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如何撰写商务信函
摘要
内容摘要：商务英语，比如商务信函、协议、合同、广告、文件以及商务演讲，这些文书都属于实际写作的文书。尽管每种文书都有各自的风格，但所有的实际写作都有他们共同的文体特点。目前，也许大多数同学对大部分的文书还不熟悉，尽管我们以前见过这方面的文书。因此，通过这篇文章我们能进一步了解某种文书——商务英语信函。随着我国国际贸易的发展，各种涉外合同、协议、通知等英语商务信函日益增多。无论对个人还是企业来说，一封优秀得体的商业信函会给您的同事、供应商和客户留下良好的第一印象，有助于商务活动的成功进行。本文主要涉及英语商务信函写作原则、英语商务信函的礼貌来叙述写好商业信函，把握住信函的内容和着重之处。并结合范例进行分析，为外贸写商业信函打下基础，从而掌握一定的商务英语技能，以便在涉外商务交往中能准确又规范的进行表达和翻译，并且能在以后自己从事外贸行业中起一定促进作用。
关键词：商业信函、礼貌、原则、技能

Abstract
Content: Business English , for example, business letter , contract , advertisement, documents and business speech all belong to the actual correspondence . Tough every kind of letter have its style , all the actual composition have their own features . At present , we saw the aspect of correspondence before , but majority of students are not familiar with most of them .Therefore , we can further learn certain correspondence via to this article : Business English Correspondence . As the development of our international trade , various English business correspondences are increasing day by day , such as concerning foreign affairs’ contract , agreement and advertisement . In terms of personnel or enterprise , a good appropriate business correspondence will keep a superior first impression to your colleagues , suppliers and clients , which facilitate successful business activity .This essay , which concerns mainly about the writing principle of English business correspondence and its courtesy , explains how to write business correspondence well and grasp firmly the content of correspondence and essential point . It combines many examples to analyze the methods , which is basic on writing business correspondence in foreign trade . Thus , we can grasp certain skill of Business English so as to express and translate accurately and normally in foreign business association . What’s more , it will promote our taking on trading in near future .
Key words : business correspondence , courtesy , principle , skill

目录

摘要..............................................................i
Abstract……………………………………………………………………………ii
1.引言……………………………………………………………………………5
2.英语商务信函的定义……………………………………………………………5
3. 英语商务信函写作原则………………………………………………………5
3.1礼貌原则…………………………………………………………………5
3.2 正确原则…………………………………………………………………5
3.3 明晰原则…………………………………………………………………5
3.4 简洁原则……………………………………………………………………6
3.5 完整原则……………………………………………………………………6
3.6 具体原则……………………………………………………………………6
3.7 体谅原则……………………………………………………………………6
4. 英语商务信函的礼貌…………………………………………………………6
5. 英语商务信函中礼貌的表现……………………………………………………6
5.1英语商务信函的首尾………………………………………………………6
5.2英语商务信函的语气………………………………………………………7
5.3商务信函中体现出的态度…………………………………………………10
6. 总结……………………………………………………………………………12
参考文献…………………………………………………………………………13
Acknowledgement………………………………………………………………14

