公司行管文件发文管理制度.docx

行管文件发文管理制度

第一章 总 则
一、为规范公司行管文件发文，进一步提高行政管理类文件建设的科学性及有效性，特制定本制度。
二、本制度所称行管文件，是指公司各部门在职责范围内依照本制度制定的具有约束力的规范性文件。
三、本制度中的行管文件分为通知、规定、办法、制度四种文件。
（一）、通知是指向特定受文对象告知或转达有关事项或文件，让对象知道或执行的公文。在本公司通知用于受文对象在单个部门、多个部门或全公司的范围。
（二）、规定指针对某一具体事物做出关于方式、方法或数量、质量的要求；在本公司规定受文对象在单个部门内部的范围
（三）、办法指针对某一项工作或问题提出具体做法和要求的文件，办法可以包含规定，但规定不能包含办法，规定及办法可以是临时性的，如暂行规定、试行办法等；在本公司办法用于受文对象在多个部门或全公司的范围。
（四）、制度指长期要求大家共同遵守的办事标准或行为准则。制度可以包含办法，但办法不能包含制度。在本公司制度用于受文对象在多个部门或全公司的范围。
四、行管文件正式发布前需经过：起草、审核、会签、合法性审查、修订审批等程序。

第二章 起 草
一、公司行管文件建设应当符合国家法律法规和政策规定，并通过公司法务进行合法性审查。
二、公司行管文件建设应当切实保障公司、员工及相关利益者的合法权益，体现科学发展观，实事求是地规范公司经营管理行为，促进公司各项工作向科学、规范、高效转变。
三、行管文件撰写人应按如下规范起草文件送审稿：
（一）、行管文件抬头标题下方应填写送审稿抬头信息；
（二）、行管文件编号规则为：公司及部门字母简写-年号-XG/文件序号-文件版本修订号。（XG指行管类）
1、格式中，年号为四位年份号，部门字母简写，具体如下：
发文部门
规范简称
字母简写
总经办含公司各委员会）
总
Z
系统集成部
系统
XT
市场部
市场
SC
物资保障部
物资
WZ
质量部
质量
ZL
运营计划部
运营
YY
创新研究院
创新
CX
安全保卫部
安保
AB
行政办
行政
XZ
人力资源部
人力
RL
财务部
财务
CW
2、文件序号为文件的流水号，其中-1××为通知流水号， -2××为制度流水号， -3××为办法流水号，-4××为规定流水号
3、文件版本修订号中，版本号以大写字母从A、B、C、D…Z的顺序表示同一年度第几次发布，数字表示正式发布前送审的修订次数。
（三）、字体规定：
1、抬头标题：宋体黑色四号字加粗；
2、送审稿抬头档案信息：黑体黑色小五号字；
3、文件正文：宋体黑色五号字；条目章节序号需加粗；
4、文件页眉：左上角统一高0.5厘米企业LOGO，右侧行管文件编号黑体黑色小五号字
5、文件页脚：黑体黑色小五号字；
四、行管文件用语应当准确简洁，条文内容明确、具体、无歧义，表述准确，结构严谨，条理清楚，直述不曲，字词规范，标点正确，篇幅力求简短具有可操作性。
五、列入年度建设计划的行管文件，由相应职能委员会或部门负责起草或修订。起草或修订过程中应广泛征求意见，征求意见由起草委员会或部门组织。尤其有关酬劳、工作时间、休息休假、劳动安全卫生、保险福利、员工培训、劳动纪律等涉及员工切身利益的文件，应当充分征求职工代表意见后，再写入文件条款。

第三章 审 核
一、部门起草的文件，须撰写人须将送审稿及“送审意见会签表”（详见附样表一）提交给所在二级部门的负责人审核；委员会起草的文件，须撰写人须将送审稿及“送审意见会签表”提交给所在委员会组长审核；审核流程如下：
（一）、是否与有关规定、办法、制度相协调衔接；
（二）、是否目的明确，各条款切实可行；
（三）、是否深入征求有关部门或员工意见；
（四）、对送审稿无异议且符合本制度第二章的规定的，在“送审意见会签表”审核意见一栏中提出“同意”意见；
（五）、对送审稿有异议或不符合本制度第二章规定的，在“送审意见会签表”审核意见一栏中提出修改意见；
（六）、部门起草的送审稿内容涉及多个部门的，撰写人需将送审稿送至相关二级部门负责人会签；并将所有会签人姓名填入送审稿抬头档案信息中的审核人一栏；
二、二级部门负责人经审阅后在5个工作日内向撰写人反馈审核意见；撰写人应按照二级部门负责人的审核意见，对行管文件送审稿进行修改，修改完成后再次送交所在二级部门负责人审核，直至通过。
三、通过审核的行管文件，由撰写人或审核人送交公司法务进行合法性审查。通过合法性审查后仅涉及单个部门内部的通知、规定，可在部门内部直接发布。

