总公司合同管理制度样本.doc

总企业协议管理要求第一章 总 则第一条为了加强协议管理工作，建立、健全协议管理责任制度，规范签署、推行、变更、解除和终止协议行为，立即处理协议纠纷，维护企业正当权益，依据国家相关法律、法规要求，结合企业实际情况，制订本要求。第二条本要求适适用于中国11发展总企业各部门、各专业企业、驻外分支机构（以下统称业务单位），其它所属企业应参考本要求实施。第三条本要求所包含协议是指经贸类型多种法律文件。包含项目投资法律文件根据投资管理部相关要求办理。第四条总企业综累计划部（以下简称计划部）是经贸类协议归口管理部门，负责协议编号申领、协议推行情况统计、协议档案管理。第五条总企业法规室（以下简称法规室）具体负责用户资信调查、建立用户档案；提供规范协议文本；负责协议审核及审批程序完成；对协议推行情况进行监督、检验、跟踪管理；指导所属各业务单位建立和规范协议管理机制。第六条各业务单位责任人是协议管理工作第一责任人，全方面负责其职责范围内协议管理工作，负担协议业务风险审核责任。法规人员帮助责任人从法律角度对协议进行审核，提供法律咨询意见。第二章 资信审查第七条总企业将对全部业务合作对方按其资信情况实施三档A级管理。第八条第一次和我企业合作中国外中小型企业属于A级企业。对于和A级企业合作协议，必需在业务操作上采取可靠保障方法，使我方不负担风险。对于A级企业必需提供法人营业执照、特殊行业执业许可证、技术等级证书；可对应提供法定代表人或责任人简历、财产全部权证实、财务报表、银行资信证实等文件。第九条在十二个月内和我企业合作过，商业信誉良好，资信情况很好中小型企业和第一次和我企业合作中国外大型企业属于AA级企业。对于和AA级企业合作协议，也应在业务操作中要求对方提供一定确保方法，将本企业风险控制在一定范围内。对于AA级企业应提供通常性企业资料。第十条和我企业合作数次，已形成亲密伙伴关系企业和世界著名大企业均属于AAA级企业。对于和AAA级用户合作协议，可合适提供对应资料。第十一条对于A级及AA级企业应依据具体情况提供对应确保方法，确保方法包含：正当有效财产抵押担保、含有担保能力第三方提供连带责任履约担保书、银行保函、履约确保金等。第十二条各业务单位在签署协议前，应该认真考察、调研、论证其所经办协议项目，细心准备相关业务资料，具体调查、了解对方当事人主体资格、资信情况和履约能力。协议经办人自行调查对方当事人主体资格、资信情况确有困难，能够要求法规室帮助调查。调查费用由业务单位负担。第十三条法规室将依据业务合作方资信材料及协议推行情况建立用户档案。第三章 协议报审第十四条属于总企业审核并管理协议：（一）需要以总企业名义对外签约协议；（二）需要占用总企业资金协议（包含需要总企业代为开出信用证或出具担保协议）；（三）包含知识产权协议。属于上述任何一个情形协议全部必需报送总企业审核，建档管理。第十五条所属各业务单位以自己名义对外签约协议，各业务单位责任人要严格根据本要求负担签约责任，经咨询法规人员意见后签署。第四章 协议审核内容第十六条业务单位责任人从以下方面对协议进行审查：（一）各方当事人资信情况；（二）各方当事人履约能力；（三）推行协议商业风险及其防范方法；（四）和协议相关业务问题和技术问题处理方法；（五）和协议相关财务及税务问题。第十七条财务人员、法规人员及其它审核人员应针对以下内容进行审核：（一）推行协议经济合理性；（二）收付款方法可行性及风险防范；（三）财务单据及税务方面有没有问题；（四）签约对方主体资格；（五）协议文本标准化，违约条款及诉讼管辖条款；（六）协议编号及许可证文件。第十八条业务人员、责任人员、财务人员、法规人员及其它相关审核人员全部有责任使协议不违反贸易经营过程中严禁性要求。第五章 协议审批程序第十九条各业务单位应在协议内容确定后，向综累计划部申领协议编号，填写协议审批表），连同资信材料，经审核程序，由责任人签批同意后，再由印章管理人员在协议文本上用印。