行政办公室工作流程及职责.doc

行政办公室工作流程
有异议，由办公室退回主办部门修改后再报办公室核稿

办公室缮印、发文

主办部门归档

办公室核稿

主办部门拟稿，填写发文稿纸

领导审阅签发

办公室收回交下一位受阅人阅看

公文制发流程

分管领导审阅签发

承办部门在收文登记本中签字后，领取文件
年终统一按要求将文件归档到办公室

相关部门会签

所有外来文件统一到办公室登记

分管领导、相关部门承办

承办部门做好本部门收文登记，并按领导批示抓好工作落实

办公室按照文件涉及内容分类

行政办公室工作流程

收文办理流程

办公室按领导批示，督办承办落实情况

领导签批办理意见

归类，存档

在传阅文件中注明“传阅完毕”

以此类推，直至传阅完毕

呈第一位受阅人阅看

公文传阅流程

填制文件传阅单

如有领导批示，将批示转给有关领导及相关部门

形成正式会议纪要

按公文发放流程审批印发

会议记录

发放签到录，与会人员签到

会议召集部门通知参会人员，准备会议记录纸及录音设备

召集会议部门提前向办公室申报使用会议室

办公室存档

会议记录流程

办公室根据会议性质、时间、内容、人员准备会场（包括视频设备、桌椅摆放等）

是否将有关会议内容通知到未与会人员或部门

经责任部门领导或分管领导签字；重要的用印材料，需报主要领导审批

用印部门人员填写
印章使用登记表
注明公章、名章的用印次数，用印单位，用印人

办公室审核

用印审批流程

印章管理人员加盖印章

行政办公室工作流程

废止
封存三年后销毁

是否批准
印章刻制流程

印章管理办法

主管领导审批
向公司办公室提交印章刻制、废止申请报告

劳人部出具机构成立或撤销正式文件

刻制

公司办公室出具介绍信

Y

刻制

公司办公室统一刻制

N

部门（项目）级章自行保管，个人印章由个人保管
公司办公室领取、备案
公司留存印模
部门（各单位）自行刻制

公司公章、法人章由公司办公室保管

开开具介绍信流程

留存存根，归档

用信人员填写《介绍信使用登记薄》

正常使用

办公室根据批复开具介绍信

部门领导审核

如未使用，返回办公室

车队派车流程
车队长指派司机出车
车
完成出车任务后，司机将派车单交车队长注销任务

用车人凭派车单与车队长联系用车

用车人将派车单递交办公室，由办公室统筹安排，指派车队长派车使用

用车人填写派车单，经部门负责人签字

市内用车办公室主任签批

行政办公室工作流程

长途用车经分管领导审批

呈报部门签字后领取呈批文件

办公室根据领导批示的文件及时返回呈报部门

办公室将经过筛选、核实的呈批件，
及时上报公司领导批示

办公室根据呈批件的类型、性质、缓急进行筛选分类，并对上报呈批件内容与有关部门沟通、核实

各单位、项目部、机关各部室需经公司领导审批的文件，统一报到公司办公室

办公室登记

呈批件审批流程

办公室工作职责

一、围绕本单位总体工作部署，收集信息，综合情况，反映动态，调查研究，为领导班子决策提供服务。
二、承办上级和本单位重要工作部署、决策及会议精神贯彻落实的督促检查和领导指示、批示的督办落实。
三、负责大型会议和重要活动的组织服务工作，负责公司领导的日常服务和接待工作。
四、做好上情下达，下情上报工作，协调机关各部门的工作；加强与兄弟单位的信息交流，及时了解其他单位发展的最新动态。
五、负责公司的公文处理工作，承担文稿起草、修改、核稿及制发工作，负责行政文件的登记、分发、批阅、传阅、督办、保管和归档工作，做好保密工作，负责年鉴、各类史、志编写工作。
六、负责档案收集、接收、整理、保管、研究和利用。
七、负责公司的印信管理工作，严格公章使用手续。
八、负责车辆管理、维修、调度、使用；
九、负责办公用品、办公设备、办公家具、网络、电话的管理和维护工作
十、负责办公系统工作的业务指导和建设。
十一、负责办公室风险、内控贯标工作
十二、参与公司总体发展战略及中长期规划的研究制定工作。
十三、参与公司全面风险管理和内控相关工作。
十四、参与信息化建设工作。
十五、参与公司社会责任报告的编撰并提供相关资料，承办集团公司办公室交办的相关工作。
十六、完成领导交办的其他事宜。

