NC供应链业务培训手册销售.docx

安泰科技信息化提升项目 财务业务一体化子项目NC系统销售操作手册文件状态： 草稿 正在修改 正式发布文件标识：销售操作培训手册当前版本：1.0作 者：贾立云完成日期：2014/12/12版本历史版本作者参与者起止日期备注1.0贾立云2014/12/11。V4.7图形定义图形定义开始一般非NC文档NC操作NC文档连接手工操作(非NC操作)判断结束业务流程图形定义目录1 概述31.1培训目标31、掌握业务方案在NC产品中的实现及业务流程操作32、为后续流程模拟及岗位权限梳理做好充足准备33、使关键用户能够在公司担负起知识转移的任务32培训流程清单33销售管理流程33.1新增客户及维护流程33.1.1业务说明33.1.2业务流程图43.1.3ERP系统操作说明53.1.4单据维护93.2普通销售流程（含发货单）103.2.1业务说明103.2.2业务处理流程图113.2.3ERP系统操作说明123.2.4单据维护233.3技术服务销售流程（不含发货单、出库单）233.3.1业务说明233.3.2业务处理流程图243.3.3 ERP系统操作说明253.3.4单据维护293.4项目工程销售流程（不含发货单）303.4.1业务说明303.4.2业务处理流程图313.4.3 ERP操作系统说明323.4.5单据维护383.5销售退货流程383.5.1业务说明383.5.2业务处理流程图393.5.3 ERP操作系统说明403.5.4单据维护43 51 / 521 概述1.1培训目标1、掌握业务方案在NC产品中的实现及业务流程操作 2、为后续流程模拟及岗位权限梳理做好充足准备 3、使关键用户能够在公司担负起知识转移的任务 2培训流程清单流程编号流程2.1新增客户及维护流程2.2普通销售管理流程2.3技术服务销售管理流程2.4项目工程销售管理流程2.5销售退货管理流程3 销售管理流程3.1新增客户及维护流程3.1.1业务说明目的：本流程用于客户信息建立、维护及管理流程的处理。整个流程从收集整理客户资料开始，最终到系统中维护客商管理档案及日常管理环节，明确系统中的流程方案及操作步骤。（如要实现二级单位填写客商申请表后，系统自动查重并授权，不需要运营管理部再做审核的功能，需要进行二次开发，在开发方案确认及上线前先采用本流程。）3.1.2业务流程图3.1.3 ERP系统操作说明1. 分公司销售员收集客户资料维护客商申请单分公司业务员在系统外收集客户资料（内容包括：营业执照、组织机构代码证书、税务登记证；最近三年的审计报告、客户经营地址、电话、邮箱、公司网址、业务联系人、经营管理者、法人代表、所在区域、相关资质。）根据客户资料在系统中对客商申请单进行维护并提交总部审批。2. 总公司运营管理部审批客商申请单，维护客商基本档案，分配客商基本档案运营管理部根据实际情况对二级单位提交的客商申请单中定义的编码、名称及相关信息进行审批，同时根据客商申请单的审批情况维护和审核客商基本档案，并对已生效的客商基本档案自动分配。3.分公司销售部维护客商管理档案分公司销售部根据总部已分配的客商基本档案维护/修改客商管理档案（对应内容：客户属性、开票客户、发货地址及联系人电话、信用总额、银行帐号、运输方式、发货客户、专管部门及业务员等信息。），二级单位销售主管审核。维护客商管理档案的收发货地址和银行账户。3.1.4单据维护单据类型单据表头信息单据表体信息功能点客商申请单申请公司、单据号、申请人、申请时间、客商编码、客商名称、客商简称、客商类型、地区分类保存、提交、打印、状态查询客商基本档案客商名称、客商编码、客商简称、外文名字、所属行业、所属地区、注册资金、营业执照、组织机构代码证书、税务登记证；最近三年的审计报告、客户经营地址、电话、邮箱、公司网址、业务联系人、经营管理者、法人代表、所在区域、相关资质。