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三级文秘情景题

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关于录像答题技巧：
　　一般：（1）看秘书的着装，看是否着职业装（2）办公桌是否整洁、信函要分类放置（3）在打电话时，注意：①电话要在铃响三声内接电话②要用礼貌用语，如您好等？③上班时间不得占用电话聊天（4）保密：①不能对好朋友泄密②不能为了炫耀，泄密③不能因为老板吵你，赌气泄密
　　（一） 关于商务活动中的签字仪式：书上第389页
　　注意：迎客:秘书在大门口迎接，领导在会议室等待迎接；客人应坐在右边；签字厅应整洁干净；签字桌应为长桌，桌布应为绿色；实现应准备好签字用具：如合同文本、签字笔、吸墨器等；桌上要摆放双方国旗；入座座位，助签人应在主签人的后面；其他随从人员的位置要注意；合同第一次交换由助签人完成，第二次交换由签字人完成；到最后要照相留念，注意站的位置；共饮香槟酒互相庆祝；最后谈话要注意：不谈政治、宗教；不问婚否；身子预言：注意OK在不同国家的意思不同。
　　（二） 宴请
　　注意：场地的选择；点菜时要注意对方有无忌口；迎客的方式；入座的顺序;关于在宴请的过程中出现的一些聊天注意事项；可能涉及到招标书的准备工作和投标，注意其日期；秘书要为上司准备好信息资料；电话保密工作；会议通知包括哪些内容；管理上司日志时，若上司日志发生变化，则应当先调整上司日志，再调整自己的日志，然后提醒上司日志已变化，最后通知对方并致歉
　　(三)有关商务旅行：详见书上第397页（秘书与领导一起出行，可能还有其他人员）
　　注意：做好出行前的准备，拟定出访方案；包括意图和目的，出访时间、地点和路线，费用情况和简单要求等。仔细看书上399页的表格，准备好后要想上司汇报。召开全体出访人员预备会，给上司提醒。
　　（四） 有关沟通：可能员工家属来闹事
　　注意：好好看看书上的第239页的沟通策略，这是一个对外的横向沟通问题。
　　秘书有无做到换位思考；耐心倾听；秘书有无做到日常接待，如倒水等；如果对方着急，秘书不可以急，应该有耐心；秘书在接待过程中要注意保密工作；与对方说话时，不能出现有“让我告诉你……的电话和地址”，即在未经领导的授权下，不能说出领导的电话和地址。对方提出一些要求，秘书要向上级请示；若上级正在开会或接待他人，秘书不能直接进去向领导说，而应写成便条形式，把领导叫出来汇报。领导在未吱声的情况下，秘书不应该说出该如何如何决定。

1.?参考答案：? 1.?着装符合职业要求。（√）? 2.?能提前到会场做准备。（√）? 3.?会前要求调节会议室温度，注意通风。（√）? 4.?热情招呼开会人员礼让递水，沟通得当。（√）? 5.?能提醒领导准点开会。（√）? 6.?能事先通知与会人员开会的主题，做好准备。（√）? 7.?问卷没有综合，没有给每人一份。（×）? 8.?对会议的评估基本到位。（√）? 9.?会议结束前注意收集对会议的反映意见。（√）? 10.?对于会后暂留人员能做妥善安置。（√）? 11.?会前资料准备不足。（×）? 12.?对会议服务人员环境培训没有到位。（×）? 13.?能控制会议经费的使用。（√）? 14.?能马上收拾会议室。（√）? 15.?能请领导在会议记录上签字。（√）? 评分标准：? 1．本题满分为20分? 2．每答对1点给2分，答对10点即得满分。? 3．如考生答案与参考答案有出入，只要阐述合理，即可给分。? 4．本题要求只作正误点说明，不作更正性的分析。? 2.?参考答案：? 1．电话用语规范。（√）? 2．出现问题，能够主动为其他同事承担责任。（√）? 3．有时间意识，能够按照领导的要求迅速赶回企业处理紧急事务。（√）? 4．知道如何使用跟踪卡。（√）? 5．在指导新来的秘书工作时，不能将有关的要求和方法传授清楚。造成钟秘书工作被动和失误（×）? 6．对档案工作熟练，业务能力强。（√）? 7．知道如何为自己的领导分忧，主动提出替刘经理去送文件，使刘经理能够避免面对领导批评的尴尬局面。（√）? 8．知道去领导办公室递送文件要随身携带纸笔，能够在领导授意时及时记录。（√）? 9．能够进领导办公室敲门和双手递送文件，知道与领导沟通时应有的礼仪要求。（√）? 10．向领导汇报工作简洁、清楚。（√）? 11．知道制定大型活动要有应急方案√）? 12．在制定大型活动的应急方案时要提前与保安等部门进行沟通和协调，不能只是关起门来制定方案。（×）? 13．与领导预约要尽量打出提前量，不能让领导感到太仓促。（×）? 14．知道在网上发布内部会议信息（√）? 15．会议信息在网上发布后，缺少确认或提醒环节。（×）? 16．懂得如何用手写速记的方式将领导的授意及时记录下来。（√）? 17．能够对领导询问的敏感问题做出得体回答，不在领导面前随便评判同事，或扩散一些小道消息。（√）? 18．离开领导办公室时忘记关门。（×）? 19．能够主动关心其他同事，注重团队之间的团结和相互鼓励，能够主动化解同事之间的矛盾。（√）? 20．能够在同事工作中出现困难时主动帮助和指导她们。（√）? 21．喝咖啡的动作不合礼仪要求。（×）
1.提前到岗，按时上班。2.会议桌/办公桌干净整洁。3.着装规范。4.响铃不过三，接电话及时。5.接电话礼仪规范。6.办公室/会议室温度适宜，通风良好，及时清理，光线适合，绿色植物。7.开会前提前到会场做准备，检查设备。8.女士优先原则，尊重女性。9.尊重个人隐私。10.用餐、开会次序排列准确。11.拜访前做到提前预约。12.会见会谈准备工作得当。13.正式宴请礼仪得当。14.倒茶倒咖啡方式是否正确。15.馈赠礼品得当。16.能及时、冷静正确处理突发事件，善后事宜处理得当。17.正确填写事故情况记录表/工商情况处理表。18.及时评估办公室工作，提出建议。19.熟悉办公用品采购程序，及时购买。20.正确填写订货单。21.制定合理的采购预算方案。22.合理开发和利用信息。23.文书拟写正确。24.消除安全隐患（消防器材，线头裸露）25.能提醒领导工作安排。26.对会议评估及时，合理到位。27.会议结束前能搜集到对会议的反馈意见。28.合理控制会议经费。29.能及时请领导在会议记录上签字。30.会议结束后能及时收拾会议室。31.及时做到有效沟通。32.出现问题，主动承担责任。33.文件归档分类正确。34.能正确使用“跟踪卡”，及时催还文件。35.能指导新人工作，态度诚恳端正。36.主动为领导排忧解难。37.随声携带纸笔，及时记录领导吩咐。38.能掌握速记技能。39.准备大型活动应急方案，并及时沟通协调各部门。40.有保密意识，明白内外有别。41.不逾权，正确行使权力。（盖章要正确，能正确使用印信）42.正确处理单位敏感问题。43.正确使用仪器设备。44.在沟通中，能做到换位思考，内部客户意识。45.正确处理各部门，同事间的矛盾。
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