探索提高办公室综合管理水平的途径.docx

探索提高办公室综合管理水平的途径 王明智【摘要】办公室作为企事业单位的重要部门，主要负责企业内部的综合性管理事项，可以为企业各项工作的开展提供支持。基于此，本文首先阐述了提高办公室综合管理水平的重要意义，然后分析办公室综合管理现状，最后针对问题提出合理的建议，希望能够为相关行业提供借鉴。【关键词】办公室;档案管理;财务管理办公室作为企业内部的综合管理部门，起到了承上启下，协调各部门关系的作用。办公室综合管理水平的高低与企业发展存在密切的关联。为此，企业应积极探索提高办公室综合管理水平的路径，充分发挥办公室应有的作用，从而促进企业的发展。一、办公室工作现状分析协调企业各部门之间的关系、促进信息的交换、加强企业内部凝聚力、营造良好的工作氛围、促进企业发展是办公室的主要职能。但就实际情况来看，一部分企业对于办公室重视程度偏低，办公室在企业内部的地位低于其他部门，增加了办公室工作的难度，综合管理效果也随之下降。且出现了以下方面的问题：1.人员和资源配置不合理，具体表现为办公室管理人员尚未明确自身的职责，并且存在其他部门员工兼任办公室人员的情况。2.工作人员缺少工作经验，在出现突发事故后，工作人员无法有效处理。同时，年轻员工荣誉感和责任感不强，影响了办公室综合管理作用的实现。3.办公室综合管理体系不完善。部分企业办公室仅重视表面工作，缺少工作目标，在管理过程中所采取的措施不够科学。管理体系不完善是导致以上问题发生的主要原因，如果问题迟迟无法得到解决，将会对企业未来发展造成不利的影响。二、提高办公室综合管理水平的有效途径企业想在新时期把握发展的机遇，实现进一步的发展，需要提升办公室综合管理水平，发挥出办公室工作的优势。但通过上述分析可知，部分企业办公室在开展工作过程中存在诸多的不足，主要包括人员配置不合理、工作人员缺少工作经验等，为此，本文深入探索提高办公室综合管理水平的有效路径，并提出立足全局，不断提高服务意识、加强协调，增强综合管理职能、建设办公室制度以及提高办公室人员的素质等建议，如下所述：（一）立足全局，不断提高服务意识。服务是办公室的核心职能，可以说，服务水平是评价办公室工作效果的重要指标。服务水平高的办公室，能够让企业管理者和职工感到满意。鉴于此，企事业单位办公室应做好服务工作，按时缴纳五险一金，同时做好关心接续工作，立足于整体，使服务意识得到强化。具体表现在以下方面：1.树立超前服务意识。企事业单位应注重工作人员积极性和主动性的调动，并对其提出勤思考、勤作为的要求，促使工作人员遵循想在前、做在前和服务在前的工作原则，在确定工作目标后，主动履行工作职责。在此基础上，还要构建完整且稳定的运行机制，改变传统的被动工作方式，扮演好企业参谋的角色。2.树立协调服务意识。企事业单位应要求办公室工作人员树立大局观念，遵循“三有”原则，主动配合管理者开展工作，对于一些难度较高的工作，应扮演好协调者的角色，通过协调各部门间的关系，降低工作开展的难度。在这一过程中，办公室工作人员应采取合理的协调方式，使协调工作更具效果，规避不同部门之间互相推诿的现象。3.树立日常服务意识。办公室的工作较为零碎，比如：接电话、打电话、接收文件、发送文件等，虽然这些工作的难度较低，但其重要性却不言而喻。因此，企业应要求办公室工作人员树立日常服务意识，对于员工和客户的来信和来电，应及时接听、服务和回访。对于他们提出的问题和建议，需及时解答和虚心接受。4.创新管理手段。在信息化时代，信息技术被广泛应用于各个领域，将其应用于企业管理，其优势十分显著。为此，企业应加大投资力度，完善基础设施，为办公自动化目标的实现，创造有利的条件。比如：某企业为提升工作效率和管理水平，与软件供应商达成了合作，让其基于企业实际情况，研发契合于自身需求的办公管理软件，以取代人力办公的方式，解放工作人员的双手。结果表明，办公管理软件在应用后，工作人员可以利用计算机处理各项事务，工作效率大幅度提升，同时还节省了经营管理成本。（二）加强协调，使综合管理职能得到提升。现阶段，加强管理力度，对现有管理体系进行优化和完善，是提升办公室综合管理水平的有效途径。具體表现在以下方面：1.以城市给排水管道建设施工为例，给排水属于市政基础设施的重要组成部分，其建设质量和效率会直接影响城市的发展。故其建设受到了人们的高度关注。而办公室作为企业内部的综合管理机构，在给排水管道工程建设过程中起到了至关重要的作用，具体表现为办公室人员应该将上级文件及时传递给各施工单位，要求其按照规定进行工程建设，并基于工程实际建设情况，制定下一阶段的工作计划。