办公室主任工作职责
一、主持办公室全面工作；
二、负责大型会议及其他活动的准备组织工作，确保顺利进行；
三、负责组织起草综合性的工作报告、计划、总结等；
四、根据领导要求和有关会议决定，负责组织起草文件、一般文书的审核、发布通知和会议纪要等；
五、负责检查督促各部（室）贯彻执行上级和本单位工作部署、计划及有关会议精神情况，并及时掌握工作动态和发展趋势，对发现的问题及时提出解决的措施和意见；
六、深入调查研究，总结经验，了解情况，为领导决策提供服务，当好参谋和助手；
七、根据领导的指示，协调各部门的工作；
八、负责外事活动的接待工作；
九、负责出差管理、办公室预算、办公室考勤、机关派车工作；
十、完成领导交办的其它工作。

副主任（行管）工作职责
一、负责车辆管理、调度和维修工作；
二、负责办公室考勤汇总工作；
三、负责节假日值班人员及车辆协调和安排工作；
四、负责有关会务准备、服务工作；
五、负责办公用品的购置和发放工作；
六、协助主任做好办公室行政管理、接待和服务工作；
七、完成领导和主任交办的其它事项。
副主任（文秘）工作职责
一、负责文件、重要文稿、月份工作计划、情况报告、总结等综合性文字材料的起草、修改、送审及上报工作；
二、负责对重要工作部署、领导决策、年度目标、月份工作计划等有关事项的督办落实；
三、负责公司印信管理和使用；
四、协助主任围绕总体工作部署，收集信息，综合情况，反映动态，调查研究，为领导决策提供服务；
五、协助主任做好年度基本情况的数据搜集、汇总、录入、上报工作；
六、协助主任做好综合性、大型会议的组织、筹备、会务和公司领导重要活动的组织服务及外事活动的接待工作；
七、完成领导和主任交办的其它事项。

干事工作职责
一、负责上级文件的接收、登记、传阅、管理工作；
二、负责发文的登记、发放、存档工作；
三、负责文件核稿、把关工作；
四、负责档案的管理、借阅工作，健全管理、借阅制度；
五、负责各种会议材料、照片、音像制品的收集、整理、归档工作；
六、负责档案设施的使用、维护，做好“八防”工作；
七、完成主任交办的其它事项。
档案员工作职责
一、热爱档案事业，刻苦钻研业务，不断提高业务水平，以保证工作任务的顺利完成；
　　二、严守国家机密，确保档案安全；
　　三、制定、执行本单位档案工作各项规章制度，按照集中管理的原则，加强与各部室联系，应归档的文件应收集完整，鉴定准确，按规定时间完成立卷归档任务；
四、根据工作需要，编制必要的目录、卡片等索引工具，便于档案的查找和利用；
五、编辑档案文件汇集和各种参考资料，积极主动地开展档案的利用工作，为生产经营服务，并注意收集档案的利用效果；
　　六、工作变动时，应在离职前办好交接手续。
打字员工作职责
一、按时、优质高效地完成打印任务，坚守岗位，不准无故离岗；
二、凡是需要打印、复印的材料，必须经主任批准后方能打印、复印；
三、凡送交打印的文稿，打出的初稿必须经有关人员校对，确认准确无误后方可印刷；
四、熟练掌握文印设备的基本性能，养护好所用机械，能排除一般性的故障；
五、忠于职守，时刻注意保护文稿的安全，严防失窃、泄密事件发生，对涉及保密性的材料要妥善保存及时处理，未经领导同意不得携出室外或供他人查阅，发现有泄密情况，应及时向领导汇报；
六、注意文印耗材的使用，杜绝浪费；
七、做好打印文稿材料的登记工作。
驾驶员工作职责
一、牢固树立安全第一、遵章守法、勤俭节约和优质服务的思想意识；
二、端正服务态度，提高服务质量。按照办公室派车单的要求，严格执行出车计划，优质高效地完成领导和部门用车任务，做到谨慎驾驶，安全正点；执行出车任务中，要提前到达出车地点待命；出车过程中，要礼貌周到，热情服务，不随意发表言论，展示机关的良好形象和作风。
三、自觉遵守交通法规，遵章驾驶，不违章开车，不酒后驾车，不带故障行车，杜绝交通事故的发生；
四、定期做好车辆的保养、维修和清洁工作，要利用出车间歇时间，定期对车辆进行保养和清洗，使车辆始终保持良好状态，保证车辆整洁、美观；
五、严肃工作纪律，遵守车辆管理规定，没有出车任务时，要在驾驶员休息室待命，不擅离岗位、不私自出车、不将车辆交给他人驾驶、不用公车办私事。下班后，及时将车辆补充油料，停放在指定地点待用；
六、车辆需要维修时，按规定程序申请，在指定地点维修，并对维修质量进行检查监督。