一.引言
21世纪是经济日益全球化的世纪，中国与世界各国的交往日益频繁，国际贸易事业发展迅猛。但随着科学技术的发展，国际间的贸易往来更多地使用传真与电子邮件来传递商务信函。因而，英语商务信函成为一种便宜而有效的沟通媒介。“一封好的商务信函，可以带来截然不同的效果，使你所要表达的意思焕然一新，给对方深刻的印象，使您的职业道路畅通无阻。一封好的商务信函有助于促进和
英语商务信发展同客户的关系，在促进达成新的业务方面起着积极的作用。”
二、英语商务信函的定义
商务信函是一种最常见的商业联系媒介，它是一种通过电脑或者打字机“书信”来完成的人际间交往。实际上商务信函是一种“推销”函，写信人总是在推销着什么，可能是一种产品、一项服务、一项专利、一个观念，甚至是推销自己或树立自己所在公司的形象等。
三、英语商务信函写作原则
1、礼貌原则（courteousness）
商业信件要简洁明了，既要注意信件的措词得体，又要符合商业信件礼貌周到的原则。写信时要注意礼节，不要盛气凌人，避免出现命令或粗鲁等不恰当的口吻。写信过程中除了多使用诸如please；your kind inquiry；I would appreciate it if you would等短语外，还需做到以下几点：语气要真诚、善解人意以及考虑周全；避免使用伤害、贬低的短语，如：your neglectful attitude；impatience；we deny your claim 等；避免使用含有性别歧视的词语，如 businessman；chairman 等。
2、正确原则(correctness)
正确性不仅仅指英语语法、标点符号和拼写，更重要的是书信的内容要叙述正确，不要说过，不宜漏说略述。避免使用一些语意模糊的词语或短语，如：majority；a great of time；minority等，这些表达易造成混乱、误解，甚至引起不必要的纠纷。这一点对商务文件、信函等尤为重要。
3、明晰原则（clearness）
信要写得清清楚楚、明明白白，毫无晦涩难懂之处，以至于收信人看了之后不会误解写信人的意图。信的每段宜一个话题为妥，采用篇幅较短的段落阐述，每段段首以主题句开门见山提出每段的主要观点。段与段之间应使用过渡语衔接，
诸如：firstly；secondly；however；moreover；in contrast 等短语，使整封
信自然流畅，明白易懂。
4、简洁原则（conciseness）
一封拖沓冗长、措辞复杂的书信不仅写时费时，对方阅读更浪费时间，有时甚至看不懂。故撰写商业信件时要长话短说，避免罗嗦，用尽可能少的简单的语句完整清楚地表达需要表达的意思，这一点符合商务英语简易化的趋势。
5、完整原则（completeness）
信函的内容力求完整，需回答来信所提出的所有问题和要求，或是包括写信人希望收信人作出积极反映的一切问题及情况。
6、具体原则（concreteness）
使所表达的内容准确而又生动。当涉及到数据或具体的信息时，比如时间、地点、价格、货号等等，尽可能做到具体。这样会使交流的内容更加清楚，更有助于加快事务的进程。
7、体谅原则（conscientiousness）
体谅原则强调对方的情况而非我方情况，要体现一种为他人考虑、多体谅对方心情和处境的态度。当撰写商务英语文书时，要将对方的要求、需要、渴望和感情记在心中，寻找最好的方式将信息传递给对方。
以上七个原则是商务信函写作中的指导原则,对于写好一封商务信函起着非常重要的作用。
四、英语商务信函的礼貌
从上述原则中，可以发现礼貌是书面商务信函中最基本的原则，是重中之重。
我们这里所说的礼貌，并不是简单用一些礼貌用语，比如your kind inquiry；your esteemed order等就可以的，而是要体现一种为他人考虑，多体谅对方心情与处境，并且在文字表达的语气上应表现出一个人的职业修养，显得客气而得体。最重要的礼貌是及时回复对方，最感人的礼貌是从不怀疑甚至计较对方的坦诚。商务交往中肯定会发生意见分歧，但礼貌和沟通却可以化解分歧而不影响双方的良好关系。商务信函中无论是索赔、抱怨及拒绝接受等措辞均要力求客气，委婉、礼貌地作答。
五、英语商务信函中礼貌的表现
5.1、英语商务信函的首尾
5.1.1.信件开头的问候语
虽说这些都是客套话，但是在商务信函中却是一种礼貌的表现。
如果对方是女士，不论婚否，如无职称，可用“Ms.”。如对方愿用“Miss”或“Mrs.”，宜尊重对方意见。如不知对方是男士还是女士，则可根据信的内容，选择一个合适的尊称。例如：“Dear Customer”；“Dear Personnel Manager”。
如果你不知道对方的姓名，可以用最客气的方式来问候他/她：Dear Sir or Madam (尊敬的先生或女士) 。
如果你知道对方的名字，则可以标明对方姓名，显得更亲切些：Dr. Smith（斯密思博士）；Mr. Smith（斯密思先生）；Mrs. Smith（斯密思夫人）；Ms. Smith（斯密思女士 ）；Miss Smith（斯密思小姐）。
如果收信人是你的朋友或关系亲密的同事，就直接用名字，不用姓：Dear James (亲爱的詹姆斯)。

