长期会议服务协议最终定稿.doc

长期会议服务协议

甲方：
法定代表人：_林永春_________
地址：广州市越秀区寺右新马路寺右北二街26号216室
邮码：510600
电话：[phone]

乙方：
法定代表人：________________
地址：
邮码：
电话：

甲乙双方本着平等自愿的原则，经协商一致，就乙方为甲方提供长期会务服务的相关事项，签订合同如下：

第一条 主体资格
乙方应具有国家认可的经营资格和专业人员，有能力完成甲方委托其办理的组织会议事务和物料采购等事宜。

第二条 会议安排
甲方在每次会议前向乙方发出会议服务采购订单，经双方授权代表签字盖章予以确认后，该订单具有约束力。乙方应开始着手该次会议的准备工作。采购订单应包含下列内容：会议名称、会议日期、地点、人数、住宿地点及其他双方要求的内容。

乙方将根据甲方的会议要求，就该次会议具体的执行细节、费用细目制作《专项会议方案书》。该会议方案书经双方授权代表签字盖章确认后作为订单的组成部分。

第三条 服务内容
乙方所提供的会议服务主要包括以下内容：
1. 代订会议与会人员的住宿酒店；
2. 代订用餐，包括酒店用餐，酒店会议用餐，旅游用餐，酒店宴会等；
3. 代订会议室，安排会议过程中的后勤服务；
4. 会议各项必须物料采购服务；
5. 代办机场接机及/或旅游活动。
6. 代为垫付甲方预付款不足部分的住宿、餐饮、接送等会议活动的费用。
具体的服务内容以双方最终确认的采购订单和会议策划书为准。

第四条 费用
乙方应当根据甲方的委托事项，结合会议议程，制订费用细目（具体规定在会议方案书中），该费用细目应当包括以下内容：
1. 酒店费用；
2. 餐饮费用；
3. 会议室费用；
4. 旅游费用；
5. 接机送机费用；
6. 全程会议跟踪服务费用；
7. 会议各项必须物料采购明细及费用；
8. 机票费用。
根据双方约定，除非特别指明，乙方制定并提供的费用预算不包含以下款项：
1、 各地机场建设费；
2、会议过程中发生的甲方个人费用：如个人伤病医疗费；行李超重费；会议住宿期间的洗衣、电话、电报和个人的饮料及酒类费；私人交通费；自由活动费用寻回个人遗失物品的费用与报酬及在会议中因个人行为造成的赔偿费用等；
3、甲方自行投保的保险费：航空人身意外保险费及甲方自行投保的其他保险的费用。
如乙方认为实际费用将超过预算，应提前三天通知甲方，未获甲方书面同意，乙方应
按预算执行，并不得影响服务内容和质量。

第五条 结算方式
1、 所有费用以最后发生的实际情况在甲方原已批准的预算范围内结算，除非甲方事先书面同意，所有费用和/或总费用不得超过采购订单或会议方案书中的预算。
2、 如甲乙双方对合同约定义务的履行无异议，乙方已提供甲方符合约定标准的服务，款项在会议服务完成后、甲方收到乙方书面付款通知并审核无误后30天内付清。
3、 甲方要求乙方提供增值税专用发票。

第六条 甲方的权利和义务
1、 甲方享有知悉乙方服务的真实情况的权利。甲方有权要求乙方提供会议时间表，提供乙方服务价格、住宿标准、餐馆标准、交通标准等旅游服务标准等有关情况。
2、 甲方有权经合理通知时间（5个工作日）对乙方提供服务的真实性等予以核查，包括但不限于在乙方场所查阅与服务有关的文件、记录、票证等资料，乙方需予以充分的和完全的配合。
3、 甲方享有人身、财物不受损害的权利。
4、 甲方享有要求乙方提供约定服务的权利。甲方有权要求乙方按照合同约定和会议进程时间表安排会议和活动。
5、 甲方享有自主购物和公平交易的权利。
6、 甲方享有自主选择自费项目的权利。
7、 甲方享有依法获得赔偿的权利。会议过程中，甲方的权利受到法律保护，甲方可以要求赔偿。

第七条 乙方的权利和义务
1、 乙方所提供和安排的会议服务应符合国家标准和行业标准的规定；
2、 乙方应当在会议开始之前，向甲方书面通告会议的准备情况，并就可能发生的变动及时通知甲方；若此种变动造成增加费用或甲方损失的，应由乙方负责支付或赔偿。
3、 乙方代理甲方及甲方与会人员办理会议所需的手续时，应妥善保管甲方的各项证件，如有遗失或毁损，应立即主动补办，并承担补办手续费，因此导致甲方或/和甲方与会人员的损失，乙方应承担赔偿责任；
4、 乙方应为甲方提供高质量会议服务，服务人员由乙方组织提供；
5、 甲方与会人员在会议中发生人身伤害或财产损失事故时，乙方应做出必要的协助和处理。如因乙方原因导致甲方与会人员人身伤害或财产损失，乙方应承担赔偿责任；
6、 非因乙方原因，导致甲方与会人员在会议期间在酒店或搭乘由乙方安排的汽车、轮船、索道、缆车等公共交通运输工具时受到人身伤害和财产损失的，乙方应协助甲方向提供上述服务的经营者索赔；
7、 在本协议期间及本协议终止后3年内，乙方应对依本协议而获悉的甲方商业秘密进行保密，不得为任何目的使用或向第三方披露。商业秘密指甲方在产品、技术、财务、营销、销售、客户等方面的数据和信息；

