进出口贸易作业标准化手册范例.doc

二、进出口贸易作业标准化手册(范例B) 组织系统详见组织系统图18.2.1。图18.2.1 组织系统图 业务流程1.新产品开发(样品收集)。2.客户开发。3.客户询价(电报、信件、电报解决)。4.报价。5.订单确认。6.开立境内订单。7.生产督促及LC催开。8.出货。9.押汇(出货告知)。10.付款。 业务解决细则1.新产品开发(样品收集)(1)业务科取得新样品后，应填写产品卡(附表18.2.2)，写明以下资料：临时编号。品名、规格、包装。制造厂商名称、地址、电话、负责人、联络人、工厂产量规模。开发成本。预估生产成本。制造商报价。也许销售对象及地区。预估售价。预估毛利。(2)业务科于每周业务报告时，就前项新产品提出讨论，经逐项评估，按开发价值分为A、B、C三类，A类为极具开发价值，B类为有开发价值，C类为无开发价值。(3)经评估列为A、B类之产品，赋予正式产品编号，列入产品档。样品拍照存档，样品存放样品室，并于产品卡上写明存放位置。经评估列为C类之产品，产品卡列入次品档，样品存放次品室。(4)业务科每月就现有产品，选择过时产品，于每月第一周业务报告时，提出检查，经评估已无开发价值者，产品卡列入次品档，样品移入次品室。(5)新产品临时编号共六位数字，分别代表填写产品卡时的年、月、日。即1995年6月10日开发的产品，临时编号为950610。若同一日开发数种新产品，则于第七位数，按英文字母顺序编号。旧产品淘汰列入次品档，其淘汰编号原则与新产品之临时编号相同。(6)产品档正式编号共七位数字，第一位数代表，第二位数代表，第三、四、五、六位数代表序号，第七位数填A、B分别代表A类产品或B类产品。第一位数填1代表 第一位数填6代表 2 7 3 8 4 9 5 第二位数填1代表 2 3 4 5 6 7 8 9 2客户开发：(1)业务科于每月最后一周业务报告时，提报下个月的客户开发计划，计划内容涉及： 制作公司简介，产品目录(注明交货期限及付款条件)。产品市场研究、分析、及客户资料之收集。介绍新产品(邮寄新产品目录)。刊登广告、邮寄开发信。其他。(2)客户开发应选择A类产品，并配合季节性需求。(3)经研讨定案之客户开发计划，应由业务科列入下个月的营业计划(附表18.2.3)，并按职责列入个人工作计划(附表18.2.4)。3.客户询价(电报、信件、电话解决)(1)业务科收到客户询价的电报及信件，应即加盖收文戳记，填上收文日期，并依来电或来信内容，于文献空栏填具解决意见后，将来文大意及解决情况，登记于收文簿(附件4)，将原文呈经理核阅后，依经理批示内容，回函或回电，并将回函或回电大意填入收文簿。回函或回电副本存客户档(附表18.2.6)。(2)解决中的电报或信件，存于待办卷，随时查阅催办，已经解决的电报或信件，依客户别归入客户档。来文无适当空栏时可另以签办单(附表18.2.7)，粘附解决。(3)客户电报限当天回电，客户信件，除按经理指示期限外，限三日内回函。(4)接到客户电话，应将通话内容记入电话记录上(附表18.2.8)，呈经理批阅，并依指示解决。电话记录一式两联，解决程序同电报、信件。解决完毕后，第一联依顺序归入电话记录档，第二联按客户别归入客户档。4.报价：(1)业务科接到客户询价之电报或信件，应立即按客户需求指派人员洽询厂商后，挑选产品ITEM，呈经理核可后，打报价单(附表18.2.9)，必要时修剪样品照片，贴于报价单上。 (2)报价单一式两联，第一联寄客户，第二联存客户档。5.订单确认：(1)业务科接到客户订单，即依订单内容，填成交卡(附表18.2.10)交专业人员，让厂商确认买价及交货期后，打SALES CONFIRMATION(SC)(附表18.2.11)，SC一式五联，第一、二、三联寄客户，第四联存业务科待办卷，第五联存客户档，并将订购品名、数量、单价、金额、交货期、生产厂商填入客户档。6.开立境内订单：(1) 业务科依据SC及成交卡开立境内订货单(附表18.2.12)。(2) 订货单一式四联，第一联交售方存查，第二联存业务科待办卷，第三联交专专业人员，据以协调厂商填写生产及验货进度表，第四联交售方签认后存厂商档，并将订购品名、数量厂价、交货期等，记入厂商档。(3)业务科依据SC及订货单填写产品表。7生产督促及催开LC：(1)业务科专业人员依据生产及验货进度表进行督促，填写实际生产进度，于每周业务会报时提出报告，必要时现场取样携回核验。(2)业务科依每笔SC所订LC开立日期，催开LC。(3)收到客户开来之LC，应立即核对交易内容是否相符，若与本来的SC内容不符，应即规定客户修改LC，或协调厂商修改订货单内容，修改订货单解决程序与开立境内订单相同。8出货：(1)出货前，业务科联络船公司拟定船期，填写装船预计表，同时联络专业人员，拟定装柜日期及地点，告知拖车公司将货柜拖到指定地点，以备装柜。(2)装船预计表一式三联，第一联交报关行签SHIPPING ORDER(SO)，第二联业务科存查，第三联交专业人员据以验货。(3)装柜完毕后，专业人员立即回报每一种货品实际出货数量、箱号、净重、毛重、材数、及退税方式，由业务科告知报关行修改，并告知报关行该笔出口押汇银行。工厂退税清表最晚须于结关前一日寄达本公司，汇送报关行。退税清表上须用中文誊写。9押汇(出货告知)：(1)结关后三日内，业务科自报关行取得提单及押汇文献，经与LC条款核对相符，呈经理署名后送银行办理押汇，并随时追踪押汇程序，拟定银行已经拨款后，告知银行取回结汇证实书。海关签放的输出许可证(CBC)第六联交会计，影本存待办卷。(2)每笔货品出口后，业务科依出口内容，套打出货告知单(SHIPPING ADVICE LETTER)，一式三联，第一联(正本)及一份完整出口文献副本寄客户，第二联(副本)及一份完整出口文献副本(涉及LC，CBC第六联，装船预计表第二联)存入出货文献档，第三联(副本)存入客户档。(3)业务科依据实际出口内容，分别填入客户档、产品档及厂商档。1付款：(1)每笔货品出口后，业务科于结关后三日内收集厂商寄来的发货单、销货发票、及专业人员填具验收记录之装船预计表第三联，核对无误后送会计。(2)会计复核业务科转来的付款凭证，拟定该笔出口已经押汇入帐后，即开立付款传票，呈经理核示后，开立结关后11天之支票支付货款，并于所有付款凭证上加盖“付讫”戳记。