力求避免使用“To Whom It May Concern”。因为据美国一些礼仪专家说，多数使用这样的称呼的信件都被扔进字纸篓，这种信件也许要花上几个星期才能到达负责处理这类信件的有关部门。然而，现在不少人向外国公司、大学等推荐人员时，他们的推荐信仍使用这种称呼语（当然，国外也有不少人仍然使用这种称呼语），这是不可取的。如果你向一家外国公司推荐一名求职者，则可把推荐信写给该公司的人事部，使用“Dear Personnel Director”；“Dear Personnel Manager”而不宜使用“To Whom It May Concern”。
5.1.2信件结尾的敬语
结束语与开首的称呼语一样，也是客套语，但是在商务信函中也是一种礼貌的表现。
如果既是你的业务伙伴，又是朋友，则可用非正式的礼貌用语，只要给出最真诚的祝福，所以可以用：Best Wishes或者 Best regard。
如果只是你的业务伙伴，而且是第一次合作时，则要用正式的礼貌用语，既要表现出你真挚的祝福，也要表明你的严肃态度，所以可以用：Sincerely；Sincerely yours；Truly yours；Yours truly；Yours very truly。
有时也用Respectfully或Respectfully yours。在所有的结束语中，这是正式程度最高的，在商务信函中使用最少，因为它一般用于写给政府官员或教会神职人员的信中；Best 正式程度最低，但常用于比较熟悉的收信人；Sincerely用的最多。
5.2、英语商务信函的语气
无论何时，只要有必要，别忘了“谢谢”，“请您……”之类的词语，而且既要
热情友好，又要审慎仔细。由于您写的信函都是有其目的性的，所以您信函里所采用的语气语调也应该符合您的目的。在写之前先不妨仔细考虑一下，您写这封信函是想达到一个什么样的目的，您希望对收信人产生一种怎样的影响呢？是歉意的，劝说性的，还是坚决的，要求性的。这完全可以通过信函中的语气语调来表现。
因此，一定要避免以下十种语气：
5.2.1.不信任的语气
“If what you say is true …”；“If …as you allege”之类的语句往往让人觉得你是在怀疑别人的可信度。这样不利于激发对方作出对你有益的举动。试比较下面的例句：
Poor:
We received the letter in which you claimed that the timer was defective at the time of purchase. If the goods were damaged in shipment, as you allege, we …
Better:
We have noticed in your letter that the timer was defective at the time of purchase. As you mentioned the goods were damaged in shipment, we …
5.2.2.指责的语气
无论何时，如果你想激发对方做出对你有益的举动，切忌指责对方，你可能会因为使用“You neglected”；“You forget”；“You omitted”等指责性语句而冒犯对方。试比较下面的例子，如果你是收信人，你会有什么反应呢。
Poor:
You obviously ignored our request that you return the report by registered mail. You did not read the operating instruction for the new machine carefully.
Better:
We did request that you return the report by registered mail. To enjoy the full benefits of the new machine, you should follow the operation instruction carefully.
5.2.3.自以为是的语气
自以为是，认定对方会按自己的意见去做，是不礼貌的。例如下述句子就说明了这一点：
You would of course rather continue to do business with us because …
这种自以为是的观点，有一种强加于人的意味，结果往往适得其反，使对方不易接受。
5.2.4.简慢的语气
虽然简明扼要是一种优点，但过分简单会给人一种漠视无礼的感觉。不论是否有意，简慢地回信是一种对别人的意见或做出的努力不够重视的表现。
Dear Mrs. Smith,
Thank you for your recent letter. We are happy to learn that you like our new typewriter.
Yours truly
Sidney Harmer
The Xing Sheen Company
因此既要简明扼要，又要避免三言两语，草率失礼。有时该写得详细点，就应写得详细些。
5.2.5.讽刺的语气
很少有人愿意被人讽刺，在书信中几更须注意。有时写信人用反话讽刺来发泄不满，或强调某一意见，结果往往适得其反。例如下面这段文字，是商店经理写给全体营业员的，批评他们没有完成营业额，但由于用了讽刺口气，可想而知，结果不仅没有达到鼓励大家今后奋勉的目的，反而引起大家的不满：
Congratulations, ladies and gentlemen. I am proud to announce that, as a result of your sustained and untiring efforts last month, we fell only $15,000 short of our sales quota. You will be sure to receive rewards for your services.
J. P. Lynn
5.2.6.暴躁的语气
在商务信函中，最忌暴躁口气。暴躁有时表现为发牢骚，但牢骚是谁也不会乐于接受的。例如下面句子，句中的暴躁口气必然引起大家的反感：
How do you expect the duplicating center to do its job correctly, if you don’t fill out Form 211F in triplicate as you are supposed to?
5.2.7.愤怒的语气
如果说暴躁的语气仅仅是发牢骚，那么愤怒口气则简直是在咆哮。
I bought a tape recorder at your store three days ago .The darn thing doesn’t work at all.
When I called your store and demanded a refund yesterday, I was told that it was a damn sale item and there were to refunds on sale items. This is a real rip off.
