瑞泽公司外贸单证工作及其改进方式教学内容.doc

精品文档体现市民生活质量状况的指标-恩格尔系数，上海也从1995年的53.4%下降到了2003年的37.2%，虽然与恩格尔系数多在20%以下的发达国家相比仍有差距，但按照联合国粮农组织的划分，表明上海消费已开始进入富裕状态（联合国粮农组织曾依据恩格尔系数，将恩格尔系数在40%-50%定为小康水平的消费，20%-40%定为富裕状态的消费）。（4）牌子响据了解，百分之八十的饰品店都推出“DIY饰品”来吸引顾客，一方面顺应了年轻一代喜欢与众不同、标新立异的心理；另一方面，自制饰品价格相对较低，可以随时更新换代，也满足了年轻人“喜新厌旧”的需要，因而很受欢迎。小饰品店往往会给人零乱的感觉，采用开架陈列就会免掉这个麻烦。“漂亮女生”像是个小超市，同一款商品色彩丰富地挂了几十个任你挑，拿上东西再到收银台付款。这也符合女孩子精挑细选的天性，更保持了店堂长盛不衰的人气。而手工艺制品是一种价格适中，不仅能锻炼同学们的动手能力，同时在制作过程中也能体会一下我国传统工艺的文化。无论是送给朋友还是亲人都能让人体会到一份浓厚的情谊。它的价值是不用金钱去估价而是用你一颗真诚而又温暖的心去体会的。更能让学生家长所接受。PS:消费者分析（5) 资金问题2003年，全年商品消费价格总水平比上年上升1%。消费品市场销售平稳增长。全年完成社会消费品零售总额2220.64亿元，比上年增长9.1%。夏日的街头，吊带装、露背装、一步裙、迷你裙五彩缤纷、争妍斗艳。爱美的女孩们不仅在服饰搭配上费尽心机，饰品的选择也十分讲究。可惜在商店里买的项链、手链、手机挂坠等往往样式平淡无奇，还容易出现雷同现象。精明的商家不失时机地打出“自己的饰品自己做”、“DIY(Do It Yourself)饰品、真我个性”的广告，推出“自制饰品”服务，吸引了不少喜欢标新立异、走在潮流前端的年轻女孩，成为上海的时尚消费市场。其市场现状特点具体表现为：南通纺织职业技术学院毕业论文瑞泽公司外贸单证工作及其改进方案 专 业： 国际贸易实务 学 号： 姓 名： 指导老师： 答辩日期： 2012 年 5 月 20 日精品文档瑞泽公司外贸单证工作及其改进方案摘要外贸单证是指在国际贸易活动中所使用的各种单据、文件和证书，它是国际贸易中支付、运输、保险、商检、结汇等流程所需要出具或取得的书面和电子文件。公司的外贸单证工作是指在国际贸易中，处理各种与外贸单证有关的工作，包括制单、审单、交单等多个环节，外贸单证工作的好坏往往会关系到外贸公司整个业务的发展。本文结合自己的实习体会和所学专业知识，首先，分析了外贸单证的概念、分类，及外贸单证工作要求；其次，对瑞泽公司的外贸出口单证工作的具体流程进行了分析，并重点分析了公司外贸单证中存在的问题；最后，针对问题进一步提出了相应的改进方案。关键词：瑞泽公司；外贸；单证工作Document procedure and Improvement scheme of RuiZe CO.,LTD.ABSTACT Trade documents are meaning all kinds of documents, papers and certificates that be used in international trade activities. They should be issued or process for international trade of payment, transportation, insurance, commodity inspection, the settlement of exchange and so on .The companys work of trade documents is