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会务组织经验分享

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会务组织学习要点

一、 会议的筹备
（一）制定会议计划书
会议计划书应详细说明会议的流程和人员安排，因会务的不同区别对待，大型会议时设立专门的会议策划调度小组；在此需强调一点，即应充分考虑在会议进行过程中的“细枝末节”，做到事无巨细。一般在会务组织过程中，某项大型活动往往会被一些所影响，这些事件看似始料未及，其实本应在活动开始前就考虑到应对方法，而不应在突发事件前乱了阵脚。
会议计划书应大体包括以下方面（以大型会议为例）：
1．会场确定
2．会议策划方案（会议日程、议程、会议时间、参会人员范围
3．邀请函
² 按参会人员范围确定参会人员名单
² 下发正式会议通知及要求
² 寄发邀请函
4．餐饮安排
² 按参会人员范围确定就餐人员名单
² 餐饮预算的完成
² 总用餐人数及形式的确认
² 会议休息期间果盘、点心咖啡的准备
5．住宿安排
² 下发住宿相关问题安排的通知
² 住宿房间总量、住宿人数总量的确定
² 费用预算
² 住宿现场安排
6．会议、讲座资料准备
7．会场布置
8．交通安排
² 接待及住房安排
² 确定各部门会后乘坐班车人员数量，并制定班车路线
9．整体调度
² 会前定期召开准备会议
10．会议报到
11．会议进行
12．会后整理
13．游览观光
14．与会重要人物返程机票预订
建议制定如下表格：
项目名称
项目内容
预计完成时间
负责部门
责任人
会场确定
会场确定
2013年3月15日
方案策划执行组
XXX
会议策划方案
确定策划方案（会议日程、议程、会议时间、参会人员范围等）
2013年3月15日之前
方案策划执行组
XXX
略

注意：组织小型会议，可在此基础上删减不必要环节，根据党中央的相关要求，会议应力求精简，切记不要过分冗长。

（二）会场布置
1.绘制会场地形图
如：大型会议会场

2.会场布置
（1）大型会议会场布置
² 制定会场布置方案：
会场绿植摆放
主席台桌牌及发言材料准备
会场灯光
会场指引牌的制作
会场整理、会中主席台茶水服务
会场人员矿泉水准备及摆放
开场音乐
颁奖音乐
专项活动音乐
结尾音乐
² 与会区：应具体标明与会各单位应处的区域，如：

² 会场要注意消防设施的放置，标明安全通道的走向。
（2）小型会议室布置
² 有关会议内容的横幅；
² 会议桌上布置饮用水、卫生纸（湿巾）、会议材料、笔、姓名桌牌等；
² 尤其应注意会议室卫生。
3.道具汇总
需做到：定人，定物，定位。
建议制定如下表格：
名称
数量
摆放位置
使用人
摄像机
2
厅内两侧
摄像师
耳麦
2
讲台
主持人、发言人
电源
2
讲台

