消防装备采购工作的思考.doc

消防装备采购工作的思考
[日期：2011-05-23]
来源：浙江总队  作者：郑云
[字体：大 中 小]
近年来，随着消防事业的不断发展，消防装备建 设力度不断加大，消防装备采购数量和金额也日益增多，消防装备采购形势日趋复杂。当前，地方政府采购机制已非常健全，采购监督管理已非常规范，然而消防部 队却没有一套完善的装备采购机制，消防装备采购工作大都是“摸着石子过河”，致使在实际装备采购工作中违反政府采购规定进行采购，甚至还有违法违纪问题出 现，给部队建设敲响了警钟。本文结合笔者的实际工作体会，从消防装备采购工作面临的难题出发，谈谈关于消防装备采购工作的一些粗浅想法，仅供参考。
一、消防装备采购工作面临的难题
（一）消防装备供应商少，选择余地不大，“卖 方”仍然比较强势。目前的市场环境，物资丰富，商品琳琅满目，从供求关系上看是成熟的买方市场。然而，消防车辆、特种器材装备却种类单一，可供选择的余地 不大，参与竞争的供应商太少，尤其是特种消防车辆装备、特种救援器材装备，其性能和价格均缺乏有效的可比性，很难体现出“竞”字。如智能型云梯车、防化抢 险救援车、压缩空气泡沫消防车等，通过CCCF强制性认证车辆目录和近几年我国进口消防车辆统计显示，这些车辆主要集中在欧美等国家的3-4家供应商，可 供选择余地不大，导致消防装备采购工作在这方面仍处于被动状态，很多时候成了“降不降”、“买不买”的卖方市场关系。在这样的条件下，做好竞价采购工作的 难度可想而知。
（二）消防装备投标价格虚高，缺乏有效的监 督，难以“控底”。消防车辆器材装备供货渠道单一、选择余地不大，导致消防装备市场缺乏竞争性，特别是进口车辆装备，供货商更少，也就是屈指可数的几家单 位，造成了一定的垄断性，客观上也造成了投标价格的虚高，供应商如同“皇帝的女儿不愁嫁”一般，致使谈判时难以压价。同时，由于采购过程缺乏规范的程序和 严密的审批手续，供货商的资格没有通过相关部门严格把关和集体审议，纪检等监督部门虽然在招标时介入监督整个招标过程，但往往在前期介入较少，致使最关键 的招标文件制作、评标规则制定、供应商资格审核等方面失控漏管，虽具备了监督形式，但体现不出明显的监督制约效果，违规操作、暗箱操作就有了生存的空间， 难以做到价格“控底”，难以让供应商的投标价格“缩水”。
（三）竞价采购组织松散，工作人员业务水平不 高，竞价作用发挥不明显。消防装备采购工作是一个贯穿计划、采购、管理、验收等各环节的系统工作。在采购过程中，消防车辆装备项目数量大、种类繁多、专业 性强，对采购工作人员掌握采购专业知识领域的深度和广度上有一定的要求，但是由于消防部队没有专门的采购机构，采购工作人员大多是兼职，平时又疏于对采购 知识、规定的学习，采购业务水平不高，难以发挥竞价作用。同时，竞价采购组织很多是临时性机构，执行主体松散。有竞价采购任务时，则由竞价领导小组牵头， 各相关部门确定一名人员共同组成竞价小组，竞价工作完成后就解散了事。并且由于竞价采购成员的日常工作繁忙，身兼数职，大多数同志对于竞价采购工作很难投 入精力，造成竞价小组成员对消防车辆装备的性能、市场信息等情况掌握不全面、不具体，在评标中难以做出科学、合理的判断，在评标中随声附和或拿着厂家的报 价单直接找领导签字了事，竞价作用就发挥不了。