写信人也许完全有理由这样抱怨，但是愤怒的语气很可能导致对方的恶言拒绝。当然在实际业务中，有些事确实令人愤慨，但切忌在交际中表现出来。
5.2.8.侮辱的语气
在一般商务信函中，蓄意侮辱是罕见的，但是无意之中中伤读者却是时有发生，最常见的是使用一些无形中贬低的言词。下面是一封产品推销的节录，该信的原意是想说服读者购买产品，结果反而中伤了不少人，因为这段文字的言外之意是谁不买金鱼牌的打字机，谁就愚昧无知：
All wise office managers around the country order Gold Fish-----the most efficient of all office typewriters.
5.2.9.居高临下的语气
在商务信函中，如果双方意在平等的基础上相互合作，居高临下的语气往往会带来不良的后果。
Poor:
In an establishment as large as ours, we seldom …
We shall allow you to …
You may call us at …
Better:
Please notice that it is not our common practice to …
We shall be glad to have you …
Please call us at …
同样，大吹大擂也会触犯读者。例如：
Our car costs more than competing one because it’s worth more than competing ones.
5.2.10.过分亲热的语气
近年来有一种趋势商务信函的写作越来越采用非正式语体，许多人不按旧时的虚礼客套写信。然而，有些人却走向了另一个极端，显得过于亲热、友好。结果弄巧成拙，不仅没有建立友好感情，反而引起读者反感。
一般来说，商务信函中不要提及对方的隐私或者令人尴尬的事情，不要用名字称呼对方（如“Dear Fred” ），除非双方早已习惯用名字称呼。
另外，过分亲热还表现在写信时滥用对方的姓名，以为这样可以取悦对方的欢心，
其实不然。例如：
Dear Mr. Jones,
We are … You see, Mr. Jones, as you know, Mr. Jones,
诚然，在信中使用对方姓名，如果恰到好处，会使对方感到亲切。但切不可滥用，即使在一封长信中，最多也只能用一次。
5.3、商务信函中体现出的态度
在商务信函中，写信人所体现出来的态度一定要是真诚和积极的。
(1).以诚相待，避免虚伪
这种真诚的礼貌表现在内容上。这种礼貌要使对方真正感受到了，才能收到真正的效果，否则，这种礼貌就会被认为是虚伪，交际也就失去其意义了。
一般来说，虚伪有以下几种表现：
a、过度谦虚
在商务函电中，一定的谦虚是必要的，但要避免过度谦虚，否则会给人以虚伪之感，如下面这封信就是如此：
Dear Mr. King,
We most deeply apologize for the foolish error we made in handling your last order. Our distribution coordinator, our driver, and I myself, all wish to express our profoundest regrets.
We are so very grateful, too, for the renewed opportunity your good company is giving us to serve your needs. We will continue trying, to the up most of our ability, to justify your faith in our efforts.
Obediently yours,
Richard Archer
有时出于必要，表示一下歉意是无可非议的；有时如有理由，说一句恭维话也未尝不可。但如果两者都做得过分，则贬低了自己，显得低三下四，既无必要，又欠诚意。
b、明显的恭维
恭维和谦虚一样，有时能增加一封信的效果，但多数人对明显的恭维，往往加以警惕，甚至引起反感，不得不使之怀疑写信人的诚意。
c、夸张
夸张易识破，也易引起反感。因此，应该控制使用一些诸如“sensational”； “amazing”；“unique”；“fantastic”之类的措辞。除非有确凿的事实根据，否则应尽量避免使用一些极端浮华的辞藻，因为即使是事实，也使许多人难以置信，从而怀疑你的诚意。
（2）积极对待，避免消极
即使在最忧郁、最悲观的情况下，也总有一些积极乐观的东西关键是在于如何看待现实。你可强调黑暗的一面，也可强调光明的一面。乐观为上策，因为这是人们希望看到的。乐观不仅使别人感到高兴，而且也使自己感到高兴。悲观会使交际带来一种阴郁的感觉，令人生厌不快。
The shipment will not arrive in Boston until the end of August.
这句话强调了装卸的货不可能早来这样一个不祥的事实。如果反过来用积极肯定的语气表达，效果就不同了：
The shipment will arrive in Boston at the end of August.
再看下面这个句子：
Since you did not indicate the correct stock number, we cannot fill your order.
这是一种最糟糕的消极否定说法。这句话不仅强调了什么不能做（而不是什么能做），而且还有指责对方的口气。这是极不礼貌的，可将上述句子改为：
We will ship your order as soon as we know the correct stock number.
下面这些词都含有消极否定的语气，所以应尽量控制使用：
Blame；fail；loss；complain；failure；neglect；death；false；prejudiced；delinquent；fault；terminate；dishonest；lie；worry；error；lose；wrong。
当然，根据情况，有时需要使用消极否定的语言，但应慎重，仔细斟酌，做到恰如其分，以达到最佳效果。
消极否定语气：Your order will be felled without further delay.
You will never regret purchasing this fine sweater.
积极肯定语气：Your order will be felled immediately.
You will always be grateful that you own this fine sweater.
避免消极口气的的一些原则：
a、强调事情的正面，即事情的如何或将如何；而不要强调事情的反面，即事情的不如何或将不如何；同时强调已做的，能做的或将做的；而不要强调未做的，无法做的或将不去做的。
b、尽量避免使用具有否定含义的词语。例如：