鲜花
2小束
讲台

电脑
2
讲台两侧
主持人
音响
4
厅内四侧
主持人
宣传字牌
6
签到处

横幅
1条

礼仪服装
6套

茶水

与会者

二、 领导座次安排
（一）会议主席台座次的安排
1.领导人数为单数：1 号首长居中，2 号首长在 l 号首长左边，3 号首长在右边，如图：

2.领导人数为双数：1 号、2 号首长都居中，l 号首长排居中座位的左边，2 号首长排右边，如图：

（二）关于宴席座次的安排
² 面门为上（景观好的位子）原则
² 前排为上原则
² 居中为上原则
² 远门为上原则
1.席次安排－正常摆位

2.席次安排－主宾身份高于主人

（三）长形座会议席次安排

或者

（四）主席团席次
（五）关于乘车的座次安排

三、 照相摄像礼仪介绍
在接待工作中，拍照是一项非常常见的活动形式。一次较为正式的会面，宾主双方往往需要合影留念。通过合影，双方进一步加深了感情，能够更好地记住对方，也为双方的交往留下了正式的凭据和美好的回忆。在正规的接待活动中，无论是接待单位，还是被接待的来访人员，无一不对合影相当重视。正是因为合影在接待双方的交往中能够起到“催化剂”的作用可以巩固宾主双方的友谊，所以接待人员要重视拍照礼仪，讲究拍照礼仪。
尽管在人们的普遍认识中，拍照是一件很简单的事情，但拍照事实上是有很多讲究和忌讳的。对于接待人员来说，要处理好合影的问题，通常要求关注下述4个重点问题：
（一）合影准备
既然合影有着十分重要的意义，那么正式进行之前，具体负责操办此事的接待人员就应该进行认真的准备，千万不可掉以轻心。在进行准备工作时，必须特别注意以下4个方面的细节：
1.主随客便
所谓主随客便，是指在合影之前，接待人员所在的主办方应该先征求来宾的意见，只有在来宾们都同意的情况下才能够进行拍照。如果是正式的会晤或会议合影，最好在请柬上就注明有拍照等事宜，以便来宾提前做好着装等准备。如果来宾不愿照相，可以好言劝说，热情邀请；但如果来宾由于种种原因而坚持不照的话，合乎礼仪的做法是以来宾的意见为主，切勿强人所难。
2.布置场所
在拍照活动中，合影场所的选择和布置是一个十分重要的环节。它能够反映出主办方对此次活动的重视程度。如果合影场所十分随便或是简陋，则会相应地降低会晤或会议的档次。应该说，越是正式的合影，就越应该先期选择好场地，并进行认真的布置。临时凑合，往往欠妥。
（1）选择好合适的场所。在场所选择方面，又分为室内和室外两种情况。在室内照相时，要注意场地的大小和光线的明暗等问题。在室外照相时，则要重点考虑天气和位次等问题。特别要注意的是，若是大风天、阴天或是十分寒冷、炎热的天气，不宜在室外进行拍照。如果因为拿不准天气的情况而事先不好做决定时，最佳方法是提前做好两手准备，到时再根据现场情况临时决定，以防手忙脚乱。
（2）考虑到背景的布置。比如是否要挂横幅、横幅上如何书写、横幅讲究与否都是事先就应该安排好的问题。同时，如果合影人数较多，还要考虑来宾在拍照时所用座椅的摆放问题。在必要的时候，也可以去租借专门用于合影的背景站架。
3.备好器材
拍照时所需要使用的一切器材，如照相机、闪光灯、三角架、胶卷以及根据合影规模而选择的相应的镜头等等，均应提前备好、备足，防止在合影时发现短缺，令人措手不及以致影响到合影的效果。在正规的拍照活动中，最好请专业的摄影师，使用专业的摄影器材进行拍摄，因为这样才能保证拍照效果的到位。同时在拍照活动中，相同的场景最好也多拍几张，以防万一，更不能拿着“傻瓜机”进行拍照。
（二）确定时间
正规的合影，在必要时要向所有参加者通报具体的时间，使大家有所准备。此外，还应要求大家遵守时间、准时到场。同时，在拍照活动中，要抓紧时间，讲究效率。用最快的速度组织参与拍照的人员排好位次，开始拍照。拍照活动最忌讳的就是无人组织或者是组织不力，以至大家拖拖拉拉，把拍照当成了聊天叙旧和自由活动。这样，不但耽误大家的时间，而且还会显得主办方组织能力欠缺，使接待人员在专业水准的表现上“丢分”。
（三）合影排位
合影时，有时需要排定具体位次，有时则不必。但是在正式场合所拍摄的合影，一般应当进行排位。在非正式场合所拍摄的合影，则既可以排列位次，也可以不排列位次。
如果有必要排列合影参加者的具体位次时，应首先考虑到是否方便拍摄。与此同时，还应注意以下7点：场地的大小；人数的多少；背景的陈设；光线的强弱；合影参加者具体的身份，高矮和胖瘦；方便与否。
在一般情况下，正式合影的总人数宜少不宜多。在合影时，所有的参与者一般均应站立。在必要之时，可以安排前排人员就座，后排人员则可在其身后呈梯级状站立。但是，通常不宜要求合影的参加者以蹲姿参与拍摄。另外，如有必要，可以先期在合影现场摆设便于辨认的名签，以便参加者准确无误地各就各位。
在安排合影的具体排位问题时，关键是要知道内外有别，注意以下几点：
1.了解国内合影的排位习惯
国内合影时的排位，一般讲究“居前为上”、“居中为上”和“以左为上”。具体来看，它又有“人数为单” 与“人数为双” 的分别。在合影时，国内的习惯做法通常是主方人员居右，客方人员居左，即“以左为尊”。
2.坚持涉外合影的排位惯例
在涉外场合合影时，应遵守国际惯例，讲究“以右为尊”，即宜令主人居中，主宾居右，其他双方人员分主左宾右依次排开。简而言之，就是讲究“以右为上” 。
（四）拍照表现
在正规场合拍照是一件很严肃的事情，因此各方人士都要认真对待。具体到个人表现时，主要讲究的是着装正规、仪表整洁和表情自然这3方面。
1. 着装正规
2. 仪表整洁
3. 表情自然
4. 举止有礼
在拍照时，还要注意行为举止必须彬彬有礼，特别讲究“站有站相、坐有坐相”。比如，手不能随意插在裤袋里。无论天气怎样炎热，都不能当众解开纽扣或脱下衣服。不要在排列队伍中标新立异，与众不同，还要注意不要遮挡了别人的镜头。同时，如果不是患有眼疾，一般情况下不应该戴着墨镜照相。
（五）拍照忌讳
在拍照活动中，对于接待人员而言，除了注意上述的礼仪要求之外，还要特别注意防止犯忌。
1.提供照片
合影之后，主办方应主动向参与合影的各方人士提供照片，并保证人手一张。不能“虎头蛇尾”，更不能“有头无尾”。那样会让合影的各方人士产生自己是“道具”之感，是很不礼貌的。
2.忌讳他用
接待人员切记，公务合影照片，只宜作为资料或纪念。一般不宜用于对外活动，更不能在没有征求拍照参与者同意的情况下就随便发表。

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