to deal with all kinds of work about document in international trade, including make documents , check documents ,hand in documents and so on .Trade documents work are related to the whole business of foreign trade company.This thesis is based on my experience and the major knowledge that I have learn .First of all,it analyses the basic overview of the trade documents, including the concept, classification, and the requirements for the trade documents. Secondly,taking Huaian Ruize import and export CO. LTD for example to expound the specific operational processes, some problems in the trade documents are analyzed and solution and measures were provided.KEYWORDS: Ruize CO;Foreign trade;Documents Scheme 目录前言1一、外贸单证工作概述1二、瑞泽公司单证工作现状分析2（一）公司外贸业务中的单证工作21、获取外贸订单环节22、外贸结算方式的选择环节23、生产备货环节34、租船订舱环节35、准备报关资料，委托报关环节36、获得运输文件、交单等环节47、出口退税环节4（二）公司外贸单证工作中经常出现问题及原因41、合同订立中的条款缺陷42、合同的执行与信用证等规定不符53、词语错漏、单证不符时有发生54、结汇不顺利65、出口退税单据准备不充分66、延误船期，增加额外运费6三、瑞泽公司外贸单证工作的改进方案7（一）加强培训工作，提高单证人员水平7（二）规范单证工作，避免不必要的错误7（三）明确人员职责，加强单证管理工作8四、总结8参考文献9致谢10瑞泽公司外贸单证工作及其改进方案前言所谓外贸单证，就是指在国际贸易活动中所使用的各种单据、文件和证书，它是国际贸易中的支付、运输、保险、商检、结汇等流程所需要出具或取得的书面和电子文件。常见的单证有发票、提单、保险单等。单证一般情况下是指单据与信用证，也称为狭义的单证；广义的单证则指各类贸易文件和进出口业务凭据。随着国际贸易活动的不断发展，单证交易逐渐成为主要的结算方式。国际贸易货物的单证化，使得商品买卖可以通过单证交换实现，进而货物的买卖可以转化为单证的买卖，货物与货币的交换可以转化单证与货款的买卖。在当今的国际贸易中，所有的交易方式下买卖双方都会发生单证交换，商品交换单证化为国际贸易商品的货权让渡和转移提供极大的便利性和安全性。瑞泽公司专业从事各类劳保用品及五金工具出口业务，常年采购各类劳保用品、交通安全设施、及五金工具，出口到欧美、东南亚、中东、非洲等国家。外贸单证工作是瑞泽公司外贸工作中的重要组成部分，本文对公司的外贸单证工作进行了分析，并结合在公司的实习情况，提出了相应的改进措施，旨在对公司外贸单证工作进行进一步规范，预防不必要的风险和损失。一、外贸单证工作概述外贸单证工作贯穿于国际贸易活动的每一个环节，涉及众多的相关部门。外贸单证种类繁多，而且每一笔交易所需要的外贸单证也不尽相同，常见的单证类型分为：官方、商业、金融单据。 