（四）采购程序不规范，随意性大，难过政府审 计关。消防部队经费来源分中央财政和地方财政两个渠道，而装备采购经费大都来自地方业务经费，所以要执行政府采购相关管理规定，消防装备招标前要履行审批 手续。但在实际操作中，消防装备采购程序不规范，随意性较大。如采购工作经办人员今天刚拿到采购需求报告，明天就要求招标；超过招标限额应采用公开招标的 项目违反规定采用询价、单一来源等简便的采购方式进行；未经政府审批并出具的采购确认书，就直接组织招标，或不按照政府采购有关程序组织编制招标文件就开 始招标等。消防装备采购项目“特殊”情况比较多，随意性大，违反政府采购规定，难以通过政府审计关。
(五)供应商资格审核不严，没有专业的评审专 家库，竞价采购工作质量不高。由于缺乏对供应商的系统管理和资格监督审查机制，难把供应商“入口关”，致使消防装备市场较为混乱。如一个品牌有多个代理商 或多级代理，一个供应商代理多个品牌，哪项装备有利可图，供应商就往哪项代理，或是代理商一年更换一个公司名称，让基层人员晕头转向，不知找谁负责售后服 务等。究其原因主要是我们对消防装备供应商的信息收集工作不重视，没有建立“供应商信息库”，对供应商产生没有实地考察，对入围供应商产生缺乏统一的准入 机制，供应商产生过程不清晰。同时，由于政府采购管理部门专家库中没有建立消防车辆装备评审专家库，部队内部又缺乏消防装备评标技术专家，对于一些技术含 量较高的消防车辆装备，每次招投标只能临时邀请一些部队内部人员作为评委参与评标。评标过程中，由于竞价小组成员受专业技术的限制，往往忽视车辆装备的技 术性能，只注重比价格，评标质量不高，使低性能装备进入部队，影响基层部队战斗力。
（六）采购、验收工作脱节，供应商监管不到 位，装备质量和售后服务难以保证。由于消防装备采购竞价组织的临时性，往往是采购完成或签定供货合同后就解散，而没有一个专门的管理机构负责最为关键的验 收与售后服务监管环节，使进入基层部队消防装备的质量和售后服务难以保证。如装备到货后，参与评标的评委不参与验收，或不根据招标文件、投标文件及供货合 同验收，或验收时只是检查装备外观是否完好、能不能用，而忽略了供应商投标时产品的技术参数、响应招标文件情况及售后服务承诺等，验收工作流于形式。尤其 是消防装备实行集中采购后，一般由总队组织集中采购，直接供货到支队，由支队负责验收。而支队验收小组往往是司令部门、后勤部门、监督部门随便找个人临时 组成，验收人员没有参与招标评标过程，不了解装备采购的有关情况，导致采购与验收严重脱节，消防装备质量得不到保证，让不良供应商有“以次充好”、“偷工 减料”的机会，造成部队的损失。同时，由于未建立对供应商的评价机制，没有一个常设的管理机构去监管供应商售后服务工作，未将售后服务评价考核与供应商准 入资格相挂钩，导致供应商不重视消防装备售后服务工作，售后服务工作严重滞后。
二、完善消防装备采购工作机制的想法
消防装备采购工作任务艰巨，责任重大，意义深 远，我们要从部队长远建设出发，以高度的责任心和使命感，对官兵负责，对部队负责，把好消防装备的入口关。为此笔者结合装备采购实际经验，从“事前审 定”、“事中组织”和“事后监督”等三个方面，谈谈完善消防装备采购工作机制的一些想法。
（一）事前集体审定
1、做好采购需求集体论证工作。基层单位上报 年度采购需求时，必须结合本单位、本地区实际，经过支队、大、中队集体研究论证，杜绝随意上报采购需求。支队采购需求上报总队后，应由总队司令部、后勤部 共同组织召开会议，结合各地、各区域装备建设实际和灾害特点，对上报的采购需求进行论证，通过集体论证，解决消防装备配备轻、重、缓、急和区域配备、科学 配备的问题，发挥装备建设经费的最大效益。
