行政办公室运作规程8月10.doc

光明机器 行政办公室运作规程山东光明机器制造有限公司行政办公室运作规程深圳市金海湾企业管理咨询有限公司二零零六年八月编制目 录第一章 总 则P3第二章 组织管理P3第三章 业务范畴P4第四章 业务工作程序P5第五章 内部管理程序P6第六章 考核奖惩P7第七章 附 则P8释义：1. 公司、本公司：指山东光明机器制造有限公司。2. 各部门：指公司各职能管理部门和各事业部。3. 职能（管理）部门：指公司不从事具体经营业务的职能参谋和管理部门，包括行政办公室、监察审计部、人力资源部、财金资源部、市场资源部和技术资源部等。4. 事业部：指公司下属相对自主经营、内部独立核算的业务经营单位，包括三轮车事业部、叉车事业部、装载机事业部、配件事业部、制造事业部、公用事业部和采购事业部等。5. 本部门：均指公司行政办公室。6. 本规程：公司行政办公室运作规程。本规程中涉及的年度时间，均指公司的财务年度。第一章 总 则第一条 为适应公司资源战略整合的需要，提升公司行政资源的运营效率和管理水平，充实行政办公室的业务职能，根据公司法等国家有关法规、公司章程、企业管理大纲和职能部门权限规定，特制定本规程。第二条 本规程旨在规范、优化本部门的组织构成、业务范畴、职责权限和业务流程，为其正常、高效运作提供制度性保障。第三条 本部门制定有关具体制度办法时，均须以本规程为指导，不得与本规程相抵触。第二章 组织管理第四条 本部门是公司的综合行政职能管理部门，负责行政资源的系统配置与综合开发，对公司执行机构负责。第五条 本部门设主任1名，由执行机构予以任免，其主要职责是：（一） 主持部门日常工作。（二） 负责制定部门工作计划、费用预算和岗位编制。（三） 对部门职员进行工作授权、业绩考核和奖惩激励。（四） 协调与其他职能部门、业务单位之间的工作关系。第六条 本部门的内部管理主要分为三大模块：综合管理、人事管理和财务管理。第七条 综合管理的主要内容是：（一） 部门内部组织结构的设立与调整。（二） 部门基本管理制度及运作规程的制（修）订。（三） 部门年度、季度、月度工作计划及总结的制订。第八条 人事管理的主要内容是：（一） 部门定岗定编计划的制（修）订。（二） 部门薪酬福利方案的调整。（三） 员工的聘用、任免、考核和异动。（四） 员工培训工作的实施。第九条 财务管理的主要内容是：（一） 部门年度财务预算计划的拟订与执行。（二） 部门固定资产购置计划的拟订与执行。（三） 部门计划内的资金需求管理。（四） 部门计划外的费用支出管理。（五） 部门不良资产的处置。（六） 部门人员的费用借支管理。第三章 业务范畴第十条 本部门的业务范畴包括行政管理、规范管理、公共关系管理和事务管理等方面，具体包括：（一） 公司发展规划的组织拟订。（二） 公司年度工作经营计划或总结的拟订，以及实施督导。（三） 公司法人治理机构的相关服务。（四） 工商资质、荣誉（证书）的申报管理。（五） 公司管理体系的引进、建立与维护。（六） 公司公关活动的组织执行（含对外宣传）。（七） 公司文书管理（含往来公文、文秘、会务组织、机要档案等）。（八）公司经营管理信息的收集、整理。（九）公司基本管理制度、运作规范的归口管理。第十一条 行政管理主要职责：（一） 公司发展规划的拟（修）订。（二） 公司年度经营计划工作大纲与工作总结的拟订。（三） 公司季度工作计划与总结的拟订。（四） 各部门年度、季度、月度工作计划的督导和执行监控。第十二条 规范管理主要职责：（一）公司管理体系的建立与完善。（二）现代管理手段、方法的引进和推广。（三）公司基本管理制度和标准的制（修）订。（四）公司各部门内部运作规范的协助建立、支持与督导。第十三条 公共关系管理主要职责：（一） 社会资源（含荣誉证书、经营资质）的综合开发利用。（二） 公司各类外勤事物的处理。第十四条 事务管理主要职责：（一） 小车班管理。（二） 报刊、杂志订阅。第四章 业务工作程序第十五条 需要由公司执行机构审批的各类材料和文件，以及各业务单位上报给公司的各类文件，一律由本部门负责处理、转送。第十六条 文件处理（一）受理范畴：1. 各职能部门上报执行机构审批的文件；2. 各事业部上报公司执行机构审批的文件；3. 政府机构法规、政策、通知，以及重要客户对公司的商业函件等。（二）处理程序：1. 以上文件统一由本部门受理，并做记录和备案；2. 负责前两类文件的转送、会签、回复，以及须补充的文件资料要求，可以由本部门直接答复的则予以单独处理；3. 负责对第三类文件的分送和备案。（三）协调沟通：在处理以上文件过程中，本部门负责全程信息传递、反馈工作，并尽可能协调各相关单位的利益关系。第十七条 会议组织（一）受理范畴：1. 决策会议：公司股东会、监事会和董事会等机构会议的事务性服务工作；2. 