办公室各岗位工作内容标准及要求
序号
岗位名称
工作主要内容标准及要求
备注

1
主 任
1、 负责办公室的全面工作
2、 负责公司行政例会、行办工作要点、领导讲话、重要文书、综合性工作报告的起草工作
3、 负责办公室内部的组织管理。
4、 负责一般文书的审核工作
5、 负责出差管理、办公室预算、外部接待及机关派车工作
6、 负责督办催办和执行上级文件和本单位工作部署、计划及有关会议精神的落实情况
7、 领导交办的其它工作

2
副主任（行管）
1、负责车辆管理、调度和维修工作；
2、负责办公室考勤汇总工作；
3、负责节假日值班人员及车辆协调和安排工作；
4、负责有关会务准备、服务工作；
5、负责办公用品的购置和发放工作；
6、 协助主任做好办公室行政管理、接待和服务工作；
7、完成领导和主任交办的其它事项。

3
副主任（文秘）
1、负责文件、重要文稿、月份工作计划、情况报告、总结等综合性文字材料的起草、修改、送审及上报工作；
2、负责对重要工作部署、领导决策、年度目标、月份工作计划等有关事项的督办落实；
3、负责公司印信管理和使用；
4、协助主任围绕总体工作部署，收集信息，综合情况，反映动态，调查研究，为领导决策提供服务；
5、协助主任做好年度基本情况的数据搜集、汇总、录入、上报工作；
6、协助主任做好综合性、大型会议的组织、筹备、会务和公司领导重要活动的组织服务及外事活动的接待工作；
7、完成领导和主任交办的其它事项。

4
干事
1、负责上级文件的接收、登记、传阅、管理工作；
2、负责发文的登记、发放、存档工作；
3、负责文件核稿、把关工作；
4、负责档案的管理、借阅工作，健全管理、借阅制度；
5、负责各种会议材料、照片、音像制品的收集、整理、归档工作；
6、负责档案设施的使用、维护，做好“八防”工作；
7、完成主任交办的其它事项。

5
档案员
1、热爱档案事业，刻苦钻研业务，不断提高业务水平，以保证工作任务的顺利完成；
2、严守国家机密，确保档案安全；
3、制定、执行本单位档案工作各项规章制度，按照集中管理的原则，加强与各部室联系，应归档的文件应收集完整，鉴定准确，按规定时间完成立卷归档任务；
4、根据工作需要，编制必要的目录、卡片等索引工具，便于档案的查找和利用；
5、编辑档案文件汇集和各种参考资料，积极主动地开展档案的利用工作，为生产经营服务，并注意收集档案的利用效果；
6、工作变动时，应在离职前办好交接手续。

6
打字员
1、按时、优质高效地完成打印任务，坚守岗位，不准无故离岗；
2、凡是需要打印、复印的材料，必须经主任批准后方能打印、复印；
3、凡送交打印的文稿，打出的初稿必须经有关人员校对，确认准确无误后方可印刷；
4、熟练掌握文印设备的基本性能，养护好所用机械，能排除一般性的故障；
5、忠于职守，时刻注意保护文稿的安全，严防失窃、泄密事件发生，对涉及保密性的材料要妥善保存及时处理，未经领导同意不得携出室外或供他人查阅，发现有泄密情况，应及时向领导汇报；
6、注意文印耗材的使用，杜绝浪费；
7、做好打印文稿材料的登记工作。

7
驾驶员
1、牢固树立安全第一、遵章守法、勤俭节约和优质服务的思想意识；
2、端正服务态度，提高服务质量。按照办公室派车单的要求，严格执行出车计划，优质高效地完成领导和部门用车任务，做到谨慎驾驶，安全正点；执行出车任务中，要提前到达出车地点待命；出车过程中，要礼貌周到，热情服务，不随意发表言论，展示机关的良好形象和作风。
3、自觉遵守交通法规，遵章驾驶，不违章开车，不酒后驾车，不带故障行车，杜绝交通事故的发生；
4、定期做好车辆的保养、维修和清洁工作，要利用出车间歇时间，定期对车辆进行保养和清洗，使车辆始终保持良好状态，保证车辆整洁、美观；
5、严肃工作纪律，遵守车辆管理规定，没有出车任务时，要在驾驶员休息室待命，不擅离岗位、不私自出车、不将车辆交给他人驾驶、不用公车办私事。下班后，及时将车辆补充油料，停放在指定地点待用；
6、车辆需要维修时，按规定程序申请，在指定地点维修，并对维修质量进行检查监督。