2、集体起草和审定招标文件。招标文件起草和 审定，关键是要坚持“集体起草、集体审定”的原则。如招标准备前期，可成立消防装备招标文件起草小组，分别起草技术标书和商务标书，充分发扬民主，集体研 究讨论标书，如技术参数、付款方式、售后服务等具体内容要由集体讨论确定，杜绝个人说了算，避免招标文件出现倾向性或设置不合理的门槛，确保招标文件公 平、公正。起草完后，要组织消防装备技术专家、司令部、后勤人员等对标书的技术和商务部分进行审定，有特殊要求的还可以邀请多个厂家技术人员参与论证，从 实际需求出发，提出标书修改意见，完善标书内容，不断提高招标文件质量，确保部队采购到真正需要的车辆装备。
3、制定体现采购人需求的评标规则。根据实际 操作效果，建议消防装备采用竞争性谈判综合评分的办法较妥，如可按技术50分、资信20分、价格30分的分值制定评标规则，具体分值比例，可根据采购人实 际需求来调节，但价格分不得低于30分。评标时，首先由评标委员会进行技术和资信评审，评审完后由每个评委独立打分，计算出供应商技术资信得分后，由纪委 监督人员签字确认并封存。然后，由竞争性谈判小组成员与供应商进行商务谈判，经过多轮商务谈判后确定最终报价，根据最终报价计算出价格得分，技术资信得分 和价格得分相加后计算出每个供应商的最终得分，得分排名第一即为为中标商。这样的评标规则，能确保部队采购到性价比较高的消防装备。
4、合理确定采购方式。消防车辆装备集中采购 的项目一般预算金额较高，根据政府采购管理规定，应采用公开招标的采购方式。但是，由于消防车辆装备供应商少，车辆装备技术的复杂性、标准的不确定性和不 可比性，公开招标不确定因素多，情况复杂，招标部门难以把控，难以招到理想的消防装备，不符合消防装备采购实际要求，所以要慎用公开招标的方式，建议采用 邀请招标和竞争性谈判的方式。从实际采购效果看，竞争性谈判综合评分法吸收了邀请招标和竞争性谈判两种采购方式的优点，既谈价格，也打分，虽然这种方式不 是政府采购明文规定允许的，但竞价的效果明显，较符合消防部队的实际需要。这种采购方式，一方面能对供应商的技术、资信进行评审打分，避免技术性能差的装 备进入消防部队，另一方面还能跟供应商进行价格谈判，有利于部队节省采购成本。同时，由于这种采购方式，采购人掌握主动权，便于部队采购到想要的消防装 备，实际采购效果较好。目前，有些地方政府采购部门也是采用竞争性谈判综合评分法，即价格谈判和技术评分同时进行，定标时，将技术得分根据招标文件上公布 的计算方式折算成价格，与最后一轮商务报价相加即为供应商的最后报价，报价谁低谁中标，符合竞争性谈判最低价中标的原则，消防部队可以借鉴。
5、履行好采购前政府审批手续。由于消防装备 采购绝大部分使用的是地方财政资金，要走政府采购流程，接受政府采购监管部门的监督，所以在采购前必须报经政府采购管理部门审批同意，如在很多省市政府采 购办公布的集中采购目录中，已经明确规定消防车辆器材装备执行部门集中采购，允许部队可以自行组织采购，但装备集中采购项目还需报经省政府采购办审批同 意，并根据项目下达《省级政府采购（部门集中）预算执行确认书》后，才能进入招标流程。
6、委托招标代理机构进行招标。由于消防部队 没有专门的招标机构人员编制，还没有自行组织编制招标文件和开展招标工作的能力，因此可以邀请招标代理机构做好招标文件编制、发放和档案整理等咨询服务工 作，开标、评标可由部队自行组织，部队可以根据工作量的大小支付招标代理公司招标咨询服务费用。如是实行委托招标，还需要通过招标竞价手续确定招标代理机 构，且消防装备采购金额大，招标代理费金额高，虽可以由中标商支付，但供应商实际已核算入投标成本，无形中也会增加部队采购成本。综合比较，邀请招标代理 公司做招标咨询工作有利于节省部队采购成本，较为符合部队利益。
（二）事中严密组织实施
