烟台瑞诺采购管理制度修改简化.doc

烟台瑞诺机械设备有限公司
财务管理部文件
瑞诺财管2011（01）号
循环比价采购管理控制制度（征求意见稿）

为了规范公司的采购管理，严格管理和控制公司采购物资的质量和价格，堵塞采购环节的漏洞，有效降低企业的经营成本，提升公司的市场竞争能力，公司财务管理部特制订本制度。
一、比价采购管理的实施原则：
1、货比三家，循环性价比的原则：在同等质量条件下，选择价格最低的供货厂家；在同等质量和价格的条件下，选择路途最近，运费最低的供货厂家；在保证及时供货的同时，在同等质量价格条件下，选择规模大、资金实力强、且能延期付款及售后服务较好的供货厂家；在上述原则下，进行两次以上循环比价。
2、采购控制的“三分离”原则：在采购过程中，对采购申请与审批、价格与合同控制、质量验收与使用反馈的三个环节实行三分离控制的原则。具体分离设置原则如下：
（1） 使用部门根据业务需要（如销售计划）及有关批准的计划，提出采购申请，经所属部门负责人核准请购计划，并向采购部门报送采购计划；
（2） 采购管理部门负责按货比三家、循环性价对比的原则进行市场询价比价，并负责采购合同的订立及合同的申报审批工作；
（3） 保管、使用及质量控制部门负责采购验收及使用的质量意见反馈工作；
具体分工如下：
生产经营原辅材料，外购配套件等采购：
检验验收
计划申请
质 检 部：
仓 储 部：
使用部门：

采购部：采购
生产部：
销售部：
技术部：

生产经营机器设备及车辆等
技 术 部：
仓 储 部：
使用部门：

检验验收
计划申请
设备部：采购
生产部：
技术部：
其他部：

生产经营所需办公设备及办公物料等
行政部：采购
行政部设兼职保管验收，财务部定期监督检查
生产部：
销售部：
其他部：

计划申请

基建投资项目采购由生产、技术或项目部门提出申请（商业计划书），报经公司总经理（董事长）批准，由公司基建部负责采购实施，公司组成项目验收组进行竣工验收。
3、三家安全供应原则：公司长期采购的大宗性材料物资，如月均采购量（按采购材料物资的类别统计）在15万元以上的，必须按性价比相等的原则选择不少于3家（包括3家）的供应商，通过竞价或竞标签订相应合同，以争取采购实现“三优”，即价格优惠，质量优等，供应优先，以保护公司的利益与经营安全。对三家供应商（三家以上供应商比照执行），应按2:3:5的比例（对下述二家供应时，按3:7或4:6的比例），相同性价比进行采购。
如有特殊情况无法询到3家供应商时，采购部门需履行以下程序：
（1）月采购量低于15万元，年累计采购量低于150万元的，报比价采购的审核部门批准同意，可选择2家供应商；如必须选择1家供应商，须由公司分管副总批准方可执行。
（2）月采购量超过15万元（包括15万元），年累计采购量超过150万元（包括150万元）的，报比价采购的审核部门审核后报分管副总审批，可选择2家供应商；如必须选择1家供应商，须报公司总经理批准。
4、经济批量采购控制原则：采购部门应根据公司财务部制订的存货周转率等财务闸口标准及仓储成本、物料需求计划等综合因素，计算出最优经济采购控制量，各月、各季的采购量必须由采购审核部门审核后方可执行。
二、公司采购管理的管理控制要求
1、比价采购管理机构设在公司财务管理部，负责公司的采购管理控制流程及实施细则的制定，比价采购管理台账和数据信息库的的建设和维护，采购管理绩效的考核与评价。

比价采购控制管理台账
供应商全称
商品名称
规格型号
质量标准
价格标准
付款条件
联系人及电话

2、采购部门在采购前，必须先进行广泛的市场调查，并综合评价后，填制《比价采购审批单》，报采购物料的请购部门或使用部门及比价采购审核部门审查确认后，按授权管理的程序，经相关部门负责人及责任人审批后，按公司合同管理有关程序办理合同的审核批准手续，合同生效后方可组织执行。《比价采购审批单》格式：
比价采购审批单
年 月 日
采购物资名称

