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小议信息数据库管理与会计管理的结合

　　随着我国经济的发展，计算机科学技术及相关领域的技术的应用在日常生活与工作中越来越普及了，随着它的运用越来越广，逐渐进入财政财务工作中，在里面发挥了关键性的作用。主要表现在以下几个方面：如运用在财务方面的财务管理、财务报表管理、固定资产管理、成本管理等工作上，提高各种管理的工作效率，也不断涌现出成功的管理案例。在财政方面也出现了一些较为实用的软件，例如各级财政数据汇总等核算型软件。但这些软件的功能主要体现在数据核算方面，而真正用于会计工作人员管理上面的功能还不够明显，有待改进。现有的行政管理模式主要还是以人工操作为主。在核算型数据管理软件层出不穷的同时，是否也要研发一些会计人员管理等行政管理方面的软件呢？
　　成功案例剖析
　　2000年7月1日开始落实新会计法和会计从业资格管理方案，为了配合这两项规定的开展，贵州省的会计管理部门加强了会计持证人员的管理，并推动会计人员管理信息化进程，花费了大量的资源，组建庞大的工作队伍，并投入丰厚的资金，并从2011年4月7日开始，全面使用“贵州省会计从业人员综合管理信息系统”，来确保数据与全国保持一致，并实现全国会计人员信息系统和跨省调转平台的衔接。运用填写表格信息、填涂卡片等方式，有效利用国家财政部分配的会计人员管理软件，建立了以市为单位的所有会计从业人员的档案数据管理库，整个过程历时七个月。会计从业人员档案数据管理库共由31个数据文件组成，这些数据文件详细地体现了每个会计从业人员的个人基本信息、教育培训记录、各种奖惩情况、年度成绩考核等信息资料，这些数据对于会计管理部门来说是非常宝贵的信息来源，由于数据较多，造成统计难度非常大，若仅仅通过人工操作的手段是难以进行全面汇总的，这种新型软件不仅减少了会计管理部门的人员分配负担，还提高了管理工作效率。随着每年会计从业人员的个人资料不断变化，会计人员的行内调动、会计从业资格证的持证人员不断增长，数据库中的信息也要同步不断地更新。拥有了如此完整丰富的会计从业人员的信息库，会计管理部门对会计从业人员的管理也能够更轻松地展开，并随之展开其他的管理工作。现在，我们围绕会计从业人员的继续教育培训工作进行一个简单的思考。
　　会计从业人员的继续教育管理
　　在最新出炉的“新会计法”及“会计从业资格管理方案”中，对很多方面提出了更高的要求，例如对会计从业资格进行了更详细的说明，并对会计从业资格证书的取得制定更加严格的规定。与此同时，国家财政部为了保证所有会计从业人员具备扎实的专业理论知识和强大的业务能力，还针对各种新出台的会计规定和法律法规制定了会计从业人员继续教育的相关规章制度，有助于会计从业人员对新制度及新法规进行更好的理解与执行。会计从业人员的继续教育的相关规定中，对所有取得会计从业资格证书的人员的继续教育进行了严格的要求，促使学员更主动地进行继续学习深造。其中对于会计管理部门开班的继续教育课程，要求每位会计从业人员每年达到所规定的学时，从而来保障会计从业人员的专业理论知识及业务能力达到一定的要求。据统计显示，在柳州市区内部，持有会计从业资格证书的人员早已经超过20000人。
　　电算化的工作管理模式
　　贵州省会计人员管理相关部门大力开展并组织了会计相关的继续教育工作，并在工作开展前期，召集庞大人力资源，动员强大队伍，不仅召集了所有内部人员，还邀请了大批外部单位人员进行协助，虽然拥有了丰厚的工作团队，但还是出现了一些问题，大部分工作人员的时间都花在报名、名单记录、证书复印留底等书面工作上，导致一些正常工作人手不足，所以尽管召集了大量人员，继续教育活动还是陷入了人手不足的尴尬局面，从而导致一系列问题不断发生，例如：参与培训人员的姓名登记错误、身份证号码核对错误等等，如果选择人工操作方式，这一系列问题的发生，是无法避免的，要提高数据记录的正确性，改善工作的效率，唯一的办法只有借助计算机来进行操作。资格证书填写等文案工作，在使用人工操作的时期需要2人同时进行工作，并需要花费一整天时间。自从才有计算机操作模式之后，这些工作仅需要二十分钟即可完成。除此之外，在对培训参与学员的姓名进行电脑录入时，还是需要花费大量的人力资源和时间，尤其是在对一些大型机构组团培训的情况中尤为明显。例如柳州钢铁、工商银行中设有大批会计从业人员，在进行培训之前要对所有人员名单进行电脑录入，同样是一项非常棘手的工作。如何彻底地改善工作效率，提高工作速度，提高输入正确率，首先必须解决培训参与人员名单录入的问题。参加继续教育活动的会计从业人员，都必须持有会计从业资格证书，而根据前面所说到的地方性人员信息数据库，就可以很好地解决这个问题了。所有参与培训的会计人员的详细资料都已经被会计管理部门统计在计算机中，因此只要有效地利用已有的会计从业人员信息数据库，就可以解决人员名单计算机录入的问题。柳州市会计管理部门引领全国地方会计部门，在继续教育培训方面进行了一个初步的试验，将计算机网络系统与会计从业人员的信息数据库进行灵活的结合，有效地解决了名单录入这一难题，并取得了良好的效果。目前，只需要2名工作人员，即可轻松完成之前需要消耗大量人力物力的复杂工作，在会计历程中算是一大伟大的革新。