第四章 审 批
一、部门起草的文件发文范围涉及两个或两个以上部门的通知、办法、制度在通过审核及合法性审查后，由撰写人或审核人将送审稿及“送审意见会签表”（详见样表一）提交给分管副总经理或总经理审批；委员会起草的文件通过审核和合法性审查后，由撰写人或审核人将送审稿及“送审意见会签表”（详见样表一）提交给委员会主任审批；审批流程如下：
（一）、对送审稿无异议且送审稿符合本制度中第三章规定的，在“送审意见会签表”审批意见一栏中提出“同意”意见。
（二）、对送审稿有异议或送审稿不符合本制度中第三章规定的，在“送审意见会签表”审批意见一栏中提出修改意见；
（三）、对于相关人员对主要内容存在较大争议或没有征求主要相关人员审核意见的，提出补办意见；
（四）、有关内容涉及重大事宜的，需通过审议会研究审批的，应邀请相关人员参与审议会决定审批意见或将送审稿发送有关部门和职工代表再次征求意见。
二、审批人经审阅后在10个工作日内向撰写人反馈审批意见；撰写人应按照审批意见，对文件送审稿进行修改，修改完成后再次按本制度第三章及本章条款提交审核、审批，直至通过才可发布。

第五章 发 文
一、对于仅涉及单个部门内部的通知、规定，通过审核及法务合法性审查后，可在该部门内部发布；涉及两个或两个以上部门的通知、办法、制度通过审批后，由起草部门或委员会将送审稿抬头档案信息填写完整并送交行政办发文。
二、发文可直接用送审稿格式发布，涉及两个或两个以上部门的通知、办法、制度也可选用红色文头发文格式发布，红色文头格式规范如下（详见附样表六）：
（一）、红色文头：公司全称黑体红色小初号字加粗。
（二）、发文号：红头文头标题下方居中，黑体黑色五号字，格式：××（××××）×××号
1、格式中，××为发文部门规范简称；
2、格式中，（××××）为所发文件的年份号。
3、格式中，×××号为年度该部门所发文件的流水号，其中-1××为通知流水号， -2××为制度流水号， -3××为办法流水号，-4××为规定流水号
（三）文件正文：宋体黑色四号字；条目章节序号需加粗
（四）发文纸张一般采用A4纸；面页设置：上页边距2.0CM、下页边距1.5CM、左页边距2.0CM、右页边距1.5CM。电子发文统一以PDF文件格式发送。
三、发文部门或发文委员会要指定专人做好文件归档工作，对于电子文档应分年度建立文件夹，并按所发文件的文件编号建立电子文档；对于所有发放文件应保存一份书面文档，于每个年度结束时按顺序装订存档。
四、行管文件发布后，相关部门负责组织学习，并贯彻。相关部门负责人对文件执行情况进行监督、检查、评估，并及时向上一级领导反馈执行效果。
五、行管文件发布后由起草部门或委员会负责最终解释。

第六章 修 改
一、公司总经理、副总经理及各委员会、各部门负责人根据对相关规定、办法、制度的执行情况进行分析，实时根据公司发展情况提出修改建议。
二、相应人员接到修改意见后根据实际情况组织修改，修改后按本制度第三章、第四章条款提交审核、审批。
三、修改后的送审稿，须发布部门更新发布日期、版本、修订号等信息，并注明废止所替代的原文件名称、版本、修订号及发布日期。

第七章 废 止
一、规定、办法、制度发布注明废止的文件为废止文件，不再另行发布通知。
二、仅涉及单个部门内部发布的规定可由所在二级部门负责人自行决定是否废止，如废止通过发布通知予以废止。
三、办法、制度在公司实际运营中超过两年以上未执行的，由起草部门或委员会向行政办提出申请废止，行政办报分管副总经理或总经理意见后决定是否废止，如废止通过发布通知予以废止。

第八章 附 则
一、公司各委员会、各部门行管文件建设程序参照本制度执行，具体格式可参照本制度附样表二、三、四、五、六，由各委员会、各部门内部制定相关工作计划。
二、本制度自2017年9月1日起执行，原相关文件在本制度执行之日起废止。