（选填）打印、修改、状态查询客商管理档案客户属性、开票客户、及联系人电话、信用总额、运输方式、发货客户、专管部门及业务员等信息。发货地址、银行帐号信息保存、修改、状态查询3.2普通销售流程（含发货单）3.2.1业务说明目的：普通销售业务：安泰科技各二级单位与客户进行的生产型、贸易型、来料加工型及现货销售业务。（关联单位之间进行的销售业务）整个流程环节从签订销售框架性协议（或订单，此处可根据二级单位实际业务情况选择流程开始点）开始，到最终财务核算环节，明确系统中的流程方案及操作步骤。3.2.2业务处理流程图3.2.3ERP系统操作说明1.二级单位销售部业务员维护销售订单销售部业务员依据与客户谈判形成的销售合同草案在系统中维护销售订单及销售合同浏览单（注：如果销售类别=“来料加工销售”，则，库存组织选择“来料加工库存组织”，存储地点=“来料加工成品仓”）2.二级单位销售部主管审核销售订单及销售合同浏览单在销售订单审核环节，通过系统中审批流业务处理实现对销售订单上不同金额上限上报不同部门人员审批的管控需求。3.二级单位销售部主管领导对销售合同签章生效对通过审批的销售订单（附加销售合同浏览单）进行盖章确认生效，并打印正式合同文本。4生产型销售则由销售录单员通过对已审批通过的销售订单进行生产任务联系单打印（生产任务关联单模板）。并发送至生产厂调度人员处。5. 销售类型是“贸易型销售业务”的，采购部业务员根据销售数量维护普通采购订单，参照采购业务方案普通采购流程。6.销售类型是“生产型销售业务”的，根据销售部传递生产任务联系单，安排具体生产计划，组织生产。7.销售类型是“来料加工型销售业务”的，仓储部库管员维护来料加工入库单及出库单，根据来料加工客户送来/来料加工退库的实际物料做来料加工入库，系统只管理数量，不参与成本核算。8. 仓储部库管员根据库存情况维护材料领用出库单。9. 仓储部库管员办理实际材料出、入库。10. 仓储部库管员维护完工入库单。11.销售部业务员根据销售订单及与客户沟通的具体交期，维护发货单。操作如下图所示：具体查询如下图1和2所示： 图1图2：销售部业务员对基于销售订单基础上生成的发货单进行维护，点击下图所示的维护，修改，重点标注实际发货日期和本次发货数量。12、销售员维护完成发货单后，点击保存，送审至销售部主管。销售部主管根据内部信用查询及管控需求，对发货单进行审批。13、发货单审批通过后，由系统自动转入至仓储部库管员，库管员办理实际出库业务。14、仓储部库管员，参照发货通知单维护销售出库单，录入批次号，实发数量等信息。（支持参照同一发货通知单分批出货）。15、仓库主管审核销售出库单上的信息，签字确认，自动记入台账。16、财务部成本会计对发出商品品做销售成本结转单。销售出库单签字确认时，发给客户的商品自动进行财务发出商品处理。17. 销售部业务人员根据实际业务发生情况，依据实际销售出库单上的数量，申请开具销售发票，支持分批开票，支持多币种。18、财务部会计主管审核销售发票，并对系统单据进行审核操作，系统中的销售发票审核之后自动进行收入成本结算。19 财务部负责认款（参照财务操作手册）20 销售部销售员负责收款单核销。3.2.4单据维护单据类型单据表头信息单据表体信息功能点销售订单客户、部门、业务员、销售组织、库存组织、开票单位、币种存货编码、数量、价格、交期、销售类型、批号联查、打印、存量查询、订单收款、订单核销、订单执行情况销售合同浏览单整单合同相关条款销售订单行字段浏览、维护、变更、打印发货单客户、开票客户、部门、业务员、销售组织、库存组织存货、计划交货时间、数量、批号联查、打印、存量查询、订单收款、订单核销、订单执行情况销售出库单库存组织、业务类型、收发类别、仓库、部门、客户存货编码、批号、实发数量联查、打印、存量查询、自动取数、自动拣货销售发票发票类型、客户、部门、销售组织、库存组织、收发类别存货编码、数量、价格联查、打印、存量查询、发票执行情况、客户信用3.3技术服务销售流程（不含发货单、出库单）3.3.1业务说明目的：技术服务销售业务：安泰科技各二级单位与客户提供技术服务的销售业务，销售需结算金额为技术服务费。