上市公司-制度文件编写管理办法.docx

XXXX分公司编号:GS-CW (2014)-0001制度文件编写管理办法第1版核准人实施时间第-页 共- 页审核者制 定 者1目的为了使公司的制度、表单编写系统化、标准化，具有延续性和追溯性,特制定本办法。2适用范围适用于本公司所有的制度、表单的编写、编号。3权责3.1总经理:负责本办法的审批3.2人事行政部：负责本办法的制定、修订、解释及组织实施；4主要内容4.1编号方法4.1.1编号原则：正式颁布的各种文件应有专用的编号，同类文件保持编号的一致性。4.1.2编号分类：4.1.2.1公司代号：公司简称取二至四个字母大写组成（如普旺：PW）；4.1.2.2编号构成：公司代号-管理体系代号（发布年号）-制度层次代号文件序号；4.1.2.3管理体系代号：以管理体系简称取两个拼音字母大写组成；4.1.2.4制度层次代号：以分类表列明代号编写；4.1.2.5文件序号：为同类文件资料的顺序号编制管理体系代号备注人资管理体系HR行政管理体系XZ财务管理体系CW销售管理体系XG市场管理体系SC表格内字体：宋体、五号5.1.3体系代号、层次代号分类表（由人事行政部确定）： 例举人事行政部： 2014年度发布的招聘管理制度 编号为：GS-CW (2014)-0001 文件序号 发布年号 管理体系代号 公司代号表单编号为：GS-BM (2014)-0001-01 顺序号与上同5.1.4文件版本文件版本状态标识为1.0版，其中1是版号（1、2、），0是修订次数（0、1、2、）,如1.0表示第1版文件经发布，试行版。如1.1表示第1版文件经第一次修订，改正时不必改版。5.2书写用纸、格式及字体5.2.1封面见附件1；5.2.2修订记录见附件2；当相关作业文件需修改时使用；5.2.3版头：每一页均需制作版头；5.2.4正文：采用A4纸，字体为宋体小四号，行距为1.5倍（可根据内容的排版情况可调整为：固定值20-28之间），字符间距标准，页边距：上2.0cm,下2.0cm，左2.5cm,右1.5cm.；5.3页眉、页脚5.3.1正文页眉（版头）如下：XXXXX公司（宋体三号加粗居中）编号: （宋体五号加粗）制度文件编写管理办法（宋体四号加粗居中）第1版（宋体五号加粗居中）核准人实施时间（宋体五号加粗）第-页 共- 页（宋体五号加粗居中）审核者制 定 者（宋体五号加粗）5.3.2表格页眉（LOGO放置表格左上方，叠放层次：浮于文字上方）公司LOGO标志高度： 0.85 厘米 宽度： 2.99 厘米5.3.3页脚 ：第X页共X页（宋体小五号居中）5.4 排版数字编号说明例：1，字体为Times New Roman、四号加粗 1.1、1.1.2，字体为Times New Roman、小四号加粗5.5 文件结构文件按章、条、款、项的结构层次编写。编写程序文件时应按以下规定的章节,依序分章编写。5.5.1 目的重点描述编写本文件的目的。5.5.2 适用范围重点描述该文件所适用的部门，人员及其他可界定的范围，必要时可描述文件的“不适用”的情形，以准确界定文件的适用范围。5.5.3 权责描述该项程序文件的主要权责部门及相关部门的职责。5.5.4 主要内容按活动的逻辑顺序描述活动的细节。重点描述相关人员所进行的工作，遵循5W1H原则将工作可能发生的时机，由谁以何种方式、在何时、何地及何种方法来执行某种特定的工作。可以流程图加以辅助体现说明。流程图的符号按以下规定： 表示流程图起始与结束阶段事件或活动的叙述 表示各阶段性事件或活动的叙述 表示必须做决定、检查或检验的过程 表示事件发生的顺序或方向 表示各流程图衔接点，在圈内对应标上衔接字母A、B、C流程图示例：（流程图内字体、字号为宋体小四号，数字体、字号为Times New Roman小四号，图第一行内字体加粗）5.5.5 相关文件及表单描述与本文有关的文件及表单编号与名称。5.6书写格式1目的（宋体四号加粗）（宋体小四号）2适用范围3权责3.1 （对齐）3.2 3.2.1 （对齐）3.3 4正文4.1 4.1.1 4.2 .5实施日期及解释权5.1 6相关文件及表单6.1 （以上七点为制度的编写主体大纲）5.7页码与装订5.7.1 封面、附件不编页码。5.7.2 文件按文件修订记录、文件目录、正文依序编排页码，并指出总页数。5.7.3 文件按封面、文件修订记录、文件目录、正文与附件的顺序装订。5.8外来文件当外来文件已有编号时，按原编号；如无编号则按5.1.3的规定进行各部门编号。5.9文件编写注意事项5.9.1 措辞准确，不使用可能引起歧义的语言。尽量使用定量描述的方法，如对时间的要求等。5.9.2 编写的文件应具有实操性，做到“说你所做，写你所说，做你所写”。5.9.3 对已有管理制度中实用的方法可直接引用，引用时应写明引用文件名、编号及引用条款。5实施日期及解释权5.1本办法解释权归人事行政部，修订时亦同。5.2凡制度文件编写管理办法未尽事项，参照其它有关文件执行或由总经理裁示办理。5.3本办法内容之增添、删减、修改或补正由人事行政部办理呈总经理签字批准后生效。5.4本办法下发之日起生效实施，之前发布的相关规定同时废止。