与此同时，还要与其他部门进行沟通和交流，对市政工程建设情况进行监督和管理，扮演好自身在工程建设过程中的角色，从而使市政工程保质保量完成。2.加大考核力度，贯彻落实目标管理制度。企事业单位办公室应积极响应国家和政府部门的号召，基于发展战略，制定工作计划，通过监督管理机制的建立，确保工作计划落实的效果。此外，还应加强考核力度，使目标考核管理的真正作用得以实现。目前，常用的考核方法包括签订目标责任书、实施量化考核、建立考核小组等等。（三）建设办公室制度。建设办公室制度，有利于提升办公室的综合管理水平。制度是工作开展的依据，是办公室各种行为规范的集合和体现。办公室制度还包括个人行为，通过制度建设，使办公室工作效果得到强化。如果办公室缺少制度，那么工作人员在开展工作过程中就会因为缺少依据，影响工作的有效性。此外，还要加强学习，吸取先进的管理观念，通过上述措施的使用，使制度更加科学合理。针对办公室工作存在的不足，建议办公室在完善制度的基础上，引入考核机制，对工作人员进行考核评价，通过考核方案的落实，设置工作岗位。企业事业单位还要根据自身的需求，调整内部的组织架构，将一些工作职能重合的部门进行整合，并在内部实施岗位责任制度，合理划分工作职责，确保定岗、定则目标和计划的实施效果。以此来解决人员配置不合理和身兼多职的问题，充分发挥员工的工作能力。对于表现优异的员工，应予以其一定的奖励，通过这种措施，点燃员工的工作热情。在考核阶段，需加强监督管理力度，使考核更加公平和公正。（四）提高办公室人员的素质。办公室人员的素质与综合管理效果息息相关，再加上办公室人员代表企业的外在形象，其表现会影响人们对企业的评价。因此，企业事业单位应重视办公室人员素质的提升。具体表现在以下方面：1.提高工作效率。工作效率是衡量办公室工作效果的重要指标。效率是企业活力的体现，只有保持高效率，企业方能实现快速发展。在具体工作阶段，企业应要求员工遵循效率优先的原则，使个人发展目标与企业发展目标趋于一致。2.提高办公室人员的业务水平。工作人员业务水平与工作效率间存在密切的关联，这里所说的业务水平主要包括专业技能和业务熟练程度。企业应针对工作人员的岗位职责，采取有针对性的培训方法，并确定培训内容，以此来增强培训的效果。企业管理者在日常工作中应以身作则，引导工作人员做好服务工作。在信息时代，年轻员工对于传统培训方式可能会有所抵触，针对这种现象，企事业单位应积极应用信息化技术手段，对传统培训方式进行创新，以调动工作人员参与培训的积极性。比如：企业可以应用微信，建立微信公众平台，邀请员工关注公众号，企业仅需在公众号中发布信息，即可开展远程培训，从而突破时间和空间对培训的限制。实践应用结果表明，这种培训方式得到了年轻员工认可。办公室人员自身也要突破传统思维的禁锢，通过调研的方式，了解宏观环境的变化，并吸收和借鉴国内外先进的工作理念，对旧有工作模式进行改革创新。1.合理配置人员，对工作流程进行优化。在市场经济体制下，企业需要主动参与到市场竞争之中，并在市场竞争中获取优势。为达成这一目的，企业应该对办公室人员配置进行调整，以提升办公室综合管理水平。与此同时，企业还可以通过招聘的方式，引进优质的办公室人才，为办公室补充新鲜的血液，激发企业内部的活力，实现對办公室人员结构的优化配置。企业还要基于实际情况，对岗位管理体系进行创新，将岗位作为选人的标准，并在此基础上，优化工作流程，以提升工作效率，控制企业生产经营的成本。2.提升办公室的地位。通过上述分析可知，办公室在企事业单位扮演了重要的角色，担负着重要的工作职责。但就实际情况来看，办公室工作在开展过程中面临着层层阻碍，究其原因，主要是办公室在地位上与普通部门相同，在部分企业之中，办公室的地位甚至低于其他职能部门。为此，企业应适当提升办公室的地位，使其职能得到强化，并要求其他部门必须无条件配合办公室开展管理工作，促使其作用得到有效发挥，为企业经营发展战略规划的制定，创造有利的条件。三、结论综上所述，在新时期背景下，企业应注重办公室综合管理水平的提升。究其原因，主要是办公室作为企业的重要部门，其管理水平与企业发展存在密切的关联。建议企业通过建设办公室制度、提高人员素质、应用信息技术、创新管理手段等措施的实施，实现预期的目的。【参考文献】1陈传礼.企业办公室综合事务管理现状及改进措施J.产业创新研究，2019（02）：89-90.2陈志远.做好企业办公室行政事务工作的具体举措和方法J.办公室业务，2018（24）：13.3崔文萱.提高办公室综合管理工作质量和水平的有效策略分析J.现代经济信息，2018（24）：129.4韩飞，李振振.提高办公室综合管理水平的探究J.办公室业务，2018（10）：9. -全文完-