整个流程环节从签订销售框架性协议（或订单，此处可根据二级单位实际业务情况选择流程开始点）开始，到最终财务核算环节，明确系统中的流程方案及操作步骤。3.3.2业务处理流程图3.3.3 ERP系统操作说明1.销售部业务员维护销售订单：依据与客户谈判形成的销售合同草案在系统中维护销售订单及销售合同浏览单。销售员对销售订单维护完成后，送审至销售主管。2.销售部主管审批销售订单，通过系统中审批流业务处理实现对销售订单上不同金额上限上报不同部门人员审批的管控需求。（审批流程：二级单位市场部领导；通过，根据销售类型进入并列审批环节（具体二级单位根据需求定义审批流）；通过，（比如永丰纳米晶制品、涿州非晶制品：金额100万，由总经理审批；安泰南瑞：金额500万以上，总经理审批）；通过，进行金额判定，合同金额300万，提交总部审批，通过后盖章。注：根据并列审批的角色不同设置不同的订单显示模板。）3.销售部部门经理对对通过审批的销售订单（附加销售合同浏览单）进行盖章确认生效，并打印正式合同文本。销售合同正式生效。目前系统测试阶段还未上审批流，销售部主管审核完成后，进入销售开票阶段，技术服务销售流程无发货和出库。4.技术服务工程师，根据销售订单向客户提供技术服务。5.销售部业务人员根据实际业务发生情况，依据销售订单的金额进行开具销售发票申请。6.财务部/会计主管对业务人员提交的销售发票申请进行审核，并对系统单据进行审核操作传应收。3.3.4单据维护单据类型单据表头信息单据表体信息功能点销售订单客户、部门、销售组织、库存组织、开票单位、币种存货编码、数量、价格、交期联查、打印、存量查询、订单收款、订单核销、客户信用、订单执行情况销售合同浏览单整单合同相关条款销售订单行字段浏览、维护、变更、打印销售发票发票类型、客户、部门、销售组织、库存组织、收发类别存货编码、数量、仓库、价格联查、打印、存量查询、发票执行情况、客户信用3.4项目工程销售流程（不含发货单）3.4.1业务说明项目工程销售流程：安泰科技各二级单位与客户进行设备工程等项目工程类的销售业务。整个流程环节从签订销售合同（订单）开始，到最终财务核算环节，明确系统中的流程方案及操作步骤。3.4.2业务处理流程图3.4.3 ERP操作系统说明1. 销售部业务员依据与客户谈判形成的销售合同草案在系统中维护销售订单及销售合同浏览单。2. 销售部主管审核销售订单。在销售订单审核环节，通过系统中审批流业务处理实现对销售订单上不同金额上限上报不同部门人员审批的管控需求。（审批流程：二级单位市场部领导；通过，进行销售流程判定，普通销售业务进入生产部、财务部、技术部并列审批；通过，金额（100万，由总经理审批（永丰纳米晶制品、涿州非晶制品）；（金额500万以上，总经理审批，安泰南瑞）进入总经理审批；通过，进行金额判定，合同金额300万，提交总部审批，通过后盖章。）3. 销售部部门经理对通过审批的销售订单（附加销售合同浏览单）进行盖章确认生效，并打印正式合同文本。4. 销售部业务员根据项目现场到货情况及实际采购发票金额，维护完工入库单，并维护入库成本。（注：由于工程项目采购物资直接发到现场，二级单位无库存，因此，这里是虚拟入库，在销售出库单维护之前完成。）5.库房人员根据项目实际进度情况，维护并签字销售出库单。（注：1、销售出库单来源是销售订单；2、在签字销售出库单前一定先维护完工入库单，这里是项目实际完工进度。）6. 财务部成本会计做销售成本结转单（发出商品），销售出库单签字确认时，系统自动计入发出商品。7. 财务部会计主管对业务人员提交的销售发票申请进行审核，并对系统单据进行审核操作，系统中的销售发票审核之后自动进行收入成本结算。