正确缮制外贸单证，做好外贸单证工作，是安全结算的基本保证、进出口收付汇的需要、合同履行的手段和证明、避免和解决争端的依据 、影响国、企形象和效益、经营管理的重要环节。 外贸单证工作从流程上来看，基本上可以简单分为制单、审核、交单这三个过程。具体工作过程的主要依据是合同、信用证、有关惯例、规定和买卖货物的原始资料。单证工作的每个环节都涉及到相关的国际贸易惯例和法律法规，具体工作中要围绕合同、信用证和货物的实际情况等，做到 “四一致，五要求”。“四一致”是指“证同一致，单证一致，单单一致，单货一致”。“五要求”是指“正确、完整、及时、简洁、严谨”。 二、瑞泽公司单证工作现状分析（一）公司外贸业务中的单证工作瑞泽公司的外贸单证工作涉及到外贸业务的方方面面，下面结合本人在公司的实习情况，以及几个外贸的主要业务流程，将外贸单证工作阐述如下：1、获取外贸订单环节瑞泽公司获得订单的途径主要是广交会，在广交会上对我们产品感兴趣客户就会过来询价，但不一定会当时就下订单，业务部会根据客户感兴趣的产品，对其进行跟踪联系、磋商洽谈。最终得到客户的正式的订单确认，签订外贸合同。合同是双方开展业务的基础，是外贸单证中的一个重要的文件，它规定了商品的质量、数量、包装、价格、运输、保险、付款条件等说明，今后许多的外贸单证都要围绕合同来进行。2、外贸结算方式的选择环节外贸结算方式是合同条款中一个重要的条款。瑞泽公司签订的大部分合同中，通常涉及付款方式：信用证、电汇、托收。其中用得最多的就是T/T。通常情况下，进口公司需要周转资金，降低银行费用，都会选择T/T作为付款条件。在外贸业务竞争日益激烈的今天，瑞泽公司通常对老客户实行T/T的方式，比较多的是30%前T/T（作为定金），70%后T/T,见提单付本款。虽然T/T结算对单证的要求跟信用证相比相对低一些，但也不能有任何马虎。有的进口客户会因质量问题或者在市场行情不好的情况下，经常以单证不全、单证瑕疵等问题为借口不付款或减扣货款，给公司造成不必要的损失。 对于新客户或者信用度不高的进口商，公司通常选择信用证结算方式。其单证要求严格遵照“四一致，五要求”。 3、生产备货环节瑞泽公司的大部分订单都是根据客户的要求，选择合适的生产商加工。需要根据外贸合同要求，结合信用证等情况，与工厂签订加工采购合同。加工采购合同内容一定要准确，避免因单证制作错误，造成生产错误。例如，今年3月份，国外客户下了一个3000个带前灯的红色交通指挥棒，但是我们在给工厂下采购合同时，货物描述写的是红色交通指挥棒，没有说明带前灯，这样生产出来的货就不符合客户的要求，货物要重新生产，浪费了时间，也产生了损失。加工环节中还涉及到商检的环节，有的需要出具商检单。4、租船订舱环节货物交货期前，涉及制作发票、装箱单、托运单等多种单据。单证员一般要预先准备好相关单证，并及联系船公司或运输代理公司。如果是FOB等条款，应尽早与货代联系，告知发货意向，并要了解将要安排的出口口岸，船期等情况，确认工厂的交货能否早于开船期至少一周以前，以及船期能否达到客人要求的交货期。应在交货期两周之前向货运公司发出书面定仓通知，通常在开船一周前可拿到订仓单。如果是由卖方支付运费，应尽早向货运公司或船公司咨询船期，运价，开船口岸。订船要价比三家，再综合货进仓的时间、交货期、查验率、货代跟我们的磨合熟悉程度等等选择货代。订船之后将托书（即进出口货物明细）做好，发给货代并索要进仓单。获得仓单以后要立刻给业务跟单传给工厂，让工厂送货到仓库。5、准备报关资料，委托报关环节采购跟单员会把出口货物的包装数据都整理好，按照这些数据做报关发票箱单。报关资料准备齐全后寄给货代，委托出口报关及做商检的通关换单，通常要给报关留出两天时间（船截关前）。