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关于干部人事档案管理的探讨

摘要：教育系列人事档案管理的现状人事档案管理是学校管理的基础性工作,是制订科学决策和合理用人的重要依据。但目前大部分人事档案管理现状堪忧。笔者以我国干部人事档案管理现状为基础，在健全干部人事档案管理制度、加强人员队伍建设、优化管理模式和提高利用价值四个方面提出建议。
关键词：干部人事档案，规范化，信息化
一、干部人事档案管理的重要性
干部人事档案是一种以个人为单位的特殊档案，专为党政部门、机关单位、企事业单位方便管理人员而设置，也是单位用来全面考察一个人最有力的依据。合理地管理干部人事档案，能够方便我们选拔并录用优秀人才。因此，对干部人事档案的严格管理尤为重要。
二、干部人事档案管理存在的问题
2.1档案管理制度落后
上世纪90年代形成的档案管理的相关条例、规定、细则，都只注重了档案的收集，未在整理方面作出规范化的规定，更谈不上信息化及现代化的管理。于是出现了档案管理制度混乱，质量差异很大等问题，例如人事档案无序整理、材料遗漏、分类杂乱、装订错误等问题。20世纪初，中组部下达了统一的干部人事档案管理规定，并要求进行升级达标。依据规定要求，在整理的过程中，不可避免地要对档案材料进行剪裁、折叠，这样，就造成了档案材料的损坏。几年后，这个弊端凸显，于是，中组部又发出了《关于开展干部人事档案改版工作的通知》，又需要重新整理干部人事档案，这又无疑给干部人事档案管理部门带来巨大的工作负担。
2.2档案管理硬件不足
因为单位领导对档案管理意识淡薄以及单位用房、经济紧张等原因，造成了很多档案管理部门的硬件设施严重不达标，甚至过于简陋，比如只设一间只有保管功能的库房，没有阅档室、办公室，也没有在档案库房配置防盗门窗、空气调节设备、除湿设备等，这都给档案管理带来严重的安全隐患以及加速了档案材料的损毁。
2.3档案管理专职人员匮乏
现在的许多档案管理部门缺乏专职人员。干部人事档案工作由干部人事部门配备的兼职人员进行管理，这种管理模式影响了人事档案管理工作的顺利开展。另外，由于不合理的管理模式，造成档案管理兼职人员陷入工作繁忙而又顾此失彼的状态，也同时局限了其业务能力的提升。
2.4领导对档案管理的意识不够
因为领导不重视档案管理，许多单位不能严格按照规章制度进行干部人事档案管理，不重视日常的档案形成及收集整理工作，只在评估检查的时候大搞突击，来不及对档案材料进行审核把关，造成了档案材料的失真。在借阅以及调阅干部人事档案时，也没有严格按照相关手续进行办理，让有心之人在调换、篡改档案材料有了便利的机会，这又加剧了档案材料的失真度。在人员调配时的入档和出档时，也没有严格审档，甚至在档案不全的情况下，不进行追补就办理了相关的手续，这也造成了个人对档案材料不重视的局面。
有些单位的领导认为只要把干部人事档案收集齐及保管好就行，不重视档案的服务利用工作，例如对档案信息的开发与利用等方面，让珍贵的档案材料静静的放在档案柜里，甚至在党员培养、干部考察等方面，也不查阅档案，而直接由本人撰写材料，然后又不加审核地将此材料归档，让档案材料离真实越来越远。在干部人事档案的信息管理工作方面上也不提供人力及物力的支持。
三、干部人事档案管理工作问题的解决措施
3.1领导重视，组织合理
对于负责管理干部人事档案的领导，要不断提高自身对干部人事档案管理工作的意识，要能切身体会到干部人事档案管理工作的重要性。对档案管理工作作出管理规划及定期开展汇报工作，从根本上解决出现在干部人事档案管理工作中的问题。在实际工作中，要对干部人事档案工作制定近期和长远的工作任务和计划。并对档案管理工作人员的日常生活、工作以及学习进行关注与关心。若是在工作上取得成就时，应给予鼓励和奖励，认可其成就。升迁机会要做到人人平等，这样才能从整体上提高工作人员的积极性。
3.2为干部人事档案管理工作提供支持
财务部门应该将干部人事档案部门所需经费列入到单位的财务计划中，并落实。如果单位需拆迁，应趁机会将档案管理部门的硬件设施列入规划建设中，按要求建设档案库房及配备设备，并同步落实档案管理信息化及现代化。
3.3配备档案管理专职人员，提高工作人员的素质
干部人事档案管理部门应该选择专业性较高的或有档案管理经验的人员来专职从事干部人事档案管理工作。如此才能提高干部人事档案管理的水平，使得干部人事档案管理工作可以实现长期有效的发展。与其同时，我们还要加强对干部人事档案管理部门专职人员的培训工作。为他们提供充足的机会，来学习党和政府部门制定的有关政策和规定，系统并灵活地学习档案管理工作的方式与方法，掌握并能够运用相关的法律法规，以此来提高干部人事档案管理人员的工作水平和效率。
3.4完善、落实干部人事档案管理制度
在现有的制度基础上，干部人事档案管理部门应当根据本单位对干部人事档案管理工作的需求，并且从实际情况出发进行改革与创新，制定出更加合理的、完善的干部人事档案管理、鉴别以及归档制度，制定出档案专递制度、检查核对制度以及保密制度等，形成科学性高、合理性强、制度完善的干部人事档案管理模式。例如干部人事档案管理机构采用许可证并年检制度，制定软件、硬件标准，并严格进行执法检查。还有档案管理人员也要定期培训并实行资格证制度，周期性通过考试充实知识。
实际工作中要时刻关注有关干部人事档案改革动态，不让档案管理与新要求脱节。要对干部人事档案部门是否严格按照规章制度开展工作进行定期检查，并且及时完成干部人事档案的归档以及递交工作。并在档案材料形成各部门之间进行协调，严格管理档案资料的形成、收集过程、手续的办理等各个阶段，从根本上解决档案工作中存在的诸多问题，并杜绝其重复出现。
3.5提高认识档案管理工作的现代化水平
干部人事档案管理也跟进时代的发展，不断学习现代档案管理理论知识。开发利用新技术，实现干部人事档案的动态化管理与维护，积极研制干部人事档案管理软件，建立数字或多媒体等多种形式的档案，并实现联网模式。借助现代化手段，建立人才信息收集、反馈和跟踪系统，整体提高档案管理工作的现代化水平。
只有更加注重档案的服务性，才能从根本上提高档案的利用价值。干部人事档案管理制度的改革以及信用业绩档案的建立，一定会使得干部人事档案呈现新鲜的面貌，一定会促进社会生活中的诸多问题的解决，一定会保障社会经济实现平稳迅速的发展。
四、结束语
目前的档案管理工作还存在许多需要进一步完善和解决的内容。提高档案管理人员的专业素质，树立正确的档案管理意识，建立有关硬件设施建设制度，促进档案管理的现代化工作进程，对不断发展档案管理工作，推动学校以及有关部门的建设，具有重要作用。
参考文献
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