　　有关信息数据库共享的探讨
　　从以上案例中不难看出，贵州省的会计管理部门灵活运用会计从业人员信息资料库，并投入了大量的心血。通过这次实践工作，深知信息数据库的共享和信息数据的兼容是有待提高和发展的工作，并能起到实际的效果。下面我们从两个方面来探讨信息数据库的共享问题。
　　会计从业资格证的年度检查
　　会计从业资格证的年检工作目前是每两年安排一次，截止目前六盘水地区持有会计从业资格证书的人员高达8000多人以上。由于会计从业人员的管理软件是从上级发往下级的单机软件，没有进行联网，导致整个年检审阅过程只能由于一台计算机完成。假设每人每天能审阅200本会计从业资格证书，那至少也需要100天来完成这项工作，可谓是工作量极大。而与此同时，还有很多新获取会计从业资格证书的人，工作人员在进行年检工作的同时，还要继续为他人办理新会计从业资格证。因此，如果会计从业人员管理软件能够实现网络共享，那所以会计从业人员的信息数据将可以在在网络上显示，可以由多台计算机同时进行年检工作，很大程度上提高了年度检查的工作效率。
　　会计职称考试报名
　　六盘水地区2012年度会计从业资格考试分为上半年度和下半年度考试，12年度报名人数为2979人，13年度上半年报名人数为1760人。报名时间一般限制在10天之内，时间较为紧迫，工作量也非常大。为了能够顺利地完成报名工作，在这十天内会计所将所有精力都投入了这份工作。会计技术职称考试进行报名时涉及到两份表格，报考人员均是需要填写的：一份是报名表，一份是报名信息卡。报名信息卡中的个人信息将会送到区域财政厅会计处，并在读卡机上进行读取，随后即可以智能地录入计算机中，将来即可通过会计管理软件对这些报名者进行统一管理。在整个运行过程中，最容易出现错误的环节便是报名信息卡的填写，在填写过程中一旦出现任何错误，将会导致读卡机无法正确识别卡片，最后造成信息读取错误。而报名信息卡中的个人信息，其实已经存在会计人员信息数据库中，设想如果能通过会计人员信息数据库报名管理的话，将能极大地减少工作量，从而提高工作效率，并能明显地减少报名人员在报名现场的停留时间，避免堵塞。与此同时，地方会计管理部门也不再需要特意将几千张信息卡送到那宁进行读卡机读取，很大程度上提高了工作效率。而且报名信息卡上面的个人信息与考试管理软件中需要填写的信息是不兼容的，因此导致了信息资源的消耗，人力物力的资源浪费。
　　会计信息化数据库的安全要求
　　数据保密性
　　保密性俗称机密性，主要是指确保公司的财务相关数据信息不被非合法使用，或者数据信息被泄露、修改、损坏，保证其被有权限者使用，不被无权限者非法获得。确保数据保密是保障数据信息库安全的首要因素。组织应对以下保密性破坏行为进行监督和惩治：数据信息库的非法访问、信息库数据暴漏、数据的非法拷贝及获得、非法监视等。
　　数据完整性
　　数据完整性又包括数据的正确性、有效性、兼容性。其中数据的正确性是指数据与法律法规的相符性，例如数据中不能含有字母。有效性是指数据必须处于行业所定义的范围之内，并确认此范围是否有效。兼容性是指代表同样事物的几个数据应是相同的，不相同的话就代表不具备兼容性。数据的完整性主要是看数据数量是否完整、数据是否正确、数据排列顺序是否合理。以上任何一个因素收到破坏，都将会影响整个数据的完整性。以下几个方面均会导致数据的完整性收到破坏：人为因素、硬件因素、不可抗拒自然因素及计算机收到病毒侵入等等。
　　数据可用性
　　数据的可用性主要是指数据使用者能够通过程序，并有效地运用相关数据进行合理化处理。所有数据在计算机中均有相应的存放盘、文件夹、及文件名称等。所有如果对文件的名称或者存放路径进行修改后，就无法正确地对其进行处理了，甚至是不可用数据了，因为程序无法在指定的路径中找到待处理的数据了。另外，在数据中插入一些错误或者不可用的错误代码，会打导致程序对其无法正确识别，最后造成应用程序无法正确运行，即使运用下来也是错误的结果。
　　结束语
　　随着时代的发展与电子商务行业的迅速发展，在一部分工作方面，计算机操作已经逐渐取代了人工操作，迈向了计算机的崭新时代。若能够有效地将会计管理工作与信息数据库进行有效正确的结合，将会极大地提高会计管理人员的工作效率，在会计管理领域中取得伟大的革新。不过在会计信息数据管理工作中，还是存在例如工作人员意识不足、数据信息风险、管理系统规范缺失等一系列问题。本文通过对信息数据库管理与会计管理的合理结合的思考，对现有会计管理信息数据库中存在的问题进行了简单的剖析，并透过贵州省成功案例的分析，对现代会计管理信息化工作提供了一个发展方向。小议信息数据库管理与会计管理的结合