一般报关所需的资料有：手写报关单、售货确认书（外销合同）、产品说明、出口收汇核销单、出口货物报关单两份（一份备用）、代理报关委托书、商业发票、装箱单等。报关资料寄出前要检查规定的单证分数是否齐全，所提供的文件名称和类型是否符合要求，单证之间的货物描述，数量，金额，重量，体积，唛头等是否一致，单证出具或提交的日期是否符合要求等。报关资料寄出去以后要跟踪，确认货代及时收到。6、获得运输文件、交单等环节瑞泽公司规定，船开前至少提前四天要问货代货是否都进仓，有未进仓的继续跟踪，并且一直确认到货都进仓了为止。船订之后要先把提单的收货人、通知人或其他资料跟客户确定好，以免提单的内容不符合客户要求。CIF贸易术语下，需要做保险，我们一般把保险的资料做好发给货代，让其代理办保险。船期的前一两天向货代确认是否已报关。如果已经报关，我们要向货代取得预录单，如果还没报关可能是因为一些原因推迟船期，我们要继续跟踪关注。一般船开三天内提单会出来，要让货代先把提单正本扫描件发给我们，在此期间我们需要把交单的资料都做好，包括：发票、箱单、保险单、一般产地证、FORM A、FORM E等。全套的客户清关资料备齐了以后，一收到客户的汇款就把资料寄给客户。如果提单电放，直接把发票、箱单、保险单等寄给客户。7、出口退税环节出口退税是国际贸易中通常采用的、并为各国所接受的一种税收措施，目的在于鼓励各国出口货物进行公平竞争。出口退税是瑞泽公司确保利润的一个重要工作。一般情况下，货物出运一个月左右，船公司会将报关核销等单据交给出口公司，单证员需要准备一份退稅资料，包括：出口货物明细、提单复印件、预录单、核销单、报关单退税联等，这些资料上的数据要与我们报关时的数据一致，如果存在不符点，就会导致无法退税，给企业带来损失。财务部会将退税资料送到税务局完成退税。 （二）公司外贸单证工作中经常出现问题及原因瑞泽公司的单证工作经常出现：合同订立中的条款缺陷；审证不严密，经常导致合同的执行与信用证等规定不符；制单不仔细，词语错漏、单证不符的情况时有发生；交单不及时，影响顺利结汇；出口退税单据准备不充分；不及时制单托运，延误船期，甚至导致增加额外的运费等问题。 1、合同订立中的条款缺陷 瑞泽公司合同订立中的条款缺陷主要体现在：在合同的订立中，瑞泽公司现行的买卖合同大都是事先印好的固定格式，根据某种具体商品，只填写其中几个主要条款，然后经过买卖双方签字而达成协议。这种签约方式的优点是简便易行、节省时间。但是固定格式的合同所留下的空白很有限，又不尽合理，不可能把买卖双方、特别是买方对于某种具体商品的一些特殊要求全都填写上去。等到买方开立信用证时，往往发现买方经常在信用证里加列一些合同中没有的条款，这些条款往往是合同疏于明确的。公司收到信用证后对这些新加列的条款缺少思想准备，如果修改信用证等于是重新进行合同磋商，影响了工作效率，也反映了外贸单证水平的欠缺，造成客户对公司不必要的看法，有时甚至影响到业务的达成。 例如：合同中规定的付款方式是T/T，但是客户却在口头要求我们在提单上标明信用证号码，而我们并没有信用证。这不仅增加了我们改单产生的费用，并且客户一直无法及时给我们所要信用证号，还拖延了时间，增加了我们单证工作的负担。2、合同的执行与信用证等规定不符在信用证结算的业务中，由于单证员没有认真根据合同来审核信用证，导致信用证中出现的不符点不能及时发现， 其问题有的是因为单证员不仔细，有的是由于业务水平包括语言的理解能力欠缺等造成的。因未能仔细审核信用证，没有让客户进行向银行申请修改信用证，导致日后制单过程中往往发现，信用证与合同条款不符，很难自圆其说地做到单证相符、单单相符，其结果是遭遇银行拒付。 3、词语错漏、单证不符时有发生外贸单证工作从业人员需要耐心、谨慎，才能将单证工作做好，稍不留神就会出现错误。