1、
总务主管职位说明书
岗位名称
总务主管
岗位编号
所在部门
总经理工作部
岗位定员
直接上级
总经理工作部经理
工资等级
直接下级
总务助理、司机
薪酬类型
所辖人员
岗位分析日期
10月
职责概述：
帮助制订工作计划并完成工作总结
负责制订企业后勤工作管理制度
负责企业行政后勤事务
负担企业档案整理、保管和使用工作
负责企业证照管理工作
职责和工作任务：
职
责
一
职责表述：帮助制订工作计划并完成工作总结
工作结果
分送单位
工作任务
依据企业年度经营计划编制提要，帮助总经理工作部经理制订本部门工作计划和实
2、施步骤
年度工作计划FJ106
总经理工作部经理
编制总务年度预算，包含办公费用预算、固定资产购置预算等
年度预算FJ107
总经理工作部经理
负责依据年度工作情况编写年度工作总结
年度工作总结FJ108
总经理工作部经理
职
责
二
职责表述：负责制订企业后勤工作管理制度
工作结果
分送单位
工作任务
负责制订企业后勤工作管理制度，包含车辆管理、办公用具采购、办公用具领用、档案管理等制度
后勤工作管理制度
总经理工作部经理
负责将多种后勤工作管理制度上报直接上级审批
负责对已经制订后勤管理制度进行修改、完善
职
责
三
职责表述
3、负责企业行政后勤事务
工作结果
分送单位
工作任务
负责企业办公用具等物品采购、日常管理工作
办公用具采购及领用纪录FJ127
本部门
负责企业固定资产管理、办公设备采购、日常维护等工作
固定资产台帐FJ128
本部门
核实企业各部门电话费，建立登记台账，办理各项手续；负责通讯设备交费、维修、更换和使用管理
电话费及其它费用台帐FJ129
总经理工作部经理
负责企业票务管理、定餐管理、公务车管理、礼品采购和分发等工作
保管印鉴、介绍信并对其使用进行权限内管理，权限外上报总经理工作部经理
印、信使用纪录FJ130
本部门
负责出国组团协调工作，包含确定
4、出国时间、出国人数、联络国外机构接洽事宜、办理出国手续等工作
负责企业各项实物福利工作实施、落实工作
负责企业公共事务安排、集团活动安排等工作
公共事务安排、集团活动安排
总经理工作部经理
负责和集团相关部门和机构保持联络，建立良好合作关系
负责企业其它后勤事务，包含办公环境管理、保安、防火等工作
职
责
四
职责表述：负担企业档案整理、保管和使用工作
工作结果
分送单位
工作任务
根据档案管理制度要求对文件材料进行搜集、登记、归档，并对所接收文件资料进行分类、编号、组卷、复印副本、确定密级并办理入库手续
负责入库档案保管、
5、整理工作，完成对档案入库验收、登记、检索卡编制、档案上架、保管和统计等工作，建立健全档案数据库，立即更新数据
档案检索卡FJ131、档案数据库
本部门
负责档案使用管理工作，包含办理档案借阅手续，定时催还档案；按要求进行档案复制、调拨和外来文件处理，和提供档案借阅和使用咨询等
档案借阅纪录FJ132
本部门
负责档案柜管理，即定时清点库藏档案，确保帐、物、卡相符；立即修复破损档案；定时参与档案判定，对应销毁档案进行监销，和维护档案库房清洁、卫生和安全工作等
职
责
五
职责表述：负责企业证照管理工作
工作结果
分送单位
工作任务
负责企业营业执照年检
6、
负责企业煤炭经营许可证年检
负责煤炭经营许可证变更工作
负责企业其它证照管理工作
职责六
职责表述：完成上级交办其它任务
权力：
人事权
对直接下属奖惩、培训有提名和提议权和一定考评评价权
财务权
权限内财务审批权
业务权
业务实施权（对档案管理指导权和监督检验权、对分管工作督办权、一定权限范围内物品采购决议权、办公室文件传输督促权、印鉴、介绍信使用审查权、后勤工作提议权）
工作协作关系：
外部协调关系
集团各相关部门
任职资格：
教育水平
大学专科及以上学历
专业
行政管理及相关专业
培训经历
培训内容
导训时间
培训内容
导训时间
计算机应用技术培训
两周以上
人际关系培训
两周以上
经济法律法规培训
两周以上
经验
2年以上相关工作经验
个人素质
较高工作热情和工作主动性；
较高职业道德水平；
较强组织协调能力、影响能力、沟通能力、人际交往能力、计划和实施能力
知识
掌握企业行政管理知识，了解法律知识
技能技巧
熟练使用计算机办公软件
其它：
使用工具/设备
电话、传真机、计算机、打印机、Internet/Intranet网络
工作环境
办公室
备注
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