1、通过政府采购网公开征集供应商。供应商来 源渠道是装备采购中重要的控制环节，必须坚持公开、公平、公正的原则，严格按照《政府采购货物和服务招标投标管理办法》要求，实施政府采购网上报名，公开 征集供应商。实行网上公开征集供应商，使装备招标采购流程公开透明，不但能减轻采购经办人员压力，而且可以敞开大门，确保更多的优质供应商进来。但在具体 的操作中，还应当注意供应商的“承前启后”，不能完全重新“洗牌”，因为要考虑到消防车辆装备的统型建设和售后服务，对以往基层部队普遍反映售后服务较好 的供应商，或能提供性价比较高的供应商，招标部门应主动邀请其前来参加投标，以确保能采购到基层部队满意的车辆装备。
2、集体对供应商资格进行预审。通过对投标申 请人进行资格预审，可以对众多投标申请人的技术水平、财务实力、售后服务和业绩进行审查，筛选出有实力和信誉好的投标人参加投标，以确保优质供应商进入消 防车辆装备市场。同时，还可以有效控制招标过程中的投标申请人数量，减少印制招标文件的数量，减轻评标的工作量，缩短招标工作周期。招标部门如能把好此供 应商的资格预审关，招标采购工作也就成功了一半。而资格预审，关键就在于合格投标人的资格设置和资格评审，如可设置以下资格条件：一是同一个进口品牌器 材，只允许一家代理商参与投标，国产器材、车辆投标人必须是制造商。二是被公安部消防局通报不合格产品的供应商，不接受其投标。三是售后服务评价等级为差 的供应商，不接受其投标。四是器材供应商注册资金必须在100万以上，车辆供应商注册资金必须在2000万以上，并且近三年来财务状况良好。五是消防车辆 供应商必须对其报名参加投标的车型提供CCCF证书。六是供应商必须提供明确的售后服务机构及零配件仓库。此外，要成立专门的供应商资格预审评审委员会， 在纪委的全程监督下，集体评审供应商资格，并取消人为的分包，车辆装备以项为单位接受供应商报名和资格预审，超过六家单位报名的项，通过资格预审评审委员 会进行评分，邀请评分排名前六的供应商投标。
3、成立专业的评标委员会。鉴于消防车辆装备 专业的特殊性，地方上没有消防车辆装备专业的技术评标专家，所以为了做好装备集中采购评标工作，要以总队名义建立消防装备技术评标专家库，吸收本总队优秀 的消防装备技术人才乃至全国消防装备技术专家入库，报省政府采购办备案，以备供应商资格评审和开标评标时，抽取合适的消防装备技术评标专家，车辆底盘评标 时也可以抽取政府采购专家库中卡车类的专家，确保评标工作公正合理，提高评标工作质量。在开标前一至两天，成立评标委员会，评标委员会可分为技术评标组和 商务谈判组，招标部门应在纪委的监督下，在消防装备技术评标专家库中随机抽取技术评标专家组成技术评标组，负责技术、资信评分；总队竞价领导小组成员组成 商务谈判组，负责商务谈判。两个组分工不分家，工作可同时进行，商务谈判组不干涉技术评标组技术、资信评分，但技术评标组应参与商务谈判，为商务谈判提供 技术支持，以确保评标委员会发挥最大的效能。
4、切实做好评标工作。一是要做好评标前清标 工作。消防装备集中采购所涉及的车辆器材装备种类多，品牌杂、技术参数多，清标工作是做好招标工作的基础，此项工作可由采购人组织实施。在进行装备集中采 购清标工作时，总队可组织各支队装备助理员与招标代理公司工作人员“一对一”的模式，进行清标，如发现以次充好、假冒伪劣、投标的车辆装备技术参数不符合 招标文件要求的项目给予重点明确，为专家评标提供技术支持，提高专家评标效率。二是评标时对装备进行现场对比。为使评标人员对供应商投标的车辆装备有感性 认识，可在招标文件中明确要求重要的车辆器材装备供应商要带实物投标，采购人统一安排场地给予现场展示，确保技术专家评标、商务洽谈时对车辆、器材装备有 更直观的印象和更鲜明的对比，使部队能采购到符合实际需求的车辆器材装备。