001培训档案管理制度.docx

档案是信息的一种，是一种最真实、最可靠、最具权威性与凭证性的原生性固化信息，从根本上体现着信息的确定性与可靠性。
1、目的：为保证档案信息保存的规范性，特建立本制度。
2、适用范围：ShopEx大学成员。
3、内容：
3.1.培训档案划分：
3.1.1.根据培训内容可划分为：新员工入职培训以及老员工培训；老员工培训包含采购类培训、非采购类培训、以及分享类课程等；
3.1.2.根据培训类型可划分为：MBA、STP、客服线、研发项目、非研发分享、研发分享、产品线、销售线和运营线。
3.2.培训档案归档要求：
培训档案全部由ShopEx大学培训中心实施组培训专员保管；保管范围包括但不仅限于：新老员工培训电子档、纸质档资料；培训录像光盘刻录资料；培训课件资料等；
3.2.1.新员工入职培训档案保管内容为：
3.2.1.1.电子档：
序号
名称
所包含主要内容
1
新员工入职培训情况表
学员名单
入职时间
职 位
导 师
签到情况
培训时间
2
培训考核成绩
学员名单
部门（一级、二级、三级）
职 位
各项目成绩及总分
3
课程表
时 间
主 题
讲 师
4
反馈表
调研人数
总体满意度
课程满意度
各讲师满意度
实施满意度
各讲师授课胜任力情况
学员感受与建议
5
成长履历表
学员成长履历
讲师成长履历
以上电子档内容存放在一个表格内，并保存在以期号命名的文件夹内；
3.2.1.2.纸质档：
序号
名称
说明
数量
1
培训考勤表
参训人员签到原件

2
培训总结报告
对于此次培训的分析与总结

3
培训试卷
原件

4
培训反馈表
电子打印稿

5
课程表
电子打印稿

6
培训考核表--建议更改为
原件

培训过程实施记录情况（各小组星星数）
7
培训实施计划
电子打印稿

8
ShopEx大学学员请假单
原件

9
考试成绩
电子打印稿

10
培训需求申请表
原件

11
课堂中产生的其它原始资料
原件

纸质文件用牛皮档案袋按照培训期号进行整理存档，档案袋上附《档案封贴》，并在封贴上标明档案期号及培训时间，便于查找；
3.2.2.老员工培训档案存档内容为：
3.2.2.1.电子档：
A、分享类课程：
序号
名称
所包含主要内容
1
培训人员名单（考勤表空白版）
学员名单
入职时间
职 位
部门（一级、二级、三级）
2
课程表
时 间
主 题
讲 师
地 点
3
培训考核成绩
学员名单
部门（一级、二级、三级）
职 位
各项目成绩及总分
4
培训课程反馈表
调研人数
总体满意度
课程满意度
讲师满意度
实施满意度
各讲师授课胜任力情况
学员感受与建议
5
成长履历表
学员成长履历
讲师成长履历
6
培训课件
存放在各相关讲师的成长履历表的文件夹内
B、采购类课程：
序号
名称
所包含主要内容
1
培训人员名单（考勤表空白版）
学员名单
入职时间
职 位
部门（一级、二级、三级）
2
课程表
时 间
主 题
讲 师
地 点
3
培训考核成绩
学员名单
部门（一级、二级、三级）
职 位
各项目成绩及总分
4
培训课程反馈表
调研人数
总体满意度
课程满意度
讲师满意度
实施满意度
各讲师授课胜任力情况
学员感受与建议
5
成长履历表
学员成长履历
讲师成长履历
6
培训教材/课件

C、非采购类课程：
序号
名称
所包含主要内容
1
培训人员名单（考勤表空白版）
学员名单
入职时间
职 位
部门（一级、二级、三级）
2
课程表
时 间
主 题
讲 师
地 点
3
培训考核成绩
学员名单
部门（一级、二级、三级）
职 位
各项目成绩及总分
4
培训课程反馈表
调研人数
总体满意度
课程满意度
讲师满意度
实施满意度
各讲师授课胜任力情况
学员感受与建议
5
成长履历表
学员成长履历
讲师成长履历
6
培训教材/课件

3.2.2.2.纸质档：
A、分享类课程：
序号
名称
说明
数量
1
培训考勤表
参训人员签到原件

2
培训总结报告
对于此次培训的分析与总结

3
培训考核试卷
原件

4
培训反馈表
电子打印稿

5
培训内容及时间
电子打印稿

6
课堂中产生的其它原始资料
原件

B、采购类课程：
序号
名称
说明
数量
1
培训考勤表
参训人员签到原件

2
培训总结报告（内部总结）
对于此次培训的分析与总结

3
培训总结报告（外部总结）
对于此次培训的分析与总结

4
培训考核试卷
原件

5
培训反馈表
电子打印稿

6
培训实施计划
电子打印稿

7
行程安排
电子打印稿

8
学员作业
原件

9
请假单
原件

10
费用明细清单
电子打印稿

11
纸质教材/课件
原件

12
参训人员通讯录
电子打印稿

13
合作协议
复印件

14
ShopEx大学职责分工表
电子打印稿

15
视听报告
电子打印稿

16
培训前后产生的其它所有的原始资料
原件

17
发票复印件
复印件

C、非采购类课程：
序号
名称
说明
数量
1
培训考勤表
参训人员签到原件

2
培训总结报告（内部总结）
对于此次培训的分析与总结

3
培训总结报告（外部总结）
对于此次培训的分析与总结

4
培训考核试卷
原件

5
培训反馈表
电子打印稿

6
培训项目实施计划
电子打印稿

7
行程安排
电子打印稿

8
学员作业
原件

9
请假单
原件

10
费用明细清单
电子打印稿

11
纸质教材/课件
原件

12
参训人员通讯录
电子打印稿

13
ShopEx大学职责分工表
电子打印稿

14
视听报告
电子打印稿

15
培训前后产生的其它所有的原始资料
原件

以上纸质存档要求均和新员工纸质存档要求一致；
3.2.3.课程开发存档内容：包括但不仅限于课程ppt、讲师讲义、课程框架、视频和案例素材。以电子档为主，由ShopEx大学-知识中心-课程研发组专人保管；（建议：按年度或项目为单位，实施完毕后将内容进行刻盘保存，并在对光盘进行编号存档）
3.3.培训档案借阅、销毁
3.3.1.所归档的资料，仅对ShopEx大学内部成员查阅；
3.3.2其他部门所需借阅的，需直接向ShopEx大学部门经理或主管提出书面申请，档案管理员得到签署确认的书面申请单，方可借阅；并对所借阅的人员信息进行登记签字；
3.3.3.档案外借时间最长不得超过2个工作日；逾期，将由档案管理员进行催还；对于在外借过程中有损坏的、遗失的，则以书面形式上报给部门经理。
3.3.4.培训档案不得转借，需专人专用；借阅人不得在档案中进行任何涂改；
3.3.5.对于需要销毁的档案，由部门经理同意，部门主管和档案管理员共同进行销毁，并进行登记记录，便于日后查询。
3.4.培训档案管理人员职责
3.4.1.档案管理人员按照归档要求对文件材料进行收集，整理，分类，汇总工作；
3.4.2.事实记录档案情况；
3.4.3.做好档案的保密、保管工作。