在制单过程中由于单证员的不仔细，词语错漏、单证不符的情况时有发生。本人在实习中发现，瑞泽公司首次提交的单据几乎60%-70%有单据不符的情况，有的被接受单据的银行发现的，有的甚至是客户发现后退回来要求修改。例如：瑞泽公司的发票箱单都是有固定的格式，当我们有新的订单时，我们就会套用以前的格式，改一下抬头、货物品名、数量单价、总价等。这样就出了一个经常犯的错误：大小写金额不一致，因为把小写的金额改过来之后，很容易忽略大写金额相应改动。其次是唛头，有的订单没有唛头，我们做新的订单式套用前面的格式，这样就很容易将唛头漏掉。还有一个很容易忽略的是日期。有时候我们为了省事，将能做好的单据都提前做好了，但是单据的日期写成了前面的日期，等到真在用到单据时又忘了将日期修改。这样的情况总是发生。4、结汇不顺利及时交单就能及时收汇。无论是哪种结算方式，一般都要求及时交单。瑞泽公司在这方面的工作重视度不够，往往导致货物出运后好多天，单据还没有交给银行，或者没有寄给客户，有的T/T结算的单据甚至在货物已经到目的港了，而单据还在单证员手上，如日本、韩国的货物。于是经常采取向船公司电传放单，形成不必要的风险。 5、出口退税单据准备不充分 出口退税涉及海关、外管、国税、银行等多个部门，其中任何一个部门的相关环节出了问题，企业都无法及时取到退税。影响出口退税的另一个重要原因是出口企业对收集整理相关退税单据困难，这也大大制约了出口企业办理退税的效率。按照出口-收汇-核销-退税的流程，企业只有集齐税票（或发票）、报关单、出口收汇核销单后才能办理退税事宜，可企业在收集以上单证的过程中也存在困难，进而影响企业办理出口退税。瑞泽公司的出口大都是在上海和青岛，由货代租船订舱代理报关，报关单、出口收汇核销单都是货代收到船公司的单据并收到我们的运费之后才寄给我们的。对于异地报关，从报关到关单核销单收回，往往要好几个月。并且我们不支付运费，货代就不会把单据退还给我们。这些因素都影响了退税速度。6、延误船期，增加额外运费 海关为了防止进出口商瞒报、伪报和申报不实等走私违章或者其他进出口问题而选择性对出口货物进行查验，但是海关的查验是要随机开箱检查，这样需要一个时间过程。一般我们货代都会在船期一两天报关，瑞泽公司因为是外贸公司，出口的产品种类较多，有时候一票的产品品名特别多，所以查验率高。有时候因为获得产品的包装等数据比较困难，所以单据不能及时做好，货代在船期前一天才报关，出口货物要到沿海港口去报关、装集装箱、装船甚至转船等，这一系列程序很费时间，有时遇到麻烦，耗时更长。这样查验的话就来不及，很容易导致赶不上当班航次。CFR和CIF贸易术语下，卖方承担运费。从我们给客户报价到到仓出货大概需要两个半月的时间，在这期间行情变化可能很大。尤其今年受各大航运公司竞相提价影响，从3月1日起，我国出口的集装箱运价将迎来一次较大涨幅海运费暴涨。运费上涨提高了外贸公司的成本，这对出口也造成一定影响。三、瑞泽公司外贸单证工作的改进方案结合公司外贸单证那过程中存在的问题及原因，对瑞泽公司的单证工作做出如下的改进方案：（一）加强培训工作，提高单证人员水平外贸单证员的工作贯穿于进出口合同履行的全过程。单证员以外贸单证处理为核心,是外贸企业必备的基础性人才。其工作具有量大面广、时间性强、工作要求高的特点,应具备专业知识、专业技能和严谨的工作态度等基本条件。单证员的素质直接影响外贸企业整体的工作质量,因此瑞泽公司应加强单证培训工作，提高单证人员的水平，使其了解商品知识、加强协调能力、增强服务意识、培养团队精神,以不断提高自身素养,全面提升综合素质。针对外贸单证专业知识、专业技能不熟现象，企业可以邀请单证方面的专家进行一定的培训，例如邀请银行审单人员针对单证工作中经常出现的问题进行培训，从而提高以后的制单效率。