I am sorry we blundered on your order…
虽然上述抱歉词语，形式上是肯定的，但使人联想到抱歉之中的那中不幸情况。
c、注意防止措辞含有消极否定的言外之意，即使自己认为说得相当积极肯定，也须再三琢磨反复推敲。
d、不要受思想情绪的影响。即使有时感到某信非写不可，也不要把它看成是一种负担，而应把它看做是一次建立或增进同读者友好感情的机会。
（3）防止“冷漠”和 “不必要的条件”
虽然消极否定的态度和措辞违背积极肯定的原则，但还有一些态度和措辞也不符合积极肯定的要求。
冷漠态度表现：
冷漠说法：We have received your letter of August 15 .
积极肯定说法：We thank you for your letter of August 15.
第一句句子并无多大缺点，只是效果不如第二句。
不必要条件表现：
条件说法：If you will send us a check for $12 right away, you will be able to …
肯定说法：By sending us a check for $12 right away, you will be able to …
第一句因为有了“if”，就成了有条件限制的句子。这些句子都或多或少含有读者不会这样去做的可能性。此外，由于“if”置于句首，就更强调了条件限制。而经过修改的的第二个句子表达了同样的意思，却并无上述否定可能性的言外之意。
当然，条件限制不可能完全避免，“hope”及“if”这类用词不可能完全从业务信件中消失；说话也不可能永远直截了当，有时需要条件限制来避免自以为是的口气。
We’d appreciate knowing about any friend who might be interested in acting as our agents.
该句子虽然有条件，但较客观。
此外，尊重对方也是礼貌的表现。有些人不喜欢第一人称代词（I, We）,特别是用在每句或者每段开头，为了尊重对方的感情，可用第二人称代词（you）。例如：thank you for…；would you like to …；you may want …用词上要力求避免种族偏见、残疾、年龄、性别和宗教等使人产生不愉快感觉的词。如“my girl”实际上指的是“my secretary”，而“cleaning woman”应用“domestic housekeeper”代替。
六、总结
随着全球经贸一体化的不断推进，国际贸易的竞争日益激烈，英语商务信函在其中起着重要的作用。同时，礼貌用语在国际商务活动中起着重要的作用，它能营造一种尊重对方、寻求合作的气氛，能使我方在对方的心目中树立起一种正直、热情、有良好文化修养和职业道德的形象，从而乐意与我方合作，带来无限商机；就算您这次拒绝了对方的商务要求，也不会因此失去这个朋友，不会影响今后合作的机会。因此，在日常的商务活动中，我们应注意英语商务信函中礼貌用语的使用，商业信函才会起到它应有的作用——通过英语的媒介作用起到发展贸易、增进友谊的作用。

参考文献

[1] 曹菱. 商务英语信函，外语教学与研究出版社，2007年
[2] 程润明. 国际贸易交际技巧，上海外语教育出版社，1994年
[3] 丁进. 礼貌原则在商务信函中的运用，

[4] 胡英坤,车丽娟. 商务英语写作，外语教学与研究出版社，2005年
[5] 戚云方. 外贸英语（写作与套话），浙江大学出版社，2001年
[6] 祈寿华. 新世纪实用英语交际指南， (旅美)上海外语出版社，2003年
[7] 张燕彬. 国际商务礼仪，辽宁教育出版社，2001年

acknowledgement
On the completion of my thesis, I should like to express my deepest gratitude to all those whose kindness and advice have made this work possible. I am greatly indebted to my advisor He Yangxuefeng who gave me valuable instructions and has improved
me in language. His effective advice, shrewd comments have kept the thesis in the right direction.
I would like to thank my partner Wendy and Elie for their friendship and constructive suggestions, they constantly encouraged me when I felt frustrated with this dissertation.