内部控制信息设备和软件管理制度.doc

第一章 IT资产管理制度
第一节 总则
第一条 为进一步加强公司IT设备资产和软件资产的管理，保证其正常使用，特制定本规定。
第二条 IT设备在本办法中指PC机、笔记本电脑、PC服务器、工作站、小型机、存储设备、防火墙、终端、打印机、扫描仪、UPS不间断电源、网络产品等用电子化资金购置的计算机设备（以下简称“设备”）。软件资产包括作为公司无形资产公司购买的成熟外购软件和由公司自行或联合软件公司开发的软件。
第三条 本制度适用于总部及各分公司信息技术单位对IT设备资产和软件资产的管理。本制度中如有与公司资产管理制度冲突的内容，以公司资产管理制度为准。
第二节 到货验收
第四条 设备和软件到货后，设备管理员和供货方根据合同规定当场拆箱验货；有条件的，应加电检查设备是否有损坏，备品、部件、资料、软件等是否齐全。到货验收合格，由设备管理员签收到货单，并复印存档。若到货验收不合格，设备管理员拒绝签收。设备签收后，设备管理员应及时进行验收登记，认真填写验收记录。
第五条 设备的系统软件的安装应由设备供应商操作、系统管理员验收：
1 、 安装系统软件的过程中，根据已制定的系统安全管理要求设置新安装的系统软件，确保与整体安全要求的一致性；
2 、 确定系统软件的安装步骤，并根据各安装步骤的预期结果制定安装手册；在系统软件安装过程中作详细记录，并根据安装手册保存操作结果；
3 、 比较安装过程中的操作结果和安装手册的要求，确保系统安装是按照安装要求进行；
第三节 入库
第六条 设备和软件正式入库时，设备管理员应填写《入库单》并在设备管理系统中登记。入库设备和软件由设备管理员负责保管，设备管理员同时应将该设备的名称、型号、序列号、基本配置、购机日期等相关信息在《设备档案》卡片及设备管理系统上进行登记。对于软件，需填写软件的版本情况。
第四节 出库（设备和软件的领用）
第七条 有关人员领用设备和软件时，必须办理设备和软件的领用手续。设备管理员根据相关领导签批的申请来通知有关人员领取设备和软件，设备管理员在填写《出库单》和《领用单》后进行设备和软件介质的发放，并在设备管理系统中进行登记。
第八条 领用设备的部门和个人应由其部门领导和个人在接收设备时在《领用单》上签字。
第九条 员工在离司或退休时，需将其所领用的设备退还信息技术部，同时由设备管理员更新《设备档案》卡片并在设备管理系统中进行登记。
第十条 总部范围内调动的员工，其领用的设备可随人搬移，同时更改设备管理卡片。
第五节 出库（设备借用）
第十一条 有关人员借用设备时，必须办理设备借用手续。设备管理员根据相关领导签批的申请来通知有关人员领取借用设备，填写《出库单》和《借用单》，并在设备管理系统中进行登记。
第十二条 借用设备的部门或个人应由其部门领导或个人在接收设备时在《借用单》上签字。
第六节 设备和软件的初验
第十三条 设备投入使用后，由设备管理员负责组织设备领用部门对设备进行初验，初验的项目和过程按照设备购买合同的约定进行。对于进口设备，必须在索赔有效期内验收，以防止索赔逾期给公司造成损失。初验通过后，设备管理员应详细记录初验过程，并由其与使用部门双方共同在《初验报告》上签字。软件投入使用后，由设备管理员负责组织软件使用部门进行初验，初验过程包括软件的安装调试等，由供应商组织完成。初验过程必须按照购买合同的约定进行。初验通过后，设备管理员应详细记录初验过程，并由其与使用部门双方共同在《初验报告》上签字。《初验报告》一式三份，供应商、设备管理员、设备领用部门各留存一份。（总公司组织集中采购的设备和软件要求提交初验报告到总公司设备管理员，，非总公司集中采购的分公司设备管理员留存即可）。
第七节 设备和软件的终验
第十四条 设备和软件初验通过并投入正常运行到合同约定期限后，由设备管理员负责组织设备和软件领用部门对设备进行终验，终验的项目和过程按照购买合同的约定进行。终验通过后，领用部门应详细记录终验过程，并在《终验报告》上签字，《终验报告》一式三份，供应商、设备管理员、设备领用部门各留存一份。（总公司组织集中采购的设备和软件要求提交初验报告到总公司设备管理员，非总公司集中采购的分公司设备管理员留存即可）。
第八节 设备使用
第十五条 未经信息技术部许可，设备不得随意调换、拆动、借出。
第十六条 设备的正常运行应采取“预防为主，维修为辅”的方针，设备维护部门应建立切实可行的设备使用、维护保养及检查制度，充分发挥设备的整体功能。
第十七条 设备发生故障后由维护部门负责报修，应该有设备使用方领导的审批，同时应在故障排除后将故障现象、原因、维修结果记录告知设备管理员，再由设备管理员在《设备档案》卡片及设备管理系统中进行登记。
第九节 设备调配
第十八条 由于计算机设备更新换代较快，为充分发挥计算机的功能，保护计算机投资，信息技术部有权统一调配总部范围内的所有计算机及其辅助设备。
第十九条 总部与分公司之间的设备调配，须由财务部填写《固定资产调拨单》，在履行完相关财务手续后方能调配。
第二十条 设备调配时设备管理员应及时做好登记工作，修改相应的《设备档案》卡片及设备管理系统记录。
第十节 系统和文档管理
第二十一条 《设备档案》卡片是设备管理工作的重要组成部分，应当由专人负责。
第二十二条 设备信息发生的任何变化，都要在《设备档案》卡片及设备管理系统中及时进行登记。
第十一节 设备丢失、损坏的处理
第二十三条 因工作失职造成计算机设备损坏者，视其情节和使用年限确定赔偿比例；造成计算机设备丢失的，由财务部门估计设备现值，视情节予以赔偿。责任人应填写《设备丢失、损坏处理登记表》。
第十二节 赠与设备与软件的处理
第二十四条 对于外公司合同中赠与的计算机设备和软件，按照正常设备和软件进行入库和出库操作，并按照合同明细进行设备验收工作。这部分设备和软件也一并按照相关财务制度处置
第十三节 设备的报废处理审批
第二十五条 设备超过规定使用年限（按公司固定资产折旧的有关规定执行），失去使用价值，设备管理员可申请对设备进行报废处理。
第二十六条 申请报废的设备必须是由总公司电子化资金统一购置的、购买价格在2000元以上（含2000元）的固定资产。
第二十七条 设备报废要由维护部门递交《设备报废申请表》，注明设备名称、设备型号、购入时间、设备原值、报废原因等信息，并由部门负责人签字后提交信息技术部。
第二十八条 报经信息技术部鉴定并填写报废处理意见后，提交公司主管领导签署意见。
第二十九条 财务部按固定资产管理权限上报上级公司审批后方可报废。
第三十条 报废的设备实物由各分公司作统一处理。报废设备应在设备帐务上核销，设备残值或变价收入按固定资产管理有关规定手续办理。