第八条 会议的取消及违约责任
双方在就某次会议签署并确认了采购订单和会议策划书后，如果有下列情况的，甲乙双方分别按下列规定承担违约责任：
1.乙方的违约责任：
a. 因乙方原因造成会议不能按期举行，乙方除需在通知甲方之日起7天内全额退还预付款外，还需承担以下违约责任：
(a) 乙方在约定的会议开始之日前提前7天以上（含7天）通知甲方的，乙方应在通知甲方之日起7天内向甲方支付该次会议总价5%的违约金；
(b) 乙方在约定的会议开始之日前的7天之内通知的甲方的，乙方应通知甲方之日起7天内向甲方支付该次会议总价10%的违约金。
b. 乙方安排合同约定以外需要收费的会议服务项目，应征得甲方的同意。乙方擅自增加或减少收费项目，给甲方的合法权益造成损害的，甲方有权向行政管理等部门投诉或通过其他法律途径依法获得赔偿。
c. 如乙方就某一会议未按合同规定履行义务或乙方服务标准未达到其承诺标准等，甲方有权扣除不超过该此会议合同金额的10%作为违约金。
d. 因乙方违约造成的损失超过违约金数额的，乙方应按有关法律、法规的规定承担赔偿责任。

2．甲方的违约责任：
如果甲方取消会议：
(a)甲方在约定的会议开始之日前提前7天以上（含7天）通知乙方的，乙方可获得该次会议总价5%的违约金（乙方可从甲方的预付款中扣除，剩余部分应在7天内退还甲方
(b)甲方在约定的会议开始之日前7天之内通知的，乙方可获得该次会议总价10%的违约金（乙方可从甲方的预付款中扣除，剩余部分应在7天内退还甲方），。

第九条 责任的减轻和免除
1. 甲乙双方因不可抗力不能履行合同的，根据不可抗力的影响，部分或者全部免除责任， 但法律另有规定的除外。发生不可抗力事件后，甲方保留取消会议或要求将该次会议 延期举行的权利。如果甲方要求将会议延期举行，则在不可抗力事件消除后乙方应当 继续执行该次会议。
受不可抗力影响的一方应在不可抗力发生后尽可能短的时间内以传真或电传方式通知 对方并于14天内通过航空挂号信向对方发出由有关当局签发的证明以便对方确认。
2. 甲、乙一方违约后，对方应当采取适当措施防止损失的扩大；没有采取适当措施致使损失扩大的，不得就扩大的损失要求赔偿。甲、乙一方因防止损失扩大而支出的合理费用，由违约方承担。

第十条 合同的变更
经甲、乙双方协商一致，可以以书面形式变更本合同或采购订单的内容。

第十一条 合同的解除
在履行本合同的过程中，一方当事人有权根据下列规定解除本合同：
1. 乙方违反在会议召开前就会议准备情况向甲方作出书面通告的义务，甲方在对其作出 催告后三日内，乙方仍未履行的，甲方有权解除本合同，并可就其造成的损失，向乙 方提出索赔；
2. 甲方违反本协议第五条所规定的结算方式，在乙方催告后，在会议开始前三天仍未支 付预付款的，乙方有权解除本合同，并可就其造成的损失，向甲方提出索赔；
3. 乙方违反与甲方签订的《首要协议》或《保密协议》中的义务，经甲方提出要求改正 后的三十日内仍未改正的，甲方有权解除合同，并可就其造成的损失，向乙方提出索 赔。

第十二条 争议的解决
本合同在履行中如发生争议，双方应协商解决，协商不成，当事人可以按照本协议的约定，提交中国国际经济贸易仲裁委员会上海分会进行仲裁。

第十三条 合同的效力
本合同一式二份，双方各执一份，具有同等效力。

第十四条 合同的生效和期限
本合同自双方授权代表签字盖章后生效，合同于 年 月 日起至 年 月 日有效。若在合同期限届满前双方未能就续签事宜达成协议，则本合同于期限届满之日自动中止。

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甲方：
日期：__________________
签字：________________
姓名：
职务：
盖章：__________________

乙方：
日期：__ ___
签字：________________
姓名：
职务：
盖章：_________________