规格型号

比价供应商
主要经营项目
供应商报价
联系电话
联系人

比价过程说明：1、采购物资（劳务）的总体市场情况；
2、询价、比价过程：
3、循环性价对比的结果：
4、拟采用的采购方案（含公开招标、议标）：
经办人（小组）签章：
供应部负责人审查意见：
审查人签章：
专业部门（或请购部门）审查意见：
审查人签章：
比价采购管理部门审查意见：
审查人签章：
分管领导审查意见：
审查人签章：
总经理审查意见：
审查人签章：
附件：供应商报价资料。
3、对于采购量不大，金额在2000元以内，且不经常使用的物资，事先经过比价采购审核部门确认，按总经理授权经相关负责人（未授权，由总经理批准）批准后，可不按比价采购程序进行管理。
4、在比价采购工作中，对于一次性采购及服务合同在50万元以上（年累计超过150万元以上）的，原则上要通过招标竞价的方式实施采购，坚决杜绝采购中的权力行为和个人行为。只要具备条件，公司采购部门要对大宗物资的购置及其它经营活动所需常备材料物资，每一年都要进行一次公开招标。
5、为了提高比价采购的效率与经济效益，及时了解供应商的信息，公司要每年对常备物料的供应商进行一至二次评估，并形成评估报告，评估报告应纳入公司或本部采购数据库系统进行备案，以报告为依据，进行竞价、竞标管理。其评估的主要内容包括：供应商企业内部管理水平；供应商的产品质量、生产技术及工艺水平；在行业所处的地位及信誉水平；供应商的财务状况及盈利能力；供应商的服务水平等。
6、按照公司保密管理的规定，对不需要保密的采购物资，将其采购价格在公司的OA办公网上公示，并按照公司的管理授权的规定，对相关管理控制部门和个人进行开放，并接受其监督。
7、公司所有的采购业务都必须签订合同或协议，并按照公司的经济合同管理制度规定，履行相应的合同审签流程后，方可正式对外签订合同或协议。
8、公司所有采购，除国家规定不缴纳增值税的产品或服务，都要取得与公司名称一致的增值税专用发票，如普通发票必须比合同（或同类）价格低14.53%，否则，财务不予付款，如特需请况，无法取得增值税发票的，经公司财务审核，报公司总经理批准后方可执行。
9、限额在一百元以上的采购，都必须采取银行转账或承兑汇票的方式进行结算，任何部门和个人不得以任何理由使用现金进行结算，如确需要现金结算的，经财务审核，报公司总经理或其授权管理人批准方可执行。
10、对单笔采购金额在100万元（含100万元）以上或年累计采购额在1000万元（含）以上的供应商，必须建立供应商档案，其内容应包括：详细的生产经营地址；与公司建立供应关系的时间；企业的法人代表及主要联系人；供应商的主要营业范围及年销售规模；供应商的资信状况；对客户的最大信用额度及政策，给我公司的信用额度及政策等。另附供应商的营业执照复印件和产品生产许可证复印件等资料。供应商档案由采购部门负责建立，同时转送比价采购管理审核部门一份备案。
11、循环比价采购管理流程如下：
比价采购方案报批
按照授权管理要求审核报批
比价采购
审批单
项目投资概预算
采购预算（计划）
进行循环比价、议价
招标

