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电力基建项目档案归档难度与对策分析

余谭英
摘 要： 电力基建项目是电力发展的基础，具有重要的地位和作用，因此，电力基建项目的发展是极为重视的，而档案作为电力基建项目的记录，是整个项目的基础工作，这项基础工作做的好坏与否，从侧面反映出项目的质量和电力的发展水平。本文从电力基建项目档案归档的意义入手，对归档难度进行分析，再针对问题进行对策的探讨。
关键词： 档案归档；电力基建；难度分析；对策分析
1. 电力基建项目档案归档的意义
随着经济技术的快速发展，电力基建项目涉及到越来越多专业领域，也涉及越来越复杂的技术和档案资料，这些技术资料对于电力基建的可持续发展是极为重要的。随着档案的数量的急剧增长，对于档案归档和管理的需求也极剧增大，因此，实现档案的信息化管理是十分有必要的。档案资料对于电力基建项目的重要性不言而喻，能为基建项目提供有效的资料查询，为基建项目提供具有价值的参考和利用，不断提高建设技术水平，真正提高电力基建项目的建设效益，应该得到广大电力企业部门的高度重视和关注。
2 电力基建项目档案归档难度分析
2.1对项目建设档案的归档意识不强
相关部门企业对电力工程项目档案的管理意识不强，认识不够，受传统观念的影响，认为施工进度、安全生产才是基建项目的重点，而项目的档案管理无足轻重，因此常出现档案管理人员对项目档案不上心或者敷衍了事，对相关的法规条例不了解，从而导致档案缺失、遗漏或混乱的现象。企业部门对档案管理不重视就没有办法确保档案部门的档案设备及人员齐全，导致项目与档案管理不同步，严重影响电力基建项目建设，因此，电力企业部门和人员要加强自身的意识，加强档案管理，为电力基建项目提供有价值的参考。
2.2档案资料归档收集困难
第一，由于电力基建项目存在工期长、工程量大等特点，在项目工程繁杂的同时进行清晰明确的档案管理本身就存在难度，容易导致缺失、纰漏的现象。而且，由于电力基建项目的特点有时需要多个施工单位同时进行施工，这就意味着施工人员具有极大的流动性，而在档案管理的移交接手中，容易造成档案管理的混乱和增加档案收集的难度，对档案的真实性和完整性造成影响；第二，在一些施工单位中，档案人员没有接受过上岗培训，没有持证上岗，缺乏档案管理的技术技能，增加了档案收集的难度。
2.3 档案归档监督管理体系不完善
在电力基建项目中，普遍对档案归档的管理缺乏有效的监管和检查，从而使部分档案文件丢失、损毁。首先，在项目设计阶段，存在着设计单位与建设部门的档案管理脱节的现象，从而影响整个基建项目的效率和工期；再者，在施工阶段，对档案管理的监督就更加松懈，总是把更多的人力物力投入到生产建设当中，往往忽略了对档案管理的检查和监控，丧失了许多有价值的技术资料和施工图纸。档案管理工作又是一个十分繁琐的过程，包括了对资料的收集、整理、统计与查询等，没有相关的设备和一定专业技能的人员是无法做到的，而监管的作用在于让每个步骤都能落到实处，确保管理的步骤和细节无误。
2.4档案资料归档滞后
在电力基建项目中，经常会出现档案资料归档滞后的现象，这与电力企业部门对档案管理的不够重视有关。这种现象通常会出现在施工过程中，相关人员并不及时对档案资料进行收集和整理，而是到项目收尾时进行突击收集整理。再者，档案管理的发展方向应是信息化的实现，但目前许多企业部门的档案管理的信息化水平远远不够，甚至因此浪费许多人力物力，却无法实现同步精准的档案整理。这多是源于对档案的重视不够，没有把档案管理的信息化建设纳入到项目规划当中，没有配备相应的技术设备和档案人员，从而又影响了项目的进程和效益。
3 电力基建档案归档对策
3.1增强电力基建项目档案的管理意识