3.4.5单据维护单据类型单据表头信息单据表体信息功能点销售订单客户、部门、销售组织、库存组织、开票单位、币种存货编码、数量、价格、交期、销售类型联查、打印、存量查询、订单收款、订单核销、客户信用、订单执行情况销售合同浏览单整单合同相关条款销售订单行字段浏览、维护、变更、打印销售出库单库存组织、业务类型、收发类别、仓库、部门、客户存货编码、实发数量联查、打印、存量查询、自动取数、自动拣货销售发票发票类型、客户、部门、销售组织、库存组织、收发类别存货编码、数量、仓库、价格联查、打印、存量查询、发票执行情况、客户信用3.5销售退货流程3.5.1业务说明目的：此流程定义安泰科技各二级单位的销售主体与客户之间的销售退库过程，区分能明原始出库信息和无法明确原始出库信息两种退货业务场景，从接收、确认客户退货申请开始，到最终财务核算环节，明确系统中的流程方案及操作步骤。3.5.2业务处理流程图3.5.3 ERP操作系统说明1.无来源退货： 销售主管确认销售退货，由销售客户提交销售部门顾客投诉书，经相关部门评定根据评定结果按照客户退货处理单进行销售退货流程。销售部业务员选择业务流程及类型，增加自制红字销售订单，无需录入销售合同；制单人送审销售订单； 仓储部参照发货单维护红字销售出库单； 场部根据销售出库单维护红字销售发票； 财务部审核销售发票，并自动生成红字应收单。 2、有来源退货：销售部业务员参考客户退货处理单的确认结果，在系统中查询出需要退货的原销售出库单。销售部业务员根据原销售出库单，做退回操作，生成红字销售出库单。库房主管对销售出库（退库）单的信息进行审核，签字后记入库存台账。物流部（仓储部）办理实际退库场部根据销售出库单维护红字销售发票； 财务部审核销售发票，并自动生成红字应收单3.5.4单据维护单据类型单据表头信息单据表体信息功能点销售退货订单客户、部门、销售组织、库存组织、开票单位、业务类型、退回标识存货编码、数量、价格联查、打印、客户信用、订单执行情况销售出库单库存组织、业务类型、收发类别、仓库、部门、客户，是否退库存货编码、实发数量联查、打印、存量查询、自动取数、自动拣货销售发票发票类型、客户、部门、销售组织、库存组织、收发类别存货编码、数量、仓库、价格联查、打印、存量查询、发票执行情况、客户信用库存差异盘点单收发类别=虚拟退库3.6相关销售单据和报表查询 3.6.1相关销售报表和用途说明报表名称用途说明销售订单汇总表销售订单汇总表是考核销售订货的统计报表，系统支持按照订单/客户/部门/业务员/存货/库存组织/业务类型输出销售订货的汇总情况销售订单执行明细表销售执行查询用来统计销售订单、销售出库单、销售发票以及应收单的执行情况，包括汇总执行情况查询和明细执行情况查询。销售订单追踪表以订单号为主线，找出与这张订单号相关的请购单号，采购单号，采购入库单号，采购发票号，销售报价单号，出库单号，发票号，回款单号，代垫费用单号。应收汇总表按照应收单日期、客户、存货、销售组织、销售部门、销售业务员、交易币种等多种条件，汇总查询应收单的执行情况，包括应收单数量、原币含税净价、应收金额、已收款金额、应收余额的统计。 注意：1.汇总条件：客户、订单客户、存货、销售组织、销售部门、销售业务员、交易币种； 2.支持穿透查询应收执行明细。 应收明细表按照订单类型、订单号、订单日期、出库单号、出库日期、发票号、发票日期、应收单号、应收日期、客户、存货、销售组织、销售部门、销售业务员、交易币种等多种条件，查询销售 应收单的明细执行情况，包括应收单已收款金额、应收余额的统计。 注意：1.订单类型为销售订单、退货申请单； 2.支持联查应收单。3.6.2 相关销售报表在ERP系统中的操作：1. 以销售订单汇总表为例找到进入路径，点击查询，自定义查询条件（12月1日-12月15日的销售订单）进入销售订单汇总表界面。根据关注的管控点，设置字段，可用系统中的“小计”来实现。3 导出系统中根据管控点设置的销售订单汇总表，将文件导入至指定的文件夹。