三是做好技术评标。要在纪委的全程监督下，利用投影仪等设备对供应商所投的车 辆、器材装备的照片及文字描述进行统一审查，必要时可要求供应商进行技术澄清，以确保技术评标专家能较全面的了解掌握车辆器材装备的性能，审查完，每个技 术评标专家独立评判，逐项进行打分，由工作人员进行统计汇总打分情况，每项车辆器材装备计算出平均分即为此项的技术和资信得分。四是进行商务谈判。商务谈 判前，可由采购工作人员和纪委监督人员，通过各种合理的渠道，做好充分的市场调查或者通过向兄弟单位了解采购情况，了解和掌握车辆器材装备的市场行情，做 到心中有底，提高谈判的成功率。谈判时，谈判小组要注意谈判技巧，把握好谈判核心环节，谈判过程要始终紧紧围绕所要谈判的主题，以采购项目的具体内容为核 心展开商谈。如是采用竞争性谈判的方式，商务谈判组要统一思想，确定主谈人员，主谈人员不仅要具备过硬的政治思想素质和精湛的专业技能，还必须具备较好的 口才，思维敏捷、反应敏锐、口齿伶俐、能言善辩，能轻松驾驭现场，以应对谈判现场出现的种种情况。商务谈判组可根据实际情况，确定采用两轮或多轮报价，但 书面报价不超过三轮，并在确定最终报价后，以最终报价计分为价格得分。五是计算各供应商最终得分。由工作人员对技术资信得分和价格得分进行汇总，并经评标 委员会全体成员和监督人员签字确认，根据得分高低，推荐中标候选人。
5、做好评标中的监督工作。纪委要在开标现场 进行监督，对竞价采购活动进行实时监控，公布操作流程，充分接受来自各方面的公开监督，将采购工作推向规范化、制度化。同时，要搞好谈判场内场外的监督管 理，防止串标现象。如竞争性谈判采购是先谈判后报价，中间留有很长的时间空间，可能会出现个别采购工作人员与供应商之间或者供应商与供应商之间暗中勾结、 相互串通、弄虚作假、捏造标的，抬高报价，进行串标，以谋取非法利益。因此，一定要做好防范准备，注意方法和技巧，注意把好细节，安排周全，加强管理，做 好现场监督，不给那些违法者有可逞之机，彻底杜绝串标行为的发生，确保竞争性谈判圆满成功。
（三）事后加大监管力度
1、合同签定。中标通知书发出后，应由采购人 根据招标文件要求、投标文件和谈判过程中具体要求草拟供货合同，并与中标商协商同意后，通过纪委、审计、法规等部门的审核，有条件可外聘法律顾问帮助审 核，根据提出的意见进行修改，完善合同，最后由采购单位负责人与供应商签定供货合同。车辆、特种装备类等金额较大的供货合同一般分为商务和技术部分两个方 面，技术合同要根据招标文件、投标文件的技术部分要求，同时结合具体谈判过程中技术修正、澄清内容进行完善、修订，商务合同要重点考虑付款方式、质保期、 售后服务细则等。如是进口车辆装备，还要特别注意人民币汇率变化情况，集体研究讨论确定采用什么币种结算更合理，更有利于部队规避风险。
2、根据合同做好验收工作。总队和支队应分别 成立由评标技术专家、纪委、审计、司令部、后勤、采购经办人员等组成的消防装备验收专家组，负责验收工作。建议可采用“集中验收”和“分散验收”相结合的 消防装备验收模式，如进口消防车、进口底盘及上装改造、国产消防车、个人防护装备及特种消防装备等可由总队组织进行“集中验收”，其余由各支队自行组织 “分散验收”。验收时，根据招标文件、投标文件和合同要求做好验收工作，验收完出具验收报告，并经全体验收人员签字确认，验收合格支付货款，验收不合格， 不予支付。此外，总队应建立装备抽检制度，对各供应商的车辆、器材装备实行不定期的抽检，抽检不合格的，要实行退货制度，并取消下一年度的市场准入资格， 以提高消防装备的供货质量。