具体审核程序以下：（一）属于总企业审核范围内协议，应先报财务本部及综累计划部审核，再转交法规室审核。审核经过后，由法规人员在审批表及协议文本上骑缝加盖法规审核专用章，各业务单位或总企业印章管理人员凭盖有法规审核骑缝章及主管领导签字协议审批表在协议文本上用印。（二）不属于总企业审核范围内协议，由各单位责任人在协议审批表中签批决定是否在协议文本上用印，各业务单位印章管理人员凭责任人签字用印。各单位责任人应向法规等相关人员咨询意见后再决定是否签署协议。第二十条特批程序：对属于总企业审核范围内协议，如审核人员和业务人员意见不一致，须经主管业务单位总企业领导签批，并报总企业总经理审批后方得签约；对不属于总企业审核范围内协议，经主管业务单位总企业领导审批后即可签约。第二十一条为了确保协议审核质量，业务人员应在正式签约前三天报审，不得将已盖有对方印章协议报审。第二十二条对于风险较大，背景比较复杂拟签协议，法规室有权提交计划部召集11经贸业务论证小组开会进行专题讨论，报总企业总经理决定。第六章 协议文本第二十三条法规室负责起草、汇编协议正式文本。各业务单位在使用协议正式文本过程中，不得随意删改，如有需要，可做增补。如确需使用其它企业协议文本，应按第二十条要求申请特批。第七章 协议签署和用印第二十四条签约人必需是依对外经济活动权限证书管理要求享受签约资格人，任何人未经授权不得在协议上签字。委托代理人代表本单位签署协议，必需在授权委托书要求权限和时间范围内行使代理权，严禁越权代理。第二十五条非经法定代表人同意，协议经办人不得携带空白协议书和协议专用章外出签署协议。第二十六条在签署协议时，应该认真查验对方签约人法定代表人身份证实书或企业机关代表人身份证实书、授权委托书及其居民身份证）或其它含有相同效力证件，和对方当事人企业法人营业执照、营业执照副本或其它含有相同效力证照，并和对方交换上述证、照原件或复制件。第二十七条签署协议必需以法人名义进行。中国协议除了各方当事人法定代表人或其委托代理人签字外，还应加盖双方单位协议专用章或公章。涉外协议必需取得对方当事人法定代表人或其委托代理人签字原件，不得以传真件替换。协议中设定了担保条款，或要求由第三人享受权利，负担义务，应由担保人或第三人签字、盖章给予确定。第二十八条法律、法规和规章要求公证、签证、登记、同意或办理其它手续协议，协议签署以后还应立即办理对应手续。第二十九条总企业协议章由法规室管理使用，总企业公章由总企业办公室管理使用，各业务单位应设专员、专柜负责管理使用各自公章、协议章。第三十条负责总企业及业务单位印章管理人员，应严格遵守本要求，没有责任人或主管领导签字，不得在含有协议性质法律文件上加盖公章或协议章。除非法律另有要求，不得以财务章、部门章替换公章或协议章签署法律文件。第八章 协议推行、变更和终止第三十一条协议生效以后，业务单位应该立即行使协议要求权利，认真推行协议要求义务。发生影响协议推行不可抗力事件时，应该在法律、法规或协议要求期限内通知对方当事人，并搜集、提供对应证据。第三十二条在协议推行过程中，我方当事人发生违约或发觉对方当事人违约。协议经办人员应该立即汇报本单位责任人和法规人员，方便研究对策，采取方法，妥善处理违约问题。第三十三条协议推行终止后，协议经办人应该认真填写协议推行终止汇报表，交协议管理部门立案。第三十四条在协议使用期内，需要变更、解除、终止协议，协议经办人员应该认真填写变更、解除、终止协议审批表，说明原因并提出处理意见，根据签署协议审批程序报批。然后再书面通知对方当事人，说明理由并明确作出回复方法和期限，和对方当事人造行协商，达成变更、解除或终止协议书面协议。第三十五条对方当事人要求变更、解除、终止协议，协议经办人员应该立即汇报本单位责任人及法规人员，并提出处理意见，经审批后，在法律、法规或协议要求期限内向对方作出加盖协议专用章或公章书面回复，并采取有效方法，避免或降低经济损失。