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怎样设计职务说明书样本.doc

1、HR讲座系列之二十九:怎样设计职务说明书即使是一则短短看似千篇一律招聘启事,也会在无意中透露出部分招聘以外信息。 A是一则外资企业招聘采购经理启事:大专以上学历,三年相关工作经验,很好英语和计算机能力,有高度工作责任感和沟通协调能力。关键工作职责是,联络供货企业,立即正确地在要求时间内将企业各部门所需货物发送至指定地点,并确保货物质量和价格符合企业要求。 B是一则国有企业招聘产品营销人员启事:女,35岁以下,大专以上学历,两年相关工作经验,能熟练操作OFFICE者优先。 A、B两则招聘启事是有差异。 A启事中有较具体工作职责,在明确告诉应聘者以后职责范围和应负责任同时,对应聘人员四条要求也是有

2、根有据;B启事则没有做出职责要求。 企业为找到对企业发展有用适宜人才,对应聘人员提出多种要求是理所应该。在西方国家,任何招聘启事,工作职责要求是必不可少,而且这种工作职责并不是企业能够随意制订,这也是相关法律得以实施基础口而在中国很多国企,除了招聘启事中疏漏外,还存在这么问题:对某一职务职能描述不清楚,如工作内容、职责及范围、机构等,并缺乏向对应人员作专题交待和培训。由此造成直接后果往往是:挑选和录用职员和工作要求不相符合;绩效考评时感到缺乏依据,无从着手:培训方案不适合工作要求;常常造成生产力和服务质量降低这些问题出现,很大程度上是因为企业未能设计好职务说明书,没有发挥其在管理中应有作用所致

3、。职务说明书成长:职务分析 进行科学而有效职务分析是设计企业职务说明书前提。职务分析关键是对企业职务设置目标、中心职责、工作内容、权限范围、结构关系和工作环境、工作条件等进行全方面分析、描述和统计,然后形成关键文字说明一一概念文件。经过职务分析能够明确每个工作职务在企业中所处层次,和该职务和其它职务之间关系,使每个任职者权力和责任分清。1.职务分析程序 通常说来,首先应由专业人员利用一定调查手段搜集职务信息,进行初步信息处理;然后进行职务现场考察和面谈,进行第二次信息搜集和处理,最终依据正确而适宜信息设计企业职务说明书,以确保职务说明书符合企业职务要求和组织目标。2.职务分析方法 职务分析方法

4、通常有以下多个: (1)工作要素分析法; (2)职员情况分析法; (3)职务要求调查法; (4)工作内容日志法; (5)关键事件描述法。职务说明书思想:处理问题 经过职务分析,把每个职务性质、任务、责任、权力、工作内容等用书面统计下来即成为企业职务说明书。企业在制订职务说明书时必需要处理多个问题: 1.描述职务目标:企业中不一样职务有不一样目标。描述职务目标应遵照3W法,即为何要设计本职务(目标)-Why;职务有多大权力(职权范围)-Within;本职务关键干哪些工作(工作内容)What。 2.确定职务职责:光描述职务工作内容还远远不够,还需要确定能确保工作内容高效率完成职责。职责要根据由主到

5、次次序书写,用关键词描述所应担负责任。 3.指明关键要素:即明确每一个职务最关键、最关键要素。如新建企业招聘部门经理,经验即为该岗位关键要素;而运转成熟企业部门经理,创新则成了关键要素。司机良好心态是安全驾驶关键,所以,良好心态则为驾驶员关键要素。 4.要求关键能力:关键能力是完成职务工作前提和确保。如企业销售人员说服她人、影响她人能力即为其关键能力。因为只有含有特佳心理素质和特强心理承受能力,才能成为一个成功和出色销售人员。职务说明书骨髓:具体内容 通常来讲,规范企业职务说明书应包含以下多个要素: 1.表头格式一一注明企业中各职务名称、归属部门、隶属关系、等级、编号等。 2.任职条件一一描述

6、某职务所需相关知识和学历要求、培训经历和相关工作经验及其它条件。 3.工作要求一一关键描述该职务对一个合格职员来讲,工作具体要求。这关键从工作本身性质、量、范围、时效性等全方位考虑。 4.责任范围一一描述该职务所承负关键责任及其影响范围。 5.管理结构一一描述实施管理性质、管理人员或职员性质。包含水平、类型、管理多样性、职务权限、直接和间接管理职员层次和数量。这给职务任职者一个很清楚工作内容和管理范围。 6.工作关系一一依据职务在企业组织中地位和协作职务数量,描述完成此项工作需要和企业其它部门(人员)联络要求:描述相互关系关键性和发生频率等。 7.操作技能一一描述完成该项工作对任职者灵活性、正

7、确性、速度和协调性要求,所要求技能水平。操作技能对于此项工作关键性程度怎样?技能应怎样改善和提升? 需要说明是,这几项要素贯穿在企业所制订职务说明书中,而并非一定按次序罗列。职务说明书多发病:问题 翻看很多企业职务说明书,即使洋洋洒洒,内容丰富,但仔细推敲却存在不少问题。概括起来大致有以下几点: 1.职务说明书格式、语言和内容不规范,给管理造成很大麻烦。 2.对职务描述语言比较模糊,或语言比较空洞,让任职者不知所以然。因为缺乏明确而具体说明,造成职员对工作角色和内容产生冲突和误解。 3.关键词利用不妥,混淆了职务间区分,或将职务和职位混为一谈,造成职责和职权重合,使努力反复和元效。 4.设计职

8、务说明书人员缺乏专业水平,未充足考虑企业行业特点,或将其它企业职务说明书照抄照搬。因缺乏针对性,也就使所制订职务说明书流于形式。 另外,还有企业将职务说明书和企业经济责任制或考评分配制混淆不清。要知道企业职务说明书仅对职务工作内容进行描述、统计,但不含有奖、罚处理内容;而经济责任制则突出责、权、利相结合和劳动所得和劳动结果结合。职务说明书模特:一个范例 以下以一个中型饭店酒吧管理员为例,介绍企业职务说明书基础内容。制订职务说明书是预防企业内各工作岗位之间相互扯皮、推语有效方法。同时,制订职务说明书有利于改善工作方法,并可作为招聘、培训、任用、提升、调动、考评等人力资源管理多种功效依据。期望更多企业能够用好职务说明书,以优化人力资源配置,提升人力资源管理水平。

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