3、加强售后服务监管。总队应设立专门的采购 机构，并明确责任人，做好消防装备售后服务跟踪问效和监管工作。一是可设立消防装备售后服务公开反映电话，或建立售后服务网上沟通平台，掌握各供应商的售 后服务动态情况。二是总队定期或不定期下发通知，书面征求基层部队对供应商售后服务的满意程度。三是每年组织供应商技术人员开展一至二次消防车辆装备巡检 和技术培训工作，提高消防装备售后服务工作水平。此外，每年招标前，可由总队组织开展供应商售后服务评价工作，将评价结果与供应商资格、售后服务得分直接 挂钩，如支队结合各自掌握的情况，对各供应商售后服务情况打分，总队综合各支队打分情况计算出平均分即为供应商售后服务得分，供应商售后服务得分在70分 以下的视为售后服务“差”，连续两年售后服务评价为差的供应商列入“黑名单”，三年内不得进入消防车辆装备市场，以提高对供应商售后服务的监管力度。
三结语
装备建设事关消防部队长远发展，是消防部队开 展灭火抢险救援工作的根基。消防装备采购作为消防部队装备建设的“入口关”，容不得一点马虎，消防装备采购人员要从加强自身业务能力出发，从规范采购机制 入手，规范审批程序和操作规程，自觉提高廉洁自律意识，为消防部队的发展从源头上严把装备入口关，履行好消防装备采购职责，全面推动消防部队又好又快发展。
合同管理制度

1 范围
本标准规定了龙腾公司合同管理工作的管理机构、职责、合同的授权委托、洽谈、承办、会签、订阅、履行和变更、终止及争议处理和合同管理的处罚、奖励；
本标准适用于龙腾公司项目建设期间的各类合同管理工作，厂内各类合同的管理，厂内所属各具法人资格的部门，参照本标准执行。
2 规范性引用
《中华人民共和国合同法》
《龙腾公司合同管理办法》
3 定义、符号、缩略语
无
4 职责
4.1 总经理：龙腾公司经营管理的法定代表人。负责对厂内各类合同管理工作实行统一领导。以法人代表名义或授权委托他人签订各类合法合同，并对电厂负责。
4.2 工程部：是发电厂建设施工安装等工程合同签订管理部门；负责签订管理基建、安装、人工技术的工程合同。
4.3 经营部：是合同签订管理部门，负责管理设备、材料、物资的订购合同。
4.5 合同管理部门履行以下职责：
4.5.1 建立健全合同管理办法并逐步完善规范
4.5.2 参与合同的洽谈、起草、审查、签约、变更、解除以及合同的签证、公证、调解、诉讼等活动，全程跟踪和检查合同的履行质量；
4.5.3 审查、登记合同对方单位代表资格及单位资质，包括营业执照、经营范围、技术装备、信誉、越区域经营许可等证件及履约能力（必要时要求对方提供担保），检查合同的履行情况；
4.5.4 保管法人代表授权委托书、合同专用章，并按编号归口使用；
4.5.5 建立合同管理台帐，对合同文本资料进行编号统计管理；
4.5.6 组织对法规、制度的学习和贯彻执行，定期向有关领导和部门报告工作；
4.5.7 在总经理领导下，做好合同管理的其他工作，
4.6 工程技术部：专职合同管理员及材料、燃料供应部兼职合同管理员履行以下职责：
4.6.1 在主任领导下，做好本部门负责的各项合同的管理工作，负责保管“法人授权委托书”；
4.6.2 签订合同时，检查对方的有关证件，对合同文本内容依照法规进行检查，检查合同标的数量、金额、日期、地点、质量要求、安全责任、违约责任是否明确，并提出补充及修改意见。重大问题应及时向有关领导报告，提出解决方案；
4.6.3 对专业对口的合同统一编号、登记、建立台帐，分类整理归档。对合同承办部门提供相关法规咨询和日常协作服务工作；
4.6.4 工程技术部专职合同管理员负责收集整理各类合同，建立合同统计台帐，并负责