项目（设备）投
资计划书

比价管理台账登记管理
签订采购合同或协议
预付货款及采购到货进度追踪
验收、入库或竣工决算
财务结算及账务处理

三、公司基建工程项目的采购及授权管理要求
1、公司基建工程项目，在公司筹建阶段，应严格按照公司董事会审议批准的《烟台瑞诺重工项目投资概（预）算》执行，不得无故更改和变更，如需变更，必须报请公司董事会审议批准方可执行。
2、项目完成后，公司根据生产技术和工艺要求，需要增加或维修改造公司的厂房、办公及相关辅助设施，公司董事会授权公司总经理80万（含）以内的项目决策权，80万元以内的工程项目经公司责任部门提交《项目投资商业计划书》，经公司总经理办公会议审议决策，按照公司“循环比价采购”管理制度的规定实施。
3、对于超过80万元的工程投资项目，由公司责任部门提出项目投资建设商业计划书，经总经理办公会议决策通过，报公司董事会审议批准后方可执行。
4、公司财务管理部根据项目计划书（其中的项目概预算）编制投融资方案及资金使用计划，论证可行后，按照公司的授权规定，履行相关审批手续，经批准后执行。
5、公司任何工程项目投资，都必须由公司财务管理部进行财务投资绩效分析评价，提出财务投资意见。未经财务分析评价的项目，不得实施执行。
6、投资额度在10万元以上的工程项目，如果条件许可，原则上要采取公开招标（或议标）的的方式确定服务商，不能采取招标的，要向公司财务管理部书面说明原因并备案。
7、公司的任何工程投资项目，都必须按照本制度的规定的授权审批权限进行管理运作，否则，公司财务管理部有权拒绝将项目投资列入公司的资金预算。对未经授权批准或履行公司的管理控制规程，私自对外签订合同和协议，所产生的一切经济后果和法律责任，由其本人承担。
四、公司生产经营所需设备及工器具的采购管理要求
1、公司筹建阶段的设备及工器具应严格按照投资项目商业计划书中的概预算进行采购，如项目概预算没有列示的，而生产工艺确实需要的，经公司生产和技术工艺部门提出追加申请，经财务管理部财务审核后，报公司总经理审批后，报请公司董事会批准后方可执行。
2、项目投产后，公司生产经营所需设备及工器具，单笔采购金额在50万元（含）以内的，非生产（后勤服务等）所需设备或车辆10万元（含）以内，由董事会授权公司总经理办公会议决策，超过上述限额的，必须报请公司董事会审议批准方可执行。
3、公司的生产经营所需的关键或重要设备及工器具采购，本着优先选择“国内领先，国际知名，具有较高可靠性和效能性价比”的厂商，通过循环比价进行采购。非知名品牌的设备原则上不予考虑。
4、对于需要预付款的采购，其预付金额不能超过合同税额的15%，且要事先对供应商的资信情况进行调查，并由公司财务部门建立供应商资信档案。
5、公司的运输车辆暂不予配置，其物流业务采取外包，通过第三方物流的方式运作管理，以降低公司管理控制成本和风险。第三方物流按照公司比价采购规程，选定一家主物流商，两家辅物流商负责公司的物流业务。
五、公司公司生产经营所需原辅材料、配套外协件及其他物料的采购管理
1、公司的原辅材料、维修用备品备件应按照公司的生产技术工艺要求，按照公司的销售预算制定储备定额。公司的储备定额有公司财务会同技术、工艺和生产等部门进行制定，其第一责任部门为公司财务管理部。
2、公司配套外协件本着“零库存，即时生产”的原则进行采购，对于供应配套商暂时处于垄断地位的，应根据公司的销售预算和采购周期进行合理的储备。其他外协配套件则根据即时生产的要求，严格按照月度销售及生产预算进行配套采购。
3、对于价格波动较大的原辅材料，其价格原则上一单一定，如要签订长期（一年以上）供货价格，必须上报公司董事会审议批准方式执行，否则，给公司造成损失的由经办人和其部门第一责任人承担。
4、公司的办公设备及物料，由公司财务管理部按照比价采购原则，另行制定采购管理办法，经公司总经理办公会议审议批准后执行。
六、公司采购管理的风险责任
公司采购管理是公司重要经营活动，采购绩效水平决定着公司市场竞争的地位，对于公司参与采购管理的各部门和个人，应本着“廉洁自律”精神，严格按照公司制定的采购管理控制制定和规程制定，对违反公司相关制定规定的，其相关风险责任按照如下规定执行。
1、不按比价采购程序进行采购的；
2、采取以次充好，缺斤少量（合理损耗除外）擅自降低材料物资质量、抬高物资采购价格的；
3、财务人员没有严格把关，在没有收到《比价采购审批单》和《采购物资检验报告单》的情况下，擅自入库和付款的；
4、采购物资中收取回扣的；
5、泄露公司物资采购控制价格等有关机密的；
6、在比价采购过程中，没有认真进行市场调查，搞形式上的比价，给公司造成损失的；
7、按公司财务控制要求，应开具增值税发票，而未开具的；
8、其他违反本规定的行为。
对比价采购过程中的上述违规行为，各本部应责任及情节轻重，酌情给予有关责任人员以下处罚：
1、属于工作上的一般失误，未给公司造成损失的，按公司绩效管理进行考核；
2、如有一定经济损失，造成影响的，除按绩效管理考核外，在公司范围内通报批评；
3、如确属能力问题，予以停职、转岗或辞退；
4、情节严重的（如收受贿赂），责令将非法所得上缴公司财务，并将依据公司有关纪检制度及国家相关法规给予警告处分、追究法律责任、直至解除劳动合同；
5、根据给公司造成损失的大小，处以一定数量的罚金；
6、在采购中，供应及服务商的礼金和礼品，总价在50元以内的，可以由部门第一负责人自行决定处理，超过50元的，必须上交公司办公室，由公司统一处理。如个人或部门私自收接贿赂，公司除没收外，并处以20%的处罚，金额超过5000元的，将追究其法律责任。
7、在比价采购过程中，如存在与供应商相互串通等舞弊行为的，一经发现除扣除责任人当月工资的20%外，并给予开除的处罚。
8、财务部门比价采购管理台账不健全的，按照公司绩效考评办法进行考核。
9、其他采购管理风险责任将按照公司的相关制度进行考核。
七、本制度由公司财务管理部制定，并负责修订和解释，并由董事会审议批准发布。
八、本制度自发布之日起执行。

2011年7月12日

签发人： 审核人： 起草人：
抄报：宗艳民董事长、王连海总经理、姜爱波常务副总、肖春其总工程师
抄送：各部门
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