（二）规范单证工作，避免不必要的错误单证工作中最重要的就是要做到单单一致、单证相符。然而工作中也会出现这样那样的小差错、，怎样减少和避免呢？单据事由卖方提供的，作为出口方我们要加强单证工作的规范性，避免审单、制单、交单中不必要的错误。做好单据之后，我们要仔细审查我们僐制的单据，检查全套单证之间内容是否一致，避免任何不符、错误点。例如：货物装船之后，及时联系船公司货船代理，要求他们将做好的提单COPY发给我们确认。完成单证后检查是否单单一致。另外，做完一票单据电子档案和纸面都要留底，以方便查找，最主要的是提单和产地证商检配额证一类官方出具的。再如：信用证交银行，这是可以控制的。而我们公司以T/T为主，一般要等到客户打款后才放单，所以单据保管也是个问题。（三）明确人员职责，加强单证管理工作企业要想加快出口退税速度，企业除了要职工提高对退税工作的高度重视，学好并用好退税政策，依法经营，规范运作，还要理顺与海关，税务等部门的关系，加强沟通，扩大合作范围。瑞泽公司因为是让货代代理报关，所以及时取得退税单据是很重要的环节。为了有效的掌握退税单证的回收情况，防止单证丢失，做好退税前期的单据准备工作，主管会计可以对报关单、核销单等关键单证逐笔追单（特别是即将达到达清算期限的单证），发现问题及时处理。为确保退税单证尽早到位，企业应制定详细的出口单证退税惯例制度，对业务、单证、财务等责任部门的职责权限及退税单据传递流程实现、奖罚等做出严格规范，形成一个分工又协作的团体，提高效率。同时瑞泽公司要及时支付货代运保费，以免核销单、报关单等被扣压。四、总结本文对外贸单证工作进行了阐述，并结合本人在瑞泽外贸公司实习的体会，重点分析了瑞泽公司的外贸单证情况，分析了外贸单证工作中出现的问题，并提出了相应的建议。由于实习期间接触工作的深度和广度不够，对国际贸易单证工作实践方面的理解还停留于浅层次方面，尤其是涉及到出口方面的单证工作比较多，对进口涉及较少，因此，文中所及内容难免有偏颇。另外，对于外贸单证工作的改进措施方面由于缺少经历完整的实践案例，有时显得泛泛而谈。这是将来要进一步研究的方向。 参考文献1姚大伟国际商务单证理论与实务（第二版）上海交通大学出版社20102吴国新 李元旭国际贸易单证实务（第二版）清华大学出版社2008.73安徽国际贸易实务教程（第三版）北京大学出版社20094广银芳外贸单证制作实务清华大学出版社2007.25刘亚玲外贸单证实务北京师范大学出版社2009.86李同芳外贸单证员的工作特点与基本要求2010年第6期7张明喜国际贸易单证工作的基本要求公共商务信息导报20068黎孝先国际贸易实务（第四版）对外经济贸易大学出版社2007.89陈炎国际贸易术语惯例与案例分析对外经济贸易大学出版社201110翟江南货物贸易理论与实务对外经济贸易大学出版社2007致谢三年的大学生涯以这篇论文的结束而圆满完结，在这毕业之际，我高兴、欢呼、感恩，还有一点点的感伤。高兴的是我终于毕业，可以到社会中证明自己，伤感的是毕业即意味着分离，离开亲爱的同学，离开敬爱的老师，离开美丽的校园！很幸运，在我大学的最后一次作业的完成中，能得到江荣华老师的指导与帮助。从论文选题到收集资料，从大纲、写初稿到反复修改，江老师一直给予我深刻而细致的指导，帮助我开拓研究思路、精心点拨、热忱鼓励，直到顺利通过论文答辩。再次，谨致以衷心的感谢和崇高的敬意。同时要感谢南通纺织职业技术学院，给了我又一次学习的机会；感谢我的辅导员朱明晶老师，在学习和生活中给我很多的关心和鼓舞；感谢所有课任老师对我的教育培养，你们严谨细致、一丝不苟的作风，一直是我工作、学习中的榜样；感谢我的同窗好友四年来对我学习、生活的关心和帮助，最后，谨向所有在纺织学院学习期间曾经关心和帮助过我的老师和同学表示最诚挚的谢意！