工作会议：公司执行机构举行的各类会议的组织、安排工作；3. 临时会议：公司执行机构结构安排的各类临时会议的组织、安排。（二）处理程序：1. 会议准备：对（固定性的）重要会议，应提前一定时间书面通知与会人员，并送达相关文件资料；2. 会议组织：负责会议的组织、议程安排以及相关后勤服务，做好会议记录；3. 会议总结：负责会议资料和文件的整理，并负责送达相关人员。（三）协调沟通：在以上会议的组织过程中，本部门应积极协调各相关单位和人员，就会议议题、日程安排及配套服务等事项广泛沟通；会后，本部门应负责监督会议决议的落实、贯彻情况，并及时协助解决执行中的新情况、新问题，权限之外则及时上报决策单位。第十八条 计划总结（一） 每年年底，各职能部门、事业部向本部门提交本部门的年度工作计划和总结，本部门予以汇总分析和整理；（二） 本部门负责公司年度综合工作计划和工作总结的起草工作，本着实事求是的原则，与各职能部门、事业部进行深入沟通和调研；（三） 年度工作报告和计划经本部门起草后，提交总经理审批。第十九条 发展规划的拟（修）订根据公司董事会提出的发展规划，由本部门牵头，组织各部门进行具体公司发展战略的制定，各职能部门和事业部在行政办公室统一领导和协调下，负责相关信息的提供、修改和讨论、评议。相关意见形成文件后，提交公司执行机构审核，并报董事会批准实施。第二十条 以下事务可由本部门自行处理决定：（一） 公共关系：代表公司处理各种外勤事务。（二） 综合业务：负责总经理交办的其他综合性事务。第五章 内部管理程序第二十一条 综合管理（一） 部门发展计划制订。根据公司安排，由本部门主任负责各部门发展计划的制（修）订，本部门进行评议并提出相关意见，报总经理审核、总经理批准后实施，相关材料由本部门备案。（二） 内部组织结构设立。本部门主任提出内部组织结构的调整方案，经总经理批准后实施。（三） 内部管理制度制订。本部门主任提出相关方案，报总经理批准后实施，相关材料由行政办公室备案。（四） 部门工作总结。年度或季度工作总结均由本部门主任提交，经总经理审批后执行，并由本部门备案。第二十二条 人事管理（一） 部门定岗定编由本部门主任提出内部编制计划，报人力资源部审议、总经理批准后实施。（二） 员工任免考核对主管级以上管理人员的聘任、考核与异动，由本部门主任提出方案，经人力资源部审核后报总经理批准。对主管级管理人员的聘任、考核与异动，由本部门主任提出方案，报人力资源部核准后执行。对主管级以下管理人员的聘任、考核与异动，由本部门主任自行决定。第二十三条 财务管理（一） 部门年度预算方案。每年年底，本部门主任提出下一年度的财务预算方案，经财金资源部审核、报总经理批准后实施，并由财金资源部备案。（二） 部门固定资产购置。本部门主任制订相应的固定资产购置计划，交财金资源部审核，经总经理批准实施。（三） 费用借支管理。部门本部门主任的费用借支、报销，由其本人提出，交财金资源部进行审核，经财务总监批准。部门其他人员的费用借支、报销，由本部门主任审批后交财金资源部核准并办理。第六章 考核奖惩第二十四条 按照公司的考核管理规程，本部门建立全方位、立体化的考核架构，并与员工的薪酬结构挂钩。第二十五条 考核体系分为月度考勤、季度考评和年度考核等三大类：（一） 月度考勤适用对象为公司所有员工，以规范公司规章制度遵守，强化基础管理工作，培育良好的企业文化氛围。（二） 季度考评按季度组织进行，分为满意度考评和季度工作计划等两个维度。季度考评满意度测评适用于公司所有员工，并按照不同员工的职位职别进行分别评价，以使对员工的评价更加全面、客观和准确，使工作过程中不能被量化、但对业绩有直接驱动作用的因素更加显性化。（三） 年度考核是按年度进行系统的业绩考核，共划分为财务指标、运营指标、满意度指标和组织指标等四大类。第二十六条 每年初，公司与本部门主任签订年度经营目标责任书，该责任书具有内部法律效力，年中进行检查，年末进行考核（考核指标见公司绩效考核管理规程）。第二十七条 对各类考核方式，按照不同的时间要求进行操作：（一） 每月月初，本部门启动本月考勤工作，并于10日之前完成上月的考勤汇总。（二） 季度考评于次季度第一个月的15日之前完成。（三） 年度考核于次年的1月20日之前启动。每年中期，公司对业绩执行情况进行工作检查，主要是指导工作、督促落实和解决问题。第二十八条 本部门主任在任期内如有重大违反公司制度规定之行为，或在经营策略上与公司有严重分歧时，公司可予以撤换。第七章 附 则第二十九条 本规程由公司执行机构审查通过后颁布实施，修订程序亦同。第三十条 公司以前颁行的其他规定、制度和办法，如有与本规程冲突之处，以本规程为准。第三十一条 本规程公司授权行政办公室负责解释。第三十二条 本规程自颁布之日起执行。金海湾咨询 第 8 页 共 8 页