采购及应付款管理流程优化案例.doc

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采购及应付款管理流程优化案例
（1）选题

(2)范围确定

采购及应付款流程－现状
采购及应付帐款管理流程弊端：
• 采购缺乏统一管理--采购职责(物料,设备)分散于多个部门中,多方管理多方预算,公司对年度采购量缺乏宏观调控,进而影响公司整体成本控制；
• 物料采购与材料仓库管理欠缺专业分工--同时负责定价、发单、接货、存货管理，存在舞弊空间,不利于提高专业效率；
• 手工入帐及重复对帐--流程中多次手工入帐及多方对帐导致大量重复人手及工作；
• 缺乏有效的订单系统--采购使用多种单据,对入库与采购在批次、类型、数量和时效上缺乏有效控制,对已订未到的采购及安全存货量缺乏系统科学的认识；
• 缺乏供应商管理体系--供应商的价格、质量、送货时限及服务水平并无进行系统评定,不利于选择最佳供应商及减少成本；
• 应付款给付欠缺科学的现金流量分析及供应商关系考虑--科学的付款排序可以同时均衡现金流量及公司与供应商之间的关系维护。

采购及应付帐款管理流程

采购流程－现状

采购流程－优化

采购及应付帐款管理流程概览－优化

采购及应付帐款管理优化流程:
• 将采购部单独设置，并扩大采购业务至所有产品和相关设备，流程系统化，人员专业化；
• 采用订单管理模式。 ERP系统内有订单录入、查询和关闭功能，缩短采购时间，便于对采购进行实时管理；
• 集成系统实时更新采购进度控制报告，便于采购部科学安排购货及按时发出收货通知，同时制定供应商评估报告；
• 集成系统实时更新应付帐款控制报告，便于财务部根据现金流量建立最优付款日程表，提高对现金流量的控制。

采购及应付帐款管理流程

流程 分 析 的 发 现
诊断之问题
我们的建议
公司的利益
1.
1. 物资供应处的下属 部门；
2. 生产部门兼具采购功能，模具设计人员兼职做采购；
3. 提货工作由供销公司负责，而不是有独立的物流（运输和仓储）人员负责
1. 部门设置不合理,生产与采购的分工不合理,供销不分,提货工作由采购部门负责,容易出现舞弊;
2. 采购人员分工非专业化，不易提高工作效率及工作质量

1. 由营运部下属的采购部集中管理各项采购业务
2. 提货工作由物流部（仓储及运输）负责
3. 采购工作由专职采购人员负责
1. 需求与采购职责分工,防治舞弊
2. 采购分工专业化,有利于提高采购人员专业水平,促进采购工作效率及质量的提高
2.
采购业务高度分散，原材料、设备材料、模具、计算机、办公用品等物料的采购分属不同部门负责
公司无法全盘了解整体采购额度,采购流程、单据使用不统一，增加采购成本，增加管理难度
建立采购部，将原材料、设备材料、办公用品、模具等的采购统一在采购部执行
实现规模效应，降低固定成本
便于制定总体的采购战略,控制总体采购成本
3.
审批工作由比价管理处与采购部经理负责，而比价采购处不具备进行采购审批所需的技术数据和供应商资料
审批程序缺乏效率，供应不经理把过多经理集中在审批上，而非战略制定和执行上，比价采购处把监督作为例行公事
1. 按照采购金额，审批工作有采购分部经理及采购部经理分级负责
2. 集成系统中存储物料需求情况及供应商资料，供采购部经理参考
加快审批速度，提高审批质量
4.
无采购订单，没有对采购过程进行系统性的记录与跟踪
对货物的到达时间和数量缺乏控制，提高生产和存货成本
使用采购订单，建立采购订单主文件，在集成系统里与有关部门共享，采购员可了解任何时点每笔采购的收货与付款情况，对采购进度进行追踪

加强对采购物料及采购进度的管理，及时、有效掌握并调控订购情况
4.
对供应商绩效的评估只在每年年底做一次，缺乏集成和系统的供应商管理及供应商档案
减缓工作效率，不利于加强完善与供应商的关系，不利于控制采购成本和质量

建立供应商主文件，根据过去与供应商交易的统计数据，定期对供应商进行评估.
优化供应商选择过程，以提高采购质量，减少采购成本

流程 分 析 的 发 现
诊断之问题
我们的建议
公司的利益
对供应商绩效的评估只在每年年底做一 次，缺乏系统的供应管理及供应商数据
不利于控制采购成本和质量
建立供应商文件，以采购订单为中心，及时更新记录供应商的评估工作及供应商数据库
优化供应商选择过程，以提高采购质量，减少采购成本
提货员每天到火车站提货，对货物的种 类、数量和到货时间没有任何了解，被动地进行收货（只要是属于贵州轮胎的货品，一律运回仓库）
导致人力、运输和储存成本的浪费
集成系统中有到货时间的详细记录，提货前，仓库根据系统内的到货时间计划随时了解到货计划，包括种类、时间和数量
主动执行收货工作，减少采购成本
供应商将发票给各采购部门,而非直接给财务部
发票管理分散,易造成数据管理不统一和大量核对工作,并形成舞弊空间
供应商直接将发票交给财务部
专业分工，统一管理，减少舞弊的机会
采购员填写采购付款申请，财务部才安排相应付款
易导致某些款项拖欠时间过长，部利于保持与供应商的良好关系
1.集成系统中有应付帐款控制文件，财务人员可定期查阅
2.系统自动提示付款日期，系统内审批与传送文件
提高单据处理效率，保证到期及时付款

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