求
库房条件和防火、防水、防潮、防日光及紫外线照射、防污染、防有害生物、防震、防盗等要求，应符合JGJ 25要求。环境温度应控制在17℃~25℃，相对湿度应控制在35%~45%。
5.3 保管要求及方法
5.3.1 照片盒、数码照片光盘应立放，不应堆积平放。
5.3.2 数码照片光盘做防写处理。避免擦、划、触摸统计涂层。
5.3.3 数码照片光盘只有在使用时才能将其从包装物中取出，使用后立即放回包装物中。假如光盘有污渍，可用水或中性清洁剂清洁，如用酒精清洗。不要使用玻璃清洁剂或溶剂。用擦拭摄影机镜头棉纸从中心向边缘轻轻擦拭，不能沿圆形轨边擦拭。
5.3.4 对外提供查阅服务时，应尽可能使用数码照片。确需利用纸质照片或底片，管理者和使用者应戴洁净棉质薄手套，预防污染照片或底片。
5.3.5 每隔两年应对底片、纸质照片进行一次抽样检验，不超出五年进行一次全方面检验。每隔4年应对数码照片光盘转存一次，原盘同时保留时间不少于4年。若发觉问题，应查明原因，立即采取补救方法。

附录A
光盘封面样式

（正面

（后面）
附录B

纸质照片号

拍摄时间

题 名

参见号

摄影者

180mm

130mm

附录C
照片盒封面样式

照 片 档 案

185mm

135mm

（封面样式一）

310mm

220mm

（封面样式二）
附录D
照片盒盒脊

全宗号
门类
年度
保管期限
起止张号

全宗号
类目号
年度号
保管期限号
起止张号

（盒脊样式一） （盒脊样式二）
附录E
盒内备考表

备考表

本盒情况说明：

整理人：
检验人：
整理时间：

185mm

135mm