第十四节 附则
第三十一条 本制度由公司总部信息技术部负责解释和修订。
第三十二条 本制度自发布之日起开始执行。

附件一 设备管理流程图

附件二 入库单
发货单位： 年 月 日
名称
单位
数量
金额
备注
应收
实收
单价
总价

经办人： 验收人：

附件三 设备档案

填表日期： 档案号：
设备名称
型号
系列号
基本配置
购机日期

随机配件

使用情况
使用部门
使用者
配机日期
变更情况
变更日期
设备状况

备注

维修记录
维修日期
故障现象及原因
维修结果
维修公司
验收情况
维修费用

附件四 出库单
部 门： 年 月 日
名称
数量
单价
金额
名称
数量
单价
金额

经办人：

附件五 领物单

部门：

用户：

设备名称：

设备序列号：

数量：

用途：

领用日期：

用户签字：
信息部设备管理员签字：
使用部门负责人签字：
信息部负责人签字：

附件六 借用单

部门：

用户：

设备名称：

设备序列号：

数量：

用途：

借用日期：

用户签字：
信息部设备管理员签字：
使用部门负责人签字：
信息部负责人签字：

附件七 设备丢失、损坏处理登记表
公司名称

部 门

设备名称

设备型号

序 列 号

价 格

购买日期

领用日期

设备丢失、损坏过程描述描述

使用人签字：

使用部门签字：

财务部评估设备现值和赔偿意见

财务部门签字：

主管领导意见

附件八 设备报废申请表

公司名称

部 门

设备名称

设备型号

序 列 号

价 格

购买日期

领用日期

申请报废原因

使用部门签字：

报废处理意见

信息技术部门签字：

主管领导意见

年 月 日