进出口档案管理办法.doc

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为了进一步加强公司进出口业务单证帐册管理，确保公司的各种进出口业务单证及帐册按照国家有关法律法规的有关规定，完整、齐全、有效和安全的进行管理，特制订本办法。

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进出口档案管理办法
为了进一步加强公司进出口业务单证帐册管理，确保公司的各种进出口业务单证及帐册按照国家有关法律法规的有关规定，完整、齐全、有效和安全的进行管理，特制订本办法。

 件单损耗表、合同各次变更单证、合同保证金台帐开设联系单、合同台帐保证金核销联系单、合同核销申请表。保管年限：自合同核销结案起3年。
l减免税类单证：公司原始批文、历次变更及增资批文、设备清单、设备进口报关单、征免税证明书。保管年限：批文类永久保存；设备类保证自解除监管之后保管一年。
l进出存帐册：成品进出存帐、原材料进出存帐、边角废料进出存帐、设备备查帐。保管年限：15年。
l业务报表：加工贸易产品流向情况表、加工贸易原材料来源与使用情况表、加工贸易生产设备使用情况表。保管年限：3年。
l公司内部业务单证：订单、生产指令单、供应商送货单、公司收货单、公司发货单、客户收货单、退货单。保管年限：15年。

 nbsp;       （三）、资料室和文件箱
l防火:资料室应按照消防安全的有关规定,配置灭火器；电线电路应规范安装，应使用防爆灯管。
l防水：资料室楼板、窗户、墙壁不得有漏水、渗水。
l防晒: 资料室窗户须配置隔光的窗帘，防止阳光直射文件箱。
l资料箱:专门定做不锈钢铁皮文件箱。（文件箱要求：铁皮至少能承受6层的层高堆放压力；正面须设置标签卡位；）
l防盗:文件箱全部上锁,，钥匙应统一编号，编号与箱号必须保持一致，钥匙由资料管理员保管。
l防虫:每个文件箱内放入三包樟脑丸，每年更换一次。
l防潮: 每个文件箱内放入三包防潮剂，每半年更换一次。
l责任者：进出口部门主管。
l执行者：进出口部门资料管理员。

（四）、资料管理员的工作职责
l进出口部门资料管理员是单证管理的执行者，全面负责单证的收发、登记、复印、加注封面、完善目录、整理装订、存入档案室、装入文件箱、编制标签等。
l进出口部门资料管理员对单证的完整性、安全性负责，单证的收发均需实行登记制度，资料员应确实监督执行。重要单证的原件（手册、报关单、批文）需另设文件柜单独保管。
l收发货单证应按供应商、按客户、按年、月分开归类、以日期为序进行装订。
l如果复印不清晰的文件，应采用扫描、照相等技术手段处理，确保文件的质量。
l文件目录要力求完整、简要、明了。
l一旦发现资料不齐或丢失，资料员要及时报告上级，尽快作出处理。
l存入资料档案室的文件，应采取有效的防盗、防尘、防潮、防虫措施。每一包、每一箱文件上均需使用规范的标示，让人一目了然。
l标签: 文件箱全部统一编号,不可跳号、重号，标签内容、标签格式应与存放的文件名称和位置保持一致。
l标签标示最少要有以下内容：箱号、部门、文件名称、所属时期、整理者、复核者、整理日期、共几箱、此为第几箱。
l定期检查制度。存入资料室的文件，每季度定期检查一次，检查记录表与文件目录装订在一起。
l文件目录既要有电脑存档，又要有书面纸质存档，若资料员离职，必须办妥交接手续方可办理离职手续，进出口部门主管是最终确认者。