行管文件发文流程图：

撰写人起草
携送审搞及送审意见会签表
总经理或分管副总经理审批
未通过审查，退回部门修改
通过审核，起草部门送法务审查
未通过审核，退撰写人修改

未通过审批，退部门修改

发文范围的二级部门负责人审核会签会

通过审批，起草部门送行政办
通过审查，发文范围涉及多部门

法务合法性审查
行政办发文

通过审查，发文范围仅本部门

撰写人所在二级部门负责人发文

附样表一：
送审意见会签表

文件名称

送审日期

撰写人

起草部门

送审类型
o 起草 o 修订

审核意见
涉及部门负责人或委员会组长意见会签：

合法性审查

法务审查人： 日期： 年 月 日

审批意见

附样表二：通知的参考格式

关于××××××的通知（通知送审稿标题）
编号：××-××××-XG/1××
版本/修订：×/×
计划发布日期：yyyy-mm-dd
附件数：×
撰写人：
审核人：
审批人：
密级：一般/秘密/机密
发文范围：

1、（具体内容条目）
2、（具体内容条目）
（1）、
、
‚、
（2）、
3.（具体内容条目）
3.1
3.1.1
3.1.2
3.2

说明：
通知知是指向特定受文对象告知或转达有关事项或文件，让对象知道或执行的公文。
在本公司通知用于受文对象在单个部门、多个部门或全公司的范围。

附样表三：规定的参考格式

关于××××××的规定（规定送审稿标题）
编号：××-××××-XG/4××
版本/修订：×/×
计划发布日期：yyyy-mm-dd
附件数：×
撰写人：
审核人：
审批人：
密级：一般/秘密/机密
发文范围：

1．（目的）

2．（适用范围）
2.1
2.1.1

3.（具体内容条目）
3.1
3.1.1
3.1.2
3.2

4.
4.1
4.2
4.2.1
4.2.1.1
4.2.1.2
4.2.2
4.3
……

X．本规定自××××年××月××日起执行，原《××××××》，版本/修订号：×/×，自本规定执行之日起废止。

说明：
规定指针对某一具体事物做出关于方式、方法或数量、质量的要求。
规定可以是长期的也可以是临时性的，如暂行规定，但规定中不能包含办法和制度
在本公司规定受文对象在单个部门内部的范围，不可针对多个部门或者全公司的
目的：主要针对办法出台的原因、原则、预期的效果进行简单描述
适用范围：对办法的适用条件、对象、场所等进行描述；
具体内容是从不同角度对规定的各项具体条款进行描述，如每一条有多层级时，请参考以上格式排序。

附样表四：办法的参考格式

××××××办法（办法送审稿标题）
编号：××-××××-XG/3××
版本/修订：×/×
计划发布日期：yyyy-mm-dd
附件数：×
撰写人：
审核人：
审批人：
密级：一般/秘密/机密
发文范围：

1．（目的）

2．（适用范围）
2.1
2.1.1

3.（具体内容条目）
3.1
3.1.1
3.1.2
3.2

4.
4.1
4.2
4.2.1
4.2.1.1
4.2.1.2
4.2.2
4.3
……

X．本办法自××××年××月××日起执行，原《××××××》，版本/修订号：×/×，自本办法执行之日起废止。

说明：
办法指针对某一项工作或问题提出具体做法和要求的文件
办法可以是长期的也可以是临时性的，如试行办法，办法中可以包含规定，但不能包含制度
在本公司办法用于受文对象在多个部门或全公司的范围
目的：主要针对办法出台的原因、原则、预期的效果进行简单描述
适用范围：对办法的适用条件、对象、场所等进行描述；
从“3”条开始为具体内容，是从不同角度对办法的各项具体条款进行描述，如每一条有多层级时，请参考以上格式排序。

附样表五：制度的参考格式

××××××制度（制度送审稿标题）
编号：××-××××-XG/2××
版本/修订：×/×
计划发布日期：yyyy-mm-dd
附件数：×
撰写人：
审核人：
审批人：
密级一般/秘密/机密
发文范围：

第一章 总 则
一、
二、
……

第二章 （具体内容）
一、
二、
（一）、
1、
（1）、
、
‚、
（2）、
三、
……

第×章 附 则

X．本制度自××××年××月××日起执行，原《××××××》，版本/修订号：×/×，自本制度执行之日起废止。

说明：
制度指长期要求大家共同遵守的办事标准或行为准则，制度可以包含办法和规定
在本公司制度用于受文对象在多个部门或全公司的范围
第一章 总则部分主要对制度出台的原因、原则、总体要求、预期的效果、名词术语、适用范围进行阐述
第二章起的若干章节是制度的具体内容部分，是从不同角度对制度的各项具体条款进行描述，如每一条有多层级时，请参考以上格式排序。
第X章 既最后一章，附则部分主要是对执行日期，修订权限，调整对象或对附件给予解释。
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编号：××-2016-XG/×××-××
附样表六：红色文头参考格式

XXXX有限公司文件

XX（2016）101号

××××××（通知、办法或制度标题）

XXXXX有限公司
年 月 日
（盖章）
说明：
红色文头仅可用于受文对象在两个或两个以上部门或全公司范围的行管文件正式发布时使用。
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