对方提出变更、解除或终止协议给我方造成经济损失，除了依法能够免去对方责任情况外，应该主动向对方索赔。第三十六条财务人员在办理协议项下开证、改证、议付等对外结算时，必需以附带审批表正本协议和相关主管领导签字进出口贸易项目忖款申请表作为依据，不然，财务人员应拒绝对外办理结算手续。第九章 协议纠纷处理第三十七条在推行协议过程中如产生纠纷，属于总企业审核范围内协议，协议经办员工应立即通报法规室采取方法以避免损失、维护总企业利益，如因经办员工延误通报而造成损失由该员工负责。第三十八条不属于总企业审核范围内协议纠纷由总企业决定是否参与处理。在处理所属业务单位协议纠纷过程中所发生费用应由该业务单位负担，对有过失人员应给一定经济处罚。第三十九条发生协议纠纷时，协议经办人应该立即汇报本单位主管领导，如需要法规人员介人，应填写协议纠纷处理意见表，如实全方面反应情况，提供全部材料和证据，经主管法规室企业领导同意后，共同处理协议纠纷。第四十条因处理协议纠纷而发生多种费用，由业务单位负担。法规人员参与处理协议纠纷差旅费用及其它费用按总企业要求标准在业务单位报销。第十章 协议档案和统计资料管理第四十一条全部协议全部应建立档案。协议签署以后，业务单位自留协议正本及其附件和协议审批表各一份。伴随协议推行、变更、解除或终止，各业务单位应将对应文件存入档案，使之成为一个完整协议档案。属于总企业审核协议档案，计划部留存一套。第四十二条各业务单位应有专员负责协议编号申领，协议立卷、归档及档案管理。业务人员应该妥善保管签署、推行、变更、解除、终止协议过程中形成多种文书、信函、电报、电传、传真、电话统计、洽谈笔录、会谈纪要、备忘录、表格、图纸、单证及相关业务和技术资料，于协议推行完成后交本单位协议管理人员根据时间次序统一建档立卷。第四十三条各业务单位协议管理人员应该妥善保管还未立卷协议档案材料，严格保守商业秘密。非经本单位责任人同意，不得私自出借协议档案材料。第四十四条各业务单位协议管理人员应于每十二个月一月将过去十二个月协议档案进行整理后，经计划部统一交总企业办公室档案管理部门保管。协议档案保管期限和会计档案相同，发生纠纷协议档案永久保留。第十一章 奖 惩第四十五条各业务单位业务人员、协议管理人员及法规人员有下列情形之一，由总企业法规室向人事本部提议，根据相关要求，给奖励：（一）在协议管理工作中认真负责，取得显着成绩；（二）在签署、推行、变更、解除、终止协议过程中，努力维护企业权益，避免或降低经济损失数额巨大；（三）勇于检举协议签署、推行、变更、解除、终止过程中违法行为，避免造成不良后果；（四）其它应该给予奖励情况。第四十六条相关单位和个人违反本措施要求，有下列情形之一，总企业法规室有权向人事本部提议，根据（职员奖惩条列）及其它相关要求，依据情节轻重，给予对应行政处分和经济处罚，直至移交司法机关追究刑事责任。（一）不认真进行协议项目标考察、调研，盲目签署协议，造成协议不能推行或不能全方面推行，被对方追究违约责任；（二）不认真调查、了解协议当事人主体资格、资信情况和履约能力，引发协议纠纷或被她人诈骗；（三）私自越权签署、变更、解除、终止协议，情节严重；（四）不认真查验对方签约证实文件，造成严重后果；（五）不认真调查相关情况，盲目为她人提供担保，并给本单位造成经济损失；（六）疏乎大意，造成签约证实文件、协议书及其它相关文件、资料、证据损毁、丢失，后果严重；（七）出现违约行为以后，不立即采取补救方法，不主动追究对方违约责任，造成重大经济损失；（八）隐瞒事实真相，欺骗领导和协议管理人员，或和她人恶意串通，骗取本单位财产，造成严重后果；（九）利用签署协议之机，索贿、受贿或进行其它违法犯罪活动；（十）不认真审查协议，或有意规避协议审批程序，造成协议纠纷，造成较大经济损失。第十二章 附 则第四十七条总企业属于行政事务性对外签约，标准上按本要求实施。第四十八条本要求由总企业法规室负责解释。第四十九条本要求自颁布之日起实施。