意识是决定行为的基础，想要有效地实现电力基建项目档案的管理，就必须要提高电力企业部门及档案管理人员的意识，充分认识到档案归档管理对于电力基建项目的重要性。电力基建项目的领导和管理人员首先要增强自身的管理意识，只有上级领导充分重视，基层人员才会真正把档案管理的工作提到日程上，除此之外，还要培养管理人员的主动性，对其进行专业培训，不仅要培养管理意识，使其认识到档案的重要性，更要进行专业技能的培训，保证档案归档管理的效率和质量。还要对施工、设计等参建单位进行档案管理意识的培养，让全团队人员都参与到档案建设的环节中来，这样不仅能有效实现档案收集和管理，还方便了相关管理人员的管理，减轻了压力，也让档案管理程序得到更多的重视和监督。
3.2建立档案管理责任制度
前面，我们已经提到电力基建项目普遍存在工期长、工程量大等特点，导致档案收集和管理的难度增加，从而会使档案管理混乱，权责不明。因此，电力企业部门应该建立科学完善的档案管理责任制度，在电力基建项目建设的各个环节，明确好各个部门、各个单位的责任，将责任工作落实到个人，从项目的立项开始就要确立好明确的档案管理计划，再根据施工的实际情况和要求，进行相应的调整和改变，及时进行档案查漏和补充，以保证档案的完整性和真实性。
3.3 加强对档案的监督考核工作
在电力基建项目建设的各个阶段，对档案管理工作进行实时监督，设立专门的档案监管部门，及时对档案的完整性和真实性进行抽查和检验，考察档案管理人员是否严格遵守技术规范与制度，并将检查结果与岗位绩效挂钩，实现有效的监督。确保在工程施工的每个阶段都进行监督检查，以保证档案的完整性，在项目工程的竣工环节，档案管理人员完成归档后，监督部门要对其进行完整严格的检查，并将完成情况的检查结果纳入绩效考核，与管理人员的利益挂钩。同时，监管部门要给出相应的验收成果，将相关的情况报告给相关负责人，对于在监管过程中发现的问题，要及反馈给档案管理部门，及时采取有效措施进行解决。对于监督考核的工作，要做到收放自如，既要保证监督管理的工作与施工进程同步，也不能让监督工作影响到正常的档案整理进程，因此，企业要建立科学合理的监督体制，真正促进档案的收集和管理。
3.4做好工程档案的交底和交接工作
在电力基建项目施工过程中，由于人员交接而导致的档案移交接收工作，经常会造成档案丢失、遗漏、错误的现象，因此，这一过程应该受到相关人员的高度重视，在档案交接的过程中，要做好前期档案的归纳整理，将工作过程中的档案清晰完整地交接到下一项工作人员，交代好前期工作档案的要领、整理方法。整理进程、编制要求、质量要求等等，双方要进行好信息的核实和校对，让接收的工作人员充分了解前期的档案整理工作，以便他能够快速有效接手。在工程开工前，就要做好档案的交底工作，明确档案资料收集的负责人、整理的方法、文件归档范围、分类方法等等，如有人员变动，要进行档案的追踪收集，对档案进行详尽的记录和数据更新，为今后的利用提供良好的价值参考。
3.5实现档案管理的信息化、现代化
努力实现档案管理的信息化，以同步现实信息的快速发展。对档案进行信息化的管理，首先要拥有相关的技术设备，配备相关的技术人员，但目前的电力基建项目中，往往缺少这方面的资源，对信息技术方面的知识知之甚少，也就无法领略其带来的便利和效率，因此，相关单位要引进和学习信息技术要领，培养专业技术人员，实现档案管理与现实信息的同步。其次，电力基建企业部门要时刻关注现代信息的发展，跟上时代的潮流，实现信息的同步，及时进行档案信息的更新，档案的现代化建设并不是简单地实现从纸质档案到电子档案的改变，而是要利用现代信息技术，改进传统档案管理中的不足，便于档案的管理和记录，从而提高档案管理的效率和水平。
4.结束语
电力基建档案是對电力基建项目的真实反映，对工程的质量、维护等方面具有十分重要的作用。而现阶段，电力基建项目的档案管理存在许多问题，针对这些问题，相关的企业单位要认清问题，重视档案管理，根据自身的实际情况，进行档案归档管理的进一步发展。■
参考文献
[1]黄爱芹. 电力基建档案整理的常见问题[J]. 档案管理，2010，（05）：90.
[2]陈利民. 供电企业工程项目档案管理存在的问题与对策[J]. 办公室业务，2014，（01）：185+192.

-全文完-