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做好档案管理工作充分发挥服务职能

摘要：近年来，随着我国经济技术的发展，国家对档案管理工作的要求越来越严格，企业也慢慢的意识到档案管理的重要性，并采取了一系列的措施。在社会主义市场经济发展背景下，不断研究探索企业档案管理工作的特点和规律，不断寻求企业档案管理工作的优化措施，对于企业的生产和发展具有极其重要的推动作用，企业想要获得良好的发展，应将档案管理作为企业管理的核心内容，这样才能够为企业发展提供强大的推动力。
关键词：档案管理工作；发挥；服务职能
引言
档案管理是现代化企业管理的关键性内容，与其他组织相比，民营企业的档案管理具备高度自治、被边缘化等特点，关乎民营企业的经营与发展。现阶段，民营企业在档案管理工作方面存在管理意识薄弱、收集归档不规范等问题，这就需要民营企业高度重视档案管理，制定切实可行的解决方案，提高民营企业档案管理的水平，实现民营企业的良性发展。
1.新时期档案管理工作的要求
在经济层面，档案是人们在社会实践中直接形成的，其内容为社会实践活动的内容、过程及结论的原始记录。与自然界中自然形成的原始记录物不同，档案是人类自觉创建的信息控制系统。档案是人们当时社会的原始记录，它与图书、资料等其他信息相比，具有显著的原始性特征。档案信息的这种原始性，使它具备了一种其他信息形式无法替代的证据作用，从而具有珍贵的价值。在社会层面档案既具有信息的一般属性，又具有自身的某些特性，主要表现为原始性和回溯性。从现行文件到档案是有一个过程的，因此，档案信息与其反映的社会活动内容的真实过程必然有一定的时间距离，正是这种时间距离，使档案信息具备了回溯性的特征。从时态上讲，档案是过去已经形成的，而不是正在形成或尚未形成的东西。所谓“让过去告诉现在，让历史告诉未来”。它并非人类历史文化遗产的全部，而是其中只有基础性支持意义的重要部分。档案一旦形成，就成了过去活动的记述，即历史的记述，档案成了人们了解过去、研究历史、总结经验、探究规律的依据。档案信息的这种回溯性的特征，使之成为贯通古今的信息流，它不仅成了今人了解过去、后人了解今人的中介，而且又是为现实服务和预测未来的系统信息。在技术层面，随着IT技术的不断发展，信息化与工业化融合的逐步深入，信息化时代挑战了纸质时代的档案来源原则、生命周期理论、档案价值鉴定理论，催生了基础理论的新变革，产生新来源观、文件连续体理论、宏观鉴定理论等革新的理论。
2.档案管理的重要性分析
档案管理是文件管理的有效方法，合理的档案管理方式不仅能够减少档案搜索时间，而且还能有效降低档案管理人员的工作量。企业档案虽然是一种记录历史的材料，但是在企业的发展中，档案记录可以作为企业未来发展选择中的重点辅助内容。在改革的进程中，大型国有企业也逐渐朝着多元化、集团化的方向发展，集团公司和所属子公司之间形成了一种以资产为联系的新型纽带关系，在这种关系中，档案管理的行政作用被进一步弱化。企业档案信息资料的形成，同企业管理、生产、运营各个方面息息相关，是对企业发展变化过程的记录。现在，企业档案的组成除了传统的纸质档案以外，还有图片、录音、录像等多种形式。在企业发展中，行政管理档案材料可以为未来行政策划、管理决策提供依据，以提升行政管理工作的科学性和可操作性。在企业的经济发展中，会计档案和涉及企业经营发展的文书档案，都能够作为企业制定经济财物风险管理方案的基础，保证企业财务稳定；在企业文化建设中，档案材料是管理者提炼企业精神，凝聚企业思想，提升企业凝聚力和竞争力的重要途径；在企业遇到法律问题时，档案储存可以作为证据出现在法庭上，抵御法律风险。总之，通过做好企业档案管理，有利于企业更加良好、长远、稳定地发展。
3.企业档案管理的解决措施
3.1增强档案管理意识
管理者档案意识的强弱对民营企业档案管理的成败有直接关系，若管理者缺乏强烈的档案管理意识，不重视档案管理工作，则一切都无从谈起。鉴于此，要强化管理者的档案管理意识，加强对管理者的宣传力度，使民营企业尽快从“要我建档”转变为“我要建档”，确保档案管理工作的有序实施。只有管理者充分意识到民营企业发展与档案管理工作的紧密关联，才能从思想层面注重档案管理工作，实现档案管理工作的良性发展。此外，民营企业可以从自身特点出发，构建面向档案管理人员的考核机制，使管理人员充分意识到档案管理的作用，结合国家档案管理各项标准体系，在实践中加以落实，提高档案管理的规范化、标准化。
3.2提高档案管理水平
民营企业在不同的发展时期实施不同的管理手段，所以企业需要从实际情况出发，采用外包式管理或自主式管理的方式进行档案管理。针对部分管理水平高、规模大的民营企业，其具备专业的档案管理人才、规范的制度、严格的档案管理程序及完善的机构，有实力自主管理本企业的档案。而针对发展规模小且历史较短的民营企业，缺乏资金和技术人员的支撑，这就需要实施外包式的管理方式，将企业经营和生产中产生的档案外包给专门的社会化档案机构，提高档案管理的水平。
3.3加强档案的收集归档
对于民营企业文件材料的收集归档工作，其是以各项活动的结束而开展的工程，对保证文件材料的完整与齐全有重要意义。在实际收集归档过程中，相关人员需要加大文件材料的归档力度，特别是注意企业在管理、生产、科技活动中形成的文件资料，对其进行收集归档，完整收集具有保存价值的文件材料，保证企业各项活动的正常开展。
3.4建立健全档案管理制度
制度是行动的有力保障，只有制定良好的制度，才能有好的行动，所以制度的建设显得尤为重要。民营企业要想建立健全档案管理制度，必须要做到以下几点：（1）始终坚持档案管理制度的科学性、合理性、严肃性，根据实用方便、可操作性强等原则，充分体现档案管理制度的指导性及规范性。（2）由于企业领导的行为直接关系到档案管理制度能否顺利实施，而员工是档案管理制度的主要实施者，所以民营企业要以档案管理制度要求为依据执行，发挥制约员工和领导的双向约束性。（3）民营企业构建相应的规章制度时，应该充分彰显自身的特点，使其与档案管理工作的实际相符，体现合理性与科学性。
4.结束语
综上所述，档案管理作为一项系统而复杂的工作，企业在实际开展过程中还存在诸多问题，如档案管理意识薄弱、档案管理水平不高、收集归档不规范等，严重影响民营企业的生存与发展。鉴于这种情况，企业必须要立足实际，增强档案管理意识，提高档案管理水平，加强档案的收集归档，建立健全档案管理制度，进而提高档案管理的标准化与科学性，保障企业各项工作的正常实施，促进企业的可持续发展。
参考文献：
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